办公室行政文员岗位操作手册

办公室行政文员岗位操作手册

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办公室人事行政主管岗位操作手册一、岗位概述人事行政主管

直属部门:总经办

直接上级:总经理助理

适用范围:办公室

二、岗位职责

1、负责办公室内一般性文件起草、资料撰写等文书工作。

2、负责各部门相关行政文书资料的汇总。

3、负责办公室卫生管理等相关工作。

4、负责协助组织和安排管理层会议,提供会议纪录与整理。

5、负责日常水果采购、生日员工聚餐、福利发放等相关事宜。

6、负责公司季度活动策划及实施安排工作。

7、负责公司各部门考勤制作及审核工作。

8、负责办公室办公用品采购、资料柜资料补充、加油卡管理。

9、负责销售部人员名片印刷工作。

10、负责办公室报刊杂志的订阅、快递收发、固话缴费的工作。

11、负责公司人员招聘、入职培训、劳动合同签订等工作。

12、完成上级领导安排的其它临时性工作。

三、主要工作

1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。

2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。

3、办公用品、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作

4、一般性外联事务工作,如移动公司、社区、物业、劳动仲裁机构等等。

5、公司员工的考勤工作。

6、完成每月绩效考核等相关事宜。

7、完成新员工招聘、入职、培训、签订劳动合同等相关事宜。

8、完成员工档案的建立、更新、补充、存档等相关事宜。

四、辅助工作

1、协助销售部完成出差费用的报销等工作。

2、协助财务部完成银行对账单及回执单的领取。

3、协助库房完成产品资料的盘点、申请以及登记。

4、协助嘉恩特公司完成一些文员工作。

五、工作细则

1、每日工作

时间基本工作内容

10:00-10:30打卡、协助/监督值日生完成卫生打扫

10:30-11:30 查看自己的周工作计划,合理安排时间并完成简单工作11:30-12:00 浏览招聘网,发送面试邀请函、打电话简单面试

12:00-13:30 日常工作

13:30-14:30 午休用餐时间,顺便按计划采购水果

14:30-18:30 日常工作

18:30-19:00 一天的工作总结及偏差原因分析

19:00-19:10 简单整理办公室,管好门窗、电源,打卡下班

2.每周工作:

(1)每天督促值日生打扫卫生,卫生情况偶尔抽查,不合格者处罚。

(2)浏览招聘网站查看简历,对否和公司条件者主动打电话了解具体情况并发送面试邀请函。

(3)接待外来客户以及应聘者。

(4)报刊杂物、快递收发。

(5)销售部报销票据的审核。

(6)办公室资料柜资料的整理及补充。

(7)每天考勤的登记,销售部如果做不到每天登记,至少每周要做一次考勤核对,保证其真实性。

(8)做好新员工入职办理、培训、电子档案录入等相关信息。

(9)每周客户短信的群发。

3、每月工作:

(1)汇总、编制公司各部门考勤;审核嘉恩特公司考勤。

(2)当月生日员工福利发放以及会餐安排。

(3)加油卡油费充值以及增值税发票的开取。

(4)查看员工登记表,对于离职、新进员工信息及时增减更新,合同到期员工,及时续签合同。(5)每个季度组织一次卫生大扫除。

4、每年工作:

(1)参加公司一年一度公益活动,植树节。

(2)参加公司年度工作总结大会。

(3)订阅公司所需的报刊杂志。

(4)填写父亲节、母亲节祝福贺卡以及礼品的邮寄。

(5)员工福利:春节往返车票报销及审核。

六、行政文员岗位工作流程

一、行政部门工作

1、办公室日常工作管理:

2、员工考勤

①督促并监督员工准点打卡。

②与销售部组长主动核对前一日销售部人员外出考勤。

③每月2号前将电子版考勤导出分发至考勤员处做考勤,5号之前需定稿,部门领导需签字交由行政部审核。8号之前行政部审核完毕交由总经理处签字。

3、值日卫生管理:

