Word公文模版制作

Word公文模版制作
Word公文模版制作

一、制作公文模板

由于公文的格式大致相同,因此,可以先创建一个带有具体格式的“公文模板”,从而大大提高公文格式设置的效率。

(一)打开一个空白的文档,进行页面设置

1、设置“页边距”:上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。

2、设置“版式”:“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。

3、设置“文档网格”:“字体”设置为“仿宋”、“字号”为“三号”,且“每行”设置成28个字符;“每页”设置成22行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家公文标准。(二)插入页码

1、“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。

2、设置页码格式:“数字格式”设置为全角的显示格式。

3、双击页码,在页码两边各加上一条“全角”方式的短线;并将页码字号设置成“四号”,字体任意;

4、奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。(三)发文机关标识制作(由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成)

1、选择“插入”菜单→“文本框”→“横排”,此时鼠标将会变成“+”,在最上方拖动鼠标左键后放开,出现一个文本框,在该文本框内输入“绍兴市委办公室文件”这几个字(这几字就是“发文机关标识”)。

2、设置眉首:在该文本框的边框处双击,此时弹出“设置文本框格式”对话框。选择“颜色和线条”选项卡,“颜色”设置成“无填充颜色”。

3、选择“大小”选项卡,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”(注:可根据实际情况调节尺寸)。选择”版式”选项卡,单击“高级”按钮,水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”可设置成“2.5cm”(平行文标准),也可设置成“8.0cm”(上行文标准),注:大家可根据实际是什么标准而调节尺寸,在我们这次实验中设置成平行文标准。

4、选择“文本框”选项卡,左、右、上、下都设置成“0cm”。

5、选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的眉首制作完成,如下图所示。

(四)红色反线制作

1、选中“视图”菜单→“工具栏”→“绘图”,此时在Word下方出现一条“绘图”工具栏。单击“绘图”工具栏的直线工具,鼠标会变成“十”字形,按住键盘上的Shift键同时拖动鼠标形成一条水平线,双击水平线,此时弹出“设置文本框格式”对话框。选择“颜色和线条”选项卡,“颜色”设置为“红色”、“虚实”设置为“实线”、“粗细”设置为“2.25磅”。

2、选择“大小”选项卡,“宽度”设置为“15.5cm”。

3、选择“版式”选项卡,单击“高级”按钮,水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm”(平行文标准),“13.5cm”(上行文标准),注:大家可根据实际是什么标准而调节尺寸,在我们这次实验中设置成平行文标准。(五)发文字号制作

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成(格式要求:发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排列;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。)1、输入发文字号“绍市委办〔2006〕32号”,其中六角括号可在右键→符号中找。

2、设置发文字号中的中文文字的字体为三号仿宋,且居中显示(这是平行文的发文字号的标准,如果是上行文,则应设成三号仿宋字体、左空一个字的距离,且要添加“签发人”三字,这三字设为三号仿宋字体,并添加“签发人姓名”,应设置为三号楷体、右空一个字的距离。)

3、设置发文字号中的数字的字体为Times New Roman。如下图所示:

(六)主题词、抄送、印发机关的制作

1、在文档的最后插入一个表格,选择“表格”菜单→“插入”→“表格”,插入一个1列3行的表格,选中表格,右键→表格属性→“表格”选项卡,“对齐

方式”设置为“居中”;单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,如下图所示:

2、主题词:见下图表格第一行,“主题词”这几个字用三号黑体,居左顶格标识,后标全角冒号;主题词词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

3、抄送:在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如上图表格的第二行。

4、印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

(七)保存成模板文件

1、单击“文件”→“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:公文模板;“保存位置”:桌面。至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。

2、要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、添加公文正文内容并排版

(一)打开模板

(二)标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。如下图所示:

(三)主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如下图所示:

(四)公文正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。如下图所示:

(五)成文时间:用汉字将年、月、日标全;三号仿宋体字,右空四个字的距离,“零”写为“○”(输入方法:右击“输入法”上的小键盘,选择“单位符号”),如下图所示:

最后,将眉首、红线、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的

相互位置调整好。

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