7 文控中心管理制度
文控中心管理制度
文控中心管理制度1. 引言1.1 背景为了确保组织内部的文件和信息的有序管理，提高工作效率，建立一个规范的文控中心管理制度至关重要。
本文档旨在明确文控中心的职责和权限，并提供操作指南，以确保文件的及时归档、安全保存和正确流转。
1.2 目的本文控中心管理制度的目的是为了：•确保组织内部的文件管理规范和一致性；•提供文控中心的具体职责和权限，以便员工对其有清晰的了解；•给出文件的归档、存档和流转的操作指南，以确保文件的安全和准确性；•提高工作效率，减少错误。
2. 职责和权限文控中心的职责包括但不限于：•负责组织内部各类文件的归档和存档；•负责文件的索引、分发和流转；•确保各类文件的版本控制；•提供文件管理的相关培训和支持；•定期审查文件管理制度的有效性，并进行必要的修订。
文控中心具有以下权限：•接收来自各部门的文件，并进行归档；•索引文件，并建立相关的文档库和数据库；•根据需要分发文件，并跟踪流转情况；•确保文件的完整性和安全性；•参与文件管理系统的建设和维护。
3. 文件的归档和存档文控中心在收到文件后，需根据文件的类型和重要性进行归档和存档。
归档的步骤如下：1.检查文件的完整性和准确性，确保文件无遗漏和错误。
2.分析文件的类型，选择合适的归档方式和位置。
3.将文件索引并录入相关文档库或数据库中。
4.确保文件的存档位置清晰明确，并做好相应的标记和标识。
存档的步骤如下：1.将归档后的文件按照规定的时间周期进行存储。
2.确保存档环境的安全性和稳定性，以防止文件的损毁和丢失。
3.做好存档记录，包括文件的存档时间、存储位置和存档人员等信息。
4. 文件的索引、分发和流转文控中心在收到文件后，需对文件进行索引、分发和流转，以确保文件能够被及时找到和传递给需要的人员。
具体步骤如下：1.对归档的文件进行索引，包括文件的标题、作者、创建时间、修改时间等信息。
2.根据文件的内容和需要，将文件分发给相关人员或部门。
3.追踪文件的流转情况，确保文件按照规定流程进行传递，并及时记录流转记录。
公司文控中心管理办法
公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理公司文控中心的运作和管理，确保公司各类文档的准确、完整和及时性，提高工作效率和信息管理水平。
2. 文控中心职责公司文控中心是负责管理和控制公司各类文档的部门，其职责包括但不限于：•制定和完善公司文控制度和管理办法；•管理公司各类文档的创建、发布、变更和废止流程；•确保公司文档的合规性、准确性和一致性；•组织编制文档模板和标准规范，确保文档的格式统一和规范化；•提供文档管理系统的技术支持和维护；•协助各部门进行文档存档、分类和检索工作；•培训新员工有关文档管理的知识和技能。
3. 文控中心的组织结构公司文控中心设有主任和多名文控专员，主要职责如下：3.1 主任•负责文控中心的日常管理和运作；•组织制定和改进文控中心的管理制度和工作流程；•监督和指导文控工作，确保文档管理的有效性和高效性；•汇报工作给上级领导，并提供决策依据。
3.2 文控专员•负责文档的创建、修改、审核和发布；•管理文档的版本控制，确保文档的更新和追踪；•组织文档的分类、存储和检索，确保文档的有效管理和利用；•培训员工使用文档管理系统以及遵守相关文控规范；•协助主任进行文控工作的分配和协调。
4. 文档的创建和发布流程为了保证文档的质量和效率，公司制定了以下文档的创建和发布流程：1.提出文档需求：任何部门需要新的文档或对现有文档进行修改、废止的，需向文控中心提出文档需求。
2.文档编写：文控专员根据需求进行文档的编写或修改，确保文档的准确性和规范性。
3.文档审核：编写完成后，文档需提交给相关部门经理或专业人员进行审核，确保文档内容的合规性和专业性。
4.文档发布：审核通过后，文档由文控中心发布，通知相关人员并确保文档的正确传达和使用。
5.文档更新：针对文档的变更或废止，需进行相应的修改和更新，并由文控中心记录和跟踪变更历史。
5. 文档模板与规范为了提高文档的一致性和美观度，文控中心制定了文档模板和规范，包括但不限于以下方面：•文档格式规范：规定了文档的字体、字号、行距、标题等格式要求，确保文档的统一和易读性。
文控中心管理规定
一．目的：为确保文控中心日常工作的正常进行，规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际制定本规定。