①制定出卫生执行标准。

②制定出值日排班表,当天值日生需按照卫生执行标准执行,由行政部监督,不合格者给与处罚。

4、办公用品采购

①各部门所需物品需要书面打申请,由部门直接领导签字后交由行政部,行政部根据上交的采购单进行采购,口头通知采购无效。

②物品申请单需备注申请物品的数量、尺寸、大小、品牌等详细标准。

③采购时间为固定每月最后一周周五下午统一外出一次采购物品,包括办公用品、日用品等。

④小件物品由行政部保管,大件物品直接入库,由库房盘点并签字。

5、员工福利管理:

①水果采购:每周一三五采购。水果品种以当季水果为主。

②生日员工礼品:当月生日员工福利由行政部月初统一从财务部领取,发放以不超过员工生日为期限,需在行政部签字方可领取。

③生日员工聚餐:当月生日员工人数接近10人左右则组织一次聚餐,如人数太少,则累计至次月一起。具体时间根据工作情况以及当月生日员工及领导时间确定。

6、饮用水管理:

①每年年初,由行政部统一采购一年水票,目前用量50桶/年,12元/桶。订水电话:(可开普票)

②公司饮水机两台,水桶有6个,固定一个水桶放在卫生间储水以备停水之需,当只剩一桶饮用水时则有行政部负责打电话叫水,保证办公室正常饮水。

7、报刊杂志管理:

①报刊、杂志到期后,提前告知总经办询问是否续订。

②按日、按期接收各类报刊杂志。发生未收到所订阅报刊杂志情形的,当天上午即与订阅单位(媒体/邮局)联系,反映情况,并作善后处理。

③每天上午10:30将各类报刊杂志统一集中收集到办公室,并按各部门订阅的报刊杂志归类、整理。

8、名片印刷:

①名片的印刷统一由上海广福广告公司统一印刷,QQ:782508818;TEL:

②需印刷名片人员需提前半个月填写名片申请单,由部门领导审批签字然后交由行政部。

③QQ联系广告公司,提供名片印制人员姓名、职务、联系方式、数量、印刷质量以及邮寄方式。

④名片审核签收。若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的,则行政部须责成名片印制公司重新印制名片、

⑤按次或定期(如每季度结算一次)据实与名片印制公司结算名片印制费用,由行政部核对准确无误后填写费用申请,由部门领导审批签字,然后交财务部打款。

9、文书工作

(1)会议纪要工作:

①参加办公例会等会议,做好现场记录,在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。

②会议纪要初稿先报总经理助理处审阅、修改。

③定稿后的会议纪要在规定期限内发送至参会人员QQ邮箱。

(2)文书、通知:

①做好国家节假日放假通知安排;

②办公室一般性文件的起草工作(奖罚通知),按照领导授意草拟;

②文件起草后,报总经理助理处审阅、修改。定稿后由行政文员发文。

③发文文件需在办公区公示栏公告。

10、会务工作

(1)参加会议:

①必须参加的会议:办公室会议、年终总结大会

②代销售文员参加的会议:在销售文员不便时,代其参加销售业务分析会、办公

例会,并做好会议记录,撰写、上报会议纪要。

(2)会议筹备、协助:

①会议通知:将会议时间、地点、主题、需参会人员信息以微信形式群发。

②会务筹备:会务场所现场准备,有关会议资料的提前准备,会议所需物品(如投影仪、投影笔、

电脑、白板笔、水果等)的落实,会议签到薄的准备,等等。

11、外联工作

(1)来访、考察等的接待:

