商务英语信函写作的注意事项
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式邮件和信函是商务英语中非常常见的沟通工具，为了确保邮件信函的专业性和准确性，以下是一些值得注意的事项以及常用的句式，帮助您写出符合商务规范的邮件信函。
一、邮件信函的格式邮件信函的格式包括信头、称呼、正文和结束语。
以下是一个标准的商务邮件信函格式示例：信头：- 发件人地址：发件人的电子邮箱地址- 收件人地址：收件人的电子邮箱地址- 主题：简洁明了地概括邮件内容，如“合作机会”、“产品咨询”等称呼：- 如果知道收件人的姓名，可以直接称呼其姓名，“尊敬的Ms. Smith”或“亲爱的John”等，- 如果不知道收件人的姓名，则可以使用更一般的称呼，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的客户”等正文：- 开头：首先表达问候，如“希望您过得愉快”、“祝您工作顺利”等，然后进行自我介绍或背景介绍，如“我是某公司的销售经理”、“我在上周的会议中与您有过交流”等- 主体：明确表达写信的目的，详细说明事由或解答问题，并提供相关的信息和附件- 结尾：感谢收件人的关注和耐心阅读，表达期待进一步合作的愿望，如“谢谢您的时间和关注”、“期待您的回复”等结束语：- 结束语可以根据信的主题选择适当的表达方式，一般的结束语有“祝好”、“顺祝商祺”、“谢谢”等二、邮件信函的注意事项1. 合理使用主题：主题应简洁明了，能准确地概括邮件的内容，避免使用繁琐的词汇或错别字。
2. 礼貌和尊重：使用适当的称呼，尊重收件人的身份和地位，展现您的礼貌和职业素养。
3. 清晰明了的语言：使用简练、准确、流畅的语言，避免使用太多的专业术语或缩写，以确保对方能准确理解您的意思。
4. 避免使用缩写：商务邮箱的信函应避免使用缩写，除非是被广泛接受的通用缩写。
5. 检查拼写和语法错误：在提交邮件前，务必检查拼写和语法错误，确保邮件准确、无错误。
6. 避免使用过于动情的语言：商务信函需要保持专业和正式，避免使用过于感性或动情的语言，以免给收件人造成不必要的困扰。
英语商务信函写作要点与范例
商务信函是商业领域中的一种重要沟通工具，用于与商业伙伴、客户和供应商之间进行书面沟通。
良好的商务信函写作能够传递准确、清晰和专业的信息，建立良好的商业关系。
本文将介绍商务信函的写作要点，并提供一些范例供参考。
1.信函格式商务信函的格式通常包括信头、日期、收信人姓名和地址、称呼、正文、结束语和发信人姓名和职务等。
在信函开头，可以使用正式语气称呼收信人，如"Dear Mr./Ms."。
在信函结尾，应使用礼貌用语，如"Sincerely"或"Yours faithfully"，然后签上自己的姓名。
2.内容明确商务信函应该内容明确，语言简练，重点突出。
首先，简要介绍自己或公司，提供必要的背景信息。
然后，明确表达写信的目的，例如询问产品信息、提出建议或意见、解决问题或投诉等。
最后，提供对进一步行动的期望，如请求回复、请求面谈或建议下一步的合作等。
3.语言专业商务信函应使用专业的语言和商业术语，避免使用口语或俚语。
语言应该准确、清晰，避免模棱两可的表达。
句子结构应简明连贯，段落之间应有适当的过渡。
同时，注意文法错误和拼写错误的防范。
4.注意礼貌商务信函应写得礼貌而尊重，以建立良好的商业关系。
在信函中使用礼貌用语，如"please"和"thank you"等，以表达对收信人的尊重和感激之情。
避免使用过于直接或具有争议性的表达方式，以免引起误解或冲突。
5.专注于核心信息商务信函应该专注于核心信息，避免冗长而无关的内容。
正文应清晰明了，提供必要的细节和相关的背景信息。
可以使用项目符号或编号来组织信息，以便阅读者更好地理解。
以下是一个商务信函的范例：Dear Mr. Smith,I am writing to inquire about your company's products and pricing information. I am the purchasing manager at XYZ Company, a leading manufacturing firm in the automotive industry. We are currently expanding our product line and are interested in partnering with a reputable supplier such as yours.Could you please provide us with a catalog or brochure that showcases your products? We are particularly interested in your high-quality automotive parts and accessories. In addition, could you let us know your pricing structure and any discounts available for bulk orders?As our company grows, we anticipate ordering large quantities, and it would be beneficial for us to establish a long-term business relationship with your company.We would greatly appreciate it if you could also provide us with any additional information about your company, such as your production capacity and lead time for order fulfillment. This will help us evaluate your suitability as a potential supplier and ensure that we can meet our customers' demands.Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon. If you have any further questions or require additional information, please do not hesitate to contact me at the email address or phone number provided below.Yours sincerely,John ThompsonPurchasing ManagerXYZ Company本文提供了商务信函写作的要点，并给出了一个范例供参考。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
商务英语：商务信函写作技巧
商务英语：商务信函写作技巧1. 引言1.1 概述商务信函写作是商业交流中必不可少的一环。
在现代商业社会中，写好商务信函至关重要，因为它们承载着商业信息和合作意愿。
无论是与客户、供应商还是合作伙伴进行沟通，良好的商务信函能够确保信息传达的清晰性和专业性。
本文将介绍商务英语中写作商务信函的技巧，并提供相关知识来帮助读者在撰写信件时更加有效地表达自己。
