档案管理办法

档案管理办法
档案管理办法

宜宾市翠屏区国资公司档案管理办法

第一节档案管理概述

第一条档案管理分类及原则

公司档案按五类实行“部门立卷、分类管理、办公室存档”办法;

人事档案:办公室立卷、管理;

资产档案:资产部立卷、管理;

工程档案:工程部立卷、管理;

财务档案:财务部立卷、管理;

融资档案:投融部立卷、管理

第二条立卷归档

凡记载本公司具有查阅、保密价值的各类文件材料、磁盘、实物等,均属归档范围。

具体要求如下:

一、本公司成立的有关资料。包括可行性研究报告、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、董事会成员的简历、公司领导班子个人情况等。

二、公司的主要资料。如通知、公司参会人员名单、会议日程安排、总经理工作报告、会议纪要等文字材料及声像材料等。

三、政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料。

四、相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。

五、公司的规章制度、发文、纪要、通知。

六、公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书(正本)。

七、公司人事档案。包括副总经理以上人员的任免通知、员工试用、聘用以及升职、奖惩、辞退、退休的各种记录;

八、业务部门各项目的所有资料,待项目终结后,统一卷案归档,具体按公司《工程建设项目管理办法》执行。

九、财务部门凡属国家财务制度规定的立卷归档的会计财务资料。

十、其它在公司各项行政、业务活动中形成的具有考查、利用价值的资料。

档案立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,立卷要保证档案的齐全、完整,便于保管查找和利用。

第三条归档时间

一、文书人事档案,可在形成过程中随时归档。

二、业务档案,随月或按项目进展需要归档。

三、财务档案,按财务有关规定时间归档。

四、每年年底由办公室统一督办、检查档案管理情况,保证档案的安全、完整、系统并办理业务档案的移交,交接双方根据目录清点核对并签字。移交目录一式二份,双方各执一份。

第四条档案保存

一、各类文件、资料由办公室按照《档案管理办法》统一保存。

二、各部门需指定一个档案管理员对口办公室。

第五条档案借阅、保密、销毁

(一)文书档案借阅

1、公司员工如因工作需要借阅、复制本部门一般文件时,经综合管理部同意,由档案管理员填写《档案借阅登记表》后借阅。如需借阅、复制非本部门文件、合同协议、重要技术档案等,须填写《档案借阅审批单》,经总经理同意后执行,并由档案管理员在《档案借阅登记表》上进行登记;涉及绝密及机密资料,必须经公司部门领导审核、总经理批准。档案管理员作好登记(借阅人、借阅时间、文件名称、事由及归还时间),并及时收回。复制合同协议等重要资料时,须在复印件上注明限制的用途,并加盖公司行政公章。

2、外单位人员借阅、调阅、复制公司档案须出具介绍信、身份证和工作证,由档案管理员填写《档案借阅审批单》,经公司总经理审核签字,机密档案须经董事长批准后方可执行。

3、档案借阅者应对借阅的档案负责,并妥善保管,不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件,要保证案卷的完整与安全。如发生丢失、损坏、缺页等情况,当事人应立即向档案管理员和公司总经理报告,查清责任,按严重程度作出处理,对隐瞒不报者,应严肃处理。

4、档案借阅原则上应当天归还,特殊情况借阅时间不得超过3天。档案归还时,档案管理员应对借出的档案进行检查,无误后再归档。

(二)档案的保密工作

档案管理员和借阅人必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》,正确处理档案保密与利用的关系,做到既保守公司机密,又积极主动

提供利用。

(三)档案的销毁工作

档案的销毁,由档案管理员对确认已失去保存价值的档案清理造册,报公司分管领导、公司总经理审核批准后实施,由2人以上对销毁过程进行监督,并在销毁清册上签字后归档保存。

第二节档案管理办法

工程档案管理办法

一、管理制度

第一条管理内容及要求

(一)对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档,需传递的及时传递。

(二)设计院发来的的图纸和设计变更,资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档,需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录台帐,电子版及时报备集团工程部。

(三)为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象,领取单位应指定领取人名单,并书面备案工程部资料员;工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。

第二条版本更新

(一)工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识,以确认是否为有效版本。

(二)新接收改版文件、资料、图纸,如是整卷、整册、整袋改

版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。

第三条图纸资料的补遗和索赔

(一)图纸资料如遇交付清单不符、短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知设计部门,限期补齐和更换。

