我国公共档案馆服务绩效评价研究现状分析

我国公共档案馆服务绩效评价研究现状分析

吕元智

2012-11-23 16:25:36 来源：《档案学研究》(京)2010年2期【英文标题】Analysis on Public Archives Service Performance Evaluation Research in China

【作者简介】吕元智，上海师范大学人文与传播学院档案学系上海 200234

【内容提要】公共档案馆的服务绩效评价问题是当前档案管理领域关注的一个热点问题。本文在对我国公共档案馆服务绩效研究领域30余年（1979—2009）来的文献梳理的基础上，通过文献统计分析和文献内容分析的方式，总结出我国该领域研究的特点及其存在的问题，并从研究方法、研究范畴和研究力量等方面提出相关建议，以期促进该领域研究工作不断进步。

The performance evaluation of public archives service is a hot issue in archives management field. Based on the research of the papers about public archives service performance from 1979 to 2009, the author summarizes the characteristics and raises the problems in these studies in China through the statistical and content analysis of these papers. Lastly, the author gives some suggestions from several aspects such as the research method, the research content and the research personnel, in order to enhance the research in this field.

【关键词】公共档案馆/绩效评价/研究现状Public archives/Performance evaluation/Current research

自20世纪70年代新公共管理运动以来，公共行政模式由“权利至上”发展到“责任至上”，对公共管理部门的绩效评价也随之提上了议事日程。作为公共管理部门重要构成部分的公共档案馆及其服务绩效问题，随着社会信息化程度的加深，也日益引起社会的关注。为了推动该领域工作的开展，我国一些研究者对这一问题进行了相应的研究，并公开发表了相关研究成果。本文拟对该领域30余年（1979—2009）来的研究文献进行梳理，以便总结出我国公共档案馆服务绩效评价研究的经验和不足，以期推动该领域研究工作进一步深化和发展。

1 公共档案馆服务绩效评价研究的文献统计分析

笔者于2009年11月9日，在中国知网的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”、“中国重要会议论文全文数据库”、“中国重要报纸全文数据库”中，以“档案馆”、“公共档案馆”、“绩效”、“效益”、“评估”、“评价”等为检索词，以1979年为检索时间起点，进行组配检索，具体检索结果如表1所示。在这里有三点需要说明：其一、我国许多研究者对“公共档案馆”的表述较为模糊，一般情况下的“档案馆”指的就是“公共档案馆”；其二、我国研究者对“绩效”的理解在更多时候倾向用“效益”一词代替；其三、我国许多研究者对“公共档案馆服务绩效”的表述形式也是多样的，如“档案馆工作绩效”、“档案工作效益”等。本文在此根据具体文献的表述内容，通过主题分析的方式，将符合要求的文献归入“公共档案馆服务绩效”的文献范畴。

从表1中还可以看出，涉及档案馆绩效研究方面的文献少之又少，仅有51篇，且明确涉及绩效评估（评价）的文献只有4篇。这说明公共档案馆的服务绩效问题在我国没有引起足够重视。当然，这与我国公共档案馆绩效管理活动长期没有得到有效开展有着非常紧密的关系。尽管如此，从总体上来讲，我国研究者在该领域的研究还是取得了一些进展。在此，本文根据文献检索情况，以这51篇涉及“绩效”内容的文献为样本，从论文的年代分布、期刊分布、作者情况以及被引用的情况等几个方面，对我国公共档案馆服务绩效评价研究现状进行统计分析。

1.1 论文年度分布统计分析

在年度分布上，这51篇文献的时间分布跨度为21年（1989—2009）（根据检索到的文献来看，我国真正意义上的档案馆绩效问题研究始于1989年，在1989年以前只有少数关于档案的效益尤其是科技档案的效益问题的研究，故本文未将这些文献纳入统计范围），具体如表2所示。

从表2中可以看出，在时间分布上，我国研究者对公共档案馆服务绩效评价的研究关注较晚，且研究者较少，平均每年发表论文2.43篇。在20世纪90年代中后期，发文数量略有增多，其中，论文发表最多的年份是1995年，有7篇。这一现象与当时我国社会主义市场经济体制建立时期的档案服务效率“最大化”的战略思想较为一致，是该档案服务战略思想在研究工作中的具体体现。另外，进入21世纪后，我国研究者发表的文献数量略少于20世纪90年代的水平，论文数量一直处于“低位徘徊”的状态。这表明，该方面的研究仍没有引起我国研究界的关注和重视。

