PowerPoint—超实用常见问题及对策(值8000元)

PowerPoint 常见问题及对策

注：本文的PowerPoint是2002以上的版本，简称为PPT。

问题一、如何对齐多个对象

我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？

解决方法：在PPT中，先执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏（参见图一），然后同时选中多个需要对齐的对象（参见图一），按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后弹出一快捷菜单（参见图一）中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。

（图一）（图二）

小技巧：①用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个对象即刻向“最右边”一个对象（“文本框”）“看齐”了（如图二）。

②按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。

③按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不

是连续的）。

问题二、如何复制幻灯片

有时候，我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张（或多张）幻灯片，我们如何将其复制过来呢？

解决方法：打开已经制作好的演示文稿，在右边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行“复制”操作（图三），然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可（图四）。

（图三）（图四）

小技巧：①在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。

②按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住Ctrl键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。

问题三、如何插入公式

老师在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式，怎么办呢？

解决方法：在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“Micro soft 公式3.0”选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏（如图五）上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来（参见图六）。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。

（图五）

（图六）

小技巧：①由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用Office2002安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能，进行安装。

②如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展开，执行一下“视图→工具栏”命令就行了。

③插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、

定位一下。

问题四、如何带走自己的字体

我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的字体一并带走呢？

解决方法：如果你所设置的是“TrueType字体”，那么完全可以将其一并带走：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图七），切换到“保存”标签下，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再保存（或另存）相应的演示文稿即可。

（图七）

小技巧：①为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。

②此设置只对当前演示文稿有效，如果打开了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字体，

需要重复上面的操作。

③我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”（扩展名是ttf）。

问题五、如何将演示文稿转换为WORD文档

如果将想演示文稿转换为Word文档，该如何操作呢？

解决方法：启动PPT，打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Word”命令，打开“发送到Microsoft Word”对话框（如图九），设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一下相应的文件就行了。

（图八）

小技巧：其实，转换到Word文档中的演示文稿内容，并不是普通的文本和图片，而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。

问题六、如何将演示文稿保存为自动播放的文件

对于一些不大熟悉PPT的使用者来说，让其启动PPT，打开相应的演示文稿，再播放出来，往往或出现差错。有没有好的办法解决呢？

解决方法：启动PPT，打开相应的演示文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中“PowerPoint放映（*.pps）”选项，再取名保存（图十）。以后，使用者只要双击这个文件，即可直接进入播放状态，非常方便。

（图十）

问题七、如何压缩演示文稿的容量

如将64张数码照片制作成一个演示文稿相册，发现其容量有49MB之多，移动和演示起来都非常不方便，能不能压缩一下呢？

解决方法：启动PPT，打开相册文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框（如图十一），选中“Web/屏幕”选项（其他选项按默认情况，参见图十二），然后按“确定”按钮返回，再取名保存即可。

经过上述压缩，那个49MB的相册，最后的容量只有了4.5MB了，压缩了90%以上哟！

（图十二）

问题八、如何将表格插入到幻灯片中

我们在制作演示文稿时，常常要用到表格。大家知道，表格我们通常是用Excel来制作的。那么，能不能将Excel制作好的表格插入到幻灯片中呢？

解决方法：启动Excel，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。

再启动PPT，选定一张幻灯片，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件（参见图十三），按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。

（图十三）

小技巧：双击插入的表格，即可进入Excel编辑状态，对表格进行编辑处理。

问题九、如何加密演示文稿

如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改，怎么办？

解决办法：对演示文稿进行加密，这是PPT的一个新增功能。

启动PPT，打开相应的演示文稿，然后选择下面两种方法中的一种，对其进行加密：

1、执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，设置好相应选项的密码（参见图十四），确定返回，然后再将文稿另存一下即可。

（图十四）

2、执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“安全选项”选项，打开“安全选项”对话框（如图十五），设置好相应选项的密码，“确定”返回，再取名保存即可。

（图十五）

小技巧：①如果设置了“打开权限密码”，以后使用者要打开相应的演示文稿时，必须在对话框中输入正确的密码，否则不能打开。

如果设置了“修改权限密码”，以后使用者在打开相应的演示文稿时，如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码，不仅可以打开文稿，而且可以修改文稿，如果没有输入正确的密码，则可以通过按其中的“只读”按钮，将文稿打开播放，当不能对其进行修改。

②“打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样，也可以设置得不一样。

③尽管我们说PPT与PPT2000制作的文稿是相互兼容的，但加密的PPT演示文稿，用PPT2000打开时，显示为乱码。

问题十、如何使播放窗口可以随意调节

大家知道，通常情况下PPT是以全屏方式播放演示文稿的，此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作，就必须将播放窗口最小化，非常不方便。如何解决这个问题呢？

