2016最新标准公文格式

2016最新实用标准公文格式

一、公文格式的种类

根据公文载体的不同,分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。

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文件格式信函格式

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命令格式纪要格式

二、公文格式的基本要求:

1.公文用纸:一般使用纸张定量为60g/㎡~80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。

2.纸张大小:A4型纸:210mm×297mm。

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3.版面:公文用纸天

头(上白边)为37mm,

公文用纸订口(左白边)

为28mm,版心尺寸为

156×225mm。

4.字体:如无特殊说明,公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。

5.行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可作适当调整。

6.公文应当双面印刷。

7.公文应当左侧装订。

三、公文的通用格式

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版头:份号、密级和保密期限、紧急

程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体:标题、主送机关、正文、附件

说明、发文机关署名、成文日期、印章、附

注、附件。

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版记:抄送机关、印发机关和

印发日期、页码。

一件完整的公文由三部分组成:

一、版头部分

1.份号:公文的份数序号也就是

每份公文的编号,根据印制份数,编

流水号。公文份数序号是为了掌握公

文的发放方向,便于公文的保密管理,便于掌握公文的去向。

涉密公文一定要标注份号,如果发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号。

如需标识份号,一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。

2. 秘级和保密期限:涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角份号之下;保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3.紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

电报格式的公文紧急程度分为四级,从急到缓依次为:特提、特急、加急、平急。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志:发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。

发文机关标志主要有两种形式:一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字;二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则,字体大小一般不超过上级机关。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体,颜色用红色。

联合行文时可并用联合发文机关名称,一般主办机关名称排列在前;也可单独用主办机关名称。

联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出,如果发文机关名称只用主办机关,这样与签发人的标注就不相匹配。

联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。

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5.发文字号:由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区,避免不同机关的发文字号的机关代字重复。

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发文字号编排在发文机关标

志下空2行位置,居中排布。年份、

发文顺序号用阿拉伯数字;年份用全

称4位,用六角括号〔〕括入;发

文顺序号不编虚位,不加第字。

上行文发文字号标识在发文机

关之下居左空1字。

6.签发人:上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字,签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。

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联合行文时有多个签发人,签发人

姓名按发文机关的顺序排列从左到右、

自上而下依次均匀顺排,一般每行排2

个姓名,回行时与上一行第一个签发人

姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发

文字号处在同一行并使红色分隔丝与

之的距离为4mm。

二、公文主体

1.公文标题:标题由发文机关名称、

事由和文种组成,应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上(含4个)机关联合行文时,标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

公文标题一般用2号小标宋字体,编排于红色分隔线下空2行的位置,分一行或多行居中排布;

回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

2.主送机关:是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机

关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称要规范、准确,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,不得随意编造机关简称。

使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。

3.公文正文:是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文。

一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

正文中标题字号的使用:文种结构层次依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般一级标题用黑体字,二级标题用楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。

4.附件说明:是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便,需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。

公文附件是正文内容的组成

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部分,与正文具有同等效力。在

正文下空1行左空2字位置编排

“附件”二字,后标全角冒号和

附件名称。如有顺序号,使用阿

拉伯数字标注,附件名称后不加

标点符号。

5.发文机关署名:应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。

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单一机关行文时,发文

机关署名在成文日期之上、

以成文日期为准居中编排。

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联合行文时,应将各发文机关

署名按发文机关顺序排列在相应位

置,并使印章加盖其上。

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如长于发文机关署名,应使其

右空2字编排,并相应增加发文机

关署名右空字数。

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不加盖印章的公文,单一

机关行文时,在正文下空1行

右空2字编排发文机关署名,

在发文机关署名下1行编排成文日期,成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字;

6.成文日期:是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要标志。

成文日期确定的原则和标注位置有2种:一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用()括起来。二是经机关负责人签发的公文,以签发日期为准(联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准)。

