操作手册_财务部

XX公司

用友ERP系统

财务岗位操作手册

目录

一、部门职责： (3)

二、部门岗位划分： (3)

三、系统业务处理流程： (3)

四、部门日常业务系统处理： (4)

1、总账的操作流程 (4)

2、采购业务账务处理流程： (9)

3、销售业务账务处理流程： (13)

4、其他出入库账务处理流程： (15)

5、用UFO编制会计报表 (17)

一、部门职责：

财务部的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、对采购部门传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。

2、对销售部门传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。

3、对仓库传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。

4、其他业务凭证的录入。

5、对凭证进行审核并记账。

6、月底编制会计报表。

7、对总账模块的月底结账工作。

二、部门岗位划分：

材料成本会计：对仓管传递过来的单据，核算产成品入库单、材料出库、销售出库等单据核算成本，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，拷贝录入发票并进行账务处理,传递到总账会计进行科目账登记。

总账会计：1、对材料成本会计编制的材料出入库凭证进行登账、记账处理。

2、其他业务凭证的录入并进行登账、记账处理。

3、编制财务报表。

三、系统业务处理流程：

1、总账的操作流程。

2、采购业务账务处理流程。

3、销售业务账务处理流程。

4、其他出入库账务处理流程。

5、用UFO编制会计报表

四、部门日常业务系统处理：

1、总账的操作流程

1）初始化

1、会计科目的增加：点“会计科目”如下图：

然后点“”按钮后如下图：

输入会计科目的相关内容，科目编码、科目中文名称、科目类型、账页格式、助记码数量核算、科目性质、辅助核算、日记账、银行账。注意：如果该科目为数量核算，在 数量核算 前的方框内打上勾，添加上数量单位如：公斤。同时，在 帐页格式 的选项中选择“数量金额式”。输入完成后点击“确定”，其他所有明细科目的增加操作方法相同。用户如要删除某科目则可选中某科目后点工具栏中的删除按钮。

2、指定科目：指定银行现金的总帐科目、如果不指定无法进行出纳管理。在“会计科目”

界面中点击[编辑]，再点击[ 指定科目]如下两张图：

选择现金总账科目，再点击传送箭头，将现金总账科目送到“已选科目”栏，点击“银行总账科目”选项，再将银行总账科目送到“已选科目”栏，如用户需进行现金流量表的查询，则可进行现金流量科目的指定，操作方法同上。以上科目指定后点“确认”即可。

3、建立辅助核算：

在建立会计科目的时候，一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，在单位原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整。如果单位原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那幺，在使用总帐系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总帐和辅助明细帐上。

例子：如要将“应收账款”设为“客户往来”核算、“应付账款”设为“供应商往来”核算。你可在会计科目表上双击“应收账款”科目后出现如下图：

将“客户往来”选项的左框打上，并将[受控系统]设为空项后点“确定”按钮即可。其它科目及辅助项的选择操作方法同上。

10、期初余额的录入：点击“设置”中的“期初余额”可弹出如下图：你可将手工条件下的各科目的余额从期初余额栏录入（注意年初余额栏是不允许录入金额的，它的金额由期初余额、累计借方、累计贷方倒算出的），用户在实际操作时将所有的金额录入完毕后，须点工

具栏的“”按钮来检查数据是否正确。

2)填制凭证

填制除了物流类的一般凭证的方法如下:

首先点击总账模块下的[凭证]-[填制凭证]-[增加],这时候会跳出新增的空白凭证,选择凭证类别、凭证号(按CTRL+N可查看空凭证号)、凭证日期、附单据数、摘要、会计科目（可按F2进行参照），按回车键后录入金额，分录录到最后一行时按“=”号，软件会自动进行调平。

*如果打算删除凭证可以直接在本张凭证上进行修改，或点击[编辑]-[作废/恢复]-[凭证整理]进行删除，当软件提示是否整理凭证断号时要小心选择，如果选是空号后的凭证号将会往前挤。

3）审核凭证

根据制单与审核不能同为一人的原则，用户在对所做的凭证进行审核前，须将有审核权限的人员调出，具体操作为：点总账主页面的左上角的“系统”菜单中的“重新注册”后弹出新的登入界面，可输入有审核权的人员编号或人名并选择账套，然后点“确定”再次进入

