幼儿园档案管理

幼儿园档案管理

一、幼儿园档案的含义与作用

幼儿园档案是指幼儿园在保教管理工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、音像等不同载体的文件材料。

幼儿园档案记录着幼儿园工作的全过程，体现着幼儿园的整体管理水平；档案作为一种信息资源不仅是评估幼儿园各项工作质量的重要凭证，还是实施素质教育，提高保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件，更是幼儿园管理向科学化、规范化迈进不可忽视的重要手段。因此，收集、管理、利用好这一笔财富对促进幼儿园的发展有着极其重要的作用。

二、幼儿园档案管理的目的

幼儿园档案管理工作是幼儿园基础工作之一，是园所管理工作中不可缺少的组成部分。为了适应幼儿园档案工作日益发展的需要，统一幼儿园的档案分类，实现档案分类、编号、排架、检索等工作的标准化和规范化，达到幼儿园档案管理工作的科学化与规范化，促进整体业务建设不断优化，充分发挥幼儿园档案的重要作用，更好地为幼儿园的各项工作服务。

三、幼儿园档案管理的要求

幼儿园档案涉及面广，种类繁多。因此，幼儿园应设置专职或兼职的档案管理人员，对所有档案实行集中统一的管理。档案管理人员必须具备整体素质高、有一定的保教经验、有丰富的档案管理知识、工作认真细致责任心强。档案管理的要求可以概括为“十六”个字：勤于动手、真实有效、全面完整、精益求精。

1、勤于动手：园领导要带头并发动全体教职工人人参与收集档案。档案材料大多来自保教一线，只有树立了积极参与收集的意识，才能保证档案资料的全面性和完整性，任何人不得私自保存、销毁应

该归档的文件材料。教师工作中力求做到三勤：即“勤动笔、勤记录、勤登记”，并以此作为常规制度，共同遵守，逐渐形成勤于动手的良好风气。

2、真实有效：档案是最原始的历史记录，它源于实践，高于实践，具有较强的思想性、科学性和适用性。因此，教师收集时一定要如实记录当时当地的真实情况，及时准确的收集好，确保完整和安全。

3、全面完整：凡是与工作有关、与幼儿园有关、与教职工有关的情况都要有记载，有记录。幼儿园要建立一套非常详细、非常完整的档案材料，为今后更好、更深入的开展各项工作，公平合理的评价每一位教职工提供科学、有效地依据。

4、精益求精：幼儿园的档案管理工作是一项极其繁琐、极其重要的工作，从分类、组卷、卷内文件排列、装订、存放等每一个环节，都要遵循精益求精的原则，力求准确、实用、美观，使档案管理工作沿着规范、完整、科学的轨道良性发展。

四、幼儿园档案管理的原则

幼儿园的档案管理，应以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把幼儿园档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，应具有较强的思想性、科学性和适用性。

1、体现思想性

档案工作是政治性很强的工作。幼儿园档案分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以国家有关档案工作的法规标准为依据。从实际出发，突出教学、科研档案在幼儿园档案中的中心地位，发挥行政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期幼儿园职能活动的新情况、新特点。

2、符合科学性

幼儿园档案管理的各项内容，既要实事求是，符合幼儿园档案工

作的实际，又要在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。

（1）采用“幼儿园档案”这一综合概念，以幼儿园全部档案为对象，按照幼儿园档案形成的领域范畴，将同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（2）在充分反映幼儿园档案的形成规律、内容、特点的前提下，确定统一的分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

（3）类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

（4）类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到幼儿园档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分，做到各类之间划分标准一致，类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

3、重视适用性

幼儿园档案管理采用多元、灵活的处理方法，在强调大原则统一的同时，根据各园档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等各方面给予适当自由度。

为了方便掌握使用，幼儿园档案管理在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

五、幼儿园档案管理的体系结构

应归档的各种文件材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷要求做到分类合理，标题简明确切，编制目录清晰，档案装具符合标准。幼儿园档案管理的体系结构一般由三大块构成。

