档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围
1、行政档案：
①上级下发的各类文件
②发出的的各类文件
③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等
④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等
⑤出具的或盖章的信函、报表等
⑥各类统计资料
2、人事档案
①在编人员的档案材料
②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案
①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
○11其它有价值的资料。
（二）档案管理体制：
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专
（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。
（三）立卷和归档
1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。
6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。
8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。
9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用
1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷（含音像网络资料）。
5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。
6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工
作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：
一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；
三是本单位发文，在盖章时当时收；
四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收；
七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料：
（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。
（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。
（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。
强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作
的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
机关不应归档的文件材料：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订
（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。
（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。
3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。
分类方案的设置：
一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定：
永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。
4、排列
（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
一件文件的排列顺序：
发文与定稿为一件，发文在前；
收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；
正件与附件为一件，正件在前；
请示与批复为一件，批复在前；
转发件与被转发件为一件，转发件在前；
原件与复制件为一件，复制件在前；
无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。
（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
5、编号
（1）档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。
在编制档号时，注意五点：
①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。
②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）
④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。
⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同
一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。
档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。
(2)、页数的编制：
页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
（3）归档章的编制
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。
归档章规范式样
规格：16＊45mm
（全宗号）（年度）（室编件号）(机构或问题）（保管期限）（馆编件号）8mm 8mm
15mm 15mm 15mm
归档章填写式样如下：
013 2009 001
W01 30
“013”为全宗号；“2009”为年度号；“001”为室编件号，不同保管期限的文件，不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号；30为保管期限；
填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编，待进馆时，由国家档案馆编制。其他编写方法与档号的编写一样。（4）袋号章的编制袋号章由档案部门监制，印在斜口袋上，项目包括档号、页数。统一用碳素墨水或中性笔填写。
袋号章规范式样
档号
页数共页
袋号章填写式样如下：
档号013-2007-W01-Y-001
页数共10页
“档号栏”填写每件文件的文件级档号，全宗号、年度号、机构或问题代号、保管期限代号、件号等项目必须齐全完整，
档号的编写方法与前边的一致。
“页数栏”填写每件文件的总页数，空白页不计页数，即见字为一页，收文含收文处理签、正式文件；发文含正式文件、发文签、定稿。
6、编目
即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。归档文件目录的项目：档号（编在目录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。
归档文件目录编制式样如下：
归档文件目录
档号：013-2009-W01-Y
件
号责任者文号题名
日
期
页
数
备注
“档号”：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不编件号。
“件号”：盒内文件的排列顺序号（小流水号）。
“责任者”：文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。
“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。如咸安政办发（2008）8号。
“题名”：即文件标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“[ ]”区
别。如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号“[ ]”单独标识。如标题只是“通知”或“批复”的，要自拟标题，外加方括号“[ ]”。
“日期”：即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如19990810。
“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应
“备注”：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。
7、装盒
（1）盒内材料：按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放。
（2）装盒步骤
第一步：在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号中区分。
第二步：填写档案盒封面，只填写单位名称。
第三步：填写档案盒脊背各栏目。
“全宗号”：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；
“年度”：填写盒内文件形成的年度，用阿拉伯数字填写；
“保管期限”：填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示；
“机构（或问题）”：填写分类方案中相应机构（或问题）名称或代号；
“起止件号”：起止件号分为室编栏和馆编栏。机关档案室只填写室编栏，馆编栏由档案馆填写。用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“—”连接。如“12
—18”表示盒内第12件到第18件文件。如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，室编起止件号顺编。如第一盒为“1—24”，第二盒为“25—38”……
“盒号”：按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。盒号用铅笔填写（如固定好的，可用中性笔写），其他栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。
文书档案归档整理操作方法
档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求：
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念：
（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.装订的部位与对齐方式及注意事项：①文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。②装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1.区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度; 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2.区分保管期限
将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表
中界定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）排列
1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3 (82)
30年件号：1、2、3 (73)
10年件号：1、2、3 (243)
馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008
0708。
6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。
3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完
整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（九）编制检索工具
1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份 ）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年
各类档案号编制范例
一、党群类：DQ
HLG －2005－????