(二)如图纸资料未按合同日期提供,资料员应及时报告工程部经理,督促落实。

(三)图纸不符的处理

收到图纸资料,工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还设计部门。

(四)对单位、分部(分项)工程的有关要求

1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程验收前应组编完毕,并作为验收必要条件,不符合要求者不予验收。

2、归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。

3、在竣工后移交给有关单位和部门,移交单签字齐全后扫描件报备集团工程部。

4、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。

5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做到

齐全、准确、真实、可信,不得弄虚作假,对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换。

(五)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,报公司副总经理批准后方可销毁。

第四条归档目录

(一)竣工资料

1、土建部分(工程前期资料)

1.1 工程报建申请表

1.2 参建各方合同

1.3 中标通知书

1.4 建设工程规划许可证

1.5 开工报告

1.6 施工单位企业资质

1.7 地质勘察报告

1.8 建设工程监督书(质量和安全)

1.9 取样员授权书

1.10 见证单位见证人员授权书

1.11 参建单位责任制一览表

1.12 施工图审查报告(包括消防审查)

1.13 消防审批意见书

2、施工管理部分

2.1 施工组织设计

2.2 各种施工方案

2.3 图纸会审记录

2.4 设计变更

2.5 技术交底记录(土方、混凝土垫层、基垫模板、基础混凝土浇注、基础砖砌体、电渣压力焊、闪光对焊、螺纹连接、钢筋绑扎、主体混凝土浇注、填充墙、一般抹灰、水泥沙浆地面、混凝土垫层施工、细石混凝土找坡、涂膜防水层、面砖粘贴、屋面找平层、屋面保温层、卷材防水层、门窗安装等)

2.6 施工日记

3、材料试验部分

钢筋、水泥、砖及砌块、防水材料、屋面保温、外墙节能、油漆涂料、栏杆、雨水管、排烟道出厂合格证及复试报告、砂石试验及混凝土、砂浆配合比、商混凝土出厂资料等;

4、施工试验部分

4.1 工程定位测量及复核记录

4.2 沉降观测记录

4.3 原土、回填土干容重测试报告

4.4 混凝土强度试验报告

4.5 砂浆强度试验报告

4.6 钢筋焊接试验报告

4.7 混凝土浇筑令

4.8 施工现场质量管理检查记录

5、施工验收记录

5.1 地基验槽记录

5.2 隐蔽工程验收记录

5.3 排烟道抽查记录

5.4 屋面、楼地面蓄水试验记录

6、分部分项工程验收记录

6.1 基础分部分项工程验收记录

6.2 主体分部分项工程验收记录

6.3 屋面分部分项工程验收记录

6.4 装饰分部分项工程验收记录

6.5 建筑节能分部分项工程验收记录

6.6 结构验收报告

7、其他施工验收记录

7.1 见证取样记录

7.2 混凝土浇筑令

7.3 施工现场质量管理检查记录

8、检测部分

8.1 土壤检测

8.2 室内空气五项

8.3 砂、石、水泥、混凝土试块、砌体放射性比活度检测8.4 基础、主体检测

8.5 钢筋保护层厚度检测

8.6 屋面防水检测

8.7 塑钢窗三性检测

8.8 外墙面砖粘接强度检测

8.9 电梯检测验收报告

9、竣工行为资料

9.1 人员组成表

9.2 施工单位工作情况汇报附情况汇报

9.3 监理单位工作情况汇报、质量评估附情况汇报

9.4 设计单位工作情况汇报、质量检查报告附情况汇报9.5 建设单位工作情况汇报附情况汇报

9.6 勘察单位工作情况汇报、质量检查报告附情况汇报9.7 竣工报告

9.8 房屋保修书

9.9 竣工移交证书

9.10 工程竣工验收意见表

9.11 单位工程质量竣工验收记录

9.12 工程竣工验收报告

9.13 建筑节能工程施工质量检查专项验收报告

10、安装部分资料

10.1 施工组织设计

10.2 技术交底记录

10.3 施工日记(可与土建同套记录)

10.4 材料进场报验(电缆、PVC电线套管、PVC阻燃接线盒、焊接钢管、金属接线盒、扁铁、开关、插座、给水管道、PVC排水管、PVC螺旋消音排水管、PPR管、钢塑复合管、钢管进场报验及厂家检测报告和合格证)