总账界面。接下来您可点“凭证”项中的“审核凭证”菜单，而后出现如下图：

录入条件后点确认，软件将弹出审核的界面，点按钮[审核]进行单张审核，如果要进行成批审核可点击菜单上的[审核]-[成批审核凭证]。系统将审核人名字打在凭证下部签名栏上。

4）记账

用有记账权限的人员注册，对所有审核完毕的本月凭证进行记账处理工作，具体操作如下：点“凭证”菜单项中的“记账”菜单，在弹出的界面点击[下一步]-这时候系统会给出一个科目汇总表可直接打印出来，点击[下一步]-[确定]-[记账]即可。

恢复记账步骤：

1.在期末对账界面，按下Ctrl+H键，显示【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】功能，

再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单。

3.选择恢复方式：选择是否恢复"往来两清标志"和选择恢复两清标志的月份，系统根

据选择在恢复时，清除恢复月份的两清标志。。

5）自动转账

要进行自动转账，首先必须进行转账定义然后是每个月的转账生成。

1转账定义：（其目的主要是方便用户简捷的生成相关凭证，如用户每月末要生成一笔收入及成本费用科目转本年利润科目的凭证，如在手工条件下将会很烦琐。）点总账中的“期

末”菜单，在弹出的菜单中点“转账定义”菜单，而后再点“期间损益”菜单项即可出现如下图：

在“本年利润科目”方框内输入”3131” 科目号，然后点击确定系统自动将所有损益类科目与“本年利润”科目建立了一一对应关系，用户在此定义一次，今后用户每月只须在“转账生成”功能中生成相关凭证即可。

2接下是进行转账生成：当用户在上个步骤的“转账定义”中定义完相关凭证后，可点“转账生成”菜单，之后出现如下图：

此时你可点“期间损益结转”项→再点“全选”按钮→此后该界面将出现微黄颜色→然后你可点“确定”按钮，此时系统会生成一张损益转利润的凭证，

对生成的凭证认为正确后可点凭证上方的保存按钮将生成的凭证保存，之后你必须对生成的凭证进行审核、记账等工作。

6）月末结账

当一个期间的账务处理完毕后，用户也需像手工账务处理一样，对日常账务进行结账，以结束一个会计期间。前提是其他模块都结完账。各模块的结账顺序依次如下：

如何反结账

在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。

?上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。

?如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

?已结账月份不能再填制凭证。

?结账只能由有结账权的人进行。

?若总账与明细账对账不符，则不能结账。

?反结账操作只能由账套主管执行。

2、采购业务账务处理流程：

采购业务分为三种情况：一种为本月货到票到的情况；一种为本月货到票未到的情况；

还有一种为以前月份暂估入库本月票到的。

2．1月货到票到的处理流程：

1）首先对仓库的填制的采购入库单进行核对。

2）到发票录入表体界面点鼠标右键，参照入库单生成发票，补充发票相应信息如：发票号、价税合计等等，保存发票，点击发票表头上的结算即可。

3）到存货模块中点[正常单据记账]-选择要记账的入库单点[记账]即可。

4）到存货模块中点[财务核算]中[生成凭证]，在弹出的界面中选择[凭证类别]，点击[选择]。如下图：

5）在弹出的界面中选择采购入库单（报销记账）确定。

6）选择要生成凭证的入库单点确定，在弹出的界面中补充借贷方科目点击[合成]，在弹出的生成凭证界面中可以修改摘要，确认凭证日期，凭证类别，凭证号，

点击[保存]。借：原材料（库存商品）贷：物资采购

7）到应付模块中的[日常处理]-[发票审核]-录入条件如：供应商或发票号，找到这笔发票双击调出发票，点击[审核]，在弹出的是否制单中点击[是]。确认方法和

存货生成凭证类似。借：物资采购（进项税）贷：应付账款

2。2本月货到票未到的处理流程：

1）首先对仓库的填制的采购入库单进行核对。(注意：单价金额要放空)

