2005年办公室主任会议发言稿(股份公司文

与时俱进开拓创新

积极推进档案信息化建设

为股份公司持续有效快速发展服务

股份公司总裁办公室文档处

（2005年9月20日）

股份公司成立以来，档案工作在公司领导下，认真贯彻党的“十六大”精神和“三个代表”重要思想，紧密围绕股份公司中心工作，牢牢把握为企业发展服务这一职能定位和工作宗旨，认真分析新时期档案工作的特点，坚持以《档案法》为准绳，以创新为动力，以服务为方向，以强化基础业务为根本，以信息化建设为重点，在组织建设、制度建设、业务建设、信息化建设以及档案队伍建设等方面都取得了较好成绩，近两年，全系统有8家单位被国土资源部、国家档案局评为全国资料档案管理先进集体。截至2004年底，股份公司共有各级档案机构632个，专职档案人员1217人，收集保管各类档案584万卷，978万件，底图438万张，磁带51万盘，声像档案14万盘，照片45万张，磁盘5万盘，光盘3万盘。年均提供档案借阅量达70万卷，110万件，

利用档案达37万人次之多，为股份公司持续有效快速发展，发挥了积极作用。

一、加强基础工作建设，夯实管理基础

1、建立健全较为完善的档案工作体系。成立六年来，股份公司逐步形成“统一领导，分级管理”的档案工作组织体系。十四个油气田企业和部分炼化企业都设立了档案管理机构——处、科（馆），销售企业在经理办设立档案室或档案管理岗，行使档案行政管理和实体保管的双重职能。基本形成以勘探开发、炼油化工、管道建设、市场营销档案为主体，层层有人抓，处处有人管，纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的档案管理网络。

2、建立健全适应新的管理体制和运行机制的档案工作制度规范。为使档案工作适应现代企业运作规范化的要求，股份公司各级档案部门都把制度建设作为大事来抓。根据《档案法》及其实施办法，结合股份公司经营机制的转换和本单位实际，围绕档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研、信息化等基础业务工作环节，充实、修改、完善、新建了一系列的规章制度。仅股份公司就制订了《中国石油天然气股份有限公司档案工作规定》、《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》、《中国石油天然气股份有限公司机关电子文件管理办法》、《中国石油天然股份有限公司电子文件系统运行管理办法》等20多项管理制度规范，各单位也相应开展此项工作，从而使股份公司档

案管理的各项工作基本做到了有章可循。

3、发挥档案作用，为提高企业经济效益服务成效显著。几年来，股份公司各级档案管理部门紧密围绕股份公司生产建设实际，始终把档案利用摆在首位，通过各种形式，大力开发档案信息资源，为科技兴油、勘探突破、老区稳产、炼化改造、管道建设、经营决策的顺利进行，提供了强有力的信息支持。档案部门采取分发目录、电话调卷、送件上门、上网发布等多种形式，提供了大量的资料，取得了比较好的经济效益和社会效益。

乌鲁木齐石化公司、总厂法律顾问室先后利用会计档案办理各种案件40余起，涉讼标的达3000多万元，其中结案并追回欠款2402.4万元，为乌石化的经济发展起到了保驾护航的作用。

冀东油田利用地质资料搞好第二次石油资源开发，档案馆每年为勘探开发、物探、测井等提供上万卷（盘）原始资料，经过专业技术人员的反复分析，找到了可观储量，年增油近万吨，增收千万元以上。

玉门油田档案人员积极投身于企业文化建设，参与了《玉门油田大事记》等书的编写及玉门油田矿史展览馆、《玉门油田画册》所需资料的提供工作，使档案在企业文化建设中发挥了积极作用。

4、档案意识普遍增强，档案工作发展环境进一步优化。依法管理档案，提高全员的档案意识，建立规章制度，是适应公

司精细管理、创新发展的需要，也是档案工作自身发展的需要。许多单位利用板报、知识橱窗、广播、电视、网络及张贴、悬挂大幅标语等多种形式开展档案法宣传教育活动。华北油田推出了“中国石油华北油田档案工作发展历史回顾”图片巡回展览，展期历时两个多月，同时在华北油田有线电视台播放了“让历史的记忆在现实中闪光”电视专题宣传片。西南油气田、抚顺石化、华北销售等单位组织公司员工参加《档案法知识竞赛》活动，通过这些活动使员工对档案的认识从无知变有知，从无意识变有意识，归档从被动变主动，从要我归变我要归，有力地促进了员工档案法制观念的提高，促进了档案工作的健康发展。

