档案利用的工作程序

档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(1)熟悉库藏

(2)分析利用需求

(3)选择档案利用方式

(4)获取档案

(5)提供档案

文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

(1)明确审核范围

(2)确定是否需要行文

(3)审核文书内容

(4)检查文字表达

(5)检查文件体式

(6)检查文书在处理程序上是否妥善完备

信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性;对信息传递进行检验与调整;为决策提供依据。

(1)明确目标

(2)选择信息反馈的方法

(3)获取反馈信息

(4)加工分析反馈信息

(5)传递反馈信息

(6)利用反馈信息

信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

(1)熟悉信息的内容

(2)确定利用需求

(3)确定信息利用服务途径

(4)获取信息

(5)提供信息

信息开发的程序

(1)确定主题

(2)分析信息材料

(3)选择信息开发方法

(4)选择开发信息的形式

(5)形成信息产品

信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

(1)剪报

(2)索引

(3)目录编制

(4)文摘

(5)信息资料册

(6)简讯

(7)调查报告

办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用

效率。

(1)了解本单位所有办

公资源的基本情况

(2)对本单位所有办公

资源进行分类管理

(3)对办公资源建档，

记录应用情况

(4)定期进行数据分析

制定采购预算方案程序

(1)确定预算的核算基

数

(2)进行市场调研

(3)确定采购产品的种

类及型号价格

(4)编写预算方案

(5)征求意见，完善方案

办公用品与设备采购程序

(1)提出购买申请

(2)审批，落实经费

(3)招标，选择供应商

(4)签订供货合同

(5)货物入库

(6)支付货款

办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室

工作进行目标管理。它提高

了管理工作效率，明确了组

织机构的建制，促进了员工

承担责任，有助于进行控制

和监督工作。

(1)建立一套完整目标体系

(2)制定目标

(3)组织实施

(4)检查和评估

制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问

者的问题后处理并回复的

时间规定

(1)调查本单位或组织

在行政管理工作方面有哪

些行为需要做出时间期限

的规定

(2)时间期限适宜标准

(3)确定同一任务的不

同承办周期

(4)确定同一任务紧急

情况不同的承办周期

制定工作计划的程序

(1)估量机会

(2)确定计划工作的目标

(3)确定计划工作前提条件

(4)拟订可供选择行动方案

(5)评价各种备选方案

(6)选择方案

(7)拟订分计划

(8)编制预算

制定工作计划的方法

(1)根据要求列出本团

队要完成的所有任务

(2)区别重要的任务和

紧急的任务

(3)按照轻重缓急和逻

辑顺序标记出任务完成的

先后顺序

(4)列出完成每项任务

所需的资源和相关信息

(5)明确完成各项任务

的每个阶段指标和估算的

时间要求

(6)指明每项任务的负责

部门或承担人以及负责人

(7)推算各阶段工作完

成时间并填入计划表

(8)确保计划顺利实施

(9)明确工作进展的情

况和质量如何监督和管理

上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实

施上司的决策和实现上司

决策的目标而进行的一项

工作

(1)上司向有关督查人

员授权转承催办

(2)很大一部分转交各

有关人员具体承办

(3)有些又上司指导督

查人员亲自承办

(4)转交办的事项要及

时催办

(5)督办人员要对转交

办事项深入的检查

(6)上司交办事项办理

完毕

(7)办结回告

(8)对办结回告进行审

查评估

(9)立卷和归档

处理突发事件的流程

(1)及早发现，马上报

告，并保护好现场

(2)查找问题的原因

(3)成立临时指挥中心

(4)控制源头，釜底抽

薪

(5)召开新闻发布会

突发事件的应对措施

(1)准备清楚的书面紧

急情况处理程序

(2)用这些程序培训所

有人员

(3)在可利用的地方清

楚地显示有关紧急程序

(4)实行紧急情况模拟

演练来测试编写的程序

(5)明确员工在紧急情

况下的职责

(6)保证工作场所有受

过紧急情况处理培训的人

员

(7)保证配备相关的设

备和资源以随时处理紧急

情况

(8)保证定期检查和更

新设备

突发事件的预防措施

发生的事情是不可预

见的或突然发生的，并带来

危险，需要立即采取应对措

施，尽力控制。主要有火灾、

伤害、疾病、炸弹威胁或恐

慌。

(1)以书面形式确定紧

急情况处理程序

(2)根据书面程序，对

所有工作人员进行培训

(3)让所有人员了解有

情况发生该如何疏散和急

救员的姓名

(4)实行紧急情况模拟演练

(5)明确各级管理人员

在紧急情况下所负的任务

和职责

(6)保证配备相关的设

备和资源以随时处理紧急

情况

(7)保证定期检查和更

新设备

改进办公事务的流程

(1)确定问题

(2)分析有关资料

(3)确定造成问题的可

能的原因

(4)提出可能的解决方案

改进办公事务工作程序

(1)定义一个需要加以

分析和改进的流程

(2)确定衡量流程的关键

指标并对该流程进行评价

(3)寻找所存在问题和

差距的原因

(4)根据以上分析提出

可行的改进方案

(5)实施改进方案

设计办公室的工作程序

(1)分析不同部门业务

特点对于办公条件的要求

(2)设计平面图

(3)选择办公家具、设

施和装饰

(4)采光、温度和通风

选择办公模式的工作程序

(1)深入调查现有办公

模式所面临的问题

(2)根据调查结果确定

相应的新型办公模式

(3)根据新的模式要求

制定管理监督的标准和责

