文件管理制度Word模板
word公司管理制度排版
word公司管理制度排版我们需要打开Microsoft Word软件，新建一个文档。
在这个空白文档中，我们将一步步构建起我们的管理制度文档的基础框架。
为了保持文档的一致性和专业性，我们应当考虑使用统一的字体、字号和颜色方案。
例如，可以选择常用的宋体或微软雅黑作为主字体，标题使用较大字号如14号，则使用12号字体。
颜色方面，黑色是最为常见且专业的选择。
我们要对文档进行合理的章节划分。
通常，管理制度文档会包括前言、目的、适用范围、管理原则、具体规定、监督执行、附录等部分。
每个章节的标题应当加粗并居中显示，以便读者快速定位。
可以利用Word的样式功能，为不同级别的标题设置不同的样式，使得文档结构更加清晰。
在撰写具体内容时，我们需要注意条理性和准确性。
每条规定都应该简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构。
同时，为了使文档更具可读性，可以适当使用项目符号或编号列出要点。
这样不仅能帮助读者更好地理解和记忆规定内容，也便于后续的更新和维护。
对于一些需要强调的内容或关键词，可以使用Word的高亮功能或文本框来突出显示。
这种视觉上的提示能够帮助读者快速捕捉到重要信息。
同时，合理运用表格、图表等元素，可以更直观地展示复杂的数据或流程，增强文档的逻辑性和易读性。
在文档的应当包含修订记录和签发栏。
修订记录可以反映文档的版本变化，而签发栏则明确了文档的审批流程和责任人。
这些细节虽然不起眼，但实则是管理制度执行力的重要保障。
不要忘记审查文档的格式。
检查页边距、行距、段落间距是否统一，页眉页脚是否正确设置，目录是否自动更新等。
这些看似微小的细节，却能大大影响文档的专业度和阅读体验。
通过上述步骤，我们已经初步构建了一个Word公司管理制度排版范本。
这个范本不仅可以帮助公司规范内部管理文件的编写，还能作为培训新员工时的参考模板。
记住，一个好的排版范本，是公司管理规范化、专业化的起点。
文件文档管理制度范文
文件文档管理制度范文文件文档管理制度第一章总则第一条为加强文件文档管理，并规范文件文档的创建、传递、保存和销毁工作，提高工作效率和信息安全性，制定《文件文档管理制度》（以下简称“本制度”）。
第二条本制度适用于本单位所有相关部门，包括办公室、人力资源部门、财务部门、市场销售部门、生产制造部门等，并涵盖所有类型的文件文档，包括电子文件和纸质文件。
第三条文件文档管理工作必须遵循便民、高效、安全、规范的原则，做到及时准确、便于查找、易于理解、方便保存。
第四条文件文档管理工作必须遵守国家法律、法规以及本单位相关规定，不得违反法律、法规，不得泄漏涉密信息。
第二章文件文档的创建与登记第五条文件文档必须按照规定格式和版本进行创建，确保信息的完整性和一致性。
第六条文件文档必须注明创建日期、文件标题、文件编号、文件密级（如有）、制定单位和负责人等信息，并进行登记。
第七条对于涉及重要决策、重要文件或需要留存备份的文件文档，必须由相关部门进行签字并获得上级领导的审核和批准。
第八条文件登记表必须按照规定格式进行登记，包括文件标题、文件编号、制定人、登记日期等信息，并进行保存备份。
第三章文件文档的传递与接收第九条文件文档传递必须按照规定的传递渠道和流程执行，不得私自转交、逃避和拖延。
第十条文件文档传递时，必须填写传递单并注明传递日期、文件标题、文件编号、传递人和接收人等信息。
第十一条文件文档接收时，必须确认文件的完整性和准确性，并及时签字确认，并在传递单上填写接收日期。
第十二条对于重要文件文档的传递和接收，必须通过正式的渠道和方式进行，并保留传递和接收文件的相关证明材料。
第四章文件文档的保存与归档第十三条文件文档的保存必须按照时间顺序进行归档，并做好分类和标识，便于查找和统计。
第十四条文件文档的保存期限根据文件的重要程度和法律、法规的规定来确定，确保文档的及时性和保密性。
第十五条文件文档的保存必须做好防火、防水和防盗等工作，确保文档的安全性和完整性。
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
文件管理制度样式
文件管理制度样式第一章总则第一条为了规范企业文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件的安全性和完整性，根据国家相关法律法规和企业管理实际，制定本制度。