2）存货模块中点击[业务核算]，选择仓库和勾上[包含已有暂估金额的单据]。

3）弹出的界面中选择[计划价]，点击[录入]，软件会把存货档案中的计划价填过来，点击保存即可。

4）到存货模块中点[正常单据记账]-选择要记账的入库单点[记账]即可。

5）到存货模块中点[财务核算]中[生成凭证]，在弹出的界面中选择[凭证类别]，点

击[选择]。在弹出的界面中选择采购入库单（暂估记账）确定。

6）选择要生成凭证的入库单点确定，在弹出的界面中补充借贷方科目点击[合成]，在弹出的生成凭证界面中可以修改摘要，确认凭证日期，凭证类别，凭证号，点击

[保存]。借：原材料贷：物资采购

2．3以前月份暂估入库本月票到的处理流程：

1）首先到采购模块中录入采购发票(货未到)或参照拷贝采购入库单(货到).方法前述。点击[结算]。

2）到应付模块中生成采购发票凭证，方法前述。借：物资采购贷：应付账款

3）到存货模块中点击[业务核算]-[结算成本处理]-选择好仓库，在弹出的界面中选择刚才已结算的入库单的记录，点击[暂估]。这个时候软件会自动生成蓝字回冲单。如下图

4）后点击财务核算下的[生成凭证]-选择好凭证类别点击[选择]，在查询条件中选择[蓝字回冲单（报销）]-[确定]，在未生成凭证一览表中选择刚才的单据点[确定]，在凭证界面补充好会计科目后点[合成]即跳出凭证界面，补充并确认信息保存即可。

3、销售业务账务处理流程：

销售业务的处理主要进行销售应收款的确认并做为月末的成本结算依据。

在此业务中，财务根据销售业务员的通知，依据发货单据进行开具销售发票，并进行销售账务处理。具体流程如下：

1）接业务员通知开票，定位至该发货单进行确认，审核。

2）打开销售模块，点击[业务]-[销售专票]或[普通发票]-点击[增加]-会弹出一个发货单参照的界面（如下图），录入条件后点击[显示]，软件会进行筛选，点击要进行参照的发货单号，下方会跳出发货单的记录进行选择。选择好后点击确定。软件会把选中的发货单拷贝到发票中。对发票表体进行修改，录入发票号，无误后保存审核退出。销售退票的处理也是类似，只要选中红字记录的退货单进行拷贝即可开具红字发票。

3）打开应收模块的[日常处理]-[发票审核]-录入条件如：客户或发票号，找到这笔发票双击调出发票，点击[审核]，在弹出的是否制单中点击[是]。应收款凭证生成方法和存货生成凭证类似。借：应收账款贷：主营业务收入（销项税）

4) 审核后的发货单会传到存货模块生成销售出库单，到月底期末处理完成后软件自动生成

出成出库成本。

5）存货模块中点[财务核算]中[生成凭证]，在弹出的界面中选择[凭证类别]，然后点击[选择]。在弹出的界面中选择[销售出库单]确定。

6）在弹出的界面中输入会计科目，点合成，生成销售成本的结转凭证。

借：主营业务成本

其他业务支出

贷：库存商品

4、其他出入库账务处理流程：

材料出库账务处理流程：

1）对仓库录入的材料出库单进行核对。

2）到存货模块中的[正常单据记账]中对材料出库单进行记账。

3）到月底（因机床公司计价方式采用计划价法）时，在采购、销售、库存模块记完账后，点击存货模块中的[业务核算]-[期末处理]选择仓库进行期末处理。这时软件会自动进行差异分配。

4）处理确认无误后，点击[财务核算]-[生成凭证]-[选择]-选择材料出库单和差异结转单，选择好凭证类别。点[合成]，即自动生成材料成本结转凭证。借：生产成本贷：原材料

成品入库账务处理流程：

1）对仓库录入的成品入库单进行核对。

2）因成品入库采用实际价核算，仓库没有录入价格不能进行单据记账，因此必须进行成本分配也就是成批录入单价。进入存货模块中的[业务核算]-[产成品成本分配]，在弹出的界面中点[查询]-选择仓库（一般选产成品库），这时候软件会列出本月份产成品入库单中的所有产成品品种，录入每个品种的单价（因还没使用成本），点击[分配]即可，软件会自动回填单价。