权利相结合的分配制度

(4)先在部分部门实行

取得经验，逐步推广新模式

(5)不断根据本企业特

点完善新模式，评估启用新

模式的得失

不同办公模式的特点

(1)在家办公。优点：

节省办公室空间和资金，节

省花费的时间，更灵活的管

理自己的时间，减少交通的

拥挤、污染和费用。缺点：

需计算机和电话以保持联

系，有的缺乏适宜的办公环

境，增加了组织监督、管理

和控制工作人员工作的难

度，同事之间交流减少，减

少了与专业人员及社会的

联系。

(2)弹性时间。优点：

时间灵活，更好的安排工作

时间，提高效率。缺点：难

以监督员工

(3)远程工作。优点：

减少总部办公空间的开销，

工作时间更灵活。缺点：加

大了对员工监督和控制的

难度。

(4)虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品

的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

(5)兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工

作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

(6)定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

(7)交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

(8)临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的

时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

招待会的礼仪

(1)招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

(2)冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

(3)酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给

陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗。

西餐礼仪

(1)赴宴前的准备

1)接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2)如果决定接受邀请并已

答复主人，就不要轻易改变

3)到别人家赴宴需要

带礼物

4)要根据请柬上的要

求选择赴宴的服装

5)要准时赴宴

(2)西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

(3)入席、退席礼节

1)客人要在主人的带

领下顺序入席

2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3)暂时离开应该把餐

巾放在自己的椅子上

4)主人把餐巾放在盘

子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在

桌子上，随女主人退席

(4)餐具的使用方法与席间礼节

1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2)吃鸡、虾、鱼的方法

3)吃面包时要掰下一

小块，涂上黄油，放入口中

4)吃意大利面条的方法

5)吃水果的方法

6)喝咖啡或茶的方法

7)每道菜吃完，要把刀

叉并排放在盘内

8)进餐速度应该与大

家一致

9)谈话声音一定要轻

(5)西餐的饮酒礼仪

1)上菜次序：汤或冷

食、鱼、主菜、色拉、甜食、

咖啡

2)上酒次序：宴会开始

前的鸡尾酒、白葡糖酒配

鱼、红葡萄酒配主菜、香摈

酒与葡萄酒一起上

会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，

通常是半小时左右，属于礼

貌性的应酬。会谈也叫谈

判，是双方或多方为各自利

益，就某些实质性问题交流

情况、交换意见、达成协议

等，专题性较强。

(1)约定

(2)通知对方有关事项

(3)准备工作：背景资料、

会见场所布置、人员安排

(4)迎接客人

(5)会见、会谈

(6)送别客人

安排涉外迎送工作程序

(1)确定迎候人员

(2)准备迎宾的物品

(3)见面讲究礼节

(4)送行前的拜访

(5)安排送行仪式

礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商

务交往中对参观访问、出席

活动、参加仪式的来自不同

国家、不同地区、不同团体、

不同单位、不同部门、不同

身份的组织或个人的尊卑、

先后的顺序和位次，所进行

的合乎礼仪惯例的具体排

列。

(1)确定礼宾次序方案

(2)提前通知有关各方

(3)按礼宾次序排列座

次、名次、出场次序

会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的

主题和议题、名称、议程、

时间和地点、所需的设备和

工具、会议文件的范围以及

文印或复制工作、与会代表

的组成、经费预算、住宿和

餐饮安排、会议的筹备机构

与人员分工。

作用有：确保会议的周

密组织、服务质量和沟通协

调到位、确保领导的意图得

以贯彻执行。

(1)组建会议筹备委员会

(2)分成筹备小组

(3)形成筹备方案

(4)领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是

否充分、会议期间能否排除

各种干扰、环境条件与用品

准备、文件材料的准备情

况、会场布置情况的检查、

会议保卫工作的检查以及

其他。

(1)开会检查的程序

1)会议筹备机构对会议

的准备情况进行自我检查

2)会议领导小组确定

汇报会的时间和地点并发

出协调会通知

3)召开协调会并在会

上现场解决问题

4)汇报会后对检查中发

现的问题予以催办和落实

(2)现场检查的程序

1)指定现场检查的路

线和确定现场检查的重点

2)制作检查单，以便记

录和汇总

3)按照既定的检查重点

逐一现场核对并明确记录

4)对未达到要求的整

理出整改和修订意见并予