5、档案干部队伍素质进一步提高。为了不断提高管理水平，必须建立一支年轻化、知识化和专业化的队伍。为此，我们高度重视档案干部培训工作，共举办股份公司级档案馆长等各类培训班7期，培训512人次。所属单位档案部门也结合实际，有计划、有步骤地举办各类培训班。

同时，我们还围绕建立国际一流石油公司的目标，结合股份公司实际和信息技术的发展给档案工作带来的机遇和挑战，组织开展学术研讨，几年来档案人员在《中国档案》等国家级刊物上共发表论文249篇。

6、档案业务管理水平进一步提高。以收集、整理、保管、利用为主要内容的传统档案工作，是档案工作的基础业务，是档案业务工作流程的关键环节点。几年来，我们本着

夯实、完善、提高的基本思路，不断加强业务建设，促进了管理水平的全面提高。主要表现：

一是收集工作变被动为主动。各单位结合实际制定办法，强化档案的收集工作，使应归档的文件材料处于受控状态，改变了“你送什么我收什么”的被动局面。

在勘探开发档案方面，大庆油田建立了《归档范围确认制》和《归档范围备案制》的运行机制，使档案部门对应该收什么、归档单位应该交什么都做到了心中有数，并形成双向制约机制，为档案材料收集齐全和归档移交工作的顺利进行奠定了基础。大港油田制发了《勘探开发档案信息管理办法》作业文件，将主要生产单位的勘探开发档案归档率纳入该单位的主要业绩考核指标之中。华北油田制定了《油气勘探开发档案管理办法》，对油气勘探开发档案的组织管理、归档办法、外委外包项目等做出了明确的规定，及时召开了勘探开发工作会议，整合了全公司地质档案信息资源，油气勘探开发档案管理水平明显提高。

在基建档案方面，2001年，股份公司出台了《中国石油天然气股份有限公司基本建设项目档案管理规定》，对建设项目档案管理的职责、工作要求、归档范围、整理规范都作了明确规定。项目档案管理中的“三同步”、全过程管理、项目档案质量保证金、一票否决权等管理原则和方法，在股份公司建设项目档案管理中逐步推广实施。几年来，股份公

司档案部门组织参加了对大连西太平洋公司500万吨/年炼油工程、塔中四产能建设工程、陕京输气管道工程、引额济克工程等16项国家重点建设项目竣工资料的验收工作，参与了《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程项目竣工验收手册》的编写审查工作，较好地发挥了档案部门在基本建设项目资料归档工作中的监督指导作用。各单位根据公司要求，加强了对项目档案的管理工作。

特别值得一提的是西气东输管道公司积极探索工程档案管理新模式，把档案工作始终贯穿于工程项目建设全过程，提出“建一流工程，创一流档案”的目标，实行工程合同控制法，做到三个注重：一是注重严把合同签署关。要求各专业部门在签订合同时设立档案条款，明确合同乙方对文档资料的整理、归档责任及合同执行完毕应提交文档资料的内容、格式、套数等要求。二是注重预留档案保证金。根据所签合同项目内容，预留部分资金作为竣工资料质量保证金，金额总数不限于合同价款的10%。三是注重严格控制结算款。在合同结算最后一笔款时，做到了竣工资料质量、数量没有档案部门审核签字，财务部门不予结算。确保了乙方单位在合同执行完毕时能够提交一套完整、准确、符合档案管理要求的竣工资料。

二是整理工作变繁琐为简化。为了使档案工作能与现代化办公协调发展，我们本着简化程序、方便查阅、提高效率

的原则，对文书立卷的方法进行改革。依据国家档案局《归档文件整理规则》的要求，各单位重新制定了相关整理制度，对文书类档案实行单份文件管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的立卷方法。

采用按件管理，省去了装订等不必要的工作环节，减少了档案整理工作量，有利于档案的保护和利用。同时逐步推行部门立卷，使档案整理工作责任归位，缩短了档案整理时间。这些措施，大大地提高了档案整理工作效率。