第二条文件管理是指对企业各类文件的全过程管理，包括文件的收集、整理、存储、利用、销毁等全部环节。
第三条本制度适用于企业内部所有部门和单位的文件管理工作。
第四条企业所有文件均应按照本制度进行管理。
未尽事宜由企业文件管理部门统一解释。
第五条员工应遵守本制度和相关管理规定，认真履行文件管理职责。
第六条文件管理部门是企业文件管理的专门承办机构，负责文件的归档、管理、检索、销毁等工作。
第七条企业领导应加强对文件管理工作的领导和督导，确保管理制度的贯彻执行。
第二章文件的收集第八条公司各部门的文件应该按照文件分类标准进行归档。
第九条文件的收集应当及时进行，不得迟缓。
第十条文件的收集应当注意保证文件的完整性和真实性。
第十一条文件的收集应当按照文件管理部门的规定进行。
第三章文件的整理第十二条已经收集到的文件，应当按照规定的标准进行整理。
第十三条对于不再需要的文件，应当及时进行整理处理，及时清理不必要的文件。
第十四条文件的整理应当进行分类，确保文件的清晰性和易用性。
第十五条已经整理好的文件应当进行标注，并且在文件管理系统中进行记录。
第四章文件的存储第十六条文件的存储应当符合国家相关规定的规范要求。
第十七条文件的存储应当有相应的防火、防水、防潮等措施。
第十八条文件的存储应当有相应的安全措施。
第十九条重要文件应当进行备份，并且能够随时取用。
第二十条文件的存储应当符合规定的时间要求。
第五章文件的利用第二十一条文件的利用应当符合国家相关规定的规范要求。
第二十二条文件的利用应当具备必要的安全保障措施。
第二十三条对于需要借用的文件，应当经过相应的审批程序。
第六章文件的销毁第二十四条不再需要的文件，应当按照规定的程序进行销毁。
第二十五条文件的销毁应当有相应的记录，确保文件的安全销毁。
文档管理制度模板
文档管理制度模板一、目的为了规范公司文档管理，确保文档的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在文档创建、存储、使用、分发、修改、归档和销毁等过程中的管理。
三、文档分类1. 内部文档：包括但不限于公司内部报告、会议记录、工作流程、操作手册等。
2. 外部文档：包括但不限于合同、协议、客户资料、供应商信息等。
3. 电子文档：所有以电子形式存储和使用的文档。
4. 纸质文档：所有以纸张形式存在的文档。
四、文档编号与版本控制1. 所有文档应有唯一编号，编号规则由行政部制定。
2. 文档版本更新时，应按照“V+数字”的格式进行版本控制。
五、文档创建与审批1. 文档创建者需确保内容的准确性和完整性。
2. 文档完成后，需提交直接上级或指定负责人审批。
六、文档分发与传递1. 文档分发应根据需要和权限进行，不得擅自扩大分发范围。
2. 电子文档通过公司指定的系统或邮箱进行传递，纸质文档需登记后传递。
七、文档存储1. 电子文档应存储在公司的服务器或云端存储系统中。
2. 纸质文档应存放在安全的文件柜中，并定期整理。
八、文档使用1. 员工在使用文档时，应尊重知识产权，不得擅自复制或传播。
2. 使用文档应遵循“谁使用，谁负责”的原则。
九、文档修改与更新1. 文档修改应由原创建者或授权人员进行。
2. 修改后的文档应重新审批，并更新版本号。
十、文档归档1. 定期对不再使用的文档进行归档处理。
2. 归档的文档应有明确的索引，便于检索。
十一、文档销毁1. 对于过时或无用的文档，应按照公司规定进行销毁。
2. 销毁文档应有记录，并由专人负责。
十二、保密与安全1. 所有员工应对接触到的敏感文档负有保密义务。
2. 公司应采取必要的安全措施，防止文档泄露。
十三、监督与执行1. 行政部门负责本制度的监督执行。
2. 对违反本制度的员工，公司将视情节轻重给予相应处罚。
十四、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、目的为规范公司文件管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件处理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在文件管理过程中的各项工作。
三、文件分类1. 内部文件：包括通知、决定、报告、会议记录等。