10.5 水电各分部分项工程验收记录

10.6 隐蔽工程验收记录

10.7 施工试验记录

11、竣工图纸土建、安装各一套竣工图纸

(二)竣工验收资料

1、竣工报告

2、单位工程竣工验收联系单

3、验收组人员情况表

4、工程参建方工作情况报告及建设单位工作情况汇报

5、工程参建方工作情况报告及施工单位工作情况汇报

6、工程质量评估报告

7、工程参建方工作情况报告及监理单位工作情况汇报

8、工程参建方工作情况报告及设计单位工作情况汇报

9、设计质量检查报告、勘察质量检查报告

10、工程参建方工作情况报告及勘察单位工作情况汇报

11、竣工验收方案及验收程序

12、建筑工程保修书

13、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

14、单位(安装)工程施工技术资料核查表

15、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录表

16、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录表

17、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

18、单位(子单位)工程质量检查记录

19、竣工验收意见表

(三)竣工备案资料

1、四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案证书

2、建设单位提供的“建设工程竣工验收备案法人委托书”

3、建设工程开工报告

4、工程质量监督手续:

4.1 建设工程质量监督书

4.2 建设工程质量监督登记表

4.3 工程参建单位质量责任一览表(五大主体)

4.4 工程质量监督方案

5、施工图审查批准书及审查意见

6、质量合格文件:

6.1 勘察部门对地基及处理的验收报告

6.2 单位工程验收记录:

①竣工验收方案

②工程竣工验收意见表

③竣工报告

6.3 工程参建方工作情况报告(文字表述)

6.4 工程质量评估报告(监理)

6.5 勘察、设计质量检查报告

6.6 单位工程质量验收文件:

①表G..0.1-1单位(子单位)工程质量竣工验收记录

②表F.0.1分部(子分部)工程验收记录

③表G.0.1-2单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

④表G.0.1-3单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

⑤表G.0.1-4单位(子单位)工程观感质量检查记录

6.7 监理部门签署的竣工移交证书、施工单位出具的交工验收证书

7、地基与基础、结构工程验收记录:

7.1 地基验槽记录

7.2 结构(地基与基础、主体)工程验收报告

7.3 地基与基础、主体、屋面防水、电阻、土壤、门窗三性、原材放射性、植筋拉拔、钢筋保护层、室内空气、电梯验收检测报告或检测记录

7.4 工程质量整改通知书、整改报告

8、建筑工程规划许可证、建筑工程规划审批表、验线报告

9、建筑工程消防设计审核意见书、验收意见书

10、环保部门出具的认可文件及批准使用文件

11、工程竣工档案移交清单

12、建设工程质量保修书

13、工程《质量保修书》、《使用说明书》

14、工程竣工验收报告

15、工程合同价款结算材料:

15.1 建设合同、协议书、专用条款

15.2 建设工程结算书或预算书

15.3 工程款证明及相关完税发票

资产档案管理办法

为了规范资产部资产档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第一条资产部的资产档案管理属于二级档案资料管理工作。

第二条档案管理人员应做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

第三条资产部关于资产及承租户的相关资料均属归档范围,集中统一管理。原则上归档资料必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,保存复印件。

第四条档案管理员根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第五条档案管理员要对归档资料进行登记,根据分类法,编制

分类目录,完善检索工具,以便于查找。

第六条存放的档案分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学,帐物相符。

第七条所存放的档案资料根据有关规定及公司实际情况,确定保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第八条档案员严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第九条档案属于机密文件,借阅档案资料,须经资产部负责人批准。履行登记、签收手续。未经许可不得复制、使用。

人事档案管理办法

一、总则

将企业人事档案管理工作制度化,规范化维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。

二、人事档案分类

员工人事档案分为以下四大类:

1.入职档案

1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

2. 培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得。

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议。

3. 职位档案

职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。

4 .薪酬考核档案

试用期考核表、员工试用期总结表。

季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

5 .其他档案

个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。

三、人事档案的归档

归档的程序如下:

首先对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。

四、人事档案的核查核对

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

五、人事档案的转递

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下:取出应转走的档案。在档案底账上注销。填写《转递人事档案材料的通知单》。按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。

另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

六、人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

1. 查阅

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

2.借出使用

相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,需办延长借阅手续,并到期归还。

3.出具证明材料

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后方能生效。

七、人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证

1. 查阅手续

查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。

2.外借手续

首先,借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似;其次,借档人员(部门)盖章,负责人签字;再次,人事档案部门对其进行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理