? ??D C Y －DQ11－????? ??---n n n 111 DQ11：
综合 DQ12：纪检
HLG －2005－????
? ??D C Y －DQ12－????? ??---n n n 111 DQ13：组织 DQ14：
宣传
DQ15：统战
DQ16：工会
HLG －2005－????
? ??D C Y －DQ17－????? ??---n n n 111 DQ17：团委
档案的整理方法
科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按
档案整理及分类标准
For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订 装订顺序:
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
资料整理归档目录表(公司归档目录)
资料整理归档目录表（公司归档目录） 分类文件 名称 文件主要内容 文件收集 类型 保存 形式 公司 保存期限 备注 复印件 A1：合同 文件及 报监手 1. 建设工程委托监理合同（含中标通知 书） ( 原件在 公司经营 部存档) ●长期 4. 建设工程规划许可证、施工许可证复印件●短期 续 5. 工程质量/ 安全报监表复印件●短期 A2：项目 1. 总监任命书（表 A.0.1 ）及监理机构 成立文件 原件●长期 监理机 2. 单位资质及营业执照、监理人员资格 复印件加 ●长期 构组成 证件、见证取样和送检人员备案表盖公章文件 3. 监理人员岗位分工及职责原件●长期 1. 岩土工程勘察报告复印件●短期 3. 施工图审查合格证复印件●短期 A3：设计 4. 设计交底记录、图纸会审记录原件●短期 文件及 设计变 5. 设计变更通知单原件●短期 更文件 6. 工程变更洽商记录（技术核定单）原件●短期 7. 工程变更单（表 C.0.2 ）原件●短期 A：综1. 监理规划（包括安全生产管理的监理 规划、建筑节能监理规划） 原件●短期2. 监理实施细则（包括各类《监理实施 合一般以建设项目组卷 管理A4：监理 规划及 细则》、《安全生产管理监理细则》、 《节能监理细则》、《旁站监理方案》、 原件●短期监理细《见证取样计划》等） 则3. 监理交底（公司交底、监理机构交底、 各专项技术交底） 原件●短期 4. 项目监理部编制的总体策划文件等 其它资料 原件●短期 1. 监理月报原件●长期A5：监理 月报 2. 日报或周报原件●短期 1. 第一次工地会议纪要原件●长期A6：会议 纪要 2. 监理例会纪要原件●长期 专题会议纪要原件●长期 1. 监理通知单( 表 A.0.3) 及监理通知回 复单（表 B.0.9 ） 原件●长期A7：监理 指令 2. 开工令（表 A.0.2 ）、暂停令（表 A.0.5 ）、复工令（表 A.0.7 ） 原件●长期 3. 工作联系单（表 C.0.1 ）、监理报告 （表 A.0.4 ） 原件●长期 A8：旁站 1. 旁站记录（表 A.0.6 ）原件●长期
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》
人事档案材料整理方法
附录2 人事档案材料整理方法 人事档案整理包括：分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。 一、分类 按以下规则对档案材料进行分类。 第一类：履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。 第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料，是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。 第三类：考察、考核、鉴定、审计材料。包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径，对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是组织正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映本人实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。 第四类：学历学位材料、职业（任职）资格材料、评聘专业技术资格（职务）、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科
研水平的各种材料。 第五类：政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。 第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。包括加入党、团组织的有关材料以及民主党派的入党材料。 第七类：表彰奖励材料。包括各类奖励或表彰的材料。 第八类：涉法违纪材料。 第九类：招录、聘用，任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休，辞职、辞退、罢免，工资、待遇，出国（境），党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料，基本社会保险与企业年金材料。 第十类：其他可供组织上参考的材料。包括录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料，生平、非正常死亡调查报告。人事档案报送单、人事档案有关情况说明归入此类。 有三点说明： （一）第九类材料内容复杂、数量众多，为方便查找，采用二级分类法，按照内容的不同再分别为五小类：1.工资材料；2.任免材料；3.出国（境）材料；4.参加会议的代表登记表等其它材料；5.基本社会保险与企业年金材料。 （二）内容交叉材料按以下规则划分：以自传为主的履历或
工程监理资料整理目录大全
第一部分开工前资料 1、中标通知书及施工许可证 2、施工合同 3、委托监理工程的监理合同 4、施工图审查批准书及施工图审查报告 5、质量监督登记书 6、质量监督交底要点及质量监督工作方案 7、岩土工程勘察报告 8、施工图会审记录 9、经监理、建设单位批准所施工组织设计或施工方案 10、开工报告 11、质量管理体系登记表 12、施工现场质量管理检查记录 13、质量安全技术交底记录 14、测量定位记录 第二部分质量验收资料 1、地基验槽记录 2、基桩工程质量验收报告 3、地基处理工程质量验收报告 4、地基与基础分部工程质量验收报告 5、主体结构分部工程质量验收报告 6、特殊分部工程质量验收报告 7、线路敷设验收报告 8、地基与基础分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 9、主体结构分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 10、装饰装修分部及所含子分部、
