办公室文秘工作流程

办公室文秘工作流程

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公司办公室文秘工作流程

任务1:撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料工作程序:上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿第一个步骤:上报材料

(1)办公室按集团要求,及时通知各部门上报材料;

(2)各单位按照时间、内容要求,上报季度、年度总结等材料(电子版)。

存在问题及处理建议:

(1)个别部门不能按时上报

产生的原因:工作效率低,最重要是领导重视程度差

解决方法1:电话催促(可控)

解决方法2:行政手段加大考核力度

(2)总结内容不全面,主要是工作措施多,数据支撑力度不够

产生的原因:一是个别部门负责人工作能力很强,但文字总结能力较弱,其总结不能全面深入地反映工作成绩;二是个别部门平时忙于生产,月底时因时间紧不能及时提供准确数据,罗列成绩、措施多,总结分析不够深入;四是部门分工不同,个别职能部门的工作成果难以用数据量化。

解决方法:一是各部门负责人在干好日常工作的同时,加强学习和总结,提高文字总结和分析能力;二是办公室多与各部门加强沟通,督促各部门及时补充提供各种数据;三是各部门要重视对工作的分析总结,做到全面、深入,能确实发现问题、总结出经验、提出对策、

做好下一步工作计划。

(3)生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象,向集团上报时难以确定。

产生的原因:一是各部门统计的依据、计算方法不同;

解决办法:一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后,以向集团上报的数据为准;财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上,经董事长或总经理确认;二是对外报的总结中,生产数据以生产科提供为准,各车间数据作为参考;收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准,销售部数据为参考;管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准,各部门意见为参考。

第二个步骤:完成初稿(主要是需上交集团的材料)

根据集团及公司要求,办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理,统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作,全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题,并根据公司领导班子的意见,提出下一年的工作计划及重点措施。

第三个步骤:初稿审核及修改

(1)办公室文秘人员形成初稿后,交办公室主任审核;

(2)办公室主任确定后,电子版发各主管领导审阅,并请提出修改意见

(3)办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改

第四个布骤:定稿并上交

(1)将修改后的初稿交总经理审阅并定稿;

(2)定稿根据要求,发集团相关部门

任务2:文件管理

工作流程:接受文件……登记签批……执行落实……整理归档

第一个步骤:接受文件

办公室根据集团通知,指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件

第二个步骤:登记签批

(1)文秘人员对外来文件进行登记(来文时间、单位、主要内容等):

(2)文秘人员填好文件处理签后,交办公室主任填写处理意见;

(3)根据处理意见交主管领导批示;

(4)根据领导批示印发相关部门执行。

第三个步骤:文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。

任务3:制度建设

工作程序:制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行第一个步骤:制订计划:

(1)办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划:

第二个步骤:制定完善制度

(1)办公室根据公司要求下发制度建设计划;

(2)办公室组织督促各部门根据本部门工作实际,制订完善各项管理制度。

问题:上报不及时,个别部门制度过于简单,不深入不全面。

产生的原因:个别部门负责人忙于事务工作,疏于分析总结经验教训,对制订完善管理制度,加强科学管理重视不够。

解决办法:一是提高部门负责人的科学管理意识,强化按制度管理理念;二是部门负责人要加强学习,善于总结管理经验,增强全面管理意识;三是要增强所订制度的有效性和可操作性,便于制度的贯彻执行;四是办公室做好与各部门的沟通,及时传达领导意见和要求。

第三个步骤:审阅修改

(1)各部门将所订制度交主管领导审阅,并提出修改意见。

(2)各部门根据意见修改完善,交主管领导签字确认。

存在问题:个别部门制度交领导后,未及时通知领导审阅,使文件长久搁置,无法执行。

解决办法:各部门对交领导审阅的制度,及时跟踪落实修改意见。

第四个步骤:批准执行

(1)各部门对主管领导确认过的制度,及时上交公司办公室,统一管理归档。

(2)办公室对各部门上交的制度,根据情况及时征求领导意见,属公司层面的重要制度,及时请经总经理签字下发文件;属部门内部制度的,由各部门根据主管领导意见执行。

任务4:督查落实

工作流程:

(1)根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门;

(2)每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表;

(3)每月29日前,根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标,实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。

任务5:其他阶段性活动材料的准备

工作流程:根据公司安排,按要求及时完成。

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