由等填清楚并由借档人员签字;最后,归还时,及时在外借登记上注销。

3.出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

八、人事档案保密规定及保存期限

1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。

2 .公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。

财务档案管理办法

一、总则

第一条财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

第二条为了加强公司财务档案管理和财务监督,确保公司的合

法利益,根据《中华人民共和国财务档案管理办法》,结合公司的具体情况,特制定本办法。

第三条在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人,必须遵守本制度。

二、会计档案

第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

第五条会计档案和范围。会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

(一)会计凭证

会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

(二)会计账簿、

会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

(三)会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附

注、财务情况说明书等。

(四)其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

三、会计档案的装订和保管

第六条会计档案的整理立卷。会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用的办法是:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

(一)分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

(二)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

(三)管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第七条会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

集团公司档案管理制度规定方案

集团公司 档案管理制度规定方案

一、目的 加强文件档案管理,规范**有限公司(以下简称“公司”)文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性,结合公司实际,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 (一)档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 (二)档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 (一)总经办: 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2、建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4、负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5、提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1、负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知总经办; 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件; 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; (三)各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 (四)各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 (一)档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识,各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 (二)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑

档案管理制度(完整版).doc

档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性,特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理,提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理,并提交部门负责人审核,保证档案的完整性,不得遗漏和缺失,及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作,行政人事是档案管理的职能部门,并设专职档案员,在总工程师的指导下,负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查,组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度,档案管理员要增强法律意识,做到依法照章办事,努力提高政治和业务素质,尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则,档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料,存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷,填好案卷目录,然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管,并写明载体名称,以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时,必须关停电器,拨掉电源插头,上好门锁,管好钥匙,节假日离开前必须严格检查,必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次,作好记录,做到账物

档案管理办法

档案管理办法 目录 第一章总则 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第二节归档时间及程序 第三章档案整理 第四章保管利用 第一节保管 第二节利用 第五章销毁 第六章其他 第七章附则

第一章总则 第一条为了规范和加强档案管理,有效保护和利用档案,保障企业安全规范高效运行,制定本办法。 第二条本办法所称档案,是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。 第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。 第四条公司档案根据管理职能,结合档案内容及其形成特点,分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。 第五条公司档案实行集中统一管理。 (一)秘书处为档案工作管理部门,内设文印档案管理科,负责管理集团公司和下属单位档案(员工档案除外),并对部门、单位档案工作实施督导。 (二)人力资源处负责管理员工档案。 (三)财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年,2年后移交秘书处文印档案管理科管理;下属单位(包括视同单位管理的部门,下同)负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。 第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员,其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员(财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任)。

(一)专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。 (二)兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。 (三)兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理,部门、单位负责行政管理,秘书处负责业务培训与工作督导等。 第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人,负责安排督促做好档案管理工作。 第八条员工为档案工作直接责任人,负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。 第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档: (一)公司内部形成的文件材料; (二)公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料; (三)需要公司执行、办理的外来文件材料; (四)其他有保存利用价值的文件材料。 第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 (一)凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管;

关于档案管理办法及实施细则{新版}

关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系,完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施,确保档案的完整性、准确性和系统性,促进公司的持续健康发展,结合实际,制定本办法。 一、总则 1.1为加强公司档案管理工作,有效地保护和使用档案,特制订本办法。 1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等,直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.4档案管理工作采用“双部门管控,共同管理”原则,由综合管理部统一管理。 1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。 1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。 二、归档范围 2.1公司资料:公司章程、注册资料、验资报告、资质证书(原件、申办资料、变更记录、年检记录)、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料(包括车辆)、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。 2.2行政类档案:流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购(物资采购、库存、保管、调派等)管理中形成的各种文件材料。 2.3人事档案:员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩

集团档案管理办法及实施细则

档案管理办法及实施细则 为进一步完善集团的档案管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范经营行为,保护集团的合法权益,促进持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 第一章总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强档案工作管理,更好地为集团服务,特制定本规定。 第二条集团的档案是集团在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、技术资料、财务资料、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条档案管理工作坚持集中统一、分类管理原则。 第二章文件材料的形成与归档 第五条要根据国家相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条日常经营活动中形成的办公用品及文件等材料由部门负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给档案管理人员。 (一)董事局办公室负责文件材料的管理,统一管理、分类存档。 (二)文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交部门负责人审阅后归档。 (三)一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交董事局办公室备案。会议文件由董事局办公室收集。 第七条文件材料归档的基本要求 (一)归档的文件材料必须完整。 (二)归档的文件材料必须准确地反映生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 (三)归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: (一)经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 (二)财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 (三)工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 (四)计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