成文日期在公文正

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文或附件说明的右下方

右空4字编排,用阿拉

伯数字将年、月、日标

全,年份应标全称,月、

日不编虚位。

不加盖印章的公文,在发

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文机关署名下1行编排成文日

期,首字比发文机关署名右移

2字。

7. 印章:印章是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。

单一机关行文时,印章端正、

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居中下压成文日期,使发文机关

署名和成文日期居印章中心偏下

位置,印章顶端应上距正文一行

之内。不得出现空白印章。

联合上行文,发文机关只署

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名主办机关时,可以只加盖

主办机关印章。联合下行文

时,所有联署机关均须加盖

印章。

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联合行文时,应将各发文机关

署名按发文机关顺序整齐排列在相

应位置,并使印章加盖其上,最后

一个印章端正、居中下压发文机关

署名和成文日期,印章之间排列整

齐、互不相交相切,每排印章两端

不得超出版心,每排最多放三个印章。

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8.附注: 一般是对公文的

发放范围、使用时需注意的事项

加以说明

请示件应当在附注的位置

上标注联系人和联系方式。

如有附注居左空2字加圆括

号编排在成文日期下1行。

三、版记

版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

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1. 抄送机关:是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。

公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定,不能滥抄也不能错抄和漏抄。

在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定,依照先上级、再平级、后下级的次序。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将抄送二字改为主送外,编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时,应当将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线。

2. 印发机关和印发日期:印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅(室)的,发文机关就是印发机关。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即不编01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

3.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

四、公文的特定格式

一、信函格式

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公文的信函格式是被广泛

采用的一种公文特殊格式。主要

用于发布、传达要求下级机关执

行和有关单位周知或执行的事

项,报送方案,商洽、询问、答

复或者说明某件具体事项。信函

格式相对简单,易操作,在各级

行政机关的公文中广泛应用,常

用于通知、批复、函等文种的公

文中。

1.发文机关标志:发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称,其上边缘至上页边为30mm,推荐用红色小标宋字体,字号大小由发文机关酌定,以版心为准居中排布。联合行文时,使用主办机关标志。

2.红色分隔线:发文机关标志下4mm处为一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处为一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,均以版心为准居中。

3.份号、密级和保密期限、紧急程度:如需标识份号,顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下;如需同时标注密级和保密期限、紧急程度,密级和保密期限顶格编排在份号下1行,紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。

4.发文字号:发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。

5.标题:标题居中编排,与其上最后一个要素相距2行。

6.页码:信函格式公文首页不显示页码,由第2页开始标注。只有2页的信函式公文,第2页可以不显示页码。

7.版记:信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。

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二、命令格式

命令格式的

公文,适用范围有

特殊的限制。一般

用于公布行政法

规和政府规章。

发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35㎜,推荐使用红色小标宋。发文机关标志下空两行集中编排令号,令号下空两行编排正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

三、纪要格式

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纪要适用于记载会议主要情况和

议定事项。各级党政机关办公会和专

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题会讨论议定的事项

都是本机关的决策事

项,要以纪要的形式

印发公文,作为指导

开展工作的依据。

1.纪要标志:由

“XXXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋字体。

2.编号:纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”,并用圆括号括入,不受年度限制;

也可按年度编排,如“〔2016〕X号”。

3.发文机关和成文日期:纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期,发文机关居左空1字,成文日期居右空1字。

4.出席、列席和请假人:标注出席人员名单,一般用3号黑体字在正文(或附件说明)下空1行左空2字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假、列席人员名单,除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同前。

5.纪要不加盖印章

6.纪要格式可以根据实际制定。

小结(新旧不同之处)

一、版头部分:

1.密级、紧急程度从右标注变

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左标注;“急件”改为“加急”;

2.所有文件格式的红头“上留

白”(至版心)由25mm扩大至35mm;

取消上行文“上留白”(至版心)

80mm的特殊格式;

3.发文机关标志“文件”二字

可加可不加;

4.联合上行文签发人每行排一

人改为排二人。

二、主体部分:

1.成文日期由汉字改为阿拉伯

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数字;

2.落款处增加发文机关署名;

3.特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

三、版记部分:

1.取消主题词;

2.版记中的文字从3号字改为4号字。

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