以纠正

3、会议文件审核工作

程序

内容包括：审核会议文

件的准确性和完整性，审核

会议文件与会议主题的关

系，审核会议文件是否存在

与国家和组织的方针、政

策、法规相冲突的内容，审

核会议内容是否经过调查

研究、是否与实际相符，提

交会议讨论的文件是否进

行了会商，审核会议文件是

否做到了中心突出、观点明

确、条理分明、事实准确。

(1)起草该文件的秘书

就内容进行自审

(2)主观秘书进行初审

(3)如内容涉及部门较

多，要进行会审

(4)审核修改后，主要

领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过

程中可能出现的问题(人

员、场地、设备、资料、健

康与安全、行为等问题)，

出现问题时负责解决的会

议工作人员。

(1)预测不可预知的情况

(2)提前准备应对备选方案

(3)讨论会议紧急情况

(4)确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需

要，在会议进行过程中创造

与会议目标相适应的环境

气氛，掌握会议议程，维护

会间秩序，排除外界对会议

的干扰，从而引导决定、决

议、结论的形成。

(1)了解议题和议程

(2)准时宣布开会

(3)有效引导议题

6、处理会议突发事件

的程序

(1)向领导报告

(2)启动会议应急方案

(3)实施应急方案

(4)必要时向公共应急

机构请求支援

(5)善后工作(向受害

者及其家属进行安抚、与媒

体沟通)

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、

时间、地点、规模、与会代

表人数、主要议题，参加会

议的上级领导人，会议的主

持者，领导报告或讲话的要

点，对会议的基本评价和贯

彻要求，会议的决议情况及

今后的工作任务布置等。

(1)对会议征询意见，

拟就工作总结稿

(2)向领导报告会议结论

(3)总结定稿

(4)印发

(5)归档

(6)组织全体工作人员

进行总结

编写大事记的工作步骤

和注意事项

1.接受任务后，首先收

集有关文件和材料，掌握公

司成立至今以来发生的一

些大事和要事，接下来了

解编写大事记的注意事项，

如材料真实编写时突出大

事不要漏要点抛掉小事。编

写大事记注意系统性和条

理性，简明扼要。写完之后

要让经理过目，经理认为没

有问题后将其制作成展板，

供客阅览了解使用。同时要

将该大事记放在公司的参

考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事

记记述和时间组成。大事记

述是大事记的核心部分，通

过许多重大事件的记述，反

映历史发展的概貌和规律。

大事的合理选择是撰写着

部分之一。大事时间要求有

记载准确的日期，不用模糊

的字词。而且对每件大事均

写明某年某月某日，尔后再

按大事发生的时间顺序进

行排列。

提供档案利用的要求

及方式

1要求：依法开展利用

工具主动及时开展利用工

作不断完善档案服务方式

和手段掌握本单位近期工

作重点、重大活动据此开展

档案利用工作

2方法：开设阅览室提

供利用档案外借制发档

案复制本提供咨询服务

印发档案目录举办档案展

览

编码：

(1)编码要求;编码结

构应表示出信息的组成方

式及关系。

(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

(3)编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类登记

(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

(2)登记分为两种类型;

①总括登记，对存储信息按批分类登记;

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益

3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

高效率会议的决定因素1会议召开的必要性

2经过精心准备

3地点选择适中

4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程

6与会者经过认真确认和专心挑选

7严格开会、散会时间

8会议作出的决定事项

9会议经费支出合理

10会议服务热情周到会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况

2检查各小组分工执行情况

3检查个人工作情况

4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题

会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批

3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票

4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。

推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题

2严格遵守会议时间

3主题明确4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素

6合理安排议题

7掌握会议休息的时机

8适时结束会议

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员

2协调会议相关事项

3协调会议议题

4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实

做好会务筹备情况检查的方法

(1)听取会议筹备人员的汇报

1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3)选择合适的汇报时间。

4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

(2)会前现场检查

1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7)远程会议要加强对设备的检查