2. 外部文件：包括合同、协议、政府公文等。
3. 电子文件：所有以电子形式存储和传输的文件。
四、文件编号与存档1. 文件应按照公司规定的编号规则进行编号。
2. 文件应定期整理归档，确保易于检索。
五、文件的起草与审批1. 文件起草人需确保内容准确无误。
2. 文件需经相关负责人审批后方能发布。
六、文件的分发与传递1. 文件分发应根据文件性质和保密要求进行。
2. 传递过程中应确保文件安全，防止泄露。
七、文件的保密与安全1. 所有文件均应按照保密等级进行管理。
2. 对于涉密文件，应采取相应的保密措施。
八、文件的借阅与复制1. 员工需在文件管理部门登记后才能借阅文件。
2. 文件复制应得到文件所有者的许可。
九、文件的修改与作废1. 文件的修改应经过严格的审批流程。
2. 作废文件应由文件管理部门统一处理。
十、电子文件管理1. 电子文件应定期备份，防止数据丢失。
2. 电子文件的访问应有权限控制。
十一、监督检查1. 公司应定期对文件管理制度的执行情况进行监督检查。
2. 对违反文件管理制度的行为，应按规定进行处理。
十二、附则1. 本制度由行政部负责解释。
2. 本制度自发布之日起生效，原有相关文件管理制度同时废止。
请根据公司实际情况对以上模板内容进行适当调整和补充。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、总则1.1 为了加强公司文件管理，规范文件 creation、审批、传递、归档、销毁等过程，保证文件的安全、准确、及时和高效，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司各部门和全体员工，对公司文件管理工作提出具体要求和规范。
1.3 公司文件管理工作应遵循完整性、准确性、及时性和保密性原则，确保文件在公司的正常运行和持续发展中发挥重要作用。
二、文件分类与编码2.1 文件分类根据文件内容、性质和用途，将文件分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司规章制度、部门职责、工作流程、业务指导等。
（2）外来文件：包括与合作单位、上级部门、客户等有关的文件。
（3）公文：包括上级下达的指令、通知、报告，以及公司对外发出的函件、公告等。
（4）技术文件：包括产品设计、生产工艺、质量控制、检验标准等。
（5）会计文件：包括财务报表、会计凭证、账簿等。
2.2 文件编码文件编码分为四级，分别为部门代码、类别代码、年份和序号。
编码规则如下：（1）部门代码：根据公司部门设置，分别赋予唯一的代码。
（2）类别代码：按照文件分类，分别赋予唯一的代码。
（3）年份：文件创建年份。
（4）序号：当年内该类别文件的序号。
三、文件 creation 与审批3.1 文件 creation（1）各部门根据工作需要，提出文件 creation 需求，明确文件内容和格式要求。
（2）文件 creation 应采用公司规定的模板和标准格式，确保文件的一致性和规范性。
（3）文件 creation 时，应充分利用公司内部资源，必要时可外部采购专业服务。
3.2 文件审批（1）文件 creation 完成后，提交给相关部门进行审批。
（2）审批过程中，相关部门应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件质量。
（3）文件审批通过后，由文件创建部门负责发布和传达。
四、文件传递与归档4.1 文件传递（1）文件传递应通过公司内部办公系统进行，确保传递的及时性和安全性。
项目文件管理制度word
项目文件管理制度word第一章总则第一条为加强项目文件管理，提高工作效率，规范项目实施，根据《机关文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条项目文件管理制度适用于公司内所有项目的文件管理。
第三条项目文件管理应遵循合规、便捷、安全、完整原则。
第二章项目文件的分类和命名第四条项目文件应按照文件的性质进行分类，包括但不限于项目计划、项目进度、项目成本、项目风险、项目变更等。
第五条项目文件应按照文件内容进行命名，命名应简洁明了，能够正确反映文件内容。
第六条项目文件的存储应按照一定的目录结构进行组织，方便查找和管理。
第七条项目文件的密级应根据公司规定进行分类，确定不同级别的保密措施。