3）到存货模块中的[正常单据记账]中对产成品入库单进行记账。

4）点击[财务核算]-[生成凭证]-[选择]-选择产成品入库单，选择好凭证类别。点[合成]，即自动生成产成本结转凭证。借：库存商品贷：生产成本

调整业务账务处理流程：

1）对仓库录入其他出入单进行核对。

2）到存货模块中的[正常单据记账]中对其他出入单进行记账。

3）点击[财务核算]-[生成凭证]-[选择]-选择其他出入库单，选择好凭证类别和对应的会计科目，点[合成]即可生成调整凭证。

暂估回冲处理流程：

机床公司暂估采用的方法为：月初回冲法。即每月月初，系统将发票没到的那部份采购

入库单自动形成回冲单，将入库的数量金额回冲，到期末处理后形成蓝字回冲单将成本冲回的一种暂估方法。具体操作方法如下：

1．存货模块结账后系统自动将形成红字回冲单，将发票没到的那部份采购入库单自动形成回冲单，将入库的数量金额回冲，在存货明细账中可以查看到相关回冲单。

2．点击[财务核算]-[生成凭证]-[选择]，选择[红字回冲单]，选择好凭证类别和对应的会

计科目，点[合成]

3．到月底计算成本时，存货模块期末处理完后，系统会将本月票没到的那部份采购入库单自动形成蓝字回冲单，以便进行成本结转。在存货明细账中可以查看到相关回冲单。

4．点击[财务核算]-[生成凭证]-[选择]，选择[蓝字回冲单]，选择好凭证类别和对应的会计科目，点[合成]即可生成蓝字回冲凭证。借：原材料贷：物资采购

5、用UFO编制会计报表

当账务处理记账完成以后接下来的工作就是用UFO编制会计报表，在这之前我们先来了解几个概念：

UFO基本概念

1．什么是报表的格式状态和数据状态

UFO将报表分为两大状态来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式，数据按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。

格式状态

在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、定义可变区等。报表的三类公式:单元公式(计算公式)、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。

在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。数据状态

在数据状态下管理报表的数据，如输人数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。

行号用数字1-9999表示，列标用字母A＿IU表示。

例如:D22表示第4列第22行的那个单元。

3．区域

区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是三维的，最大的区域是一个三维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。表示为A3,:C1o，起点单元与终点用":"连接。

4．表页

一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。

一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。

表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为"页标"。页标用"第I页"-"第99999页"表示。可以与为@2，表示取当前表的第2页。

5.三维表和三维表

确定某一数据位置的要素称为"维"。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列(三维)来描述。

如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是三维表，通过行(横轴)租到(纵轴)可以找到这个三维表中的任何位置的数据。

如果将多个相同的三维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号(z轴)。这一叠表称为一个三维表。

如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为"四维运算"。

UFO是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为: (表名),(列)，(行)(表页)，如利润表第2页的C5单元，表示为"利润表"-->C5@2。

6．报表的大小

行数:l一9999(缺省值为50行)

列教:1一255 (缺省值为7列)

行高:0-160毫米(缺省值为5毫米)

列宽:0-220毫米(缺省值为26毫米)

表页数:1一99，999页(缺省值为1页)

7．固定区及可变区

固定区是组成一个区域的行数和到数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的;列可变区是指可变区中的别数是可变的。

设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。

有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。

8．关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如:一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，要设定一些定位标志，在UFO中称为关键字。UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

l、单位名称:字符(最大30个字符)，为该报表表页编制单位的名称。

2、单位编号:字符型(最大10个字符)，为该报表表页编制单位的编号。

3、年:数字型(1904~2100)，该报表表页反映的年度。

4、季:数字型(1-4)，该报表表页反映的季度。

5、月:数字型(1-12)，该报表表页反映的月份。

6、日:数字型(1-31)，该报表表页反映的日期。

除此之外，UFO增加了一个自定义关键字，当定义名称为"周"和"旬"时，有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可从其他系统中提取数据。在实际工作中可以根据具体需要灵活运用这些关键字。

制作一个报表的流程步骤

一、现以如下表格为列来讲述报表的制作步骤：要求编辑取数公式。

科目发生额及余额表

单位名称：2004年11月20日

1、打开UFO报表模块：在您打开“企业门户”后，用鼠标点击“业务”事项→点取模块

UFO报表，此后系统会弹出如下报表界面图：