SAP FI 手札

SAP FI 手札

作者：Sundayman

FI的组织架构分为四个层次，如下表所示

各组织单位的作用简要说明如下：

①、 Client – Client是系统中最高层次的组织单元，每一Client有自已独立的主文件数据和交易数据。配置Client是必须的。

②、 Company - Company是会计中的一种组织单位，代表根据某个国家的商业法律要求而设立的商业组织。（A company is an organizational unit in Accounting which represents a business organization according to the requirements of commercial law in a particular country.）

在SAP中，合并报表的功能是建立在company的基础之上的。（Consolidation functions in financial accounting are based on companies.）

③、 Company Code –Compnay code是FI的最基本组织单位，资产负债表和损益表就是在这一层面上编制。所以，如果按法律要求，某个组织需独立核算，则须设立单独的company code.

国内很多ERP软件，都有一个账套(ledger)的概念。SAP系统的company code与ledger 并不相同，它只是FI模块中的一个组织单位。如果你要用物料管理模块，你需要定义plant （工厂），如果你要用成本控制模块，你需要定义controlling area。这样，不同的模块有不同的组织单位，可以通过相互指派的方法，表达集团公司的组织架构。比如：一个company code可以包含多个plant，一个controlling area可以包含多个company code。

④、 Business area – Business area用于内部报告目的，代表不同经营领域。每一business area可以有独立的财务报表(用于内部目的)。

以下内容为SAP FI模块中的若干概念、相关的前后台事务码及一些相关的截图。

1、进入SAP的后台配置界面

点击

2、定义公司和公司代码

①、概念理解

在SAP中，Company（公司）与Company Code（公司代码/公司码）是两个不同，但是又相联系的概念Company是根据相关法律规定出具财务报告的最小层次组织单元。

一个Client下，一个Company可以与一个或多个Company Code对应起来，一个Company Code只能对应一个Company。在启用SAP模块中，Company Code是必须的，而Company是选择性的。Company Code层次财务报表时自动生成的，而Company的财务报表是基于Company Code的合并报表。这也是SAP多维度和层次出具财务报表的一个体现。对于不需要出具这种合并报表的单位，Company是不需要进行维护的。若一个总公司下有多个子公司则可以给每一个子公司一个公司代码，各个子公司的报表合并到总公司里边去。

为了保证数据的一致性和可合并性，同一个Company下的Company Code必须使用相同的会计科目表（Chart of Account）和会计年度（Fiscal Year）。但是每个公司代码都可以使用不同的本币（Local Currency）。

②、相关事务码及截图

定义的Sundaywoman company

定义的Sundaywoman company code

3、定义信贷控制范围

①、概念理解

信用控制，简单一点说就是因为我们经常的产生赊销的业务，为了避免风险，在发货前进行的控制。举个例子：我们可以对客户进行信用额度，超过信用额度的即冻结不允许发货。

通过定义信贷控制范围我们可以把信用控制分配到整个集团或是一个公司代码下，比如我们可以整个集团是一个信用额度或者是某个公司代码是一个信用额度。

②、相关事务码及截图

4、定义业务范围

Business Area（业务范围）是根据单位的业务部门（Business Segment）或业务区（Business Area）域来划分确定的外部会计（External Accounting）的组织单元。

设置启用业务范围后，所有进入财务模块的记录都必须从业务范围的维度制定具体的业务范围，因此，可以基于业务范围出具满足内部目的（Internal Purposes）的财务报表（Financial Statements）。但是该组织单元的设置和启用时选择性的（Optional）。

实务中，外部机构可能要求编制提报外部分部报告（External Segment Reporting）。这种分部报告就是跨公司代码的，基于公司产品部门或业务区域产生的。例如，某集团将全集团划分为亚太区、欧洲区、美洲区、澳洲区等几个业务区域。但是公司代码不是区域维度划分的，因此，要出具这个区域维度的分部报告，就可以将这些区域设置为业务范围。如果定义了业务范围，进入总账的交易数据可为内部评估目的单独管理，出具业务范围层次的内部财务报表（Internal Financial Statements）。

完整启用业务范围后，必须保证所有的进入财务模块的记录行项目都增加业务范围——很多情况下，是录入单据的时候，指定业务范围，但是有的情况下，系统也可以通过主数据自动带出业务范围。例如，创建成本中心时，指定了这个成本中心的业务范围之后，使用成本中心时，相应的业务范围就自动确定了，不必重复指定，也不可矛盾的再次指定。

需要进行的基础配置：

A、定义业务范围：组织结构——>定义——>财务会计——>定义业务范围。

B、启用业务范围财务报表：财务会计——>财务会计全局设置——>业务范围——>使用业务部门的资产负债表

C、将业务范围指定给其他主数据，如成本中心、内部订单

业务范围是可跨公司代码，即一个公司代码可包含多个业务范围，每个业务范围可属于多个公司代码，是多对多的关系——这点比较重要，也涉及到很多具体的相关业务,因为完整启用业务范围，意味着所有的凭证都要业务范围上。