《档案管理办法》word版

档案管理办法 第一章总则 第一条为规范公司档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度,结合公司实际,制定本办法。 第二条公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条档案工作是公司工作的组成部分,是衡量公司管理水平的一个重要尺度,是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度,配合档案工作,保证档案工作的积极开展。 第二章管理机构与职责 第四条公司档案工作由公司一名领导分管,各分公司、部室应有一名负责人分管档案管理工作。 第五条公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门,各分公司、部室应配合档案室工作,按规定定期移交档案,任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。 第六条公司档案室的职责是:

一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策,规划公司档案工作; 二、制定公司档案工作规章制度,并负责贯彻落实; 三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料; 四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作; 五、开展档案的开放和利用工作; 六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动; 第七条各分公司、部室档案工作的职责是: 一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度; 二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作; 第八条档案人员要努力提高政治与业务素质,忠于职守,严守机密,钻研业务,踏实细致,热心服务,保证工作任务的完成。 第三章文件材料的形成和归档 第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门应按工作程序进行文件材料的形成、积累,工作结束时,按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。 第十条文件材料的归档范围:

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条

公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

活动档案管理细则

活动档案管理细则 活动档案管理细则一 第一条为规范全市重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整与安全,为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规,结合本市实际,制定本办法。 第二条本办法所称重大活动档案,是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。 第三条本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的活动: (一)党和国家领导人在本市的公务活动; (二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动; (三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动; (四)本市副市级以上领导的重要公务活动; (五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或

者公益性活动; (六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动; (七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。 第四条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。 第五条市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题,切实保障重大活动档案工作所需经费。 第六条市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作,负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。 第七条组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。 组织承办单位在制订重大活动方案或计划时,应当同时制订重大活动档案工作方案或计划,明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员,制订并落实相应的档案收集、整理、保管、

集团企业档案管理办法方案

集团企业 档案管理办法方案

第一条目的 为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、法规,制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由档案管理员组织协调。 档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类:文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含

大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: A / 1 / 2016 / 1 件号(第1件) 年度(2016年) 保管期限代号(永久) 大类代字(文书档案) 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及工程项目代号)/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: B 1 / 1 案卷号(第1个案卷) 工程项目代号(第1项工程) 大类代字(工程档案) 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: C / 1 / 2016 / 1 件号(第1件)

档案综合管理办法

档案综合管理办法第一章总则第一条为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。第二条本办法所称档案,是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。第二章管理体制第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。第六条档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案含出版物等。第八条专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。第三章档案管理第九条各部门应遵

守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。第十二条各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。一归档的文件材料齐全完整。二按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。三组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。四案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称三要素。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。五卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。六案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。七编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。第十三条按照规定要求和时间,将档案编录入库。一各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。二保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。第四章档

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

青羊区文化馆档案管理相关规定

青羊区文化馆档案管理相关规定 1、档案人员岗位责任 为了加强档案的收入、移出、整理、鉴定、保管和利用等工作,确保档案的完整与安全,提高档案利用率为,特制定以下制度: 1)档案室必须建立收进、移出总登记簿,对案卷所属年度时间、类别及收进、移出原因、数量等要逐项登记清楚。 2)认真做好档案的移交(接收)登记工作,每年各部门立卷归档的各种门类档案及按期移交档案室的档案,要准确填写所属年度、移交时间、数量等。 3)案卷的销毁、损毁、遗失必须经领导批准或证明再进行登记。 4)认真做好档案工作基本情况的统计。对每年年终进行档案机构、人员情况、档案利用情况的统计要认真准确。 5)确保档案统计工作的真实性和准确性,认真进行核对,严禁弄虚作假,随时掌握档案变化情况,发现问题及时纠正。 2、档案借阅 1)借阅范围 (1)、凡属本馆工作人员,原则上可借阅其工作职责范围内的有关档案。 (2)、职能部门可直接到档案室查阅其自身形成的档案;对查阅非本部门形成的档案时,须经该部门领导同意后方可查阅。 (3)、凡借阅核心机密档案,须经分管领导同意后方可查阅,但不复印。 (4)、外单位来借阅档案,必须持单位介绍信,经主管领导同意后方可查阅。 2)借阅要求 (1)、凡借阅档案,需填写借阅档案登记,借阅期不得超过7天,特殊情况需办理续借手续。

