会务组织经验分享

会务组织学习要点

一、会议的筹备

（一）制定会议计划书

会议计划书应详细说明会议的流程和人员安排，因会务的不同区别对待，大型会议时设立专门的会议策划调度小组；在此需强调一点，即应充分考虑在会议进行过程中的“细枝末节”，做到事无巨细。一般在会务组织过程中，某项大型活动往往会被一些所影响，这些事件看似始料未及，其实本应在活动开始前就考虑到应对方法，而不应在突发事件前乱了阵脚。

会议计划书应大体包括以下方面（以大型会议为例）：

1．会场确定

2．会议策划方案（会议日程、议程、会议时间、参会人员范围3．邀请函

按参会人员范围确定参会人员名单

下发正式会议通知及要求

寄发邀请函

4．餐饮安排

按参会人员范围确定就餐人员名单

餐饮预算的完成

总用餐人数及形式的确认

会议休息期间果盘、点心咖啡的准备

5．住宿安排

下发住宿相关问题安排的通知

住宿房间总量、住宿人数总量的确定

费用预算

住宿现场安排

6．会议、讲座资料准备

7．会场布置

8．交通安排

接待及住房安排

确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线9．整体调度

会前定期召开准备会议

10．会议报到

11．会议进行

12．会后整理

13．游览观光

14．与会重要人物返程机票预订

建议制定如下表格：

项目名

称项目内容预计完成时间负责部门责任人会场确

定会场确定2013年3月15日

方案策划执

行组

XXX

会议策划方案确定策划

方案（会议

日程、议程、

会议时间、参

会人员范围

等）

2013年3月15日

之前

方案策划执

行组

XXX

略

注意：组织小型会议，可在此基础上删减不必要环节，根据党中央的相关要求，会议应力求精简，切记不要过分冗长。

（二）会场布置

1.绘制会场地形图

如：大型会议会场

2.会场布置

（1）大型会议会场布置

制定会场布置方案：

会场绿植摆放

主席台桌牌及发言材料准备

会场灯光

会场指引牌的制作

会场整理、会中主席台茶水服务

会场人员矿泉水准备及摆放

开场音乐

颁奖音乐

专项活动音乐

结尾音乐

与会区：应具体标明与会各单位应处的区域，如：

会场要注意消防设施的放置，标明安全通道的走向。

（2）小型会议室布置

有关会议内容的横幅；

会议桌上布置饮用水、卫生纸（湿巾）、会议材料、笔、姓名

桌牌等；

尤其应注意会议室卫生。

3.道具汇总

需做到：定人，定物，定位。

建议制定如下表格：

名称数量摆放位置使用人

摄像机2厅内两侧摄像师

耳麦2讲台主持人、发言人

电源2讲台

鲜花2小束讲台

电脑2讲台两侧主持人

音响4厅内四侧主持人

宣传字牌6签到处

横幅1条

礼仪服装6套

茶水与会者

二、领导座次安排

（一）会议主席台座次的安排

1.领导人数为单数：1 号首长居中，2 号首长在 l 号首长左边，3 号首长在右边，如图：

2.领导人数为双数：1 号、2 号首长都居中，l 号首长排居中座位的左边，2 号首长排右边，如图：

（二）关于宴席座次的安排

面门为上（景观好的位子）原则

前排为上原则

居中为上原则

远门为上原则

1.席次安排－正常摆位

2.席次安排－主宾身份高于主人

（三）长形座会议席次安排

或者

（四）主席团席次

（五）关于乘车的座次安排

三、照相摄像礼仪介绍

在接待工作中，拍照是一项非常常见的活动形式。一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。通过合影，双方进一步加深了感情，能够更好地记住对方，也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，无一不对合影相当重视。正是因为合影在接待双方的交往中

能够起到“催化剂”的作用，可以巩固宾主双方的友谊，所以接待人员要重视拍照礼仪，讲究拍照礼仪。

尽管在人们的普遍认识中，拍照是一件很简单的事情，但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。对于接待人员来说，要处理好合影的问题，通常要求关注下述4个重点问题：

（一）合影准备

既然合影有着十分重要的意义，那么正式进行之前，具体负责操办此事的接待人员就应该进行认真的准备，千万不可掉以轻心。在进行准备工作时，必须特别注意以下4个方面的细节：

1.主随客便

所谓主随客便，是指在合影之前，接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上就注明有拍照等事宜，以便来宾提前做好着装等准备。如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。

2.布置场所

在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。如果合影场所十分随便或是简陋，则会相应地降低会晤或会议的档次。应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进行认真的布置。临时凑合，往往欠妥。