①礼貌接待,第一时间做好茶水服务。

②按领导要求准备相关资料及礼品。

③特殊来访客户提前准备水果。

(2)移动/电信业务办理

(3)社区/物业相关事宜的办理

(4)劳动仲裁相关事宜办理

七、岗位任职资格标准

行政人事主管岗位级别可分为三个等级,A、B、C

人事行政主管(C级)任职资格标准

知识技能/能力

公司知识1级人际交往1级

产品知识1级沟通能力1级

管理知识1级招聘能力2级

法律知识1级培训能力2级

专业知识2级计划执行能力1级

职业素养

客户意识、

诚实守信、责任心、

团队合作、进取心、事业心

人事行政主管(B级)任职资格标准

知识技能/能力

公司知识1级人际交往2级

产品知识1级沟通能力2级

管理知识1级招聘能力3级法律知识1级培训能力2级专业知识2级计划执行能力2级

职业素养

客户意识、

诚实守信、责任心、

团队合作、进取心、事业心

人事行政主管(A级)任职资格标准

知识技能/能力

公司知识2级人际交往3级

产品知识1级沟通能力3级

管理知识2级招聘能力4级

法律知识2级培训能力3级

专业知识3级计划执行能力3级

职业素养

客户意识、

诚实守信、责任心、 团队合作、进取心、事业心

一、职业素养定义表

二、知识分级定义表

素质名称 定义

客户意识

指个人关注内部客户不断变化的需求,歇尽全力帮助和服务客户,为客户创造 价值的意愿和态度

诚信守信 以诚待人、实事求是、信守诺言、既是做事的原则,更是做人的原则

责任心

指人们在日常工作、生活中通过承担对他人、对企业、对社会、对自己的责任 多形成的意识

团队合作 与团队才成员相互配合、相互支持,共同实现组织目标 进取心 树立更高的工作目标,不懈追求发展

事业心

以企业为家,不断经营、管理、力求发展与成长

知识类型 知识定义

级别 范围

公 司 知 识 包括行业知识、公司文化 (发展历史、价值观等)组织结

构、基本规章制度和业务流等

1级 了解员工手册与职位相关内容,了解公司发展史,熟悉与 本岗位有关的管理制度、流程

2级 了解行业状况,熟悉公司的历史、现状、未来发展方向以 及相关管理制度、整体运作流程,了解公司整体战略规划 以及战略步骤

3级 洞悉行业状况重大变化与趋势,能基于公司整体战略规划

步骤对公司运作流程与制度提出系统、科学的建设方案, 以支持、保证战略目标的实现

产 品 知 识

包括产品的名称、性能与 特点、主要优点、销售状

况、与其他公司产品相比

1级 了解公司产品的名称、主要特点、能向客户介绍与自己工

作现相关的几个产品的详细资料,并能回答客户对该产品 的询问

的优劣势、价格优点等2级全面掌握公司所有产品的详细资料(名称、性能与特点、

主要优点、销售状况、与其他公司产品相比的优略势、价

格特点),并能解答客户对有关产品的询问

3级精通公司所有产品详细资料,并能对未来产品的规划与设

计提出合理化建议

管理知识包括管理学、经济学、人

力资源管理、战略管理等

1级初步了解管理学原理及企业经营管理知识,工作中能够理

解企业的一些人事政策、管理措施

2级掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识,

能够进行下属员工工作分配、落实工作计划、对工作结果

进行考核评价

3级在经营管理、战略管理、管理心理学等方面具备一定,精

通管理学,企业管理相关学科知识,并能够运用于实践,

为企业的财务管理、经营管理服务

法律知识包括公司法、税法、经济

学、证券法及国家颁布的

有关财务会计的规定,列

如会计准则、企业财务通

则等

1级了解与工作相关的各项法律、法规、是自己的工作合法、

合规、避免出现原则性错误

2级掌握工作相关法律知识,了解其他法律知识,并能够运用

于工作之中,确保企业的经营在合法的条件下运行

3级精通于公司运营、财务工作相关的全部法律知识,并能够

灵活运用,在不违反法律、法规的情况下可进行税务筹划、

投融资等,控制经营成本,提高资金运营效率,保证企业

经营战略的实现

专业知识人力资源1级初步了解人力资源管理的六大模块

2级接受过专业的人事培训,熟悉招聘流程的操作。

3级对人事工作有一定的了解,较为全面的掌握招聘、绩效考核

以及薪酬体系等相关内容。

4级对人事工作有一定的认识,能够根据公司实际情况合理设计

薪酬体系以及有效的进行绩效考核,调动起员工的积极性。

5级能够全面把握大局,根据公司年度目标合理设定本部门工作

计划以及年度费用预算及控制,配合相关部门完成年度工作

指标。

八、岗位绩效考核指标

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