河北科技大学理工学院学生档案管理办法
学校科技档案管理制度
第一章总则第一条为了加强学校科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥科技档案在学校科技、教育、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在开展科技、教育、教学、科研、管理等各项工作中形成的科技档案。
第三条学校科技档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分散收集；（三）规范整理，确保质量；（四）方便利用，服务教学；（五）依法保护，确保安全。
第二章组织机构与职责第四条学校成立科技档案工作领导小组，负责学校科技档案工作的全面领导，其主要职责如下：（一）制定学校科技档案管理制度，并组织实施；（二）审查、批准学校科技档案的归档、销毁等工作；（三）协调解决学校科技档案工作中遇到的问题；（四）定期检查、评估学校科技档案工作。
第五条学校设立科技档案室，负责学校科技档案的收集、整理、保管、利用等工作，其主要职责如下：（一）贯彻执行国家档案法律法规和学校科技档案管理制度；（二）制定学校科技档案工作计划，并组织实施；（三）负责学校科技档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（四）开展科技档案的检索、编研、展示等工作；（五）提供科技档案的咨询服务。
第六条学校各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的科技档案管理工作，其主要职责如下：（一）贯彻执行国家档案法律法规和学校科技档案管理制度；（二）负责本部门、本单位的科技档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）协助科技档案室开展科技档案的检索、编研、展示等工作；（四）提供科技档案的咨询服务。
第三章收集与整理第七条学校科技档案的收集范围包括：（一）学校发展规划、重要会议记录、领导讲话、政策法规等；（二）学校教育教学、科研、培训、竞赛、奖励、荣誉等材料；（三）学校设备、仪器、设施、技术改造、项目验收等资料；（四）学校知识产权、专利、软件等；（五）学校内部管理、财务管理、人力资源管理、后勤保障等资料。
学校档案室管理制度
学校档案室管理制度一、概述学校档案室是负责管理学校各项业务档案的重要部门，对于学校的日常运行和决策提供了重要的支持和参考。
为了确保档案室工作的有序进行，提高档案管理的效率和质量，制定一套完善的管理制度是必要的。
二、档案室管理制度的目的1. 统一规范学校档案管理工作，保证档案室工作的有序进行；2. 提高档案管理工作的效率和质量，便于学校各部门查阅和利用学校档案；3. 加强档案的保密工作，对涉密档案进行科学合理的管理和控制。
三、档案室管理制度的具体内容1. 档案管理人员1.1 档案室设立一支专业的档案管理团队，人员专业素质和档案管理知识要求较高；1.2 档案管理人员要严格遵守涉密档案的保密规定，保证档案的机密性和安全性；1.3 档案管理人员要经常接受培训，不断提高自身的档案管理能力。
2. 档案室的安全管理2.1 档案室要配备相应的安全设施，如闭路电视监控、报警系统等；2.2 档案室工作人员进出要进行身份认证，不得私自带外人进入档案室；2.3 重要档案要加密存储，限制访问权限，确保档案的机密性；2.4 档案室要定期进行安全隐患排查，及时消除安全隐患。
3. 档案的分类和整理3.1 档案室要建立明确的档案分类体系，将档案按照类别、年度和文件形式进行分类；3.2 档案室要编制档案管理手册，明确各类档案的整理、归档和销毁的规程；3.3 档案室要定期对档案进行整理和修复，确保档案的完整性和可读性；3.4 档案室要对重要档案进行备份，防止档案丢失或损坏。
4. 档案的借阅管理4.1 档案室要建立档案借阅登记制度，确保档案的借阅有记录可查；4.2 借阅档案的人员要提供相关的证明材料，如借阅申请书、身份证明等；4.3 档案借阅期限根据具体情况确定，并在借阅档案上做明确记录；4.4 借阅档案归还后，档案管理人员要进行档案的核对和检查，确保档案完好无损。
五、档案的归档周期和销毁5.1 学校档案按照档案管理规定的归档周期进行归档；5.2 档案室要建立档案销毁制度，对于归档周期已满的档案进行销毁；5.3 档案销毁要按照相关规定进行，确保档案的安全和防止信息泄露。
大学学院全日制普通本科学生档案管理办法
XXXX大学学院全日制普通本科学生档案管理办法第一章总则第一条为加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《XXXX学院档案管理办法》和相关法律法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称学生档案是指全日制普通本科学生档案。
第三条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分,是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。
学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第四条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。
学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。
学校招生就业处负责全校全日制普通本科学生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。
第二章学生档案材料的收集与整理第五条学生档案应及时收集、整理，不断充实完善，一般应包含以下材料：（一）入学前材料：包括中学学籍表、普通高校招生考生体格检查表、考生志愿信息确认表、考生报名登记表,入党、入团材料等（专升本学生还应有专科毕业学校的材料）。
（二）招生录取资料：新生电子档案（普通高校招生考生体格检查表）。
（三）学籍材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。
（四）学习材料：包括在校学习期间的学生成绩单。
（五）鉴定材料：包括毕业生教育（专业）实习鉴定表。
