分公司办事处工作规章制度

分公司办事处工作

规章制度

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分公司办事处工作规章制度

1管理大纲

总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础, 驻外机构章程是

该员工的行为指南, 各员工经过认真学习, 从而使得业务操作正规

化、工作条理化, 树立公司良好的的公众形象。

1.1 负责人职守

a 严于律已, 做好表率;

b心胸宽大, 悉心听取意见;

c 善于团结员工, 做好引导工作;

d 办事公正, 职责分明;

e注重业绩, 重视开拓, 做好市场管理工作;

f 要敢于承担责任。

1.2 财务运作( 实行电算化管理)

a 资金流转: 用款先申请后使用, 资金回笼及时;

①货款管理:

货款管理: 全部转入总公司帐上, 不得当地扣留;

应收帐款管理: 对应收帐要每月定期核对, 及时催收, 业务员要做好清理工作。

②备用金管理:

固定费用: 书面形式向总部传真申请, 由总公司负责人签字确认, 由

总部汇出;

办公费用: 由总公司负责人批准后报销, 每月末由总公司财务部处理;

③采购费用: 小批量元件采购费用管理, 采购人员按获总部批准的额

度填写资金使用申请单, 由总公司会计审批, 并支付货款即可当地执行;

b 物流监控: 做到”严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须

无一遗漏, 货物进出仓库必须凭有效的单据, 做到”货到有单, 货

走单随”。

①本公司产品( 详见仓管员职责)

向总部申请发货或通知收货;

发货: 销售发货; 样品发货;

退货: 客户退货回分公司或总公司; 办事处退货回总公司;

②当地外购物品

办公用品: 集中统一购买, 归仓库保管, 领用时填写领用单;

生产用货物品: 原则上是需要时购买。

1.3 业务管理

a 销售业务

市场人员: 严格业务作风, 培养技术型销售工程师, 控制业务费用, 每

位业务必须掌握3~5个长期客户;

市场巩固及开拓: 对原有市场的巩固和分析, 开拓新的市场;

市场信息收集及反馈: 建立客户源库, 做到行业资源共享, 分析

行业特点, 便于市场定位, 并及时反馈总部;

建立权威杂志档库, 同行业商家情报文档库, 技术支持文样库;

业务研讨会, 总结业务经验, 对暴露出问题应及时反馈并解决,

制定计划( 日、周、月) ;

业务每日晚汇报当天工作情况, 集体参考, 并作出下一步计划,

由经理安排下日的工作;

对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部, 总部产品部

参考后作出方案, 指导业务员的下一步行动。

b 执行《XXX科技销售人员职责》。

1.4 内务管理

a、宿舍管理: 见宿舍管理规定;

b、考勤管理及人事考核, 详见办事处工作规章制度。

1.5 表格管理: 因为管理和统计的需要, 制订以下一套表格, 各有关人员按要求填写;

a、每月财务部会计要完成各种表格的填写, 包括对外报送的各种税务

报表和内部统计表格( 月度费用统计报表、销售回款情况统计

表) ; ;

b、出纳员要填写: 存货日报表、现金日报表( 每日填写) 、进销存表、

物料仓库差异清单( 每月末填写) ;

c、业务人员填写: ——业务员销售、回款情况统计表( 每月) 、一周工

作总结样品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。

1.6 驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。

2 驻外机构仓库职责

2.1 对库存物进行妥善保管, 保证物料堆放整齐, 不混杂、不变质, 有明确

的名称、存放地和记录物量的收发卡;

2.2 对物料实施”先进先出”式的管理方法, 入库颜色按春夏秋冬四种颜

色警示。超过三个月的物品应重新检测, 重新将当季颜色贴在盒

子上, 有问题的应及时返回总公司;

2.3 区分不同出入库方式, 向总部申请收货, 销售发货、样品发货、客户

退货回办事处, 办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录

出入库凭证, 保证凭单据出入库, 按凭证入帐。具体操作:

a、以总部标准品的安全量为参照, 实行安全库存量( 各地根据具体情况

制定) 调度管理, 具体样例附后;

b、财务部出纳兼仓管员, 出入库单据实行电脑管理, 电脑打单, 会计负

责打单。

c 、中小客户货品物流控制:

业务员递交正规合同财务部审批分公司经理审财务部开具出库单业务员或客户签单出库

d 大宗货品物流控制: 业务员递交正规合同财务部审批分公司经

理审批总部审批财务部开具出库单业务员或客户签单

出库

e、新产品( OEM) 及库虚产品物流控制:

需加工