三是保管工作变保存为保护。各单位按照档案“八防”要求，加强档案安全工作检查力度，加大档案馆库的建设、改造力度和改善档案保管的设施设备，截止2004年底，全系统共有档案库房建筑面积为19.66万平方米，比2000年增加26.7%；现有去湿机732台、空调机1347台、消毒设备203台。

最近，我听到一个好消息：长庆油田投入2600万元资金建成的6540平方米档案馆开始启用，彻底改变自基地搬到西安后档案分散保存的状况。

在大力改善档案保管条件的同时，各单位还强化了在档案收集、整理、利用过程中对文件材料的有效保护，加强对库房温湿度的监控等“八防”措施的落实，初步改变了重保存轻保护的现象，档案保护意识不断增强，在保证档案信息不失密、不泄密的同时，保证档案实体不损坏，从而最大限度

地延长档案寿命。

二、大力推进信息化建设，档案管理迈上新台阶

随着企业信息化的推进，档案信息化已经成为新时期档案工作发展的方向。几年来，我们始终紧紧抓住档案管理现代化这个中心不放，认真贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》，通过开发应用中油档案信息管理系统V2.0、建立股份公司电子文件系统和制订完善档案信息化标准规范等工作，扎扎实实推进档案信息化建设，使股份公司档案管理开始迈上现代化的新台阶。

1、以开发应用中油档案信息管理系统V2.0为契机，加速推进档案数字化进程。

主要做两项工作，一是软件的研制与推广应用。股份公司成立伊始，我们即确立以先进实用为导向，建立文档一体化运行模式，实现档案管理数字化、服务网络化目标，致力于开发推广统一的档案管理软件。2001年5月正式开始对中油档案信息管理系统V2.0版进行研制，2002年8月股份公司立项，同年底完成了软件测试和试运行，2003年3月，股份公司在冀东油田召开了“中油档案信息管理系统V2.0推广应用与培训会议”。会后各单位结合自身实际完成了软件定制工作和人员业务培训工作。至2004年底，全系统共举办档案软件培训班50多期，培训人员1500多人次。华北油田连续组织了9期软件应用培训班，并派出了14批108人次

外出学习，共培训人员456人次，培训率达100%。新疆油田举办培训班11期，培训专职档案人员247人。通过各单位的积极努力，软件得到了较全面的推广与应用。

同时，为了保证系统推广的顺利进行，我们对硬件设施提出明确的要求。各单位按照要求更换配备了应用中油档案信息管理系统V2.0所必需的微机、扫描仪、打印机等。大庆油田、华北油田、辽河油田、辽宁销售、华东销售、大庆炼化、抚顺石化、辽河石化、陕西销售、华东销售、甘肃销售等许多单位在硬件配置上都加大了投入。通过推广应用系统，极大地推动了股份公司档案管理现代化基础设施建设，至2004年底，股份公司档案系统计算机拥有量由2000年的600台增加到1507台，服务器由33台增加到88台，为档案信息化建设提供坚实的物质保证。

二是基础数据库建设。各单位以推广应用“中油档案信息管理系统V2.0”为契机，把档案基础数据库建设作为档案信息化建设的基础工作和核心任务来抓，加快档案数字化进程。一方面，加快目录数据库建设，实现档案目录计算机检索。大庆油田、新疆油田、吐哈油田、华北油田等许多单位抽调培训一批业务骨干，采用会战的方式加快目录数据库建设。大庆油田到今年底完成全油田目录数据库建设。勘探院资料中心已建立数据库140个，并通过门户上载数据38万条。股份公司机关已实现全部但个案目录计算机检索。另一

方面，加快全文数据库建设，开始实现档案信息网上查询。全文数据库建设采取分两步走的方式：一是2003年以前形成的馆藏纸质档案，通过扫描的方式实现数字化。二是2003年以后，在接收纸质文件的同时，接收相应的电子文件，通过电子文件引入到数据库的方式实现数字化。新疆油田档案馆和11个基层单位实施历史档案数字转化，目前已完成首期目标公文档案和勘探开发专题报告22万页的扫描工作。针对单井档案资料批量借阅量大的情况，部分单位还扩展了中油档案信息管理系统V2.0的功能，在档案借阅管理上，引入条码识别技术，提高了整理的现代化程度。