二．资料室存放资料范畴：2.1公司受控文件，包括一、二、三、四阶文件2.2影响产品品质的品质记录保管，如QC各类记录、生产技术管理记录等等2.3新品开发技术资料，如SOP、SIP、CP、FMEA等整套开发技术资料2.4各类样品保管，如客户样、标准样、限度样…2.5技术类图纸，包括客户图纸、厂内图纸等2.6外来文件保管，如客户标准、国标、行标、外来技术文件等2.7机器设备、仪器的相关资料，如操作说明书等2.8合同、协议类等三．文控中心职责：3.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.2制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.3负责公司文件和有关资料的发行、收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计、销毁等工作。
3.4严格执行文件资料的保密制度，防止公司资料尤其是技术资料外泄。
3.5组织公司各部门文件管理员的学习与培训，负责指导他们的工作。
3.6做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。
四．定义：无五．作业内容：5.1文件资料的管理5.1.1文件资料的收集5.1.1.1建立文控中心文件和资料目录，包括各类文件资料的保存年限、版本、存放位置等信息，保存年限参照《文件与记录控制程序》的要求执行。
5.1.1.2对遗缺不全的资料，采取措施，积极收集齐全。
5.1.1.3借阅、查阅完毕等上交文件，检查齐全后及时整理归档。
5.1.2文件资料的归档、管理5.1.2.1经文控中心受控发行的文件或资料，必须同时保存纸质原稿与电子档，电子档的部分，文控中心必须充分考虑存放安全，具体存放方式联络公司IT部门。
5.1.2.2依文件资料目录，区分立案单位。
5.1.2.3分类：依据文件资料来源、时间、内容、字母顺序分成若干层次和类别，分类按大类外，同时按部门，是否保密、保密程度来分。
公司文控中心管理规定
公司文控中心管理规定一、目的本规定旨在规范公司文控中心工作流程，提高文档管理效率，保证文档的安全性和完整性，确保公司各部门之间的信息共享与协调。
二、职责1.文控管理员文控管理员是公司文控中心的管理者，其主要职责如下：•负责文档管理系统的日常维护与管理；•制定与完善公司文档管理制度；•管理文档的版本更新、清理和归档；•确保文档的安全性和完整性，防止丢失、泄密等事故发生。
2.文控员文控员是文控中心的具体操作人员，其主要职责如下：•执行文控管理员指派的各项文档管理工作；•维护文档数据库的完整性、准确性和更新性；•负责文档信息的分类、归档、备份等日常工作。
三、流程文档管理的流程如下：1.文档的编制1.1 文件的起草：文档编制人员根据相关标准和要求进行规划、撰写、完善文档，确定正式文控编号，把文档提交给相应的审核人员。
1.2 文件的审核：审核人员对文档进行审核，根据公司文件编写规范、SGS标准、术语标准等进行审核，必要时会进行反馈，文档编制人员对反馈进行修改并再次提交审核。
1.3 文件的批准：审核通过的文档由特定人员进行批准，成功批准后，文件被视为正式文件，并由文控部门进行管理。
2.文档的发布2.1 正式文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
2.2 文档变更通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知变更前后相关人员。
3.文档的变更3.1 文档变更的提出：因业务或政策的变化，文档需要修改，需要提出变更申请。
3.2 文档变更的审核：由相应的文控审核人员对变更申请进行审核，如果无须修改或者变更并不涉及重大内容，则可以直接批准申请。
3.3 文档变更的批准：当变更申请经过评估后，需要由特定人员进行批准。
3.4 文档变更的发布：变更批准后，变更后文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
4.文档的废除4.1 需要废除文档时，需要提交废除申请，由总文控管理员进行审核，批准后废除文档。
4.2 废除文档时需要归档废除记录和相关文件。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理某公司文控中心的日常运营和管理工作。