1.2 论文期刊分布统计分析

在期刊分布上，这51篇论文分布在22种期刊上，其中有49篇分布在档案学期刊上，占96.1％。其中，《湖北档案》刊载该方面的文献最多，有8篇，占15.7％；《浙江档案》刊载了5篇，占9.8％；《档案学通讯》、《北京档案》、《贵州档案》各刊载了4篇，各占7.8％；《档案》、《档案与建设》各刊载了3篇，各占5.9％；《山西档案》、《山东档案》、《兰台世界》、《四川档案》、《档案管理》各刊载了2篇，各占3.9％；《档案学研究》、《中国档案》、《湖南档案》、《云南档案》、《兰台内外》、《陕西档案》、《城建档案》、《机电兵船档案》各刊载了1篇；剩余两篇分别刊载于《辽宁经济》和《科技情报开发与经济》。这表明，从总体上来看，我国研究者将文献的受众范围主要定位在

档案界，相对而言，受众范围有限，不利于社会对公共档案馆服务绩效的了解和监督。同时，从另外一个方面来看，这也反映了相关研究成果的影响力不足，亟待需要扩大受众面和影响力。

1.3 论文著者情况统计分析

从论文著者分布情况来看，这51篇论文的著者主要集中在我国各档案局（馆）、高等院校等，具体如表3所示。表中数据说明该方面的研究力量主要来源于公共档案馆等实际工作部门，社会其他研究力量介入不足，反映了该领域研究力量相对薄弱的问题。

另外，从著者合作度来看，这51篇论文共有著者63人，平均每篇论文著者人数为1.24人，这与1997年美国杂志关于每篇论文著者1.8人[1]的统计数据有较大差距。此外，在这51篇论文中，著者为1人的论文量为40篇，占论文数量的78.4％，著者2人的10篇，占19.6％，著者为3人的仅为1篇，占2.0％。单一著者论文数与合作者论文数之比为1∶0.275。这比我国社会科学期刊的单一著者论文数与合作者论文数之比1∶0.23[2]略高。这表明我国该领域研究合作水平与我国其他社会科学研究一样，总体上处于较低水平。

1.4 论文被引用的情况分析

论文被引用情况是反映该论文价值的重要指标。目前该领域51篇文献被引用的情况（他引率）非常不乐观，共有33篇文献无人引用，被引用1次的有10篇，被引用2次的有5篇，其中被引用次数最多的是潘积仁撰写的载于《中国档案》2005年第6期的《论建立档案机构绩效评估体系》一文，共被引用了9次，具体如表4所示。这说明我国该方面的研究成果影响力非常小，没有引起社会的关注。同时，这也说明了我国研究者在研究的过程中“各自为战”的现象非常突出，研究较为散乱，甚至出现重复研究等。

2 公共档案馆服务绩效评价研究的内容分析

从研究的内容上来看，目前我国研究者对公共档案馆服务绩效评价的研究具体体现在评价的含义、对象、原则、方法与标准等几个方面。

2.1 公共档案馆服务绩效评价的含义

对基本概念的准确把握是进一步深入研究的基础。目前我国研究界对“公共档案馆服务绩效评价”的理解是建立在“档案馆绩效”这一概念基础之上的。对

于什么是档案馆绩效的问题，目前基本上形成了统一的认识。如，陈永生[3]认为，档案馆绩效是指“社会对档案部门的一定投资和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之比”。管先海[4]认为，档案馆绩效是指“档案馆收益与档案馆投入之间的比值”。储伯欣[5]也认为，档案馆绩效是指“一定时期内档案馆工作对国民经济和社会发展的‘产出’与国家对档案馆工作的‘投入’之比”……但是，对于什么是公共档案馆服务绩效评价的问题，由于理解的角度不同，在我国研究界仍存在一些细微的差别。如潘连根[6]认为，档案馆绩效评价就是对档案馆的“人员、经费、设施设备、档案资料及其管理活动和产生的效益，以一定的标准所作的客观评价”。王中克、赵巍锃[7]则认为，档案馆绩效评价“主要指档案行政管理部门、业务部门、社会公众等，根据一定的标准，对档案馆的各项工作是否实现其预期目标以及实现目标的过程进行客观、系统的评价”等。