解决方法：启动PPT，打开需要播放的文稿，按住Alt键不放，再依次按“D、V”字母键，也可以进入播放状态，不过此时的播放窗口是可以随意调节的（参见图十六）

（图十六）

问题十一、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放

Flash是大名鼎鼎的美国Macromedia公司推出的一款优秀的矢量动画制作软件，它简单易学，功能强大，能制出声图文并茂的多媒体文件，并且文件体积小，所以深受广大教师的欢迎，那么如何让Flash 动画(*.swf)“闪”在为广大教师所熟悉的PowerPoint中，让这两款各有所长的优秀软件联袂打造出一种摄人心魄的效果，从而更好地提高课堂教学质量呢？笔者通过让一个保存在“我的文档”中的名为“我的文件”的Flash动画实现在PowerPoint中的播放为例，向大家介绍让Flash动画“闪”在PowerPoint中的四种方法。

一、使用“Shockwave Flash Object”控件法

1. 运行PowerPoint，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2. 单击“视图”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“工具栏”，再在弹出的子菜单中单击“控件工具

箱”，便出现“控件工具箱”（如图十七）。

（图十七）

3. 单击“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一个按钮，即上图中用圈圈住的），弹出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系统已经安装的所有ActiveX控件。利用键盘上的光标控制键，在控件列表中找到“Shockwave Flash Object”并单击，此时系统会自动关闭控件窗口。

4. 将光标移动到PowerPoint的编辑区域中，光标变成“十”字形，按下鼠标并拖动，画出适当大小的矩形框，这个矩形区域就是播放动画的区域。

5. 右单击矩形框，在出现的快捷菜单中单击“属性”，出现“属性”窗口（如图十八）。

（图十八）

6. 单击“属性”窗口中的“自定义”一栏，此栏右端便出现一按钮（上图中用圈圈定部分）。单击该按钮，出现“属性页”窗口，在“影片URL[M]”右侧文本框中输入“我的文件”Flash动画的完整路径（如果Flash动画与PowerPoint文件处于同一目录中，也可以只输入Flash动画文件名），且必须带后缀名“.swf”。别的项目采用系统默认的即可（如图十九），最后按“确定” 返回PowerPoint。

（图十九）

7. 放映该幻灯片，你所期待的画面就出现了。

提示：

1. 使用该方法的前提是系统中须有“Shockwave Flash Object”控件。这个问题不用担心，此控件绝大多数机器中都已安装。

2. 在步骤5中双击矩形框也可以打开“属性”窗口。

3. 也可以在“属性”窗口“Movie”一栏右侧的文本框中直接输入Flash动画的路径（如图20）而不用步骤6自定义的方式。

（图20）

4. 设定的矩形框的大小就是放映时动画窗口的大小，当然它的大小是可以通过拖动矩形框的句柄随意改变的。Flash动画播放时，鼠标处在Flash播放窗口，响应Flash的鼠标事件；处在Flash播放窗口外，响应PowerPoint的鼠标事件。

二、插入对象法

1. 运行PowerPoint，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2. 单击“插入”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“对象”，此时会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击“浏览”，在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中的“我的文件”并双击，Flash 动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的文本框中（如图21），最后单击“确定”返回PowerPoint。

（图21）

3. 这时，幻灯片上便出现了一个Flash动画的图标，图标的大小和位置，可以根据需要随意改变。右单击该图标，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。

4. 激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”，本例采用系统默认的“单击鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”，最后单击“确定”，完成激活动画的设置，返回PowerPoint。

5. 放映该幻灯片，当鼠标单击Flash动画图标时，出现一询问框，单击“是”，系统便会调用Flash 程序来播放动画。

三、插入超级链接法

1. 运行PowerPoint，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2. 在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。选中这个对象，单击“插入”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“超级链接”（以上操作也可以换为“右单击对象，从弹出的快捷菜单中单击‘超级链接’”），此时会弹出“插入超级链接”对话框，系统默认链接到的对象是对话框左侧上部的“原有文件或Web页”。单击右侧的“文件”按钮，在出现的“链接到文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，Flash动画的路径便自动出现在“插入超级链接”对话框中（如图22），最后单击“确定”返回PowerPoint。

（图22）

3. 放映该幻灯片，当鼠标单击设置了超级链接的对象时，会出现一询问框，单击“确定”，系统便会调用Flash程序来播放动画。

四、动作设置法

1. 运行PowerPoint，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2. 在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。右单击该对象，在弹出的快捷菜单中单击