SAP的合并可以从多个维度进行，可以有按利润中心合并、按公司代码合并，当然也可以按业务范围合并。

是否启用业务范围不是必须的，视情况而定

5、定义功能范围

功能范围是针对各个成本对象中的相应费用科目进行属性归类，通过功能范围的定制可以为成本中心类别制定属性。

理解SAP的整个生产费用结转过程，先熟悉一个重要名词：功能范围，功能范围简单理解就是费用属性，你也理解其为一个“复杂的”辅助核算字段。

为什么起用功能范围？

首先，因为SAP的科目不象国内传统习惯设置多级，其次，象SAP这样高度集成的系统，很多会计凭证是从各模块集成过来的，举一个比较典型的例子，辅助生产车间、基本生产车间、销售部门、管理部门都有计算机，假设将计算机设置为一资产类别（Tcode：OAOA），如下图：

资产分类10100代表计算机，对应一科目分配10，然后Tcode：AO90给配置各种资产业务对应的会计科目,最典型的是折旧费用和累计折旧这对科目,在AO90定义计算机折旧费用科目时,如果单从折旧费科目本身上,实际上是不能区分折旧费用辅助生产、基本生产成本、销售费用还是管理费用,然而，在建立资产主数据时,通常会输入资产所对应的成本中心,在SAP中,成本中心主数据可设置功能范围和业务范围/利润中心（可根据业务范围/利润中心出费用报表），折旧费用 + 功能范就区分出了费用性质，现在你可以理解说功能范围类似一个不需要手工输入而自动从成本对象带出的辅助核算字段,成本中心就是一常见成本对象,生产工单和实际内部订单等也是成本对象。

SAP中，成本对象都设置有主数据,比起一般的“辅助核算”字段而言,两者核算信息量显然不可一日同语。

配置路径：

财务会计（新）--财务会计的全局设置（新） -- 分类账--字段 -- 销售核算花费的功能范围

A.定义功能范围

B.激活公司代码下的功能范围

C.配置总账科目的功能范围（比如财务费用等科目特别设定，如有交易数据到OBA5定义FH 600为警告类型）

D.定义成本中心的类别与功能范围的对照

E.KS02修改成本中心的功能范围（如有交易数据到OBA5定义FH 600为警告类型）

功能范围是否启用，也不是必须的，视企业情况而定，下面是对SAP费用科目设置的一点意见，可供企业选择：

业务说明

费用主要是指中国会计准则下的几大期间费用：制造费用、销售费用、管理费用，对于财务费用，一般子科目较少，不作为讨论范围。

SAP的费用科目设置主要有以下两种方案：

第一种，按照传统的方式，每个费用子科目设置费用科目。例如，设置“制造费用-办公费”，“管理费用-办公费”，“销售费用-办公费”。

第二种，设置一套费用科目，通过功能范围区别是什么类型的科目。例如，设置“费用-办公费”，再分别设置功能范围：制造费用类、管理费用类、销售费用类。

下面就两种方法进行比较分析。

①、分别设置子科目的方案

在这种方案下，有以下几个好处：

A、各类型的科目容易区别。

B、可以快速在总账中查询相关科目的金额。

C、报表的输出简单。

缺点：

A、子科目众多。

B、很难对某一类型的费用进行集中分析。

C、在设置固定资产的成本中心数据时，无法直接按照资产类别进行科目设置，需要为了核算需要进行另外的处理。

关于固定资产的科目设置的说明：

在一般情况下，资产类别只需要按照资产本身的类别进行设置，但是每个费用科目是设置到每个资产类别的，所以必然导致需要按照资产的折旧费用的承担对象再分类，这样就造成了资产类别的复杂化。或者采用先记账到一个中转科目，然后再通过中转科目进行分配。

关于报表输出的说明：

直接按照正常的方式即可获得利润表。

②、设置一个单独的费用科目的方案

在这种方案下，有以下几个好处：

A、科目数量较少。

B、容易针对某一类型的费用进行集中分析。

C、固定资产的成本中心数据设置简单。

③、采用功能范围的具体方案：

A、按照三个大类设置功能范围，可以分明细设置，例如制造费用大类下可以细分为主生产费用、辅助生产费用。

B、按照三个大类设置不同的成本中心类别，定义成本中心类别默认的功能范围，成本中心

的类别必须同功能范围相同或者更加细化。

C、必要时，也可以允许在过账时允许修改功能范围，通过字段状态变式进行调整。

关于固定资产的科目设置的说明：

A、因为费用科目按照功能范围设置，所以只需要在固定资产的主数据中设置不同的成本中

心即可实现自动过账折旧费用到不同类别的费用科目。

B、固定资产的类别可以按照资产本身的特性分不同的资产类别。

关于报表输出的说明：

需要单独的开发才能输出利润表。

6、会计科目表

①、概念理解

先来说明标题中的两个概念：

Chart of accounts (COA) 指包含所有总账科目定义，按顺序排列的清单，其中每一项都是一个总账科目，这个总账科目就是G/L Account了。Chart of accounts在中文中一般译为科目表。