第三章项目文件的起草和审批第八条项目文件的起草人应具备相应的资质和权限，保证文件内容真实可靠。
第九条项目文件的审批应按照公司相关规定进行，审批流程清晰明确。
第十条项目文件的签发人应负责对文件内容进行审核，确保文件内容符合规定。
第四章项目文件的传递和归档第十一条项目文件在传递过程中应按照规定的流程和方式进行，避免丢失或泄露。
第十二条项目文件应按照规定的时间和方式进行归档，保证文件完整性和可查性。
第十三条项目文件的电子版本应定期进行备份和存档，确保信息安全。
第五章项目文件的查阅和使用第十四条项目文件的查阅应按照规定的流程和权限进行，避免泄露敏感信息。
第十五条项目文件的使用应遵循合规原则，不得超出文件规定的范围和用途。
第十六条项目文件的打印、复印、传真等操作应进行备案，保证操作合规。
第六章项目文件的销毁和调离第十七条项目文件在到期或不再需要时应按照规定的销毁流程进行，确保信息安全。
第十八条项目文件在调离时应按照规定的程序进行，避免信息流失。
第七章附则第十九条本制度解释权属于公司，如有其他情况，可单独制定补充规定。
第二十条本制度自发布之日起生效，项目文件管理制度在征求相关部门意见基础上修改后，由公司领导审定，作为公司的内部管理规范，供全体员工遵守。
文件资料管理制度Microsoft Word 文档
文件、资料管理制度
文件、技术资料是企业管理的核心，是指导生产经营活动的标准，加强文件、资料的管理是企业的一项重要工作，为此特制定本规定。
1．综合办公室负责外来文件、技术情报、技术资料、管理文件、记录等的管理工作，并按照标准、系列、通用化的要求分类管理。
2．综合办公室负责厂部文件和相关文件的编写、审核。
各部门负责本部门文件的编写，制定好后送综合办公室审核。
3．文件、资料的收发必须严格领发手续，各部门办理登记手续后，按规定执行，重要文件借阅和借出需经总经理同意批准后方可发放。
4．文件、技术资料的归档要登记建帐，分类摆放、管理做到正确、完整、统一、标识清晰、签证手续完整。
5．厂部的技术文件、管理文件加盖“受控”章的属于主要管理文件，领发要登记，失效和待报废的文件要申报相关部门领导批准后才能处理。
6．管理文件的更改，必须报综合办公室审核、备案，技术文件的更改必须由技术部门负责，更改后的文件送综合办公室备案，报废的文件和资料，综合办公室负责督促各部门收回，以确保有效文件的唯一性。
7．各部门的文件和资料必须指定专人负责统一保管，在管理上要易于识别和检索，任何人不得在文件上乱涂、乱画，保证文件清晰、完好、整洁。
8．厂部的技术专利和核心专业技术，未经总经理批准，任何人不得私自外借和复制，对外传递泄密，违者将按本厂的规定给予100-200元的罚款。
9．记录是一种特殊文件，管理上按文件管理的程序执行，对计算机软件、开发、使用、加密、防病毒措施，各部门应专人进行管理。
制度文件格式标准模板
制度文件格式标准模板一、前言为加强企业内部管理，规范制度文件的编写、审批、发布、修订等工作，确保制度文件的合法性、合规性、权威性和实用性，提高企业管理水平，制定本标准模板。
本标准模板适用于企业内部各类制度文件的编写。
二、格式要求1. 文件格式制度文件采用Word或PDF格式编写，文字采用中文简体，字号统一使用四号字体，行间距设置为1.5倍。
2. 文件结构制度文件分为首部、正文、尾部三个部分。
（1）首部：包含文件名称、文号、发布日期、发布部门等信息。
（2）正文：包含引言、条款、说明、附件等部分。
（3）尾部：包含生效日期、有效期、废止原文件、抄送部门等信息。
3. 文件标题文件标题应简明扼要，反映文件内容的主旨，格式为“发文类型+制度名称+文号”。
如：“通知”+“员工考勤管理制度”+“No.2021001”。
4. 文号编制文号由年份、序号组成，格式为“年份+序号”。
如：“2021001”。
5. 发布日期发布日期应为企业正式发布的日期，格式为“YYYY年MM月DD日”。
6. 发布部门发布部门为制度文件的归口管理部门，应明确标注。
7. 生效日期制度文件自发布之日起生效，格式为“自发布之日起生效”。
8. 有效期制度文件的有效期限，格式为“自发布之日起至YYYY年MM月DD日止”。
9. 废止原文件如有原文件废止，应明确标注废止的原文件名称及文号。
10. 抄送部门制度文件抄送相关部门，格式为“抄送：XX部门、XX部门”。
