企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则：

1. 文件编码结构：

1.1 抬头码：通常是公司简写

1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程，比如：用5来代表与管理职责相关的

1.4 文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等

1.5 文件版本码：表明文件的版本

2. 各部分详细规则：

2.1 抬头码：

公司简写，用大写英文表示

2.2 文件阶层码：

用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用QM表示，二级文件程序文件用QP表示，三级作业文件等三级文件用QW表示，四级表单用QR表示，外来文件用ED表示。

2.3 文件类别码：

代表文件所属过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示。特规定为文件类别码与ISO9001各个大点相对应：

代码......表示过程......标准

4 ...... 与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系

5 ...... 与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责

6 ...... 与资源管理相关......资源管理

7 ...... 与产品实现过程相关......产品实现

8 ...... 与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进

2.4 文件序列码：

为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99，在实际编写中，尽量与标准条文小点对应，比如：

比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等

2.5 文件版本码：

表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。

比如：

ABC/QP/501—A/0

阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1

关于管理职责部分的A/1版本的三级文件

ABC/QR/501—A/1

关于管理职责部分的A/1版本的记录表单

ABC/ED/501—A/1

关于管理职责部分的A/1版本的外来文件

采用上述编码规则的好处在于：

阅读者清楚文件分类和属性

编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。

对应的ISO9001标准相关条款"

S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、

ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3

P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3

PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2

QC 4.2.3、4.2.4、7.4.3、7.6、8.3、8.4、8.2.4、8.5.2、8.5.3

PE 6.3、4.2.4、8.5.2、8.5.3

HR 6.2、5.5.1、4.2.4

QA 4.2.3、4.2.4、5.6、6.2.2、8.2.2、8.2.3、8.5.2、8.5.3

ITC 6.3、4.2.4、8.5.2、8.5.3

DIR 4.1、5.1、5.2、5.3、5.4.1、5.4.2、5.5.1、5.5.2、5.5.3、5.6、6.1、8.1、8.5.1

销售与市场部：Project Sales Specialist(S&M)

QA/QC Quality Assurance / Quality Control质量保证，品保部/品控部

生产部英文缩写：PD英文全称：Product Department

人事部：HR Department（human resource）

技术部：Equipment Technology Department(ETD)

采购部purchasing department，缩写PD;

管理层MT = Management Team

企管中心Enterprise Management Center

技术中心Technology Center

生产中心Production Center

财务中心Finance Center

采购部Purchase Department

质量管理部Quality Management Department

技术研发部Technologe Reserach and Development Department

行政管理部Administration Management Department

客户服务部Customer Service Department

信息管理部Information Management Department

市场部Marketing Department

销售部Sales Department

计划部Planning Department

设备部Equipment Department

仓储部Storage Department

财务部Finance Department

ISO国际文件编号

目的：

使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。

范围：

凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之。

3. 责任和权限：

3.1 文件之核准颁布发行：

3.1.1 一阶文件：管理者代表/总经理审核/核准。

3.1.2 二阶文件：部门最高主管审核，管理者代表或总经理核准。

3.1.3 三阶文件：课长或经理审核，各部门最高主管核准。

3.1.4 四阶文件：相关部门负责人审查，ISO事务局负责人确认。

3.2 文件审查：各相关部门负责人。

3.3 文件的收集、编码、标识、分发、回收、查阅、销毁及管制：文管中心（DCC）。

3.4 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认。

4. 用语定义：

4.1 一阶文件：品质手册

4.2 二阶文件：品质程序

4.3 三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用的文件均属之。

4.4 四阶文件：表单、记录

4.5 外来文件：非本公司自有，取自客户及外来有关之图面规格、客户标准、检验标准和与品质系统有关的法律、法规文件均属之。

5. 作业内容：

5.1 流程图（附件一）。

5.2 文件编号规定（附件二）。

5.2 文件编号说明：

5.2.1 经审查通过之各类文件，于颁布发行前，由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于《文件控制总表》。

5.2.2 版本版次制订：

5.2.2.1 版本：以―A‖表示，换版以B、C、D…Z…表示。

5.2.2.2 版次：以数字―1~5‖表示。版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容，则更新为下一版本。

5.3 文件制订、归档：

5.3.1 制订作业：

文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写《文件(制订、修订、废止) 申请单》注明―制订‖，送交各相关单位审核并填写所需份数，经权责主管核准后，送交文管中心编号、发行、列管。