（六）毕业有关材料：包括报到证、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格认定申请表等材料。
（七）处分材料：包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等校级材料。
（八）奖励材料：包括在校期间获得校级及校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。
（九）组织材料：入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。
学院档案规章制度内容有哪些
学院档案规章制度内容有哪些一、学院档案管理的基本原则1. 法律性原则：学院档案管理必须遵守国家有关档案管理法律法规，严格执行相关规定。
2. 完整性原则：学院档案管理应当保证档案的完整性，确保档案的完整性和真实性。
3. 可控性原则：学院档案管理应当具有可控性，确保档案的查阅、调阅、借阅等行为受到有效控制。
4. 保密性原则：学院档案管理应当遵守国家有关保密法律法规，确保档案的保密安全。
5. 规范性原则：学院档案管理应当遵守国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范进行。
二、学院档案管理的内容1. 学院档案的分类管理：学院档案应当按照其性质、用途和保存期限进行分类管理，分为公文文件档案、学生档案、教职员工档案等。
2. 学院档案的收集工作：学院应当建立健全档案收集制度，确保对各类档案资料的及时、准确收集。
3. 学院档案的整理工作：学院应当建立定期整理档案的制度，确保档案的整理工作得到有序展开。
4. 学院档案的保管工作：学院应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，防止档案资料的遗失和损毁。
5. 学院档案的利用工作：学院应当建立档案利用制度，推动档案资源的利用和开发，并提高档案的利用价值。
6. 学院档案的销毁工作：学院应当建立档案销毁制度，对已经无用或者已经到期的档案进行安全销毁。
三、学院档案管理的制度1. 学院档案管理委员会：学院应当成立档案管理委员会，负责研究学院档案管理的重大问题，制定档案管理政策、规章和制度。
2. 学院档案管理部门：学院应当设立专门的档案管理部门，负责学院档案管理的具体工作。
3. 学院档案管理人员：学院应当招聘具有档案管理专业知识和经验的人员，进行档案管理工作。
4. 学院档案管理制度文件：学院应当制定学院档案管理制度文件，明确档案管理流程和责任分工。
5. 学院档案管理培训：学院应当开展档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。
四、学院档案管理的流程1. 学院档案的建立：学院档案应当及时建立，并按照规定分类整理和编目。
河北科技大学户籍室、档案室、就业处工作时间和联系方式
户籍室办理：本二学生地点：新校区公共教学楼D座一楼电话：81668264 肖老师工作时间：7月1日前本人办理：携带报到证（考研同学为录取通知书）、毕业证、身份证三证及复印件。
非本人办理：以上三证、三证复印件和代领人身份证。
特殊情况：结业同学没有毕业证，需要带报到证、身份证两证及复印件。
7月1日暑假期间，新校区户籍室每周一应该都有人值班，具体工作时间将会实时更新。
理工学生地点:中校区北面经管楼一楼户籍室办理。
电话：88632258 炳老师工作时间：7月1日前本人办理:毕业证复印件、报到证复印件（蓝联）非本人办理：毕业证复印件、报到证复印件（蓝联）、办理人身份证7月1日放假后，由于中区不再办理户口迁出，本三学生可以直接携带上述证件自行到湘江道派出所自行办理。
就业处暑假安排——(办理改派报到证的唯一地点)本二学生和理工学生如果需要办理改派报到证，都需要携带着报到证（蓝白两联）和毕业证、改派申请表到新校区就业处（机关楼B103)找代老师办理。
地点：机关楼B103电话：81668161，代老师邮寄地址：石家庄市裕华东路70号河北科技大学新校区就业处，每周周一上午9:00-11:30，下午2:00-17:30有人值班，详细留意科大就业网。
就业处主要负责办理报到证改派，一般办理时间需要一周。
一旦新的报到证办下来，辅导员老师会及时通知各位同学下个周一来领取改好的报到证。
档案室暑假安排备注：体检表、成绩单、毕业结论、毕设成绩评定表、报到证和毕业生登记表这六项内容必须放到档案中，缺少的及时办理。
（成绩单、毕业结论、毕设成绩评定表这三项在领取毕业证时在理工教学办办理；报到证（白联）个别学生拿在手中，必须放档案中）本二学生：地点：机关楼B102工作时间：周一到周五9:00~11:30,14:00~17:30电话：8168160，张老师（暑假期间可以电话查询已发档案信息，但是不能再发新档案）毕业生档案将于6月底陆续发出，到7月1号仍未上交就业协议或者申请延缓发送档案的同学，你们的档案将会在9月份开学后再发出。
大学档案工作管理办法
XXXX大学档案工作管理办法第一章总则第一条为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设,使之为学校建设高水平研究型大学提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规,结合学校实际，制定本办法。
第二条学校档案是指学校各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成并积累下来的，对学校和社会具有保存价值的，各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条档案工作是维护学校历史面貌的主要事业，是学校重要的基础工作之一，应纳入学校发展的整体规划，加强对档案工作的领导与管理。
在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。
第四条学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。
在加强档案的收集、整理工作，注重有效保护和利用历史档案资源的同时，逐步推进档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。