（一）、一级类目的划分与标识

一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。根据我们幼儿园档案产

生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，初步可以确定六个一级类目，其名称、标识符号及基本内容如下。

1、幼儿园档案分类名称及标识符号

（1）行政管理类（XZ）

（2）教学工作类（JX）

（3）安全管理类（AQ）

（4）后勤管理类（HQ）

（5）家园联系类（JY）

（6）声像管理类（SX）

一级类目的标识，可以采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母（大写），如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。

2、各类档案的基本内容：

（1）行政管理类（XZ）：主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。如：幼儿园的人员分工、各项管理制度、教师百分考核细则、教师岗位目标责任制、教师聘任书等等。

（2）教学工作类（JX）: 主要包括保教管理和教学实践活动中形成的文件材料。如：幼儿园的计划、总结、备课、各类表卡、活动安排表、教研教改、课题研究等等。

（3）安全管理类（AQ）：主要包括幼儿园安全工作中形成的文件材料。如：安保人员的档案、安全协议书、安全检查记录、安全台账等等。

（4）后勤管理类（HQ）：主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。如：卫生保健管理、财务工作管理、幼儿园资产管理、办公用品管理等等。

（5）家园联系类（JY）:主要包括家长学校管理和家园活动工作中形成的文件材料。如：家长会议、亲子活动、文艺汇演、亲子运动

会、家访、家长委员会等所有材料。

（6）声像管理类（SX）: 主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。如:运动会、文艺汇演录像带，安全演练照片、各种有意活动照片、学习资料录音带、光盘等等。

（二）、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各幼儿园可视具体情况进行选择。值得注意的是，类目一经确定，就不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。如：行政管理类中的人员分工设为11，教师百分考核可设为12，各项管理制度可设为13……等等。教育教学类中教学计划设为“11”，工作总结可设为12，课题研究设为13，教研教改课设为14……，但10、20……等带“0”的数字不用。那么XZ—11指的就是行政管理类的人员分工档案；JX—11指的就是教育教学类中的教学计划档案，JX—13指的就是教育教学类中的课题研究档案。如果一类档案比较多，像计划、总结、课题研究等等材料比较多，一个档案盒装不了，需要分几个档案盒装订存档，你就可以给这几个档案盒再按时间顺序排号，比如课题研究档案可以编为JX—13—1，JX—13—2，JX—13—3，JX—13—4……等等。

（三）、三级类目的扩展和标识

在二级类目确定设置的原则、范围、方法的基础上，由各园根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法、符号和二级类目相同。

六、幼儿园档案管理的档号编制

各幼儿园档案室和档案管理人员，应根据工作需要，编制必要的

检索工具和参考资料，并认真做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。

1、档号的含义

是存取档案的代号，排架的依据，必须正确反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。

2、档号编制原则

必须符合唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求。即同一类档案不得重号，要方便插卷，有充分扩展的余地，不能随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（1）唯一性原则。档案室内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

（2）合理性原则。档号结构必须与幼儿园档案的整理分类体系相适应。

（3）稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。

（4）扩充性原则。档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

（5）简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

3、档号结构、模式和标识：

（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。比如：“幼儿园教学计划”的分类号，只有一级类目组成就编写为“JX”；由二级类目组成就编写为“JX-21”；由三级类目组成就编写为“JX-21-11”

案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位的顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。比如前面讲到的课题研究档案编号：“JX—13—1，JX—13—2”中的1、2就是案卷号。

（2）档号的模式。

档号的模式规定为：

年度号十分类号十案卷号，如“2011年教学计划”档案编号为“2011-JX-11”。

（3）档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：“2009年课题研究档案第3号卷”的档号标识为：“2009—JX—13一3”。

4、档案的排架问题

从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。

这里规定的档号模式属分段开放型编号方法，各园在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目、年代纵向排列，也可按年度、一类目横向排列。

七、幼儿园档案管理中几个问题的处理

1、关于声像载体档案

声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超出四个一级类目的范围，故暂不能将它与四个一级类目并列，但由于载体和幅面

尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号

保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张或者件。

例如：某领导同志2010年来园检查指导，照片册序号是12，录像带序号是23，则可分别标识为：2010-SX-11-12 ，2010-SX-12-23

2、关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型档案的问题：由各园根据上述原则、内容、方法自行决定。这里简要介绍教师档案的内容。教师档案，由全面地反映一个教师的工作经历和现实情况的材料所构成，包括下列内容：

（1）教师个人履历表；

（2）证件（学历证书、资格证书、培训证书等复印件）；

（3）鉴定（个人鉴定、组织鉴定等）；

（4）考核材料（教师年度考核表等）；

（5）政治历史问题的审查材料、复查材料；

（6）参加中国共产党或共青团的材料；

（7）奖励（包括荣誉证书和业务奖励证书）及个人优秀、先进事迹材料；

（8）处分、取消处分及复查材料；

（9）任免呈报表，晋升技术职称申报表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等等；

（10）其他可供组织上参考的材料，如教师个人写的思想、工作、学习总结、检查等。

3、档案的立卷：幼儿园档案，一般是按年度整理立卷。按两种

方法分类：一种是按年度分类，就是从年初1月到年末12月，如行政管理类、教师档案等。另一种是按学年度分类，就是从学期初9月到第二年学期末8月底，如教育教学类。教师应在学期结束后将所有档案，移交档案管理工作人员归类存档。档案材料不得遗失、损坏、更改或者随便借阅。立卷的具体内容包括：排列序号（卷内文件的系统化整理）、卷内目录、备考表、卷皮封皮的填写、卷内装订和案卷排列。

（1）卷内文件通过分类后，按照顺序有条理的排列。

（2）编写页号，要装订的案卷在有文字的每页文件材料正面的右上角、背面的左上角编写页号，页号编写要用铅笔，使用阿拉伯数字，流水号编写。

（3）撰写卷内目录。卷内文件目录要注意填写完整，对文件的题名、文号、年月日应写清楚，目录应和卷内文件的题目相一致。要用钢笔蓝黑或碳素墨水填写，不能用圆珠笔、铅笔填写，字迹要清晰、工整。填写好卷内目录后，把卷内目录放在这卷档案的卷首。

卷内文件目录

（4）在卷底放置备考表。备考表是一种卷内文件特殊情况需要说明并作出记录的一个表。如果这一卷档案中有需要说明的情况，就在备考表里注明。然后将立卷人、检查人的姓名、时间填上，以示对立卷工作和卷内文件状况负责，体现完整性、规范性。

卷内备考表

（5）案卷装订。装订前要检查金属物是否都去掉了，检查被损坏的文件材料是否裱糊、粘贴整洁，对于装订区域小、过窄的文件要加边加宽。检查完毕后，整理文件上齐、右齐，最后装订。装订工具有电钻、装订线、长针、大夹子2-3个，铅笔、尺子。装订的案卷要三孔一线，三孔的距离是这样确定的：先找到中心点，上下两孔距离中心点分别是8厘米，三点确定好后，用大夹子把文件同卷皮一起夹好，用电钻钻眼，长针连线穿眼并装订。（照片展示）

（6）填写卷皮。填写时要逐项按规定填写清楚。卷皮正面的最上面一横格应填写单位全称（也可以刻一个单位全称的章用蓝水盖章），第二格注明哪一类档案（行政管理类还是教育教学类），下面最宽的格要填写案卷题名，题名要简明确切的反映卷内文件材料的内容，主要包括责任者（发文单位）、内容和名称等，用碳素钢笔填写，字迹工整，不超过50字。如果对题名位置确定不了的，可先用铅笔轻轻的草拟后再用钢笔填写。

（卷皮填写模式）

（7）案卷排列。案卷排列就是按照一定的方法，确定每个案卷的位置，保持案卷之间的联系。首先将案卷按照永久、长期、短期不同的保管期限分别分出来，将同一保管期限的案卷按照卷内所反映的工作活动自然顺序、关系排列。排列时，在卷皮的侧面案卷号（也就是平常所说的流水号）一栏里，用大写一、二、三、四……等依次排列，排到十时，不要写10字号，而要写十0、十一、十二等，以此类推，要求书写工整，在一条线上，可以先用铅笔排写，以便更改。摆放时，从左往右，自上而下，避光保存。不仅要便于提供利用，还要便于安全保管和档案的保密。