在SAP系统中，每一个总账科目(G/L Accoun)都有两个层次(level)，首先必须在Chart of accounts level维护相关信息，然后再在company code level维护附加的信息。Company code所用的科目表叫operating chart of accounts. 看了下面的图示应该就清楚了。

在数据库中，COA level的表是SKA1 – G/L Account master (chart of accounts)，company code level的表是SKB1 – G/L account master (company code)。有兴趣查看一下，就知道各种信息是究竟存储在哪个表中。(查看表的方法可以用T-code: SE11 / SE16 / SE16N)

7、字段状态配置

①、概念理解

总账科目的定义无疑是会计核算的重要前提之一。完成第6设置后，还有一项field status variant，才可以在系统中创建会计科目。

在输入会计凭证时，每一行(line item)都有很多的字段(field)可供输入，但并不是每家公司都用得上这么多字段，所以，为简化输入，SAP系统先定义一个叫field status的变式(variant)，规定这种类型的variant什么字段是必输的(mandatory)，什么字段是可输也可不输的(optional)，什么字段是隐藏的。然后，在定义科目主档时，选择一种field status group作为科目的属性，就可以控制这个科目的显示格式(layout)。

选中右边的一项字段状态组，点击

8、创建会计科目

几个主要字段的说明

SAP系统维护总账科目可以单一维护(individual processing)，也可集中维护(collective processing)。维护可以分两个层次，先在COA level维护，再在company code level维护。也可以一次性同时维护好COA与company code层次的数据。相关Tcode如下：

FSP0 Maintain G/L accounts at COA level, individually

FSS0 Maintain G/L accounts at company level, individually

FS00 Maintain G/L accounts at both level, individually

OB_GLACC11 Maintain G/L at COA level, collectivelly

OB_GLACC12 Maintain G/L at company level, collectively

建议通常用FS00维护

A、Account Group，即定义的科目群组

如果储存后发现错误，默认情况下系统不允许修改。修改需要用tcode: OBA5将消息号为FH602的消息更改为warning message才可修改。如果是将P&L科目更改为BS科目，系统还会检查是否有关联的成本要素(cost element)，如果有，要先删除成本要素。

注意OBA5是修改FI模块的消息控制(message control)。

B、 Account Currency

如果货币设为本位币以外其它货币，则科目只能用该货币过账，如果货币设为本位币，则科目可用任何货币过账。这种设置有时会有一些麻烦，比如有一个现金-RMB科目，如果RMB 是本位币，则不能限制这一科目只能输入RMB。

C、Only balances in local currency

If this indicator is set, account balances will not show in separate currency, all in base currency.(This is because the account is posted in local currency.) 如果设置，科目余额将不能以不同货币显示，只能以本位币显示

SAP 系统有一个特殊科目GR/IR，必须设为only balances in local currency，否则在过账时，系统会提示编号为F5672的错误。

D、 Reconciliation account 统驭账户

Define the account to be a reconciliation account, which ensures the integration of a sub-ledger account into the general ledger. This means that a posting to a subsidiary ledger posts to the corresponding recon. Account in the G/L at the same

time.(Asset, Customer, Vendor). Recon. Account cannot be posted directly

定义一个账户为统驭账户，可以保证总账科目与明细科目的集成。即明细科目的过账也会同时过账给总账科目。统驭账户不能直接过账，常见的如资产、供货商、客户。

E、 With Open item management 未清项目管理

对设为有open item管理功能的科目，系统会有一个结清(cleared0状态，并以红灯、绿灯标记某一行是否结清。只有在外币、本位币同时为0时才可以结清。

绿灯表示已结清，红灯表示未结清(open)。有了这一功能，省去手工编备查簿，明细表等工作。

注意，如果科目设为普通科目，有交易后又想改为open item科目，系统不会允许修改。错误消息号也不可以更改控制。如果想将一个有open item management的科目改为普通科目，则要先结清所有明细后再更改。

F、Sort Key 排序码

Sort key determines the assignment field in doc. entry. By default, the system will sort the line items by the assignment field. 排序码决定凭证录入时如果手工不填写Assignment字段，则以sort key规定的方式填写Assignment字段的内容。默认情况下，系统按排序码进行排序。

