Excel2007数据透视表应用大全(无水印版)

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2008

Excel 2007

数据透视表应用大全

Microsoft Excel 的功能真的可以用博大精深来形容。特别是Excel 2007 在原

有的基础上又增加了一些更简单易用的功能。

特别是数据透视表功能，更被认为是Excel 的精华所在。

本文从创建数据透视表到使用数据透视表查看、汇总、分析数据，还包括

数据透视表的布局控制，数据透视表的数据源更新与链接等功能都做了详

尽的介绍。

由于本人水平与时间关系。不足之处在所难免，希望您多提宝贵意见！

Excel 2007 数据透视表应用详解

数据透视表和数据透视图表

A.数据透视表介绍

A.1什么是数据透视表?

数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面

的汇总信息、分析结果以及摘要数据。

使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键

数据的决策。

数据透视表是针对以下用途特别设计的：

以友好的方式，查看大量的数据表格。

对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。

展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。

建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。

快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等。

若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现

数据透视表的优势。如：表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空；数据记录中最好不

要有空白单元格或各并单元格；每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字

段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）。数据越

规则，数据透视表使用起来越方便。

如上图中的表格属于交叉表，不太适合依据此表创建数据透视表（不是不能使用数据透视表，

起来比较麻烦。

最好将其改为如下结构：

上表只使用一个“月份”字段，而12 个月作为月份字段的值，这样互相比较起来比较容易。使用此结构的表格，通过数据透视表，很容易创建上图所示的交叉表格，但反之则很麻烦。因此，创建数据透视表之前，要注意表格的结构问题。越简单越好，就类似数据库的存储方式。或者，能纵向排列的表格就不要横向排列。

A.1.1为什么使用数据透视表？

如下表，“产品销售记录单”记录的是2006 和2007 年某公司订单销售情况的表格。其中包括订单日期，产品名称，销往的地区、城市，以及产品的单价、数量、金额等。

我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息：

1. 每种产品销售金额的总计是多少？

2. 每个地区的销售金额总计是多少？

3. 每个城市的销售金额总计是多少？

4. 每个雇员的销售金额总计是多少？

5. 每个城市中每种产品的销售金额合计是多少？

……

诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。。。

B.使用数据透视表

B.1创建数据透视表

尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。

1. 将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。

2. 选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。

3. 在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了

光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域

（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在

4. 单击确定。Excel 自动创建了一个空的数据透视表。

上图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据透视表字段列表。创建数据透视表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。默认情况下，数据透视表字段

列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重新定位字段。可以将数据透视表字段列表停靠在窗口的任意一侧，然后沿水平方向调整其大小；也可以取消停靠数据透视表字段列表，此时既可以沿垂直方向也可以沿水平方向调整其大小。

右下方为数据透视表的 4 个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分

类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自动生成数据透视表报表。

B.2数据透视表字段的使用

将字段拖动到“行标签”区域，则此字段中的每类项目会成为一行；我们可以将希望按行显示的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“列字段”区域，则此字段种的每类项目会成为列；我们可以将希望按列显示

的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“数值”区域，则会自动计算此字段的汇总信息（如求和、计数、平均值、方

差等等）；我们可以将任何希望汇总的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“报表筛选”区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项目相

关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。

使用行、列标签区域

如，我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？

只需要在数据透视表字段列表中选中“产品名称”字段和“金额”字段即可。这时候“产品

名称”字段自动出现在“行标签”区域；由于“金额”字段是“数字”型数据，自动出现在

数据透视表的“数值”区域。如下图：

可见通过数据透视表创建数据分类汇总信息是如此方便简单。

同理，计算每个地区的销售金额总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“地区”