(2)、借阅档案者不得遗失档案,并保证档案的整洁、清洁,切忌折卷、勾画、涂改、折叠。 (3)、严守秘密,谁借谁用,不得随意转让他人传阅,未经主管领导同意不得擅自抄录、复制。 (4)、借阅档案需复制的,需填写复印单,重要文件须经办公室领导批准。 3、档案保管 1)严格按照《档案法》、《库房防火安全管理制度》、《保密法》的规定和岗位责任制办事,严格执行文件、图纸、资料的登记、查阅、借阅、立卷、归档、销毁制度。 2)档案人员必须认真学习档案保护知识,掌握档案保护技术,最大限度延长永久、长期材料的寿命。 3)借阅档案要履行登记的手续,并按时催还,归还后应认真清点验收、注册。 4)定期检查库存档案,发现有虫蛀、霉变、褪色、破损等现象要及时予以补救、解决。 4、档案保密 1)保密工作是关系党和国家安全的大事。档案的保密工作尤其重要,档案必须认真执行《档案法》、《保密法》,严格遵守保密规定,坚决同泄密行为作斗争,确保本室档案的保密、安全。 2)档案材料的查阅:外单位凭介绍信和本馆领导签字在阅览室查阅,本单位借出重要档案须经领导批准,限期归还,不得丢失或泄露。 3)凡未公开过的重要资料,必须专柜保管,认真登记。 4)所有重要资料,档案人员不得外传或抄写,不经同意,不准把文件给任何人看,不准翻印、复制。严禁将档案带入娱乐公共场所、探亲访友,严禁丢失或失密。 5)凡有保密价值的档案,档案人员短期离岗一般不移交。因调动或长期离职时,移交要经办公室主任或主管档案的领导监交。 5、档案的鉴定、销毁 1)综合档案室要根据《档案保管期限表》,会同有关部门定期对超过保管期限的档案加以审查鉴定,剔除确无保存价值的档案,以便销毁。

某集团子公司档案管理制度

母子公司管控体系制度汇编之 某某天能集团公司 下属子公司 档案管理制度

目录 第一章总则 (2) 第二章文书档案立卷归档办法 (2) 第一节文件资料的收集管理 (2) 第二节归档范围 (3) 第三节平时归卷 (4) 第四节立卷 (4) 第三章声像档案管理办法 (5) 第一节声像档案资料的收集 (5) 第二节声像档案的管理 (6) 第三节声像档案的保管 (7) 第四节声像档案的开发利用 (7) 第四章档案借阅 (8) 第五章附则 (9)

第一章总则 第一条为加强公天能集团(以下简称“集团”)文书档案、声像档案资料的管理工作,保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。 第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度,集团总部的档案管理归口总裁办(档案室)档案管理员,分子公司的档案管理归口各自指定的(档案室)档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。 第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷,各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定,名单报送相应的档案室备案,如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 第五条对保管的技术档案,每年年终要进行鉴定,鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资

公司档案管理办法(新编版)

STANDARD CONTRACT SAMPLE (合同范本) 甲方:____________________ 乙方:____________________ 签订日期:____________________ 编号:YB-HT-004126 公司档案管理办法(新编版)

公司档案管理办法(新编版) 第一条设立目的 为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料,有效地促进公司经营与发展,根据《中华人民共和国档案法》相关规定,并结合公司的实际情况,制定本办法。 第二条工作原则 公司的档案工作实行统一领导,分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员,集中统一管理本部门内部的所有档案。 第三条档案范围 1.含义:档案是指在各种管理活动中,具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料; 2.具体范围:本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录;决策层各种会议记录、纪要;重要规章制度;重要的契约书、协议书、登记注册档案;重要的诉讼档案;政府颁布的各种许可证书;各种工程及技术资料、招投标文件;财务会计资料;重要劳动人事资料;其它有关各单位历史的档案等。第四条档案管理人员 本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由