三、编写要求1. 引言简要阐述制度文件的制定背景、目的、依据、适用范围等。
2. 条款制度文件的主要内容应分为条款，条款应简洁明了，层次分明，格式如下：第1条总则1.1 制定目的1.2 适用范围1.3 定义第2条某某事项的具体规定2.1 某某规定2.2 某某规定2.3 某某规定……3. 说明对条款中的专业术语、操作流程等进行解释说明，以便于员工理解和执行。
4. 附件如有相关表格、样表、流程图等，可作为附件附后。
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文件管理制度
一、目的
1、文件管理是企业管理的一个重要组成部分，历年文件可以体现一个企业
创立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的
重要依据。
2、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免
资料遗失，使各种管理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂
的实际情况特制定本制度：
二、适用范围
本管理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊
裁体文件，但不包括人事档案文件。
（注：特殊裁体文件包括但不限于
照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）
三、管理组织与权责
1、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员管理（注：将来
公司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心），其主要工作职责与
权限如下：
（1）、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废文件的销毁审核工作。
（2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必须全力予以配合。
（3）、严格执行及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度的，文件管理人员有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以
处罚。
（4）、严格执行文件管理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者，有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文
件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。
（5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。
2、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责与
权限如下：
（1）、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门的工作业务。
（2）、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期无效文件的回收、作废、销毁实施工作。
（3）、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登记。
（4）、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。
（5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整理立案。
四、文件的分类，分类原则，部门编号，打印格式
1、根据工厂的实际情况，内部文件按如下性质分为A、B、C三类文件：
（1）、A类文件：是指各类管理手册和规章制度，是工厂的基本法，是为加强内部管理，提高管理效
率而对内部各种行为进行规范而形成的具有普遍约束力的文件，这类
文件必须永久保存，并按规定的格式打印，A类文件的编写一般须具备