分项、检验批质量验收记录 11、屋面分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 12、给水、排水及采暖分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 13、电气分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 14、智能分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 15、通风与空调分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录16、电梯分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录 17、单位工程及所含子单位工程质量竣工验收记录 18、室外工程的分部（子分部）、分项、检验批质量验收记录 第三部分试验资料 1、水泥物理性能检验报告 2、砂、石检验报告 3、各强度等级混凝土配合比试验报告 4、混凝土试件强度统计表、评定表及试验报告 5、各强度等级砂浆配合比试验报告 6、砂浆试件强度统计表及试验报告 7、砖、石、砌块强度试验报告 8、钢材力学、弯曲性能检验报告及钢筋焊接接头拉伸、弯曲检验报告或钢筋机械连接接头检验报告9、预应力筋、钢丝、钢绞线力学性能进场复验报告 10、桩基工程检测报告（低应变、承载力） 11、钢结构工程试验报告 12、幕墙工程试验报告
档案整理规则
江苏淮阴发电有限公司 文书档案整理规则 1总则 1.1为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》和《江苏省国信集团档案管理办法》，结合公司实际，制定本规则。 1.2 本规则以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为指导思想，以计算机管理档案为基础，改革传统的立卷方法，推行文件级整理，对应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理原则、整理要求和整理方法作出基本规定。 1.3 本规则从2004年1月1日起实施。 2 整理原则 2.1 将文件以件为单位进行整理归档。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2.2 归档文件应以本单位产生的具有查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般不归档。其它文件可作资料备查。 3整理要求 3. 1归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。 3.2归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。用纸尺寸采用国际标准A4型；纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 4整理方法 4.1件的确定 一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；收文的文件处理单与收文为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、
函与复函等）；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。 4.2 分类 归档文件采用年度----保管期限分类法。即在同一年度下，将归档文件按永久、长期、短期相对集中装盒。 分年度。将文件按其形成的年度分开。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。 分期限。将文件按照规定的保管期限分开。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 4.3装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。 装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。 4.4排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。 4.5编号 归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类
档案管理常用目录表格式样
档案管理常用目录表格式样 （2013年12月修订） 一、档案收集、验收、归档方面 档案移交清册（封面） (2) 档案移交清册（内页） (3) 基建技改项目文件交付验收审核单 (4) 基建技改项目文件交接目录 (5) 基建技改工程档案验收表 (6) 二、档案整理著录方面 文书档案归档文件目录 (7) （文书档案档案盒内）备考表 (8) （科技档案）卷内目录 (9) （科技档案）卷内备考表 (10) 科技档案案卷封面 (11) 科技档案目录 (12) 会计档案目录 (12) 企业职工档案目录（卷内目录） (12) 职工档案目录（案卷级） (13) 合同档案目录 (13) 书刊档案目录 (13) 底图目录 (14) 底图袋标签 (14) 照片档案目录 (14) 音像档案目录 (15) 荣誉档案目录 (15) 印章档案目录 (15) 电子档案目录（总目录） (15) 归档电子文件登记表（首页） (16) 归档电子文件登记表（续页） (17) 三、档案鉴定销毁、修改补充方面 档案销毁清册（封面） (18) 档案销毁清册（内页） (19) 科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20) 四、档案利用方面 档案利用登记表 (21) 档案利用效果登记表 (22) 五、档案库房管理、统计方面 档案库房温湿度登记表 (23) 文书档案分布表（台帐） (24) 会计档案分布表（台帐） (24) 职工档案分布表（台帐） (25) 科技档案分布表（台帐） (25) 本钢档案室基本情况年报表 (26)
档案移交清册（封面）
档案移交清册（内页）
基建技改项目文件交付验收审核单 双方各存一份。
施工资料整理目录【最新版】
