IT企业的合同管理制度

合同管理制度

1.1 总则

1.为了加强对公司合同的规范化管理，防范经营风险，本

制度涉及合同的拟定、审定、签订、履行等部分，特制定本办法。

2.根据公司的业务范围，将全部经济合同分为“销售业务

合同”及“一般经济合同”两大类。销售业务合同分为：软件、

硬件、系统集成及服务合同等，“一般经济合同”分为采购合同

及办公、行政管理购入物资或获得各种服务签订的合同。

1.2 合同的拟订

1.各业务部门在经营活动中，不论是购入物资或获得服务；

还是对外供应物资或提供服务（除现款现货的小额零售业务外，

小额业务定义为：人民币20000元以下的业务），各种经营业务

原则上必须采用书面的形式签订经济合同或协议。对外供应物资

或提供服务，签订销售业务合同；购入物资的签订采购合同；办

公、行政管理等购入物资或获得各种服务的签订一般经济合同。

2.经济合同应符合<<合同法>>的有关规定。

3.公司对外签订的各种销售业务合同，应尽量满足公司合

同文本格式的要求，对超过公司格式合同内容的客户需求，应事先经过有关方面的审定。

4.签订经济合同，一般应具有以下要素：

●产品（或项目）名称、品种、型号、规格、等级、技术标准；数量和计量标准；包装标准；

●合同履行方式、期限、地点；验收方式；

●价款或酬金；结算方式；

●产品的违约责任，争议解决方法；

●合同当事人的单位名称、地址、联系电话、邮编、业务代表、账户、税务等信息；

●合同的有效期限；

●双方约定的其他事项。

5.销售业务合同中收款进度确定的原则：合同的收款进度应与合同的工程进度匹配，原则上参照以下方式执行：

●签订合同一周内，应收到不低于合同总价20%的预付款（软件合同应不低于30%），公司在收到预付款后开始进场，实

施合同；

●合同资产已转移、工程已实施，收款不得低于合同总额

的50%；

●合同验收后一月内，公司收完除质保金外的全部余款。

原则上质保金不得超过合同总额的5%；

●招投标的纯硬件采购合同，除应满足以上阶段付款要求

外，在资产已全部转移对方后十天内应收到全部硬件采购成

本。

●合同中应注明，因甲方原因不能按期进场者，不能影响

货款的支付。

●特殊情况需获得财务副总经理的批准。

1.3 合同的审定

1.合同签订前的送审。按照合同的性质、内容、合同标的实行

分工审核制，有关人员在收到送审合同后，如有需修改的内容，应在三天内与业务人员沟通。

●所有销售业务合同在签署前，业务人员应将合同交分管

副总经理审核；办公室交部门负责人审核。

●公司确定的新开发软件产品，应交技术总监审核；

●所有经济合同经相关的负责人审核后，再交财务副总经理审定、盖章；

●公司签订50万元以上的经济合同、对外投资等重大经济活动的有关合同或协议，除按照公司章程履行相应程序外，由财务副总负责组织CMO、CEO、法律顾问审阅。

2.各级人员在审查合同时，应注意下列事项：

●当事人是否具有签订和履行合同的权利能力和行为能力；

●合同当事人的经营范围、经营方式、注册资金，签订的经济合同是否超越其经营范围和经营方式，委托代理手续是否完备；

●合同内容是否符合法律、政策的要求，双方意思表示是否真实一致，权利义务是否平等；

●格式是否规范，主要条款是否完备，内容是否具体，文字是否准确清晰。

●销售业务合同的付款进度是否符合本办法规定。

●销售业务合同毛利的审定：原则上公司所签销售业务合

同应有毛利，对毛利为零或亏损的合同，由各事业部总经理初

审后报财务副总经理审定，并明确亏损的“消化”渠道。凡亏

损超过5万元的报CEO及财务副总经理共同审定。

1.4 合同的签订

1.合同签订的条件：所有的经济合同需按本办法第三条的规

定，完成了审核程序。

2.经济合同签章：正式签订的经济合同，必须加盖经济合同章。

●经济合同专用章时公司签订经济合同时专门使用的印

章，本公司签订的经济合同必须加盖经济合同章方能生效，不

得以公章代替。

●公司应设专人保管并建立合同专用章登记薄以备查询。

●严禁在空白合同上加盖合同专用章或公司其他有效印

鉴，凡在空白合同上盖章的，将严肃追究盖章者责任。

3.合同文本的管理：凡经双方加盖经济合同章的买进、卖出的

各种经济合同文本，实行统一管理与分类专项管理相结合的方式进行管理。

●公司财务部为公司经济合同的统一管理部门。经盖章生效的经济合同原件交财务部一份，作为收款、结算的依据。财务部应设置专人负责经济合同的档案管理，履行下列职责：?妥善保管合同文本及附件、双方往来函电、授权委托书、介绍信、有关图表以及双方协商记录等原始资料；建立合同签订履行情况台帐。

?每月按销售业务合同签订的份数、涉及金额、履行份数及履约金额向各事业部及财务副总经理报送“结算表”，并将合同纠纷数、违约原因及责任、解决情况、变更解除合同等信息，上报财务副总经理、CMO、CEO。

?销售业务合同实施完成后，市场部将双方签字的《工程任务书》交财务部，财务部将合同原件（含各种附件）、验收报告、《工程任务书》等相关资料归档备查，相关的技术资料归技术部门管理。

●各业务部门对合同实行分类专项管理，作为实施、查询的依据。

?市场部负责本部门销售业务合同管理；

?办公室负责一般经济合同管理。

1.5 合同的履行

1.销售业务合同的实施：

●市场部将合同工程中心实施前，业务人员应及时填写《工

程任务书》，分别交相关的工程实施部门签字确认，《工程任务

书》的填写按照顺序进行（具体参见附件）。

●工程实施中心接到《工程任务书》后，应及时向业务人

员通报项目进展情况，业务员也应经常、主动与客户服务事业

部取得联系，保证合同的顺利实施。

2.合同的变更：

●填制合同变更通知单（或补充合同），说明变更的原因及

变更的内容。

●合同变更程序：将合同变更通知单或补充合同并附上原

合同，按以上合同管理程序执行。

●合同变更通知单或补充合同属原合同的一部分，应与原

合同一并保管，与原合同具有同等的法律效力。

3.公司财务部、财务副总经理、CMO有权对经济合同的签订和履行进行监督、检查和审计。

4.发生经济纠纷时，业务人员应及时将有关情况及资料报送财务副总经理、CMO、法律顾问，共同提出处理意见，以相应的手段解决，并同时报告财务部合同管理人员。

1.6 附件：《工程任务书》