字段和“金额”字段即可。其他依此类推……

在Excel 2007 的数据透视表中，如果勾选的字段是文本类型，字段默认自动出现在行标签中，如果勾选的字段是数值类型的，字段默认自动出现在数值区域中。

我们也可以将关注的字段直接拖动到相应的区域中。如：希望创建反映各地区每种产品销售

金额总计的数据透视表，可以将地区和产品名称拖动到行标签区域，将金额拖动到数值区域。

结果如图

数据透视表的优秀之处就是非常灵活，如果我们希望获取每种产品在各个地区销售金额的汇总数据，只需要在行标签区域中，将产品名称字段拖动到地区字段上面即可。如图，其他字段的组合亦是如此……

如果将不同字段分别拖动到行标签区域和列标签区域，就可以很方便的创建交叉表格。

报表筛选字段的使用

品名称”字段拖动到“行标签”区域，将“金额”字段拖动到“数值”区域，则可以按地区查看每种产品在各个城市的金额销售合计情况。

“报表筛选”区域中“地区”字段右边的下拉键头，即可对数据透视表实现筛选。

C.使用数据透视表查看摘要与明细信息

使用数据透视表展开或折叠分类数据以及查看摘要数据的明细信息。

在上面数据透视表的基础之上，可以显示更详细的信息。比如，要查看每种产品由不同雇员的销售情况。可以有两种方法：

1. 直接双击要查看详细信息的产品名称。

如A5 单元格中的产品是白米，双击A5 单元格后会弹出“显示明细数据”对话框，在其中选择要显示在“产品名称”下一级别的字段“雇员”字段即可（依此类推，鼠标双

击雇员名字还可以选择要查看的下一级别字段）。但这个时候只是把产品“白米”下的详细信息显示出来了，如果想查看其它产品的详细信息，单击产品名称左边的“加号”

即可展开，此时“加号”变为了“减号”，单击“减号”可以将详细信息折叠而只显示

摘要信息。如果要显示所有产品由各个雇员销售情况的详细信息，可以在“产品名称”

字段上点击鼠标右键选择“展开/折叠”，再选择“展开整个字段”，这样就可以显示各

个雇员的销售金额汇总信息了。

2. 直接将“雇员”字段拖动到“行标签”区域产品名称的下面。

这样就可以显示每种产品由各个雇员销售金额的汇总信息了。同样在每个产品项目的左

面也会出现“减号”标记，单击“减号”标记可以折叠详细信息。

如上图所示，白奶酪在所有城市销售金额合计是8404.16，如果希望查看此汇总信息的详细

构成，只需要双击8404.16 所在的i14 单元格，Excel 会自动在一个新的工作表显示够成此合

计信息的每一笔详细记录。

使用此方法可以查看重庆的白米产品的明细记录。

D. 使用数据透视表组合数据

D.1 组合日期数据

前面我们使用地区、城市、产品名称、雇员等字段作为分类字段查看数据汇总信息。那么如 果我们按照订单日期做为分类字段来查看汇总信息会是什么样呢？将“订单日期”字段拖动 到“行标签”区域，所生成数据透视表如下图所示：

此数据透视表显示的是每一天的金额合计，显然不是我们所期望的结果。如果我们希望按照 年、季度、月份等来计算金额的汇总信息又该如何实现呢？ 可以直接在日期字段上单击鼠标右键，选择“组合”。

或者在工具面板上选择“选项”选项卡，选择“将字段分组”命令。

弹出如下图所示“分组”对话框，在“分组”对话框选择要分组的步长，年、季度、月单击

确定即可。

生成数据透视表如下，按照年、季度、月显示汇总信息。

注意：要将日期字段进行组合，要求此字段里所有数据必须都为日期值，任何一个单元格的

值不正确都会导致不能组合；并且此字段中不能有空值，任何一个单元格为空也将导致不能组合。

另外，很多欧洲国家喜欢以周作为间隔来查看数据，但在数据透视表中并没有提供以周作为组合的方式；不过我们可以按照每7 天组合为一组，但这种方法不能显示此数据是一年中的

