邮件合并批量制作带照片准考证

邮件合并批量制作带照片准考证
Microsoft OFFICE WORD软件中的邮件合并功能，是一款实用工具，结合EXCEL中的数据，它不仅可以为每个职工制作工资条，还可以制作学生准考证。如何让准考证能带上学生照片，是我琢磨了很久的问题。下面笔者就近来使用Word2007制作带照片的准考证的过程以图解的方式写出来，供大家共同学习研究。
1、首先我们在EXCEL2007建立一个EXCEL文档，键入你需要的“字段”，如：“学号”、“姓名”、“照片”、“考场”、“座位号”等字段，其中"照片"字段为学生照片所在的路径，这里特别提醒，照片的路径需要使用如下的格式：“d:\\邮件合并\\1.jpg”这里的“\”路径符号，必须使用“\\”这种格式，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错，这一点很重要。建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用。如下图：
注意：在EXCEL数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。
2、使用WORD2007建立一个准考证文档，或者打开你已经建立好的文档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文档的模板，而全部EXCEL数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制作。准考证模板如下图
这部分不详细讲解，因为WORD文档制作大家都会，所以我直接进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能，实现图文输出。
3、当我们建立好WORD2007文档后，我们就可以使用“邮件合并”功能建立WORD和EXECL之间的链接，会使用邮件合并功能的朋友都熟悉这些操作，在此我就略过。链接建好后，我们会看到在“邮件”菜单中，很多的项目从先前的灰色不可操作，到现在，已经变成了彩色，可以操作的状态了，这说明我们建立的链接成功了。这时我们就可以在准考证文档中的相应位置插入相对应的“合并域”， 建立WORD文档项目与EXCEL数据之间的对应关系。我们先将光标停在一处要插入数据的位置上，比如：我们将光标停在要插入学号的位置上，然后，我们单击“邮件”子菜单中的“插入合并域”按钮上，这时会自动弹出下拉菜单，显示出我们EXCEL电子表格中相对应的字段名，我们可以将光标停在第一行的“学号”上，单击选中即可。如图所示：
这里显示的就是EXCEL电子表格中第一行的字段名，这也是

我们为什么要将第一行设置成字段名称
的原因所在。
4、我们逐个添加完非图片区的字段后，剩下的工作就是如何建立文档中的图片链接，因为正常情况下“邮件合并”不支持直接插入图片链接，但是“邮件合并”也给了我们解决这个问题的方法。下面我们就开始插入照片到我们已经建立的准考证文档中，具体的建立方法如下：
插入图片的原理：我们在要插入图片的位置，插入一个域，通过域来调用EXCEL数据源中的图片地址，再通过域将这个地址解析成图片。
具体操作如下：将光标停在要插入图片的位置，按Ctrl+F9,插入域，这时我们会看到一对“{ }”在闪烁,我们在闪烁的光标位置输入“ INCLUDEPICTURE" " ”（不含外面的中文双引号）， INCLUDEPICTURE" " 后面使用的是英文状态下的双引号，如果不加这个英文下的双引号，会造成生成的文档中图片解析地址错误。然后，将光标停在英文双引号中间，再次点击“插入合并域”，选中图片所在的字段，我这里用的图片存放字段是“照片”。选中后，我们可以按“F 9”，显示插入的域，看一下我们是否插入图片成功，如果成功，我们保存文档。这一步一定要做，否则如果出错，我们就得从新制作。
5、保存后，我们可以选中图片，按“Shift+F 9”,来检查我们插入的图片地址，这时我们会发现，WORD2007自动为我们的在引号内插入了如下图中所示的：{MERGEFIELD 图片字段名称}，这个就是WORD2007与WORD2003不一样的地方，在WORD2003中我们插入的域一旦保存了，就将被转化成绝对地址，这也就是很多朋友在使用WORD2003制作带图片的邮件合并文档时，生成新文档后，图片全是一个，而不能更新成对应的图片的原因。所以在WORD2003中，在英文双引号中插入“邮件合并域”后，不能保存，而是需要直接生成新文档，才能正确解析EXCEL图片路径字段中的图片信息，然后通过使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，才能够显示对应的图片。而在WORD2007中，保存后，也可以正确解析图片地址，不会出现WORD2003中的图片显示出错的情况。
6、当我们操作正确后，我们就可以通过“邮件”菜单中的“预览结果”按钮，来查看我们插入的图片是否正确。
特殊说明：为了显示的图片一致，我们最好使用其它的制图软件，将图片制作成相同规格的图片，这样显示起来会更美观。
7、当我们全部设置完成后，验证正确无误，保存后，我们就可以使用“邮件”菜单中的“完成并合”按钮，来完成我们“邮件合并”，将我们的文档保存在一个新的文档中，这一步是必须的，不

然我们一次只能在现在的窗口打印一条记录，如果记录很多，那么我们就必须的有人执守，而我
们生成新的文档后，就可以一次性生成若干条记录，生成新的文档中支持生成全部，也可以生成指某页到某页，如从第一页到第十页等等。
8、最后我们需要做的是：使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部对应的图片了，这时我们再点击保存，将新生成的文档另存为你需要的名称，这样你就可以在任何时间来输出打印这些文档了。
到这里，我们的带照片的准考证通过邮件合并功能制作就完成了。
在使用邮件合并功能时需要注意的地方：
1、插入图片域时必须使用“CTRL+F9”，不能直接通过键盘插入“{}”，直接输入是无效的。
2、WORD2007和WORD2003有所不同，所以WORD2007插入图片在EXCEL表中的路径“合并域”后，WORD2007可以保存，而WORD2003保存后会丢失“合并域”，所以WORD2007可以保存后再生成新文档，并打印输出；而WORD2003必须在未保存的前下进行“生成新文档”，这样才能够得到正确解析的图片地址，这一点大家一定要清楚。
3、无论是WORD2007还是WORD2003，生成新文档后，都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的对应的图片。
4、因在WORD文档中，图片默认的版式为嵌入式，这种版式的图片可能显示不全或占地很大，造成文档排版混乱。所以需在合并文档中逐一设置每张图片与文字的混排方式。一定不要自作聪明，在合并后“生成新文档”前就设置图片与文字的混排方式，如果这样，合并后的文档的所有照片就是同一张图片。在例文中，我将照片插入在了文本框中，生成新文档后，图片能在文本框全部显示出来，效果很好。只是需要在合并生成的新文档里每一照片上按F9刷新域。

使用“CTRL+F9”插入“{ }”
输入{ INCLUDEPICTURE"{ MERGEFLELD"照片" }" }

生成新的文档后都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的对应的图片。