第五条学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。
各部门在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。
第六条学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。
第二章领导体制、机构及职责第七条学校档案工作，业务上受教育部和省教育厅领导，同时接受省、市档案局指导、监督与检查。
第八条学校档案工作由校长领导，并履行以下职责：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责全校的档案工作。
第九条学校档案馆是学校档案工作的职能部门，负责对全校档案工作实行指导、监督与检查，其主要职责是：（一）宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律、法规，组织制定学校档案工作规划和档案管理工作的规章制度，并贯彻落实；（二）负责学校各类档案归档、建档工作，并对全校各单位的档案工作进行指导、监督和检查；（三）加强档案队伍建设。
学校科技档案管理制度
一、总则为加强学校科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我校各部门、各单位产生的科技档案，包括科研项目档案、科研成果档案、设备档案、实验室档案、知识产权档案等。
三、组织管理1. 学校成立科技档案管理领导小组，负责全校科技档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。
2. 各部门、各单位设立科技档案管理人员，负责本部门、本单位科技档案的收集、整理、归档和保管工作。
四、档案收集1. 各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集科技档案材料，确保档案的完整性。
2. 收集的科技档案材料应真实、准确、完整，符合国家档案标准。
五、档案整理1. 档案整理应遵循分类、编目、装订、归档等原则。
2. 档案分类应按照国家档案分类标准进行，编制档案目录。
3. 档案装订应按照国家档案装订标准进行，确保档案的整洁、牢固。
六、档案保管1. 档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则。
2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫等条件。
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
七、档案利用1. 档案利用应遵循合法、合规、便民、高效的原则。
2. 查阅档案需经档案管理人员批准，并办理登记手续。
3. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。
八、档案销毁1. 档案销毁应按照国家档案销毁规定进行，经学校档案管理领导小组批准。
2. 销毁档案前，应编制销毁清单，并报学校档案管理领导小组备案。
九、监督检查1. 学校档案管理领导小组定期对各部门、各单位科技档案工作进行监督检查。
2. 对违反本制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、通报批评或纪律处分。
十、附则1. 本制度由学校档案管理领导小组负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
大学学生档案管理办法
大学学生档案管理办法为维护我校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，提高我校学生档案管理工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》精神和《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》要求，修订本办法。
第一条适用范围我校学生档案的核查、整理、保存和转递。
第二条新生档案的核查新生入学后，学校需在3个月内按照国家招生规定对新生资格进行核查。
主要核查新生本人与考生电子档案、录取通知书、考生纸质档案、身份证等信息是否一致。
复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，需报学生处取消入学资格；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。
第三条新生档案的扫描新生入学后，辅导员（班主任）对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，具体要求如下:1.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，需全部采用彩色模式进行扫描；2.扫描分辨率不低于300dpi；3.档案扫描材料的保存格式为PDF；4.档案扫描材料的命名格式为：“年级+班级+姓名”，如：“2022级护理8班张三”；5,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫等情况。
第四条在校期间档案材料的扫描学生在校期间所有档案材料实施学校、学生处双套制存档，电子纸质双重备份。
辅导员（班主任）需及时补充本班学生的新生体检表、实习鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、学籍表、报到证等档案材料的纸质材料和扫描文件。
第五条学生档案内容1.普通高等学校招生材料；2.入学登记表；3.体检表；4.学籍表；5.毕业生实习鉴定表；6.高等学校毕业生登记表；7.在校期间受各类表彰、奖励的材料；8.在校期间受警告及以上处分的决定和解除文件；9.毕业生就业通知书（报到证白联单）；10.党团组织材料等。
第六条归档材料的要求1.归档材料要求准确、清楚，并注明材料形成的时间；2,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字；3.归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得用复印件存档；4.归档材料形成之后，应立即整理归档；5.凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除、删减、修改；6.档案材料不齐，需补齐后方能封装、邮寄。