（8）案卷目录。案卷目录就是案卷名册，它是一个总的检索工具，是把所有整理、分类、排序的档案，进行题名登记的查阅的表册。案卷目录记录了档案的来源、内容、时间、名称等。因此，它的功能是多方面的：（1）整理工作：它固定了档案分类体系和案卷的排列的次序，最后完成档案整理工作，是档案整体成果的体现。（2）检索利用：是查找利用档案的基本检索工具，不管找哪一卷，一查案卷目录就会很快找到。（3）统计工作：是档案登记的基本形式，是档案统计的原始材料，从案卷目录上就可以统计出档案的数量。（4）保管工作：是保护档案的一种手段和检查档案的重要依据。通过案卷目录可以检查案卷是否齐全完整，若发现短缺可及时查找。

（案卷目录填写举例）

案卷目录的编写可以按六大类别、保管期限等分开来编号。

八、幼儿园档案体系结构基本内容及保存年限概述

XZ 行政管理工作

11 目标管理

1111 发展规划与阶段总结（永久）

1112 工作计划与总结（长期）

1113 全园周工作安排（长期）

1114 创建工作（永久）

12 人事管理

1211 教职工花名册（永久）

1212 教职工培训（永久）

1213 各类资格合格证书（永久）

1214 岗位聘任情况（永久）

1215 师资培养材料（永久）

1216 教职工人事档案（永久）

1217 教职工业务档案（永久）

13 制度管理

1311 制度与职责（长期）

1312 职责履行情况与职责执行情况（长期）

1313 岗位考核情况（职工出勤情况、月工作考核、民主测评情况）（长期）

14 民主管理

1411 教职工代表大会（组成、决议、会议内容、讲话材料等）

（长期）

1412 园务委员会（决议、活动情况、会议内容、讲话材料等）（长期）

1413 全园教师会（会议内容、形成的决议、讲话材料等）（长期）1414 家长委员会（决议、会议内容、讲话材料、活动情况等）（长期）

15 寻求支持

1511 上级文件（各级各类文件）（永久）

1512 领导关怀（座谈会、检查指导、视察、资助等材料）（长期）1513 申请报告（建设、购置、改扩建、活动等材料）（永久或短期）

16 文化建设

1611 园所文化（园旗、园徽、园歌、园训等）（长期）

1612 对外宣传（园所简介、宣传单、宣传材料等）（长期）

1613 文艺创作（师生创作的歌曲、舞蹈、教玩具、故事、童谣等）（长期）

1614 员工手册（保教守则、一日常规、安全卫生小常识等）（长期）

1615 园史资料（园史、大事记、重大活动资料、接待活动记录、荣誉册、表彰推荐材料、园务日志等）（永久）

JX 教学管理工作

11 日常保教工作

1111 幼儿情况（招生、编班、幼儿花名册、幼儿发展情况、幼儿成长纪念册、幼儿个案记录、毕业生信息反馈情况）。（长期）1112一日生活作息制度（课程设置、保教人员一日工作程序、幼儿一日生活作息时间安排等）。（短期）

