九级秘书(初入职场必学)

九级秘书

总经理要求秘书安排

一个在明天9点召开的重要会议。

如果您是这位秘书, 请用5个W问问自己, 想想您将怎样组织这场会议?

What

When

Who

Where

How

?一级秘书：发通知――用电子邮件或在公告栏上发会议通知，然后到会议室，准备相关会议用品，并参加会议。

?二级秘书：抓落实――发通知之后，再打一通电话与参与的人确认，确保每一个人被及时通知到。

?三级秘书：重检查――发通知，落实到人后，第二天在会议前三十分钟提醒与会者参会。确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉

会议的缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须为会议重新安排时间。

?四级秘书：勤准备――发通知与总经理沟通定出会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，投影仪，电脑等工具。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

?五级秘书：细准备――发通知以及会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这会议的性质是什么？然后给与会者发出过去与这次会议议题相关的资料，供大家参考。领导通常都很健忘，记不得相关背景。

?六级秘书：做记录――发通知，落实到人，会前通知，会议议程，测试设备，也提供相关资料，还会在会议中详细做好会议记录（在允许的情况下，做个录音备份）。

?七级秘书：发记录――会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否做任何修改，然后发给与会人士或者未参与会的人士。

?八级秘书：定责任――将会议上确定的各项任务，一对一落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给

总经理及当事人一人一份，并定期跟踪各项任务完成的情况，并及时汇报给总经理。

?九级秘书：做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程，然后教会其他秘书，确定其他秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖任何人的会议服务流程体系。

?请问你会给一级和九级秘书同样的钱吗？