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河北科技大学理工学院学生档案管理办法
为适应我院学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案管理的严肃性，连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，特制定《河北科技大学理工学院学生档案管理办法》。
第一条适用范围
本规定适用于我院普通高等教育本科学生的档案管理。
第二条材料立卷归档范围
1、高中学籍档案；
2、高考准考证；
3、录取通知书；
4、学生入学登记表；
5、学生学籍异动审批表；
6、成绩表；
7、毕业结论；
8、毕业设计（论文）成绩评定表；
9、毕业生体检表；
10、毕业生登记表；
11、党团组织材料（包括入团材料、思想汇报、入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等）；
12、奖、惩材料；
13、就业通知书；
14、其它应归档的材料。
第三条材料立卷归档要求
1.对归档材料的内容要认真进行审查，要求准确、清楚，并注明材料形成的时间。
2.属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须有单位公章和本人签字。
3.其他应归档材料，在材料形成之后，应立即立卷归档。
4.学习成绩单、高等学校毕业生登记表、高等学校毕业生体检表、高等学校毕业生鉴定材料、奖惩材料等毕业前由招生就业部组织各学部统一归档，并及时将毕业生档案转寄到接收单位或地区。
5.归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，不得交送复印件。
6.凡属已归档材料，任何人不得擅自改动剔除。
第四条档案的保管
1.学生档案由招生就业部统一管理。
2.学院相关部门归档材料，要及时立卷。
3.要加强防盗、防火工作，预防丢失、损毁事故的发生。
4.归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续，要做到完整真实，文字清楚，手续齐备，认真审核。
5.对移交的立卷材料必须进行登记。
第五条档案的利用
1.因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，党委组织部门、团委和各部门党政负责人可登记后查（借）阅学生档案；因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和本人身份证，经招生就业部审批，方可查阅档案材料，查阅档案应严格保密。
2.学生档案一般不得外借。
确因工作需要借阅时，应严格履行借出登记手续。
档案借出后必须严加保管，借出时间一般不得超过一个月，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。
归还时，管理人员要逐一核对档案材料。
3.学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
4.因工作需要查（借）阅学生档案，不得涂改、圈阅、污损、拆散、抽取、撤换、增添。
5.因工作需要从档案中取证复制的，须经主管院长批准，履行手续。
第六条
1.毕业学生档案转出有四种方式：通过机要通信部门、邮政公司（EMS）转递、专人送达、单位提取（需核查单位介绍信和工作证），不得交本人自带。
2.学生毕业离校时，所有需要归档的材料要及时立卷,毕业生档案材料齐全方能转出，缺少任何一项材料不得转出；学生毕业时学费未交齐不得转出。
3.寄出档案因地址不详等原因退回学校的，由学生本人提供新的详细地址后再寄出。
4.休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理；开除学籍、退学、死亡、失踪学生的档案材料发回学生家庭所在地。
第七条遗失档案的补办
（一）档案补办范围：
确因学院转递过程中不慎丢失或由用人单位档案保管过程中将其档案损毁丢失的。
（二）档案补办项目：
1.考生录取名册（复印件）；
2.党、团组织材料证明；
3.在校期间奖惩材料证明；
4.学生成绩表（复印件）；
5.毕业结论（复印件）；
6.毕业设计（论文）成绩评定表（复印件）。
（三）档案补办程序
1.本人提交书面申请；
2.出示《毕业证书》原件及单位丢失档案情况说明；
3.填写《河北科技大学理工学院补办学生档案申请表》（一式二份），审批后，凭申请表到相关部门办理补办手续；
4. 补办学生档案手续材料由招生就业部保管、存档。
第八条有关借阅（调）学生及毕业生档案的办理
1、高校学生应征入伍政审借阅档案手续的办理：
（1）征兵办出具“调档函”；
（2）学生本人出具书面申请，辅导员签字，招生就业部审批；
（3）档案借阅时间一般不超过一个月，如需延长借阅时间请在申请中注明；
（4）档案交回时，必须密封并有征兵部门加盖公章，否则档案管理人员有权拒收。
2、毕业生就业需要提前借调档案手续的办理：
（1）出具用人单位人事部门调档函；
（2）学生本人出具书面申请，辅导员签字，逐级审批；
（3）一经被单位录用，档案可以不归还；否则一个月之内必须归还，如需延长借阅时间请在申请中注明；
（4）档案交回时，必须密封并有用人单位加盖公章，否则档案管理人员有权拒收。
3、应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持录取单位调档函，由招生就业部审查批准后方可调档。
4、其它情况需要调档的参照以上手续办理。
第九条其它
1.本规定由河北科技大学理工学院招生就业部负责解释。
2.本规定自颁布之日起施行。
问题讨论
1、在籍学生征兵入伍未办理退学手续，要求调走档案，没有出具任何手续，是否能办？
83年“全日制高等学校学生学籍管理办法”第二十九条保留入学资格、保留学籍、休学的学生，在保留入学资格、保留学籍、休学期间，不得报考其他学校。
征兵文件中规定：统招大专学生可以参加专升本考试。
2、报到证派回生源地，本人准备签北京或天津工作，单位出具调档函，能否提档？
3、关于“评优材料登记表”更换的建议；
4、关于档案中能否增加“学位评定表”的建议。