文控中心是公司内部重要的信息管理部门，负责管理公司的各类文件和文档，确保其准确性、完整性和安全性。
本管理办法将对文控中心的职责、工作流程、权限管理等方面进行详细说明，以确保文控中心的高效运作。
2. 文控中心的职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文件管理•负责公司内部各类文件和文档的归档、整理和管理。
•确保文件的命名规范和统一，方便查找和使用。
•制定文件管理标准和流程，确保文件的准确性和完整性。
2.2 文档发布•负责文档的发布和传递，确保文档的及时性和准确性。
•确保文档的版本管理，避免混淆和冲突。
•协助各部门进行文档的审批和更新。
2.3 文档安全•负责文档的安全管理，包括权限控制、防止篡改和泄露等措施。
•制定文档备份和恢复策略，保证文档的可靠性和可用性。
3. 工作流程文控中心的工作流程分为以下几个阶段：3.1 文档创建和收集•根据需求，各部门负责人或员工创建相应的文档。
•文控中心对文档进行收集和归档，确保文档的完整性。
3.2 文档审批和修改•由各部门负责人审批文档，对文档进行修改和完善。
•文控中心协助各部门进行文档的审批流程管理。
3.3 文档发布和传递•文控中心将经过审批的文档发布到适当的平台或渠道。
•文控中心负责文档的传递和通知，确保相关人员及时获取文档。
3.4 文档存档和管理•文控中心负责文档的归档和管理，确保文档的安全性和可靠性。
•文控中心制定文件管理标准和流程，引导员工正确使用和管理文档。
4. 权限管理为了确保文档的安全性和机密性，文控中心需要进行权限管理：•根据员工的岗位和职责，分配不同的文档访问权限。
•对重要文档进行严格的权限控制，确保机密信息的保密性。
•定期审核权限，避免权限的滥用和泄露。
5. 结论本文档详细介绍了某公司文控中心的管理办法，包括职责、工作流程和权限管理等方面。
通过严格执行这些管理规定，可以确保文控中心的高效运作，提高公司的信息管理质量和效率。
文控中心管理规章制度
文控中心管理规章制度《文控中心管理规章制度》一、文控中心的基本职责1. 统一管理和归档公司全部文档资料，确保文档的规范化管理。
2. 负责文档的收集、整理、编目、存档和检索工作，提高文档管理的效率和便捷性。
3. 负责提出文档管理的规范化、流程化的要求，制定文控管理规章制度，确保文档管理工作符合公司的相关规定和要求。
二、文控中心的管理原则1. 严格遵循文档管理的标准化、规范化原则，确保文档的准确性和真实性。
2. 所有文档资料都必须按照规定的程序进行归档和存档，不得私自篡改或泄露文档内容。
3. 文控中心必须加强文档管理的监督和检查，及时发现问题并及时处理。
三、文控中心的管理制度1. 文控中心必须制定文档管理的具体操作流程，以保证文档管理工作的规范。
2. 文控中心必须建立健全的文档档案系统和管理制度，规范文档管理的各个环节。
3. 文控中心必须对文档的管理进行监督和检查，确保文档管理工作的合规性和高效性。
四、文控中心的监督管理1. 文控中心必须定期对文档管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。
2. 文控中心必须报告文档管理工作的进展情况，并接受公司领导的监督和指导。
3. 文控中心必须加强对文档资料的安全保密管理，确保文档资料不会被泄露。
五、文控中心的工作要求1. 文控中心必须建立健全的文档资料档案系统，划分管理范围和设置有关权限。
2. 文控中心必须规范文档管理的各个环节，细化操作流程和规范操作要求。
3. 文控中心必须建立文档管理的考核评价制度，及时纠正不足，提高文档管理的工作效率。
以上规章制度是文控中心的基本管理要求，所有的文控管理人员必须严格遵守，以确保公司文档管理工作的规范化、高效性和便捷性。
文控中心管理制度
文控中心管理方法
为了规范对公司受控文件的管理，明确文件控制的流程，特拟定此管理办法，具体内容如下：
一、文控岗位职责
1．规划和协调公司文件和资料相关工作。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．对公司文件进行编号、受控、发放、回收、作废和销毁。
4．及时更新公共文件夹中的受控文件清单和有效版本文件。
5．负责相关记录和表单的归档、保存、维护和销毁。