1113 保教计划、教育笔记、观察记录等。（长期）

1114 教玩具与图书管理（教玩具目录及发放使用记录、自制教玩具目录、幼儿图书目录及发放记录、教师参考用书目录与使用记录、音像资料目录与使用记录）。（永久）

1115 班级管理（班会记录、交接班记录、周活动计划等）（短期）

12 卫生保健工作

1211 上级文件（卫生、妇幼保健部门）（长期）

1212 专项管理（爱国卫生小组、健康教育小组、膳食委员会名单）（短期）

1213 上级卫生保健部门的工作计划（县、镇）（长期）

1214 园年度卫生保健工作计划、月工作重点及年度工作总结（长期）

1215 体检工作总结（幼儿、教职工）（长期）

1216 体弱儿管理（措施、实施、效果、总结）（长期）

1217 培训与宣教（师生培训情况、卫生保健的宣传教育情况）（长期）

1218 工作年报表（卫生保健工作年报表）（长期）

1219 体检统计表（本园幼儿身高、体重、血色素、疾病矫治、常见病的发病统计分析表、幼儿体检表）（短期）

1221 膳食营养管理（幼儿月伙食计划表、带量食谱表、膳食营养调查表、膳食营养调查评价分析报告、购物清单等）（长期）

13 园本教研

1311 保育、教学研究组织机构的建立、设置、制度、计划与总结。（长期）

1312 业务学习与教研活动（业务学习培训计划、教研活动计划）（长期）

1313 保教课题研究（科研经费管理、学术活动材料入此。科研文件材料的归档范围主要包括：（1）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证等文件。（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。（3）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研结题报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。（4）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。（5）推广应用阶段：推广应用方案、总结等。各单位要从实际出发，制定本单位的归档范围。）（永久）

1314 示范与交流（示范园、示范课、交流材料、参观现场情况等）（长期）

1315 研究性活动（活动的组织、过程、资料、及效果记录等）（永久）

1316 教育活动专题计划与总结（永久）

AQ 安全管理

11 安保室（器械配备、使用情况，值班记录、巡逻记录、来客登记等）（永久）

12 安保人员（专职保卫干部及安保人员的档案、政审材料）（长期）

13 安全责任书（教管办与幼儿园、中心园与各村园、园长与教师、教师与家长幼儿等层层签订的责任书）（长期）

14 安全管理目标（制度、目标责任书、考核办法、责任区划分等）（长期）

15 安全应急预案（防火、防震、防暴力侵害、防盗等应急预案）

（长期）

16 安全应急演练（防火、防震、防暴力侵害等各种演练的材料等）（长期）

17 安全检查（所有定期、不定期检查记录，上级安全检查记录、反馈表、整改措施等）（长期）

18 安全台账（园舍、教玩具的维修、维护、保养记录、消毒记录，维修维护开支情况、安全整改情况等）（永久）

HQ 后勤工作

11 业务学习（计算机培训、财务培训、安全卫生培训等）（长期）

12 安全管理（安检责任书、检查记录、综治、消防管理）（长期）

13 服务家长（接送幼儿、衣物清洗等）（短期）

14 财产管理（财产登记、清点记录。主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料）（永久）

15 财会工作（会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册、奖金发放、上级文件）（永久）

16 基本建设（绿化、美化、基本建设中形成的文件材料）（永久）

17 爱卫工作（计划与总结、工作记录、卫生知识测查）（长期）

JY 家园联系工作

11 计划与总结

1111 家长开放日、亲子活动材料（长期）

1112 宣教与咨询（短期）

1113 家长座谈会（记录、提纲、汇报材料）（短期）

1114 家访记录（短期）

1115 家长意见反馈（短期）

1116家长学校的相关内容（长期）

12 保教成果

1211 幼儿获奖情况（分国家、省、市、区入册）（永久）

1212 保教人员经验论文获奖（永久）

1213 保教人员教学活动获奖（永久）

1214 保教人员发表的文章、编写教参、教材、教案情况（永久）SX 声像资料

11 照片（文字说明的成分和编写要求。文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（1）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；（3）地点：被摄物所在的具体地点；（4）人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；（5）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。文字说明的编写要求：概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。用阿拉伯数字表示时间，如：1953年3月22日简写为1953．3．22就可以了。（永久）

12 录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、证书等：存档的方式方法基本相同。如：录音带，每盘录音带贴好标签，编好顺序号，整齐摆放。如果录音带种类比较多，还可以分类编号，相同类的摆放在一起。比如可以分成音乐类、教学类、语言故事类等。分好类，编好号以后，要建立详细的档案目录，一方面管理规范，另一方面便于查找。（永久）

一般音像资料都怕潮湿，保存时，一定要采取防潮措施。