5.3.2 归档作业：

对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档。

5.4 文件分发：

5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入《作业标准管理台账》，写明分发分数，并由接收人签名。其他文件由文控中心依《文件(制订、修订、废止)申请单》所拟定份数加盖蓝色―文件发行‖ 章发行，并由接收单位于《文件分发与回收记录表》中签名。

5.4.2 文件补发：如因文件遗失、破损、参考或工序变动需增加相应份数而补发时，应填写《文件补发申请单》并注明申请原因及补发份数经由权责主管及管理者代表核准后即可补发，其间不得自行复印，参照5.4.1。

5.4.3 文件换页：修改某份文件中的其中某页时只需更换版次，如超过五次者全部更换为下一版本。程序文件换页时要在文件封面上说明修改摘要即可。

5.5 暂行文件：

5.5.1 发行时机：

A 客户暂订之需求。

B. 因急需而暂时变更作业标准。

C. 量产前样品试作。

D. 材料代用时。

5.5.2 发行程序：依一般文件制订及发行程序处理，但须于文件上标示―暂时发行‖章，可暂不编号，但需注明使用期限。

5.6 文件修订、回收、废止：

5.6.1 文件需修订，由制订单位填写《文件(制订、修订、废止)申请单》，送交各相关单位审核，经权责主管核准后进行修改，修改后的文件经过重新的审核批准后送交文控中心重新发行；发行最新文件时，由文管中心回收旧版文件并加盖红色―文件作废‖章，并记录于《文件分发与回收记录表》中。作废原件由ISO事务局保存至少三年，复印件销毁。

5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象，应即刻寻回，如果确实无能力找回时，应于《文件遗失记录表》上填写遗失原因以便文控中心管理。

5.7 外来文件管制

5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认，由文控中心于《文件控制总表》中登录。为使外来文件便于管理及正常应用，可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号。

5.7.2 外来文件需签署分发时，由接受单位填写《外来文件申请单》经部门主管

审核，经理核准后执行，发行同5.4.1。

5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产，使用部门不得私自更改其中内容，如需更改应实时联络客户共同探讨。

5.7.4 为维护客户权益，外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印。如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表(品保部朴部长同意。

5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放纪录。

5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定。

5.8 文件档案管理：

5.8.1 经文控中心加盖文件发行章之文件均视为正式管制文件。他人不得私自在文件正面书写其它文字。四阶记录因写错不可使用涂改液修改，仅可于错误处打―x‖并且记录人签署，则可予以接受。

5.8.2 文件控制中心原件需借阅时，必须就地察看，不能带走。

■质量手册：M01，M代表质量手册

■程序文件：PXX，P代表程序文件；XX为序号01~99

■标准书：SXX，S代表标准书；XX二码代表序号

■外来文件：OXX，O代表外来文件；XX为序号01~99

■表单：以文件的编码后再加二码流水号，例如在程序文件P01所产生的第一张表单，其编号为P01-01，第二张表单其编号为P01-02；… …

5.1 文件的编号

5.1.1质量手册

FLY-QM-0000

年号

质量手册

公司英文缩写

5.1.2程序文件

FLY-QP-000-0000

年号

文件序号

程序文件

公司英文缩写

5.1.3三层次文件

FLY/QA-OI-000-EX

文件来源(IN内部省略,EX外部)

序列号

文件类型

部门代码

公司英文缩写

部门代码

部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部

代码GM TD QA PD MD HR

文件类型代码

文件类型质量手册程序文件技术/标准作业指导文件代码QM QP TS OI

文件类型管理文件图纸资格证书记录表单

文件代码MD DWG QC QR

文件类型控制计划FEMA 流程图包装方案

文件代码CP FA FC PM

5.1.4四层次表单

FLY-QR-XXXXX-XXX

表单序号

文件序号

记录表单

公司英文缩写

质量管理体系文件的范围

A．质量手册，含质量方针和质量目标，即一阶文件；

B．程序文件，即二阶文件；

C．作业指导书、设备操作规范、检验标准、工艺流程、图纸以及外来文件（非本公司编制但供公司质量管理体系使用的文件，如国家或行业标准、法律法规、客户文件和技术资料等），即三阶文件；

D．质量管理有关的表单和记录，即四阶文件。

编号方法

A、质量手册的编号方法：

QM - XX(发布年号）

B、程序文件的编号方法：

QP - ××（对应的ISO标准条款）- ××（流水号）

C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:

QI （WI/SOP）– XX（部门代号）- X X X（流水号）

D、表单编号方法：

X X X X X（表单出自的文件的编号） - ××（流水号）