建议通常用001

G、Field Status Group 字段状态组

即是上面设置的内容，控制字段是必输、可选还是隐藏。

H、Post automatically

对有些系统通过科目确定(account determination)自动过账的科目，勾上此选项，则不可以在FI模块手工过账。比如：原材料-XXX，是MM模块自动过账，就须勾上。

I、Edit cost element

如果会计科目是P&L科目，如果在定义COA时，确定手工建立cost element，则可通过此按钮建立cost elemement(也可在controlling模块用Tcode: KA01创建)。如果是自动建立cost element，则不需管它。

J、工具按钮

按钮分别为：1) Display 显示2) Change 更改3) Create 建立4) Create with Template: 用模板建立5) Block for posting 锁定过账6) Mark for deletion 标记删除

删除的科目仍然可用，系统只是给出一个警告信息。如果想锁定过账，请用Block功能。

K、创建会计科目

9、维护会计年度变式和记账期间

①、概念理解

会计分期是核算的前提之一，SAP系统自然也要进行设置。系统有关会计期间的主要内容如下：

1. Define fiscal year variant

2. Assign company code to fiscal year variant

3. Define accounting periods variant

4. Assign posting period variant to company code

5. Open and close accounting periods

会计年度，按我国会计制度，一定要从日历年度(calendar year)的1月1日到12月31日，但西方会计制度就没有这一限制，因此fiscal year可能各不相同。英国和香港公司就很流行4月1日到3月31日为一个fiscal year。

SAP系统允许设置12个positng periods以及最多4个special periods。Posting period 是用来作日常过账之用的，special periods是用来作年结(year-end)调整之用的。但要4个期间有什么用呢，主要是为了增加灵活性。比如将公司自已的调整记入13期间，将审计师的调整记入14期间，这样，财务报表可以有不同的版本

10、会计凭证

①、概念理解

会计凭证(FI document)是SAP系统在FI模块中记载一项经济交易的最小单位。系统需要根据company code, fiscal year以及document number.三项才能唯一标识一个会计凭证。根据系统设置，同一company code在不同的会计年度中，可以生成完全相同的凭证号码。我觉得，最好不要在每一年用相同的文件号码，这种做法有时会给用户带来混淆。

会计凭证的知识点主要有两个：

Document type

Posting key

A．Document type

Document type区分不同性质的交易，如传统上我国会计凭证按收、付、转进行分类。SAP 系统提供更多的默认类别，你也可增加新的类别。Document type主要实现以下方面的控制：

a、每一类别可以规定一个凭证号码范围(document number range)

每一种凭证类型都可以设定是系统生成号码(internal numbering)，还是用户手工给号码(external numbering)，一般情况下，这些号码是基于fiscal year的。可能在一个会计年度中从4900000000直至4999999999。第二年又重新开始。因为号码的前两位是类别标识，我一般建议将3、4两位设为会计年度，以避免不同年度有相同的号码。因此，上面49类型的号码范围可改进为：在2008年度，号码从4908000000至4908999999，在2009年度，号码从4909000000至4909999999。

很多企业都想让会计凭证按月份编号，不幸的是，标准SAP系统做不到。如果真想这样，只有采取将编号设为external numbering，然后由ABAPer编写程序生成相应号码。

b、规定document type允许过账的交易类型。

系统已定义好大量的凭证类别，如SA，AB，KZ，RE，RV等。AB类型允许所有过账种类，而其它类别则都有限制。

c、规定document header诸如Reference, text等栏位的状态。如，vendor invoice的Reference栏位为必输字段。

d、方便对会计凭证的归档(document filing)。

B、 Posting key (PK)

会计凭证只需借贷就可完全确定方向，但SAP系统将此延伸，提出posting key的概念，通过一个过账码，既可以确定记账方向，又可以看出科目类型，还可以在既定规则下看出交易类型。

请看下图

SAP系统区分五种不同类型的科目：Customer, Vendor, G/L, Asset, Materials。如果是

总账科目，借方用40，贷方用50，如果是固定资产，借方用70，贷方用75。对照此图，应该不难理解上面所说的对科目类别，借贷方向以及交易类型的识别和控制。

②、相关事务码及截图

点击

重要字段说明

---将使用凭证号码范围，该类别的号码码范围可按下右

边按钮进行设置，或通过下一步骤设置，我们将在

下一步骤再设置。

---如果出现回转(reverse)，将使用AB凭证类别。

---允许过账的科目类别。

---是否Reference字段和header text字段必输。点击

点击

按下

点击11、总账容差 ①概念理解

G/L,

AP, AR 都会用到clearing （结算）的概念，配置方法也差不多。这次先说G/L 的clearing 配置。

如果没有定义总账的tolerance group ，则系统不允许处理open item clearing （项目结算）。 限制不同group 之中，一张凭证可以输入的最大金额，允许的现金折扣额等。将group 再分配给不同的用户，可以实金额控制。

相关事务码及截图