针对电子文件归档问题，各单位开始制定了电子文件管理有关办法，将电子文件纳入归档范围，在纸质文件归档的同时，要求相应的电子文件同时归档，电子文件归档率逐年提高。大庆油田、辽河油田、大港油田、华北油田等大部分油气田单位目前电子文件的归档率已达到100%。

通过应用统一档案管理软件，避免了互不兼容、低水平重复开发的弊端，节省开发资金上千万元。油气田企业档案馆网络化管理的覆盖率达到100%，基层单位档案室利用计算机辅助管理的普及率达到100%。突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现了股份公司整体档案工作的三个转变：即以手工管理为主向以计算机管理为主的转变，以管理档案实体为主向以管理档案信息为主的转变，以档案存储保管为

主向网络化利用服务为主的转变。

2、以建立股份公司电子文件系统为重点，实现文档一体化。在股份公司领导支持下，股份公司办公自动化联合项目组于2004年2月到11月用10个月时间完成电子文件系统的开发，整个项目已经进入了推广应用阶段。电子文件系统将电子公文与电子档案同步设计同步开发，实现了真正意义上的文档一体化。目前，系统已在股份公司总部机关和地区公司共105个单位应用，从去年12月1日试运行到今年8月31日，系统共收发处理各类文件80665件，其中，总部机关通过系统共收发文件18121，地区公司通过该系统收发文件62544件，日均处理量403件。办公自动化电子文件系统的应用已在以下几方面取得了实效：

一是建立起总部与地区公司之间及机关各部门之间信息高效沟通的平台。通过应用该系统，文件传递时间大大缩短，从原来以天计算到现在以秒计算，实现了“零距离发送”。真可谓：“天南海北不用跑，轻点鼠标发送到，高效！”

二是推动了股份公司办文方式的转变，提高了公文的运转质量。电子文件系统的应用是一场办公方式的革命，它使机关工作人员告别了“一支笔，一张纸，一把刷子糊信封”的办文方式，初步实现无纸化。同时，用流程规范公文的办理程序，杜绝了不审核就签发，不签发就编号，不编号就盖章，不该章就发送的情况，提高了公文运转的质量。

三是降低了公文的运行成本。与去年同期相比，今年1到4月份，股份公司机关文件印制量下降了73%，特快专递费用下降了42%。

四是运用计算机技术提升管理，为公司树立了高效办公的形象，也为机关工作人员节省了大量时间与精力。

五是实现了文件即时归档，做到了电子文件颗粒归仓。

今年6月1日，股份公司电子文件系统已开始向地区公司推广。我们先期确定了辽河油田、青海油田、冀东油田、吉林石化、抚顺石化、独山子石化、哈尔滨石化、华北销售、甘肃销售、规划总院十家单位为第一批推广应用单位。截至8月30日，十家单位共完成桌面标准化1810个，培训人员1466人次，配置流程1563条。目前，正按照实施方案的要求稳步推进，预计11月份全部上线运行。我们计划到明年年底完成地区公司的推广工作。

通过电子文件系统的应用，我们切身体会到：集中统一设计合理的电子文件系统有利于公司决策的快速传递，有利于管理的高效透明，有利于信息的规范与共享，有利于公司真实记录的永久保存。

与此同时，各单位还加强档案信息门户建设。股份公司绝大部分油气田单位和一部分炼化单位建立了档案信息网，及时改版，逐渐完善，开始形成以股份公司总部为中心，以地区分公司及其二级单位为站点的股份公司档案信息网，通

过档案信息网传递业务文件，沟通工作信息，快速查阅档案。档案信息门户正在成为服务企业的重要窗口。

中油档案信息管理系统V2.0和电子文件系统的广泛应用和不断完善，极大地推进了文档一体化和档案数字化管理进程，推动了档案工作的历史性变革，极大地提升了股份公司档案工作的科技含量和管理水平，使档案工作能够为股份公司油气勘探开发、生产经营和管理决策提供更加全面、快速、有效的信息服务。