6．采取严密管理措施，防止文件资料丢失和泄密。
7．监督和指导公司各部门文件保管员的工作。
8．文控中心积极采用信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
9．做好防火、防潮、防虫等工作，避免高温和强光，确保文件资料的保存期限。
二、受控管理制度
1. 文件编制者认真阅读《文件和资料控制程序》，参照《文件控制流程图》，严格按照岗位需要确定文件发放部门，并将文件和电子版一并归档DCC后，方可发行文件。
2. DCC给予新文件编号后，文件编制者需在一周内将文件交至DCC受控，逾期则编号无效。
3. 各部门指定一个文件保管员负责该部门受控文件的相关工作。
4. 首次发行的文件可直接领取，更新文件需将旧版本交至DCC再领取新版本。
5. 文件保管员务必在文件发放当天领取和上交文件，且一律不得让他人代办。
6. 文件保管员无权限申领与本部门工作无关的文件。
7. 不得私自涂改或销毁受控文件。
8. 严禁将受控文件外借或带离公司。
常州天合光能有限公司文控中心
二0 0 九年十月二十六日。
文控中心部门奖惩制度范本
为规范文控中心部门的管理，提高工作效率，保障工作质量，激发员工工作积极性，特制定本奖惩制度。
二、适用范围本制度适用于文控中心全体员工。
三、奖惩原则1. 公平、公正、公开的原则；2. 严明纪律，奖惩分明，激励先进，鞭策后进的原则；3. 奖罚结合，以奖为主，罚为辅的原则。
四、奖励办法1. 表扬奖励：（1）年度优秀员工：根据年度考核结果，评选出年度优秀员工，颁发荣誉证书和奖金；（2）季度优秀员工：根据季度考核结果，评选出季度优秀员工，颁发荣誉证书和奖金；（3）单项奖励：对在完成工作任务、提高工作效率、创新工作方法等方面表现突出的员工，给予表扬和奖金。
2. 贡献奖励：（1）对公司项目或工作有突出贡献的员工，给予一次性奖金；（2）对提出合理化建议，被采纳并产生显著效益的员工，给予奖励。
五、处罚办法1. 警告：（1）工作时间迟到、早退，累计超过3次；（2）未按时完成工作任务，影响团队进度；（3）工作态度消极，影响团队氛围。
（1）工作时间严重迟到、早退，累计超过5次；（2）擅自离岗，未经批准；（3）泄露公司机密，造成不良影响。
3. 记大过：（1）工作时间旷工，累计超过5天；（2）故意破坏公司设备，造成经济损失；（3）违反公司规章制度，造成严重后果。
4. 解除劳动合同：（1）连续旷工，累计超过10天；（2）严重违反公司规章制度，造成重大损失；（3）触犯国家法律法规，被追究刑事责任。
六、奖惩程序1. 奖励：（1）员工推荐、本人自荐或部门提名；（2）部门审核；（3）总经理批准；（4）公布奖励名单，发放奖金。
2. 处罚：（1）部门提出处罚意见；（2）总经理批准；（3）公布处罚决定；（4）执行处罚。
1. 本制度由文控中心负责解释；2. 本制度自发布之日起实施。
文控中心部门奖惩制度旨在提高员工工作积极性，促进团队协作，保障公司利益。
请全体员工严格遵守，共同维护良好的工作秩序。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
一、目的：
统一公司的各种体系文件、标准、管理，规范颁布文件/文献标准化，严控随意颁布各种与现行管理制度有冲突、重复的规定，统一归口管理。
二、适用范围：
公司所有部门。
三、行文、文控覆盖范围：
制度、流程、标准类：公司、部门提请颁布各种新增、修补、废除、制度解释等；各部门提交总经理/董事长的申请、请示、报告、总结、文件等；各部门名义、公司名义的各种通知、通告、处理处罚等；技术等级文件分发、颁布、废除、回收；涉及公司经济与形象，涉外的各种经济合同、通知通告、函件等；外来文件的管理与控制。
四、行文流程与审核程序：
1、非技术等级文件：部门文职人员或负责人起草（或可提请文控中心），部门负责人审核，主管副总签名（如
有），提交文控中心；
2、技术等级文件：由主办标准化工程师（如有）或技术员起草，工程部经理审核后交文控中心统一办理分发、
回收；
3、公司的各种规章制度，编制为部门经理、审批为总经理助理，由总经理最终签批；修改后的制度也应按照
流程进行审批；
4、所有修订、新立、废除的制度、标准、流程类，在受控颁布前，要将旧版本附上，正式颁布后由文控中心
统一回收。
2017年1月1日A版，各部门原版由文控中心保管。