2.2 公共档案馆服务绩效评价的内容

评价内容是公共档案馆服务绩效检测的具体对象，对该问题进行研究有利于绩效评价工作有的放矢地进行。从目前公开的文献来看，我国研究界在该领域形成了三种具有代表性的观点：一种观点认为，公共档案馆服务绩效评价的内容为其社会效益和经济效益。如傅荣校、刘玉芬[8]认为，档案馆的效益包括社会效益和经济效益，其中“社会效益是指整个档案馆事业或某一具体档案馆活动给社会带来的影响和效果”，“经济效益指的是档案馆事业或档案馆活动中投入与产出的比例”。另一种观点认为，公共档案馆服务绩效评价的内容就是其社会效益，并认为档案馆的工作所取得的“社会效益”包含了“经济效益”。如，陈希周[9]认为“档案馆的经济效益包含在社会效益之中”等。还有一种观点认为，“经济效益”和“社会效益”两个概念不能全面地体现档案馆的服务效益，它是一个复

杂的体系。如关地[10]认为，由于档案资料不是一次性资源……存在一个现时效益和潜在效益的问题。孙芳[11]认为，公共档案馆的绩效应“由社会效益与经济效益、宏观效益与微观效益、正面效益与影子效益”等构成。

2.3 公共档案馆服务绩效评价的原则

公共档案馆服务绩效评价是一项复杂的工作，要对其作出科学的评价，必须确立科学的指导原则。针对这一问题，国内一些研究者从较为宏观的层面提出了诸多一般指导性原则。如张长海[12]认为，公共档案馆服务绩效评价应坚持的原则有：“一是目的原则……在于促进档案馆发展，调动档案馆积极性……二是可比原则……各地档案工作水平不一，在评估时要区别不同的标准，分类指导……三是导向原则……”。另外，还有些研究者从评价的具体操作角度提出了相关指导原则。如梁娜和蒋建平[13]认为，在进行评价时，要坚持“档案信息与具体的用户相结合、中间过程和终极目标相结合……”原则。郑文和关素芳[14]认为，在评估时要坚持“全面评估与局部评估相结合”、“直接评估与间接评估相结合”、“相对评估与绝对评估相结”等原则。此外，还有些研究者从利用者的角度出发提出评价原则。如，谭彩敏[15]认为，“档案馆的价值是通过利用者——档案的使用者而得以实现的”，公共档案馆服务绩效评价应以利用者需求满足为基本导向等。

2.4 公共档案馆服务绩效评价的方法

评价方法是公共档案馆绩效评价工作实施的路径。目前，我国研究者对公共档案馆服务绩效测评的方法一般都处于借鉴与借用阶段。如，卞昭玲[16]尝试将平衡记分法导入到档案信息服务组织的绩效评估中来。刘明[17]认为，除平衡记

分法外，还可以运用关键绩效指标评估法和360度绩效评估法对档案服务绩效进行评估。李明[18]则对德尔菲法在档案服务绩效评估上的运用进行了研究。贾拥民、邱彩芳和阎香玲[19]等人采用了成本—收益法对档案馆绩效进行研究，并构建了档案利用的效益／成本基本评价模型。罗洪恩[20]则认为，“档案馆是属于负经济效益领域的工作部门，它有效的投入越高，则自身的经济效益越负，对社会所起的效益就越大”，于是，提出用“负效益系数法”评判档案馆服务绩效问题。骈文景[21]提出利用层次分析法来解决档案效益的实际测评问题。王薇和王汉华[22]采用美国史密斯研究院档案馆馆长威廉．W.莫斯先生推荐的档案馆经济效益对比分析法进行档案馆经济效益评价研究等。

2.5 公共档案馆服务绩效评价的标准

科学的标准是绩效评价工作得以有效开展的重要前提。针对这一问题，我国档案界对公共档案馆绩效评价提出了相应的评价标准与具体的测评指标。在评价标准方面，李正宁[23]认为，公共档案馆服务绩效评价标准应分为经济绩效和社会绩效的考核标准。另外，在公共档案馆经济绩效具体考察方面，李量[24]认为，应遵循（1）国家利益高于一切、（2）为地区经济发展或地方行政部门的经济工作提供服务，起到积极作用，而且不影响全局利益、（3）为企事业单位、各种团体等经济实体、利益实体提供服务，使这些部门在社会经济活动中受益，并且不影响第三方利益……标准。此外，谭诤培[25]还认为，由于档案馆的服务是不收费的，其收益的大小，可用外部收益指标和内部收益指标来评价。在具体测评指标方面，李辉、韩秀娟[26]认为，馆藏数量、人员素质以及管理水平是档案馆管理环节的三个基本要素，是档案馆工作取得社会效益的基础与前提，公共档案馆的服务绩效具体评价需要从以上三个方面入手。王永坚[27]认为，公共档案馆绩效评价应从档案管理工作具体业务环节出发，并提出了“档案归档率”、“档