但不限于五个要素：目的，适用范围，管理组织与权责，管理规定，
附表（见附表一）。
（2）、B类文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、奖罚通报或未经完善整理的紧急性文件或规定，此类文件需按确定的
格式打印（见附表二），经过半年或一年时间的试用，整理，合并，
汇编成A类文件，要作废。
（3）、C类文件指部门之间的沟通性文件，如备忘录、工作总结、评比结果的公布等只在短期内起临时性约束作用的文件，格式不限。
（4）、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、主题、主要内容，见附表三。
（5）、会议记录须具备如下要点，会议时间、会议地点、会议记录、参会人员、主持人、会议内容格式参照附表四。
（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根据实际情况自行酌情制作。
1、编号格式：CLF+部门+文件类别+年号+顺序号，CLF指东菱工厂，部门以
该部门的简称，例如《文件管理制度》的编号为CLF行A2002/001
2、文件的第一页下面有一表格，说明如下内容，发送部门，保存期限，生
效日期，版次，页次，制订人，审核人，批准人，如本文式样。
3、对外文件包括但不限于各类公函，报刊，杂志，信件，传真资料。
五、内部文件的收集整理。
1、文件经本部门经理确认后正本由本部门整理归档建立案卷目录进行登
记，如需发送其它部门的由文件制作部门复印发送。
2、文件的发布应在生效日期前，便于执行者熟悉文件内容。
3、文件管理员应做好文件发布归档登记（见附表五），登记表必须与文件正
本一齐装钉归档，并于每月月底收集整理归档。
4、一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件由主办单位
收集归档。
5、工厂主办的公共活动，以项目方式整理档案，并由活动主办部门于活动
结束后一周内完成资料整理归档。
6、文件管理员负责收集本部门在对外社会活动交往中的客户资料（包括客
户名称，公司名称，职衔，联络地址，电话，传真，业务内容）整理后
归档。
六、对外文件的收集整理。
1、所有外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室后，由保安分
类，属于工厂的文件在收件后20分钟送交行政部，属于员工的在白板上
公布员工姓名至保安室签名领取，如没有注明收件人姓名的，交由行政
人事部处理。
2、根据部门业务类型分别建立外来文件档案，并于外来文件案卷目录中逐
一登记，报部门经理或总经理审核，批复后，正本存本部门，并作好文
件发布日期登记，登记表与文件正本一并装订。
七、文件的签批权限
1、所有A类文件必须经总经理签署方可生效，否则视为无效文件。
2、所有人事任免，重要政令，由总经理或副总经理签署才能生效。
3、各部门职责范围之内的工作指令，奖罚通报由部门经理签署即可生效。
4、部门主管及主管以下人员一般不得跨部门签署指令性文件命令，工作指
示等文件。
八、借阅规定
1、本部门人员如需查阅文件档案，不可擅自开启文件柜查找，而必须填写
《文件借阅单》(附表六)至文管员处办理手续后，方可借阅查找。
2、如借阅其他部门的文件，则须通过部门之间的文件管理员办理借阅手续，
跨部门员工与文件管理员不发生直接的关系。
3、借阅的文件档案必须在规定的期限内归还，否则必须办理续借手续。
九、文件的销毁
1、对已到期或无保存价值的文件要及时予以销毁，具体要求如下：
（1）、填写准备销毁的文件清单、文件名称、销毁原因、期限，交公司总经理批准方可销毁。
（2）、对销毁文件必须有两个以上人员在场，待文件被彻底销毁方可离去。
2、未结算、有争议、有可疑的文件、尤其是合同、各种财务凭证、收发货
凭证等不得销毁，确实需要销毁的必须征询专业意见并经批准后方可进
行。
3、已经作废的文件，资料一上律盖上“作废”章，作废的文件除留一份存
底外，全部销毁。
十、违规处罚标准
附表一：
A类文件格式
顺德市东菱集团有限公司（隶书小二号字）
东菱装修材料厂（隶书小二号字）
文件名称（黑体二号字）
文件编号（黑体五号字）
一、目的（小标题用黑体四号字，标题下的内容用小四号黑体字）
二、适用范围
三、管理组织与权责
四、管理规定
1、。