“动作设置”，出现“动作设置”对话框。

3. 激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”，本例采用系统默认的“单击鼠标”。

再选中“超级链接到”，单击右侧朝下的小黑箭头，弹出一个下拉列表，单击最下端的“其他文件”，在出现的“超级链接到其他文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，Flash动画的路径便自动出现在“动作设置”对话框中（如图23），单击“确定”返回PowerPoint。

（图23）

4. 放映该幻灯片，当鼠标单击设置了动作设置的对象时，会出现一询问框，单击“确定”，系统便会调用Flash程序来播放动画。

上述四法，各有长短。方法1虽然设置较繁琐，但是动画直接在PowerPoint窗口中播放，便于控制，流程显得紧凑；后面3种方法，虽然设置简单，但是播放Flash文件时，需启动Flash程序，播放完还要关闭Flash程序，流程显得松散。

问题十二、如何抢救丢失的文稿

我们在编辑文稿时，由于死机或停电，常常造成文稿的丢失，能不能抢救回来呢？

解决方法：启动PPT，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，选中“保存自动恢复信息”选项，并在后面的方框中设置一个时间（为了减少损失，建议时间设置的尽可能短一些，参见图24），确定返回，然后正常编辑文稿。

（图24）

一旦出现死机或停电等意外情况后，当再次启动PPT时，系统会自动打开一个“文档恢复”工具栏，将丢失的文稿显示出来，选择其中需要的文稿，然后将其保存起来即可。

注意：死机或停电前最后一段时间内编辑的内容无法恢复。

问题十三、在一个PPT演示文稿中使用不同模板

PowerPoint提供了多种设计模板供我们选择，但是在PowerPoint 2000以前的版本中，同一个PPT 文稿中只能使用一种设计模板。如果想选用不同的模板，只能新建一个PPT文稿，然后与第一个PPT文

件做链接，比较麻烦。但是在PowerPoint 2002和2003版本中却支持这个功能，大大方便了我们的使用，方法如下：

1. 打开PowerPoint 2003，选择要设置模板的幻灯片。

2. 用鼠标点击“幻灯片版式”中的“幻灯片设计”，出现“应用设计模板”任务窗口。

3. 在“应用设计模板”中选择要应用到某一张幻灯片的模板，然后用鼠标点击模板边出现的下拉箭头(如图25)，选择“应用于选定幻灯片”即可。

（图25）

4. 如要给多张幻灯片设置同一模板，可在“幻灯片”选项卡上的缩略图中，用“Shift”键选中多张连续的幻灯片，或用“Ctrl”键选中多张不连续的幻灯片，然后按照上面的方法进行设置即可。

问题十四、如何按照指定路径运动

PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，它允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线，这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。

为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动作路径。如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径（如图26），比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。

PowerPoint也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”“动作路径”“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。

在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序（如图2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）（如图27）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。

（图26）（图27）

问题十五、快速灵活改变图片颜色

利用PowerPoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为你的课件增色不少，可并不是所有的剪贴画都符合你的要求，尤其是感觉剪贴画颜色搭配不太合理，这时我们可以右击此剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项，（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作）然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中任何颜色（如图28）。

（图28）

点评：没想到PowerPoint也可做图形处理吧，其实在PowerPoint中右击任何内容都可以执行“另存为图片”命令，是不是更像图形处理软件了？

问题十六、在PowerPoint中播放多种音视频文件

在PowerPoint中往往通过“插入→影片和声音→文件中的影片(或文件中的声音)”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。现在介绍一种利用Media Player控件控制音视频播放的方法。

步骤如下

1、在PowerPoint中插入Media Player控件，具体方法:

① 打开视图→工具栏→控件工具箱

② 选择控件“Windows Media Player”（图29）

③ 然后用“+”字形在PowerPoint页面上画出一个矩形，即嵌入一个Media Player播放器。（图30）

④ 双击该播放器，或在拖画的区域内按鼠标右键→在弹出的快捷菜单中选“属性”，出现控件属性窗口。

2、控件属性窗口中，在URL里面输入音视频文件名(包括扩展名)的地址，比如G:AA.mpg(建议使用相对路径)（图31），或点击“自定义”栏后的小按钮出现下图所示，输入或选取要播放的文件，若取消“自动启动”选项，则按播放按钮才开始播放。

3、幻灯片放映，看看是不是已经可以播放了。

（图29）（图30）

（图31）

注意:

1、这种方法可播放大多数音视频格式的文件，若要播放RM格式的文件，先下载安装一个“Realone 解码器For Windows Media Player”，随便在哪个搜索引擎中搜索“realone解码器”，多得很。

2、电脑中安装的Media Player版本不同，控件的外观和控件属性显示可能不同，本文是在PowerPoint2003和Media Player9.0版下做的。