施工资料整理目录 一、总目录 1、建筑工程基本建设程序必备文件 2、建筑工程综合管理资料 3、地基与基础工程 4、主体结构工程 5、建筑装饰装修工程 6、建筑屋面工程 7、建筑设备安装工程综合管理资料 8、建筑给水、排水及采暖工程 9、建筑电气工程 10、通风与空调工程 11、电梯工程 12、智能建筑 13、施工日志 14、竣工图 二、建筑工程基本建设程序必备文件 1、立项申请报告及批复 2、可行性研究报告及批复 3、环境质量报告书及批复 4、固定资产投资许可证或相应的资金证明文件
5、建设用地批准书 6、土地使用证 7、拆迁补偿安置协议 8、建设用地规划许可证 9、建设工程报建审核书 10、建设工程规划许可证 11、建设工程测量记录册 12、施工图设计文件审查意见 13、建设工程质量安全监督登记表 14、建筑工程施工许可证 15、中标通知书 16、施工合同及监理合同 17、各责任主体及分包单位资质文件 18、见证员证书 19、建设工程规划验收认可文件 20、消防验收文件或准许可使用文件 21、环保验收文件或准许使用文件 22、电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证 23、燃气工程验收文件 24、房屋建筑工程质量保修书 25、商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》 26、工程质量评估报告
27、勘察文件质量检查报告 28、设计文件质量检查报告 29、工程质量验收申请表 30、单位(子单位)工程质量验收记录 31、建设工程质量验收意见书 32、建设工程竣工验收报告 33、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表 34、法规、规章、规定必须提供的其它文件 35、工程地质勘察报告(单独组卷) 三、建筑工程综合管理资料 1、单位工程开工报告 2、单位工程施工组织设计 3、单位工程座标定位测量记录 4、工程质量事故报告 5、工程质量事故(停工)通知 6、工程质量事故处理报告 7、工程复工通知书 8、工程中间验收交接记录 9、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录 10、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 11、单位(子单位)工程观感质量检查记录
档案整理及分类标准
我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。
档案整理分类的解决方案.doc
档案整理分类方案 为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。 第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。 第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。 第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件（代号：01） 2、办证管理（代号：02） 3、合同管理（代号：03） 4、基本建设（代号：04） 5、检验报告（代号：05） 6、行政管理（代号：06） 7、人事档案（代号：07） 8、体系文件（代号：08） 9、声像实物档案（代号：09） 第四条二级类目的设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置； 2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置； 3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置； 4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置； 5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置； 6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置； 7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置； 8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。 第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
资料目录汇总表
资料目录汇总表 第一分部：建筑市场手续 编号：1 手续名称 01 立项批复 02 红线图 03 验线报告 04 开工许可证 05 建设工程施工合同 06 地质勘查报告 07 文物勘查报告 08 中标通知书 09 建筑工程报建申请表 10 建筑工程质量监督登记表 11 建筑工程施工图设计文件审查批准书及审查报告 12 规划许可证 13 施工许可证 14 消防设计意见审查表 第二分部：工程质量控制资料（土建部分） 编号：2 资料名称 2-1 图纸会审记录、图纸会审纪要、洽谈纪录 2-2 设计变更 2-3 技术核定单 2-4 工程定位测量、放线复核记录 2-5 见证取样记录 2-6 原材料出厂合格证及进场检（试）验报告 2-6-1 水泥原材料出厂合格证及进场复试检验报告2-6-2 钢材出厂合格证及进场复试检验报告 2-6-3 焊条、焊剂及焊药出厂合格证明 2-6-4 砖及砌块出厂合格证及进场复试检验报告 2-6-5 集料砂、石进场复试检验报告 2-6-6 防水材料合格证及进场复试检验报告 2-6-7 门窗出厂合格证及有关检验报告 2-6-8 装饰装修材料合格证明 2-6-9 其它材料合格证明及有关报告 2-7 施工试验报告及见证检测报告 2-7-1 原土、回填土试验报告 2-7-2 砌筑砂浆配合比及砂浆试块汇总和评定 2-7-3 砼配合比及砼试块汇总和评定 2-7-4 钢材焊接试验报告 2-7-5 外墙砖粘贴试验报告 2-8 隐蔽工程验收记录 2-8-1 地基验槽记录 2-8-2 其它隐蔽工程验收记录