以后需要修订受控发行的，改动幅度在3个小项目的，以修订说明方式进行增补参见《标准更改通知单》。
若修补超过3个以上，则进行版次升级，即由A版升级为B版。
五、文控中心工作基本职能：
公司的各种证书、荣誉、图片、文献；公司级体系管理文件（ISO9000/验厂资料）、企业知识产权管理有关的文件、管理制度；所有通知通告执行后的书面文本；技术等级文件分发、回收、保管；公司出资的各种培训证书、广交会与其他参展证件；企管部公章、受控公章的保管与缮印。
六、文件编号程序：
1.公司代码：SJ
2.文件类别代码：文件按级别可分为：质量手册（代号为M）；管理手册（代号为IPM）；控制程序（代
号为L）；运作流程（代号P）；管理制度（代号为G）；技术文件（详见技术文件管理制度）；岗位职责（代号为Z）；外来文件（代号为W）；学习文件（代号为S）以后如有新类别增加由管理者代表与文控中心确定增加即可。
3.部门代码以首字母，如下表：
4.文件编号规则：
SJ —— X —— X —— XX——XXX
文件附带记录表格及版本
文件发行的流水号
文件起草的部门代号
文件的大类别代号
松井公司代号（SJ永远不变）
例：SJ-L-B-01表示松井公司企管部制订发出的控制程序，流水号为01号。
SJ-L-B-01-01A表示企管部发布的、流水号为01的控制程序里所涉及的流水号为01的表单，其中A表示版本号。
七、文件分发
文控中心接收审批后的文件后检查格式、书写应无误，将原版文件保存并登记于相应的目录中。
受控文件分发时文控中心把文件转换为PDF文档，并盖上“受控文件”的印章，发放至使用部门；使用人员接收到此类文件时，可通过日期、版本、编号、印章及批准签名等识别其有效性，如有疑问可向文控中心查询。
国家或国际标准等外来文件，由文控中心登记编号；发放时加盖红色“受控文件”印章，并做好记录。
文件需要发放到公司外部时，由相关部门填写《文件发放、回收记录表》，并由文控中心加盖“允许外发”的印章，经管代核准或授权人员批准后才可外发。
文件因破损、缺页等不能使用或丢失时，各部门不得自行复印文件，必须填写《文件处理审批单》，经管代批准后由文控中心补发或换取新文件（文件以旧换新时，必须将旧文件缴回）。
八、文件更改
如文件不符合实际情况或持续改进时，相关人员修定文件后，需将修改内容记录于《文件修改记录表》中一并交文件审批人员批准（对重要的技术文件更改时，必须要有充足理由）。
文件更改批准后，文控中心将《文件修改记录表》保存，并将更改后的文件按规定重新发放。
外来文件更改或换版时，对口职能部门追踪并识别其修订内容，但公司不负责文件修订，只作版本状态的登录及新版本取得后之更新。
九、文件回收
受控文件如更改或换版时，文控中心应回收所有过时无效之旧版文件。
对发放至公司外部的受控文件，如不便回收时，应及时通知文件持有者作废处理。
回收后的旧版文件由文控中心统一处理，如需保留部分作废文件时，应于作废文件每页加盖“作废保留”印后分类保存。
文控中心保存一份作废文件（加“报废保留”印章），保留期限确保长于公司所规定的产品的寿命期，如产品的寿命期不满2年，保留期不得少于2年；处理作废文件时要有记录（填写《文件销毁申请单》）；保持文件清晰,易于识别。
十、外来文件管理
职能部门在收到外来文件后，第一时间交文控中心进行归口管理，文控中心收到知识产权外来文件后，应当进行识别，明确来源与取得时间，对于《知识产权外来文件清单》进行登记管理，并且确保各种外来文件的保管方式和保管期限。
对于外来文件上说明的内容需要及时处理的，文控中心应当及时处理，对于需要其他部门协助的，应当及时向其他部门提出。
对于到期的外来文件应当根据本制度进行销毁。
十一、文件管理
文件正本统一由文控中心归档保存。
各部门应指定专人管理各类文件并编制文件目录，按文件类别、秘密级别进行管理，确保文件处于可随时调阅状态。
文件使用者不得在受控文件上乱涂乱画及拆页使用，确保文件清晰完整。
相关人员须借阅文件时，应在《文件借阅、复制记录表》上登记，经文件所在部门主管同意后方可借阅，并于限定日期前归还借阅文件。
对于失效的文件因为特定目的需要保留的，文控中心应当予以标记，便于识别。
十二、本制度由企业管理部负责解释。
十三、形成记录
1、《文件目录》
2、《文件发放、回收登记表》
3、《文件借阅、复制记录表》
4、《文件修改记录表》
5、《文件处理审批单》
6、《文件销毁申请单》
7、《知识产权外来文件清单》。