Access2003教程

图9.5 Access 2003启动界面
图1.6 直接新建一个空数据库
图1.7 保存文件对话框
图1.8 “学生管理”数据库窗口
利用本机上的模板来创建一个 新数据库
图1.9 数据库模板对话框
根据现有文件来新建数据库

根据现有文件来新建一个类似的数据库 相当于是复制一个已有的数据库，然后 对它进行修改编辑，形成一个新数据库。
允许空字符串
索引 Unicode压缩
指定该字段是否允许零长度字符串。
决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复 “。 指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。
主键（主关键字）

主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主 键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键 相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与 表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引 操作。主键不允许为 Null（空值），并且必须始 终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的 内容，就可用作该表的主键。
数据库组 件选项卡
图9.1 Access 2003的窗口
图1.1 Access 2003的窗口
字段与记录

在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和 行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名） 是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据 类型。

在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是 根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据 类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和 数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中 不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则 定义了用户可以输入到字段中的值的类型。
表1.3 学生基本情况表
学号
01001 01002 01003 01004 01005 01006
姓名
赵云峰 李小巧 梁海鸥 秦淮梦 何步耘 欧阳文通
Hale Waihona Puke 性别男 女 男 女 男 男
出生年月
1983-6-30 1983-12-8 1984-4-10 1984-1-25 1983-9-29 1984-5-6
2.4 数据的排序、筛选和打印




对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段的 值从高到低排序。 操作步骤如下： (1)在数据表视图中，打开“学生基本情况”表， 单击“高考分数”的列选择区。 (2)单击工具栏上的“降序”按钮 ，数据表中的数 据已按降序方式排列。

在“学生基本情况”表中，要查找籍贯字 段值中含有“广西”的所有记录
创建表的方法

建表的方法共有五种，分别是：
使用设计器创建表 通过输入数据创建表 使用向导创建表
导入表
链接表
“学生基本情况表”结构
字段名称 数据类型 字段大 小 字段属性
学号 姓名
文本 文本
10 10
必填、主键
性别 文本 2 出生年月 日期/时间 中日期 籍贯 文本 电话号码 文本 高考分数 数字 6 15 整型
是/否 OLE对象 超级链接
查阅向导
字段属性

每个字段都有自己的属性，字段属性是一 组特征，使用它可以附加控制数据在字段 中的存储、输入或显示方式。属性是否可 用取决于字段的数据类型。系统提供了如 所示的13种属性供选择使用。
表1.3 Access的字段属性及功能
属性选项 字段大小 格式 小数位数 输入法模式 输入掩码 标题 默认值 有效性规则 有效性文本 必填字段 功 能
88
82 55 74 91
92
89 83 69 89
83
84 77 81 85
01006
01007
82
49
83
67
79
68

在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据 创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所 示

将表中的数据直接输入到上图的数据表 中，完成后如下图所示：
再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出的 “另存为”框中，输入表名“学生成绩” 后，单击“确定”。
视图

视图是按特定方式处理数据的窗口。Access 2003为表提供了4种视图方式。最常用的是设计 视图和数据表视图。
图1. 3 设计视图
图1. 4 数据表视图
2 实践案例
——“学生管理”数据 库
2.1 案例综述



创建一个名为“学生管理”的数据库 该数据库中 “学生基本情况表”、和 “成绩表”二张表 二张表之间根据相关联的字段建立关系 创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩” 查询 创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩 大于590分的同学的基本情况 在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩汇总”查询， 将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。
籍贯
湖南长沙 广西桂林 广西柳州 陕西咸阳 河南开封 天津
电话号码
07316478908 07733654789 07722854301 09104612839 03784612839 02258234562 07782133568
高考分数
589 612 668 568 570 583
01007
吴英丽
2.3 数据表数据的编辑和使用
2.3.1 向数据表输入数据 在数据库窗口的“对象”选项卡中，选择 “表”。双击“学生基本情况表”表，或 者单击选定“学生基本情况表”，再单击 “打开”，打开表“学生基本情况表”， 进入数据表视图，如图所示


单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据 表，但是不关闭表。单击“学生基本情况” 表对话框右上角的”×”（关闭）按钮，将 保存数据表并关闭“学生基本情况”表。

（4）单击“关系”窗口右上方的“关闭” 按钮。系统将询问是否保存关系布局更改， 其目的是确定是否保持“关系”窗口内各 个表之间的相对位置。无论是否保存该更 改，表之间的关系都已保存在数据库中。
5. 关系数据库
每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的
组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分 为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十 年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据 库，如Microsoft SQL Sever，Visual FoxPro， Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习的 Microsoft Access也是一种典型的关系数据库。
数据库管理软件 Access 2003的使用
本章主要内容
1
认识数据库
2
3 4
创建数据库 建立表 建立查询
1 认识Microsoft Access 2003
数据库基础知识 Access 2003 简介

1.1 数据库基础知识

1. 数据与数据处理
数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包 括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。 数据处理是指将数据转化成信息的过程。
有效性规则：大于等于400 且小于等于750
图1.10 定义表结构
图1.11 设置字段属性
图1.12 定义主键
保存表结构
图1.13 “另存为”对话框
图1.14 警告对话框
通过输入数据创建表

直接在数 据表视图 中输入 “成绩表” 数据：
学号
数学
英语
计算机
01001
01002 01003 01004 01005

4. 数据库管理系统
数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数
据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体 指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系 统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也 就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统 两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。

使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数 为255。
控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。
指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是0～15。
确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。 使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/ 时间和货币类型字段有效。 在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。 指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。 是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测 数据是否满足有效性规则。 当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。 该属性决定字段中是否允许出现Null值。
表1.2 Access 的数据类型及用法
数据类型
文本 数字 日期/时间 备注 货币 自动编号
用法
用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小 为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。 用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。 用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。 用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。 用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负 号。
2.5 表之间的关系操作

通过“学号”字段，在表“学生基本情况” 和表“成绩”之间建立一对一的关系。


（1）选择菜单栏“工具”→“关系”选项， 出现“关系”窗口，并出现“显示表”对话框。 如果“显示表”对话框没有出现，则单击工具 栏上的“显示表”按钮可调出它。 （2）选择“表”选项卡。在列表框中，选择 “学生基本情况”表后，单击“添加”，再选 择“成绩”表，单击“添加”，然后单击“关 闭”按钮，关闭“显示表”对话框。在“关系” 窗口就显示出要建立关系的两个表。