_____部整理,人事方面的档案由_____部整理,各业务部门的合同、资料由各部门整理,会计档案由_____部整理并自行归档管理。 第五条具体管理措施 一、归档工作 1.归档原则_____原始、真实、合符规定。 (1)归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录;(2)资料应按归档范围进行积累,确保完整、准确、系统,反映企业各项活动的真实内容和历史过程; (3)归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求,进行整理、编目。2.归档时间 (1)科学技术档案(科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类)归档时间可视项目周期长短而定,周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。 (2)文书档案(行政管理类、经营管理类、生产技术管理类)应按年度归档,一般应在第二年上半年内归档。 (3)会计档案应按年度归档,一般应在第二年二季度内归档。 3.具体内容 (1)立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角,案卷目录找印_____份,卷内目录打印_____份。 (2)案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如有破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄及

档案管理办法

档案管理办法 Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】

1.目的 为加强集团档案管理,做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和海尔地产(集团)有限公司的有关规定,特制订本管理办法。 2.适用范围 本制度适用于海尔地产(集团)有限公司系统内文书档案的管理。 3.术语和定义 档案系集团在实际工作和社会活动中形成的、具有保存价值的、以备查考的各类(种)文字、报表、图纸、帐簿、照片、录音、录像等不同载体的原始历史纪录。 鉴定档案管理中所指的鉴定,是对工作活动中所产生的文件材料的保存价值和保管期限进行评定。 立卷亦称“组卷”。将办理完毕、具有保存价值的文件材料,按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。 归档总裁办公室、职能部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料,按规定制度整理组卷后,定期向档案室移交集中的过程。 4.职责 总裁办公室 4.1.1根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的方针、政策,制定或修正公司的档案规章制度。 4.1.2负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。 4.1.3配合各职能部门制订部门立卷类目,指导、督促和检查各部门文件材料的归档。 4.1.4采取各种措施,确保档案的安全和延长档案的寿命。

4.1.5指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。 各职能部门 负责做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.工作要求 档案的接受 集团实行档案预立卷制。各部门要指定一名兼职立卷员,会同档案管理主管部门实施文 件材料的归档。立卷员应认真负责地做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值 的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.1.1归档的文件材料应齐全、完整、准确。 5.1.2热敏纸传真件和字迹易(或已严重)褪化的文件材料(用圆珠笔、铅笔书写)应 附上复印件。 5.1.3归档的文件材料应保持其有机联系,区别保存价值,分类整理、立卷;案卷标题 要简明、确切;案卷要做到整齐、美观,便于保管和利用。 5.1.4案卷卷皮及卷内目录表采用档案专用的统一规范样式。 5.1.5财务管理中心每年向总裁办公室移交前一年度的财务档案。移交档案时应编制移 交清单一式二份,一份交总裁办公室,一份本部门留存。 档案查阅、利用 5.2.1查阅利用档案必须在总裁办公室办理借阅登记,填制《查阅涉密档案和借用档案 审批表》;查阅涉密档案必须经部门领导和集团领导签字批准,并经总裁办公室负责人 确认。 5.2.1查阅利用档案必须在公司内查阅,并于当日归还。

员工档案管理办法

员工档案管理办法 (2009-07-13 19:34:51) 转载 分类:工作感想 标签: 杂谈 1.总则 1.1 制定目的 为保证公司员工档案科学、完整管理,为公司人力资源管理提供真实、有效的依据,特建立此制度。 1.2 适用范围 公司所有在职员工的档案 1.3 权责单位 (1)办公室负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.员工档案管理办法内容 2.1 公司为每位员工建立公司员工档案,记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况,以下资料纳入公司人事档案范围内: (1)个人简历 (2)《应聘人员登记表》或《员工登记表》 (3)身份证复印件 (4)学历证书复印件 (5)驾驶证复印件 (6)劳动合同(详见附件一)或用工协议(详见附件二) (7)《员工转正考核表》 (8)《申请薪资调整表》 (9)《调令单》 (10)奖惩记录 (11)与公司签订的其它合同、协议,如保密协议(详见附件三)、廉政协议(详见附件四)(12)《离职申请单》 (13)《离职人员结算单》 (14)其它有必要纳入档案的资料 注意:培训档案单独管理,不纳入员工档案范围内。 2.2 档案建立、维护及销毁 (1)人事专员负责员工档案的建立及维护工作,自员工入职第一天起为员工建立档案,员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案; (2)员工档案管理人员负责将员工档案按工号统一管理,以便查询; (3)辞职、辞退员工的档案从在职人员档案中提出,单独保管2年后销毁。 2.3 档案查询权限 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料,档案管理人员应严格做好保密工作,不得随意翻阅、泄露员工档案内容,办公室主任因工作需要可以查阅员工档案,本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案,其他人因工作需要经办公室主任同意后方可查询员工档案。 3.本管理办法所指的员工档案指员工进入本公司后的档案,不含员工进公司前的人事档案。 4.附件

