校园数字迎新服务工作

校园数字迎新工作

——网络技术学院随着社会的发展，越来越多的学生在经过十二年的寒窗苦读之后步入大学的校门。在阳光明媚的九月，各高校也忙碌的展开了新一轮的迎新工作。

就所有满是憧憬的新生而言——找不到报名地点、找不到缴费处，跌撞在不知路线的校园中盲目的不知去向等问题摆在面前，在新的环境里必然会存在的不适应感、陌生感。同时，不仅需要面对人多而杂的混乱，还要办理复杂的报到手续。而就各高校、学院的管理部门而言——虽然尽最大的努力为新生报到提供各种便利条件，设立问讯处、派本学院高年级的同学进行引领等协助措施，但各部门间的报到信息无法及时传递；传递信息时出现错误；为新生准备用品时无法预估数量；不能尽快进行信息统计，以备用时只需；需要投入大量的人力、精力来应对上千学生同天报到的尴尬局面一直是以往迎新工作中最为棘手的部分。

其实，在20 世纪80 年代中清华大学就开始建设校园网络, 211 工程和 985项目建设又极大地推进了学校的信息化工作, 高校各部门都建立有相应的管理信息系统, 初步实现了网上办公、网上管理、网上教学、网上服务。因此, 利用信息化手段改进迎新工作, 通过将参加迎新工作各部门的相关新生信息进行有效的集成与共享, 研发迎新信息服务系统, 规范新生报到程序, 实现新生一站式报到, 就成为近年来年迎新改进工作的重要任务, 也就是所谓的“数字迎

新”。“数字迎新”的概念由此应运而生。

《数字迎新系统》是集Client/Server和Browser/Web Server 技术于一体、涉及新生入学管理各环节，面向各院系、职能部处以及新生的综合管理信息系统。系统以实现迎新业务中各职能部处间的数据共享和流动，明确各职能部处在迎新过程中的职责和业务管理范围为主要目标，使迎新工作流程更为有序，实现新生入学数据与学校其他相关系统数据的无缝连接，为新生提供方便、高效、“一站式”的入学报到环境和服务。

又是一年迎新时，也是迎新再次拉开帷幕之时。与以往不同的是，已通过银行缴费的新生，只需到所在学院的现场报到点，通过刷内蒙古师范大学通卡就能在短短的一分钟内完成所有的报到手续，凭借打印的报到记录单就能直接去宿舍领取钥匙入住，这不但减少了现场的排队，同时也减轻了迎新工作人员的压力，这一切都归功于数字迎新系统的启用。

提高迎新工作效率，促进部门间的信息共享，规范工作流程，增加工作的透明度；改善新生和家长的体验，体现学校对新生无微不至的关怀；优化资源配置和管理，推进“节约型学校”建设，推进学校的管理水平。招生迎新数据与其他业务系统数据无缝隙结合；各部门在新生数据上确保同一源头，保证数据的准确性；各部门间协同合作；学生及时了解学校现况、各类通知公告；缓解现场迎新手续繁琐现象；新生无需再次手工填写自身信息等优点都是其他迎新手段所无法比拟的。

数字迎新系统采用刷内蒙古师范大学通卡报到的方式，用新型的身份认证模式取代了手工填写表格的方式，用信息的流动代替了实物表格的流动，用信息共享代替了手工操作，实现了迎新现场各个报到点的数据实时统计和实时共享，也给新生留下了人性化服务的良好印象。快捷方便的报到过程，让学院各迎新部门，来校报到的学生及家长都着实轻松了许多。

在绿色通道办理点和银行缴费点，每位前来办理的新生只需出示相关的证明，而无需填写各种表格，取而代之的是系统的自动化处理。通过刷卡，系统可以自动获得新生的缴费基本信息，工作人员可以依据此信息快速为新生完成缓缴金额、免缴金额以及现场缴费的办理，而且办理完手续的新生可以直接在绿色通道点和银行缴费点打印报到记录单，不用再回到所在学院，基本实现了一站式报到。

在各个学院的迎新报到点，工作人员可以通过迎新信息的查询、统计和分析等功能，对全校或各个学院新生的报到情况进行实时的监控和管理。比如可按学院、专业等不同范围，对已完成报到、未报到的人数进行实时的统计，并对新生的报到方式进行统计，比如是正常缴费的还是通过走绿色通道的等等。通过对实时反馈的数据进行分析，可以做到实时调整迎新方案、配置资源，极大的提高了学校的管理与服务水平。

除了我们看到的迎新现场的有序、高效以外，数字迎新还给我们带来更多意想不到的迎新内容。

1、利用迎新网站，为新生提供到校报到前的网上迎新服务

数字迎新系统的正式启用。新生打开内蒙古师范大学迎新网站网页，即可从新生导航栏目中查看相关入学须知，通过网站则可以提前了解在学校的衣、食、住、行等各方面的生活，还可在网上游览校园。登陆系统后，新生可以了解到自己的学院、专业、以及宿舍的楼栋、房号、床号等详细信息，同时对学杂费等收费和缴费情况一目了然。如此全面、实时、周到的信息服务使得广大新生未进校门即可了解到未来的学习生活，为快速熟悉校园生活，融入新的集体提供了信息基础。

此外，新生还可通过迎新系统填写自己的报到信息，包括到校时间、所坐车次、随行人员等，以便学校提前安排。如果新生在家已经完成银行缴费的话，则报到剩下的事情就只需要到现场刷卡领取报到记录单这么简单了。因为原先需要在现场登记的很多信息都已经事先记录在迎新系统中，包括学生的身高、体重、奖惩情况、家庭情况和联系方式等。通过系统提供的数据查询和导出等功能，辅导员和班主任可以轻松获得学生的一系列相关信息。将来通过学校数字化校园的共享数据平台，还能对这些信息进行共享和分析，为学校的管理和决策提供数据保障。

可见，迎新网站为新生和学校提供了信息沟通的平台，增强了学校和新生之间的互动。新生可以从中了解学校办学、报到信息并快速适应校园生活；学校可以从与学生的互动中采集相关信息，为制定详细周到的迎新工作计划提供数据支撑。

2、迎新数据在各学院及职能部门之间的共享

数字迎新系统的最大优势体现在可以实现各种迎新数据的共享，比如从教务处获得的新生基本数据、财务处获得的新生应缴费和已缴费数据、从宿管办获得的新生住宿数据、以及新生在网上填报的各种基本信息等等。这些数据一旦进入到数字迎新系统中，便可以为各学院和职能部门提供信息共享。比如就学院而言，具体表现为以下几个方面：

（1）无需和往年一样需要从教务处获取新生的名单，只需登陆迎新系统就可以查询所在学院所有新生的信息，通过数据导出和打印功能，还可以方便地整理出新生的名单。

（2）登陆系统就能了解财务处提供的每位新生的实际缴费情况，以及宿管办提供的每位新生的住宿情况，而且能方便地统计出新生的身高、体重和鞋码的信息，为组织新生军训的学院部门提供准确的数据，方便学院准备。

另外，学生处、财务处和校医院等部门都能从系统中获取到新生的最新信息，从而为各部门协同开展迎新工作提供信息沟通的渠道，为各级管理人员搭建了协同工作的迎新平台，大大提高了学校迎新管理的工作效率。

可见，数字迎新系统是学校推进信息化建设的一个重要里程碑应用，它为当前的新生迎新工作带来了耳目一新的感觉，经过总结经验和问题改进，相信在以后的迎新工作中将发挥更大的作用。为各高校及广大报到新生、家长带来前所未有的便利。