第几周。可以在原表的基础上使用WeekNum 函数先根据日期计算出周数，再根据此表创建数据透视表。

如果要取消日期的组合，在日期字段上单击鼠标右键，选择“取消组合”即可。

D.2数值数据的分段组合

除了日期字段可以组合，那么还有什么字段可以组合呢？将“金额”字段拖动到“行标签”区域（此时，“行标签”区域和“数值”区域都是“金额”字段），创建如下数据透视表，此数据透视表显然无法提供对企业决策有意的信息。

但我们可以将行标签字段进行组合，直接在“行标签”区域的“金额”字段上单击鼠标右键选择“组合”。

在弹出的“组合”对话框中，“起始于”位置输入0，终止于位置保持不变，步长值保持为

生成数据透视表如下

Excel 2007 数据透视表应用详解

从以上数据透视表不难看出，单次订单金额在 0 至 1000 的订单的金额合计，占了所有订单

金额总和的一半以上，而金额在 0 至 3000 之间的订单的金额总和占所有订单金额总和的 80% 以上。那么作为企业的决策层，更应该重视金额在 3000 以内的这些看起来销量很小的订单， 而那些高于 5000 的订单，看起来单次销量很大，但由于订单数有限，占真个企业总销量的

百分比很低。

若要取消组合，直接在数据透视表行标签字段上单击鼠标右键，选择“取消组合”。

D.3 对文本字段的分类组合

除了可以对日期字段、数值字段的组合，还可以对文本类字段进行组合分类。

如下图，将产品名称作为行字段。但我们希望将产品进行分类，如白米、糙米等属于谷类， 盐、酱油等属于调味品。我们可以使用组合功能将产品进行分类。

按住 Ctrl 键的同时选择白米、糙米、黄豆、小米等，单击鼠标右键选择组合

此时已经将白米、糙米、黄豆等合并为一组，使用同样的方法可以将奶酪、饼干、蛋糕等组 合为另一组。

字即可，如谷类、点心等……

E.数据透视表的数据汇总方式

数据透视表的优势在于，我们可以很方便的从不同的角度，对数据进行不同方式的汇总统计。前面我们创建的数据透视表都是以求和的方式计算金额合计。那么当我们希望汇总的信息不

是求和，而是计算平均值或者计数那么该如何处理呢？

Excel 2007 数据透视表应用详解

E.1改变数据汇总方式

比如，我们希望统计每种产品被销售的次数。这时候就需要对产品进行计数统计。我们可以将“产品名称”字段分别拖拽到“行标签”区域和“数值”区域，由于“产品名称”字段的内容是文本型数据，当把其拖拽到“数值”区域中时，汇总方式自动变为计数。如图

所示：

另一个问题，如果我们希望查看每种产品的平均单价呢？

这时照样还是将“产品名称”字段拖拽到“行标签”区域，而将“单价”字段拖拽到“数值”

区域，由于“单价”字段的数据类型是数值型，汇总方式会自动为求和。而我们所希望的是

计算每种产品的平均单价，那么该如何将汇总方式从求和改为平均值呢？

我们可以有两种方法：

1. 光标选中数据透视表中的“单价”字段，然后在“选项”工具面板的“活动字段”组中

单击“字段设置”命令，在弹出的“值字段设置”对话框的“汇总方式”选项卡中选择

“平均值”，单击确定即可。

2. 直接在数据透视表的计算字段“单价”上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数

据汇总依据”，选择所要的计算方式“平均值”即可。

在汇总方式中有一共有11 种函数，包括：求和、计数、数值计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差。

“数值”区域中的数据默认情况下通过以下方法对数据透视表中的基础源数据进行汇总：

对于数值使用“求和”汇总方式，对于文本值使用“计数”汇总方式。但是，我们可以手动

更改汇总方式还可以自定义计算方式。

注意：如果将“单价”字段拖动到“数值”区域中的时候，汇总方式自动变为计数，那么就

说明此字段中一定有文本型的数据，哪怕只有一个单元格是文本型的数据，也会影响整个字

段的计算方式。