集团档案管理制度

X X X X-00X-X X X() 档案管理制度 2016-01-03发布 2016-01-03实施 目录

第一编档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强总部的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》的规定,特制定本办法。 第二条总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。 第三条档案工作是记录公司历史,提供参考依据,保护公司合法权益的一项重要工作。总部把档案工作纳入公司发展规划,列入议事日程,纳入有关人员职责范围,加强对档案工作的领导。 第四条总部档案实行集中统一管理的原则,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用。 第五条本办法适用于总部的档案工作。 第二章领导体制、档案机构及其职责 第六条总部设综合档案室,归属于综合部,既是总部档案的保管中心,又是总部档案工作的业务管理中心,负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。 第七条综合档案室的职责: (一)贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。 (二)建立健全总部档案工作的各项规章制度。 (三)对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。 (四)对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。 (五)组织分公司档案人员的培训。 (六)负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。 (七)开展档案提供利用工作。

第八条总部各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员的职责: (一)负责所属部门日常文件的收发、登记工作。 (二)负责所属部门日常文件的收集和整理工作,保证文件的完整、准确、系统。 (三)按规定时间向综合档案室移交档案。 (四)档案的提供利用工作。 第三章文件材料的归档 第九条总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员,负责日常文件的收集、积累和整理,并定期向综合档案室移交。各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理,并定期向综合档案室移交。总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交,任何人不得将文件占为私有。 (一)公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。 (二)各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。 (三)一项重大活动结束后,由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。 第十条归档范围 (一)总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。 (二)和上述档案配套的各种载体的档案(包括声像档案、电子档案和实物档案)。 (三)财务部和人力部形成的为专业档案,具体归档参见《人事档案管理细则》(参考)和《会计档案管理细则》(参考),暂由各部门自行保管和存档。

职业卫生档案管理办法正式版

Through the joint creation of clear rules, the establishment of common values, strengthen the code of conduct in individual learning, realize the value contribution to the organization.职业卫生档案管理办法正 式版

职业卫生档案管理办法正式版 下载提示:此管理制度资料适用于通过共同创造,促进集体发展的明文规则,建立共同的价值观、培养团队精神、加强个人学习方面的行为准则,实现对自我,对组织的价值贡献。文档可以直接使用,也可根据实际需要修订后使用。 第一条根据《中华人民共和国职业病防治法》、《中国人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《医学科学技术档案管理办法》、《医疗事故管理条例》,为加强职业卫生档案的管理,达到职业卫生档案完整、准确、系统、安全和有效利用的目的,制定本办法。 第二条职业卫生档案,是指职业卫生监督执法、职业卫生技术服务、职业卫生管理以及职业卫生科学研究活动中形成的,能够准确、完整反映职业卫生工作全过程的文字、资料、图纸、照片、报表、

录音带、录相、影片、计算机数据等文件材料。 第三条职业卫生档案是职业病防治过程的真实记录和反映,也是卫生行政执法的重要参考依据。 职业卫生行政及监督机构、职业卫生技术服务机构、承担职业健康监护和职业病诊断的医疗卫生机构、用人单位都应当建立职业卫生档案,并指定专(兼)职人员负责。 第四条职业卫生档案按照职业病防治活动主体分为: (一)职业卫生监督管理档案; (二)用人单位职业卫生管理档案; (三)职业卫生技术服务档案;

资料档案管理办法

运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理,逐步实现档案工作规范化,不断提高档案科学管理水平,更好地为本部门各项工作服务,根据工作的具体要求,结合本部门工作实际,制定本管理办法。 本管理办法共七部分: 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员(内勤人员)职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围;涉及到保密的资料和信息档案,归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确,必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、编目编号。

6、档案目录应确切反映文件内容,并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料,应先办理档案借阅手续,使用完毕,及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点: 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容,必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归:“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等,进行分门别类,登记在册,做到有目可查,运转有序,保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内

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