1.2 文章结构本文主要分为五个部分：引言、商务英语基础知识、商务信函写作技巧、细节决定成败：格式和排版技巧以及结论与总结。
首先，我们将介绍本文的目的和文章结构。
接下来，我们会通过第二部分了解商务英语基础知识，包括商务信函的概述、其重要性以及对于商业合作的影响。
然后，我们将深入探讨第三部分的主题，即商务信函写作技巧，包括简明扼要地表达意思、注意语法和拼写错误以及使用恰当的商务用语和词汇。
第四部分将关注细节决定成败，涉及正确使用信头信息及日期格式、分段落并使用恰当的标题和标点符号来增加可读性以及选择适当的字体、字号、行距和间距等排版细节。
最后，我们将总结文章的主要观点，并提出结论。
1.3 目的本文的目的是帮助读者掌握商务英语写作中的基本技巧，特别是在撰写商务信函时非常重要的技巧。
通过学习本文所介绍的内容，读者将能够更加自信地应对商业交流中的写作需求，并提高自己在商务领域中的专业形象。
商务信函写作技巧不仅在日常商业活动中发挥着重要作用，而且对于个人职业发展也有积极影响。
因此，具备良好的商务英语写作能力将为读者打开更多机遇，并提升其在职场上获得成功的可能性。
在接下来的章节中，我们将详细讨论商务英语基础知识以及如何应用这些知识来提高商务信函写作水平。
2. 商务英语基础知识：2.1 商务信函概述：商务信函是商业沟通中常用的书面形式，用于传达商业信息和沟通商务事宜。
它通常以正式的语言格式书写，并包含特定的信头信息、日期、收件人地址、称呼、正文内容和落款等要素。
2.2 商务信函的重要性：商务信函在商业合作中起着至关重要的作用。
商务英语信函写作应注意的问题
行， 写在低 于信 内地址一二行的地 方， 从信纸的左边顶
格 开 始 写 ， 个 词 的开 头 字母 要大 写 ， 于末 尾 处 的 符 每 至
章 以体制为先 ， 精工次之 。” 商务信函大多是约定俗成
地 形 成 了一 定 的 惯 用 格 式 ， 时 ， 遣 词 造 句 的方 式 等 同 对
号 ， 国人用逗 号， 美国和加拿大英语则多用 冒号。 英 但 称呼用语 可视写信人与收信人的关系而定。 第四， 正文 （ｏｖ０ ｔｅＬｔ ｒ。 Ｂ ｄ ｆｈ ｅｔ ） 这部分是信 函中最 ｅ 重要的部分 ， 它传递 中心 思想 ， 表达 发信 人的意愿、 建 议和要求 。 书写正文时应使用完整的句子且层次分 明。
３ ４， ， ５等） ｎ ｌ．如 Ｅ ｃ Ｒｅｕ Ｅ ｃｓ， ｎ ： ｓ ｍｅ； ｎ ： ａ ｅＣｅｔ － Ｅ ｄｓ Ｇｒｄ ｒｉ ｉ ｆ
ｃａｔ ｅ．
信人或单位 的电话 号码 、 电报挂 号、 电传 、 传真和 邮政 编码等 。 西 方国家 中有些信 端甚至还有单位 负责人
的姓 名 、 务 和 职称 等 。 职 信端 的 目的 是使 收 信 人一 看 便 知道 书信来 自何处， 何时发出， 便于复信和查 阅。用一
一
也有一定的要求。根据数年来从事商务英语教学工作
专
业
的 实 践 经 验 ， 者 认 为 ， 务 英 语 信 函 书 写 ， 该 注 意 笔 商 应 以下 几 个 方面 ：
一
、
观点要 清晰 。 言要 准确 语
建
设
要使客户从商务书信中较容易地理解信 函所要表 达 的准 确 含义 ， 就应 该清 楚 地 阐 明 文 章 的 主要 观 点 ， 每
词的开头字母要大写， 末尾用逗号。 结柬语视写信人与 收信人的关系而定 ， 如写给机关 、 团体或不相识的人的 信 ， 般 用 ：Ｙ ｕｓ（ ｒ）ｒｌ， ｏｒ ｖｒ）ｆｔｆｌ ， 一 ｏｒ ｖ ｙ ｔ ｙ Ｙ ｕｓ（ ｙ ａ ｈ ｌ ｅ ｕ ｅ ｉ ｕｙ Ｙ ｕｓｖｒ） ｉ ｅｅ ， ｏ ｒ （ ｙ ｓ ｃｒｌ 等等。 ｅ ｎ ｙ
商务英文信函写作常被忽略的细节
商务英文信函写作常被忽略的细节有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。
”意思是，商务信函贯穿沟通始终。
商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。
“口才决定录用，文笔决定提升。
”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。
下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。
格式“没有规矩，难成方圆”。
商务信函写作的从格式开始。
一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。
一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。
●信头（Letter Head）无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。
信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(Contact Details)，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。
没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。
●日期栏 (Date Line)传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。
在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。
日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。
常见的日期栏格式有一下两种：1.16 January 20092.January 16, 2009注意：1.“日期”后面往往不出现序数词的角标，如：16th，不正确。
2.“月份”的拼写往往不省略，如Jan，不正确。
●称呼语 (Salutation)称呼语并非是客套的随意称呼，要根据收信人和寄信人的关系，以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等，进行有针对性的变化。
商务英语写作-邮件必备的五大注意事项
商务英语写作-邮件必备的五大注意事项1. 搞清发送邮件对象、邮箱地址发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。
To： email接收者邮箱地址; From： email发送者邮箱地址; CC：抄送; Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。
每一项都必须保证完全准确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议); letter ofapplication(申请信)。
2. 明确邮件目的一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。
每种类型都会相对应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。
表达感谢能够用Thank you for v+ing/ your reply. 开头；询问原因时，能够用Could you tellme...? Would it be possiblefor you to let me know ...? I wonder if you could explain...等句型。
