样品发放和回收记录
CNAS现场评审前“文档整理”工作
1、文件（在资料员处需有一份完整的）（1)内部文件：含质量手册、程序文件、作业指导书、表单,档案室应有完整一份；（质量手册、程序文件要装订成册,资料员负责）（2）外部文件：所有检测所需的外部标准、规范，及ISO/IEC17025：2005（CNAS-CL01：2006），应用说明及若干政策，JJF1059—1999等应有一份.（3）以上文件，如要发放,必须运行文件发放程序(如盖受控章、做发放记录）。
2、设备档案每台设备由设备员做一个档案盒，按设备编号对其进行编号，并确保档案盒中有以下内容：设备档案卡、采购申请、验收记录、合格证、使用说明书、历年的检定证书、使用记录、定期维护记录、维修记录、期间核查记录、停用报废记录；（每台设备做一个档案盒）3、人员档案由资料员负责完善，内容包括，人员档案卡，学历证书、学位证书、上岗证、职称证、其他资格证(如内审员证），发表的论文，年度的考核等资料。
每人一档,与人员一览表的先后顺序对应。
（每人做一个档案袋)4、原始记录不管以打印出来的方式保存，还是以电子档的形式保存，都要定期存档，并确保其包含足够的信息；（必须与报告单、委托单对应，最好装订在一起）5、报告所有报告必须留存一份，并按一定的顺序整理好存档。
（按项目或时间顺序一个一个档案盒放好,并做好目录）(特别是申请认可项目相关的标准一定要有报告、原始记录（含校准曲线、图谱等）、样品登记表、设备使用记录、委托单、标准物质使用记录等）6、体系运行资料（不强求一定要做成25个档案盒,也可按目前一个程序一个文件夹，但一定要知道与下列各要素的关系）按要素整理成25个文件夹,具体内容包括：（每个要素做一个档案盒）（1）第一个档案盒：4。
1组织1、中心实验室成立文件、单位法人证书、法人单位对中心实验室的授权等法律地位证明材料;(成立文件及单位法人证书找总经理取，法人单位对中心实验室的授权直接从质量手册中复印,由资料员完成）2、中心主任的任命书；技术负责人、质量负责人、内审员、质量监督员等关键岗位的任命书；(中心主任的任命书找总经理取，其余岗位的任务书直接复印质量手册中的附录12,由资料员完成）3、授权签字人授权书和授权签字人情况表;（直接复印质量手册中的附录7,由资料员完成）4、中心主任、技术负责人、质量负责人临时外出的代理记录；（由资料员找被代理人提供)5、日常检测质量监督记录;（即《检测工作的监督控制程序》文件中的《日常监督记录表》,由监督员负责提供）6、保密执行情况的检查记录：(即第一个程序文件中的《保护客户机密信息和所有权工作检测记录表》，由质量负责人和监督员负责提供)7、确保实验室人员理解他们活动的相互关系和重要性，以及如何为管理体系质量目标的实现做出贡献（由中心主任提供，可以会议记录的方式出现）8、最高管理者应确保在实验室内部建立适宜的沟通机制,并就确保与管理体系有效性的事宜进行沟通.(由中心主任提供，可以会议记录的方式出现）（2）第二个档案盒：4.2管理体系1、质量手册目录、程序文件目录、作业指导书目录、各种管理表格目录；(由资料员整理出来）2、质量体系文件的宣贯记录（含考试记录）；（由质量负责人提供相关的培训记录及试卷)3、质量目标的达成情况分析报告（由质量负责人对年度质量目标的达成情况用表格化的方式进行分析）4、最高管理者应将满足客户要求和法定要求的重要性传达到组织(由中心主任提供，可以会议记录的方式出现）(3)第三个档案盒：4.3文件控制1、体系文件的发放、回收记录（即《管理体系文件控制和维护程序》文件三中的〈文件发放回收登记表〉,由资料员负责)（每次发放和回收都要有记录）2、体系文件更改审批表；(由资料员负责）3、文件修改页（修改后的文件都应有修改页，由资料员负责）4、外部文件目录（即程序文件三中的〈外来文件资料登记表〉，由资料员负责)5、内部文件目录（即程序文件三中的〈内部受控文件登记表〉，由资料员负责）6、作废文件,收回的作废文件都要盖作废章（由资料员负责）7、文件定期审查记录(可以会议记录形式在管理评审前进行，由质量负责人提供）8、文件借阅登记表(由资料员负责)9、文件销毁记录表，由资料员负责.10、体系文件置换申请表(需要时填写）（4）第四个档案盒：4。
实验室常用记录表格