三、对档案工作的几点体会

档案工作是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作，“珍藏档案存真求实，探索规律鉴往知来”。回顾总结几年来的工作，我们有以下几点体会：

第一，只有牢牢把握为企业服务这一宗旨，才能使档案工作充满生机和活力。对我们这样一个以油气勘探开发为主的高科技、高投入、高风险的资源采掘型企业来说，档案资料尤其是技术档案资料是我们赖以生存和发展的生命线，是企业的无形资产，对企业发展起着极其重要的作用。各种生产方案、措施的编制过程，实际上就是档案利用的过程，也是档案工作者提供服务的过程。档案部门必须围绕本单位的中心任务，树立服务意识，找准档案工作为企业发展服务的最佳切入点，为各项工作提供全方位、多层次、高水平的服务。偏离服务这一宗旨，档案工作将一事无成，毫无作为。

只有牢牢把握服务这一档案工作生存、发展的生命线，才能增强收集工作的主动性和挖掘整合档案信息资源的创造性，推动档案工作的创新发展。

第二，只有紧紧抓住收集这一关键，才能使档案工作厚积薄发。收集工作是档案业务工作流程的关键环节点，在档案工作中处于基础地位。档案收集齐全与否，直接影响着馆藏信息数量和信息质量，影响服务职能的发挥。收集工作必须克服你送什么我收什么的被动局面，变被动为主动，使应归档的文件材料全部归档。“巧妇难为无米之炊”，只有最大限度地积累档案信息资源，才能为挖掘、整合档案信息资源奠定丰富的物质基础，为实现服务宗旨厚积薄发。

第三，只有时刻瞄准信息化发展这一方向，才能使档案工作与时俱进。随着股份公司IT规划的实施，企业信息化进程在加速，电子文件将逐渐取代纸质文件，成为企业新的记忆载体，档案和档案工作的概念和管理流程发生了根本性的变化。因此，我们只有与时俱进、不断更新传统档案管理的理念，才能跟上时代发展的步伐，适应时代发展的需要。几年来，股份公司档案人员正在逐步树立起“珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享”的档案信息资源管理理念，加快推进档案信息化建设进程，推动了档案工作的管理创新、制度创新和机制创新。

第四，只有切实履行保管与管理的双重职能，才能使档

案工作协调发展。按照《档案法》和《档案法实施办法》及《企业档案管理的若干规定》的要求，股份公司所属各单位档案部门都具有档案实体保管和档案行政管理的双重职能，既不能只注重本部门的业务工作而忽视系统建设，也不能只抓系统管理而忽视本部门的业务工作，必须统筹兼顾、协调运作。只有带头做好各项业务工作，并对本系统档案工作实施有效的监督、指导和检查，推动整个系统档案管理水平的全面提升，才称得上是真正发挥了职能作用。六年来的档案工作实践也证明，凡是这两个职能履行好的单位，档案工作就会快速协调发展；凡是未履行或削弱这两个职能的单位，档案工作就发展不平衡或停滞不前。

第五，只有不断加强队伍建设这一根本，才能开创档案工作的新局面。档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，档案人员作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性的作用。人员素质的高低直接影响信息化的进程。因此，首先，要按照工作开展到哪里培训就跟进到哪里的基本思路，积极开展适应性培训工作，提高全员的业务水平；其次，应结合工作实际，积极开展理论研究与探讨，努力培养业务骨干；第三，要适应档案工作发展需要，适时进行队伍结构调整，建设一支既熟悉档案专业又了解主营业务、熟练掌握计算机技能的专业化队伍。

股份公司成立六年来，档案工作是扎扎实实打基础的六

年，是不断提高服务水平的六年，是积极开拓创新的六年，也是由传统手工管理朝着现代化管理目标迈出重大步伐的六年。这些成绩的取得归功于股份公司的正确领导，归功于全系统档案人员的辛苦努力，更归功于各单位领导特别是在坐的各位办公室主任的高度重视和大力支持。但我们也深知按照领导的要求，还有很大的差距。在今后的工作中，我们还将继续开拓创新，不断加强基础业务建设，大力推进档案信息化进程，为股份公司持续有效快速发展做出新的更大的贡献。我的发言完了，不妥之处请大家指正。

谢谢大家！