案按期归档率”……“档案按期鉴定率”等14个具体评价指标。潘积仁[28]则通过“资源建设指标”、“档案管理指标”、“档案利用指标”、“档案行政管理指标”、“发展潜力指标”等5个一级指标和28个子指标构建起了一个具体的绩效评估指标体系框架等。

3 公共档案馆服务绩效评价研究现状分析的结论与研究建议

3.1 结论

通过上述文献统计分析和研究内容分析，对当前我国公共档案馆服务绩效评价研究的现状，可得出如下结论：

3.1.1 我国公共档案馆服务绩效评价研究起步较晚，从1989年开始，才有少数研究者涉足该领域，且发展速度非常缓慢，年发文量一直处于低位水平。尤其是进入21世纪后，在公共绩效评估运动的大潮下，公共档案馆服务绩效评价问题不仅没有引起研究界的重视，反而出现研究“下滑”的现象。当然，这与公共档案馆服务绩效评价十分复杂且研究难度较大的现实相关。但是，正因为公共档案馆服务绩效评价是一个复杂的难题，才需要有更多的人对其关注和重视。

3.1.2 我国公共档案馆服务绩效评价的研究力量主要集中在档案局（馆），社会其他机构参与程度低，该领域研究力量严重不足。目前，该领域研究力量分散，研究合作度低，单打独斗现象比较明显，公开发表的论文以个人创作为主，研究的可持续性较差。

3.1.3 我国公共档案馆服务绩效评价研究的视角，总体上来讲，较为宽泛，

既有宏观层面的研究，也有具体操作层面的微观研究。其具体研究内容涵盖了公共档案馆服务绩效评价的方方面面，如绩效评价的含义、内容、原则、方法以及标准与指标体系等，但原创性成果少，重复研究的现象较为严重。许多研究都是以某个小问题或某个业务环节为中心的局部研究，没有形成系统性的集成研究成果。目前绝大多数研究成果无人引用，且研究成果主要发表在档案学领域的期刊上，受众范围小，研究成果影响力低，理论成果转化为实践行动的效果较差。

3.1.4 目前我国公共档案馆服务绩效评价领域的研究方法主要是思辨式的研究方法，实证分析和技术分析少。

3.2 研究建议

公共档案馆服务绩效评价研究是档案馆管理研究领域中的一个重点。基于目前我国该领域研究的现状，现提出如下研究建议：

3.2.1 加强研究力量建设。公共档案馆服务绩效评价工作是一项理论性与实践性很强的工作，对其进行研究不能仅依靠单一的力量，需要社会多方共同配合。在此，需要做好以下几个方面工作：一是通过业内合作、业间合作以及跨行业合作等形式，整合社会研究力量，尽快改变研究力量仅集中于少数部门的现象，壮大该领域研究实力。二是分析各研究主体的优势，做好研究分工。针对高等院校研究者擅长理论研究、实际档案工作部门研究者善于理论联系实际等现状，在研究的过程中，要积极引导各主体发挥自己的优势，避免因分工不合理而削弱研究力量。

3.2.2 加强研究范畴建设。一是要加强该领域基本理论研究。因为理论是根

基，目前该领域的理论体系没有真正建立起来，无法有效地指导档案工作实践。二是要加强评价程序和评价标准等内容的研究，要注意研究出来的成果能很好地运用于实践。三是要注意扩展研究视野，在现有研究方向的基础上，拓展新的研究点，保持研究的可持续性。最后，在研究的过程中，还应避免“人云亦云”、重复研究等问题。

3.2.3 加强研究方法建设。一方面，由于公共档案馆服务绩效评价是一个涉及多学科知识的问题，在具体研究方法建设方面，要善于借鉴其他学科的一些专业研究方法，如公共管理学科中的社会调查法、经济学科中的投入／产出分析法等。另一方面，要注意结合公共档案馆服务工作实际情况，抓住档案服务工作特点，加强实证研究，在实践中探索出适用于该领域研究的科学方法。

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