2-9 施工纪录 2-9-1 砼开盘鉴定记录 2-9-2 砼浇灌申请记录 2-9-3 结构吊装记录 2-9-4 沉降观测测量记录（参见3-4） 2-9-5 屋面蓄水试验记录（参见3-1） 2-9-6 厕浴间蓄水试验记录（参见3-2） 2-9-7 烟（风）道检查记录（参见3-5） 2-10 预制构件合格证明及相关资料 2-11 地基基础、主体结构检验及抽样检测资料2-12 分部、分项检验批验收记录 2-12-1 分部、分项验收记录 2-12-2 各检验批验收记录 2-13 工程隐蔽通知单 2-14 见证取样记录 第三部分：工程安全和主要使用功能核查及抽查资料编号：3 资料名称 3-1 屋面蓄水试验记录 3-2 有防水要求的地面蓄水试验记录 3-3 塑钢三项检测报告、幕墙检测报告 3-4 建筑物沉降观测测量记录 3-5 烟（风）道检查记录 3-6 外窗气密性、水密性、耐风压检测报告 3-7 室内环境检测报告 3-8 土壤放射性元素检测报告 3-9 基础、主体结构检测报告 3-10 屋面测漏检测报告 3-11 重复接地、避雷、绝缘电阻测试报告 3-12 拉拔试验记录 第四部分：其他几项重要施工资料及竣工图 编号：4 资料名称 4-1 施工组织设计、施工方案 4-2 分项工程技术交底 4-3 施工日记 4-4 地基与基础、主体结构工程验收报告 4-5 隐蔽通知单、整改通知书、整改报告及附页 4-6 土建竣工图 第五部分：水电安装资料 编号：5 资料名称 5-1 水电施工组织设计 5-2 图纸会审、设计变更及洽商记录 5-3 水电施工技术交底记录 5-4 施工日记和中间检查记录 5-5 给排水安装资料
档案整理方法步骤
干部人事档案整理的方法步骤 整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。 第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。 第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历
表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。 第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，年度考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。 第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材
档案的管理方法档案编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。 ⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。 ⑧网络建设相关资料。 ⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。 ⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。 其它有价值的资料。 （二）档案管理体制： 档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
文书档案归档整理方法
文书档案归档整理方法 1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。 2、“件”含义 （1）单份文件，一份文件为一件； （2）正件与附件合为一件； （3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件； （4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件； （5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。 3、分类 按年度——保管期限（永久、长期、短期）进行分类整理归档。 4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。 5、盖章编号 （1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。 档案章格式：
（2）档案章的项目及填写内容： 件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、长期、短期）编制1 个流水号，每年断号。 年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000” 保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久” 注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。 6、装盒及填写盒内备考表 （1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。 （2）填写盒内备考表。 盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写； 整理人：负责整理归档文件的人员姓名； 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； 日期：归档文件整理完毕的日期。 7、填写归档文件目录：（见图a1归档文件目录式样） 图a1 归档文件目录
档案目录格式规范.
新文书档案目录格式 （一）归档文件目录 归档文件目录 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。 注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。 注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样 备考表 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
档案的整理方法与步骤
科技档案的整理方法与步骤 科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。 设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。 特别提示： 一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。 第二步组合 1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。 基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。 组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。 2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。 第三步案卷和卷内文件材料排列