对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提升商务邮件书写水平及工作效率是很有协助的。
在平时多积累的基础上也能够阅读一些书籍参考。
3. 正文内容直奔主题商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。
第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss themeeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
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商务英语信函写作的注意事项
在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。
现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。
因此我们要将商务信函本身的特点和英语的语言特点结合起来，分析和总结其翻译思路和技巧。
发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。
要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。
模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。
例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month. 故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.
翻译要保留原文的清晰度相当重要。
由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在
一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。
这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。
必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。
例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。
卖方则承担至交货地的全部运费”。
在原文中with 分句是一个状语，翻
译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。
是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。
东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。
简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。
能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。
商务信函不用因顾及礼貌
而开头就说“I hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。
我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。
形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。
中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next time in the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。
中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，I remain”，中文为“祝好”。
像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。
商务信函是在商务活动这一特定的领域所使用的应用文形式。
拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体。
在以职业划分的团体环境中，通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言。
这种语言包括专门为定义一个专业概念而发明的词汇，普通词汇在某一特定领域的特定意思，以及由一组词汇的每个单词的开头字母组成的.缩写单词。
我们称上述这些语言为行话( jargon) 。
要将商务英语信函翻译得既专业又得当，要求翻译工作者掌握足够的商务知
识。
涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的概念的意思和英文缩写这两种。
不懂金融学的人会把“bank balance”和“insurance policy”分别翻译成“银行平衡”和“保险政策”，而正确的译文是“银行余额”及“保险单”; 没有接触过国际贸易的人也不会知道“CIF”( 成本加保险加运费价) ，“D/P”( 付款交单) ，“T /T”( 电汇) 。
因此，懂得商务英语的行话是翻译相关信函的基本要求。
根据字面意思翻译出来的文字根本无法传达商务信息。
Peter Newmark 在他编著的《翻译教程》中提到，提笔写译文之前，翻译者必须通读文章，了解原文的背景、基调、作者的态度和行文风格，以便合理自然地组织语言，表达目标信息。
商务信函以商务活动为背景，书信内容自然是采取较为正式的风格表达。
这种正式性首先表现在措辞专业考究，感情色彩适中。
在很多情况下，商务信函偏向于用名词表达某一动作的执行，一种状态的持续，或者用名词代替形容词来表达某种感情和态度; 其次，一件事情的完成大多用被动句来表述; 最后，用完整的长句说明事项。
其中第三点在内容的清晰度上已用实例说明过，这里就第一和第二点看一个例子。
例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L
/Cextension will be inevitable. As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to
it. 我们可以清楚地看到英语在正式场合的习惯用法: 频繁使用被动语态表示一件事的执行，但我们不能把原文第一句翻译成“如果信用证通知书被尽早传真过来”，而应译为“如果贵方尽早将信用证通知书传真过来”。
这样更符合中文的表达习惯; 后面说到“如不那样做，难免会出现延迟装船和延长信用证的有效期的现象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”这样的名词词组来表达既精炼又正式，但是中文翻译出来不得不加一些语言，还要把表示动作的名词换成动词来译。
另外，“this is a matter of great importance”的讲法也只有在相当正式的场合才用，属于定语后置，翻译过来形容词放在名词前面“这是件很重要的事情”，或简而言之“事关重要，敬请留意”。
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