文件编号：GXZC-4000-00 记录表格编写：审核：批准：版本：受控状态：发放编号：发布日期：年月日实施日期：年月日1、文件和资料发放、回收记录表GXZC-4201-012、文件修改记录GXZC-4201-023、文件修改申请表GXZC-4201-034、文件修改通知单GXZC-4201-045、文件破损与丢失补发登记表GXZC-4201-056、文件和资料销毁登记表GXZC-4201-067、文件和资料借阅登记表GXZC-4201-078、备份文件记录GXZC-4201-089、文件和资料留用申请单GXZC-4201-0910、公正性声明措施执行情况检查表GXZC-4202-0111、外来人员参观审批表GXZC-4202-0212、查阅保密资料申请单GXZC-4202-0313、仪器设备（标准物质）申购单GXZC-4203-0114、仪器设备（标准物质）验收单GXZC-4203-0215、供应商评价表GXZC-4203-0316、合格供应商登记表GXZC-4203-0417、___年度服务和供应品采购计划GXZC-4203-0518、检测委托单GXZC-4204-0119、合同评审单GXZC-4204-0220、分包申请表GXZC-4205-0121、分包方能力调查表GXZC-4205-0222、合格分包方名单GXZC-4205-0323、申诉和投诉处理记录表GXZC-4206-0124、客户意见征求表GXZC-4206-0225、不符合工作控制处理表GXZC-4207-0126、内部管理体系审核检查表GXZC-4210-0127、不符合项报告GXZC-4210-0228、会议纪要GXZC-4211-0129、整改措施报告GXZC-4211-0230、会议签到表GXZC-4211-0331、检测人员上岗报批表GXZC-4212-0132、人员学习记录表GXZC-4212-0233、培训申请表GXZC-4212-0334、年度培训计划GXZC-4212-0435、个人技术档案表GXZC-4212-0536、年度人员培训记录表GXZC-4212-0637、公司办公及试验环境卫生情况检查表GXZC-4215-0138、仪器设备检定/校准报告GXZC-4217-0139、检测方法确认表GXZC-4218-0140、仪器设备（标准物质）期间核查记录表GXZC-4219-0141、更新标准实施审批表GXZC-4220-0142、新开展检测项目审批表GXZC-4220-0243、新开展检测项目验收表GXZC-4220-0344、仪器设备维修记录GXZC-4221-0145、计算机/自动化检测设备校核记录GXZC-4221-0246、计算机软件申购单GXZC-4221-0347、计算机软件验收单GXZC-4221-0448、仪器设备降级、停用、报废申请表GXZC-4222-0149、年度仪器设备周期检定/校准计划、实施记录表GXZC-4222-0250、仪器设备一览表GXZC-4222-0351、仪器设备周期检定/校准一览表GXZC-4222-0452、仪器设备档案资料借阅登记表GXZC-4222-0553、仪器设备租用/借出审批表GXZC-4222-0654、仪器设备租用/借出登记表GXZC-4222-0755、仪器设备（标准物质）送检通知书GXZC-4222-0856、年度仪器设备维护保养计划和实施记录GXZC-4222-0957、仪器设备（标准物质）使用记录GXZC-4222-1058、停用仪器设备启用申请单GXZC-4222-1159、检定/校准证书和测试报告确认表GXZC-4223-0160、允许偏离申请表GXZC-4224-0161、样品出入库登记表GXZC-4225-0162、日常质量监督抽查记录GXZC-4226-0163、检测报告更改申请表GXZC-4228-01文件和资料发放、回收记录表序号：编号：GXZC-4201-01文件修改记录序号：编号：GXZC-4201--02文件修改申请表序号：编号：GXZC-4201-03年月日文件修改通知单序号：编号：GXZC-4201-04文件破损与丢失补发登记表序号：编号：GXZC-4201-05文件和资料销毁登记表序号：编号：GXZC-4201-06文件和资料借阅登记表序号：备份文件记录序号:文件和资料留用申请单序号:公正性和行为准则执行情况审查表序号：外来人员参观审批表序号：查阅保密资料申请单序号：序号：序号：供应商评价表序号：合格供应商登记表序号:批准人: 编制人: 日期:______年度服务和供应品采购计划序号:批准: 审核: 编制:日期: 年月日检测委托单序号：合同评审单序号:分包申请表序号:分包方能力调查表序号；合格分包方名单序号:申诉和投诉处理记录表序号：客户意见征求表序号:不符合工作控制处理表序号：内部管理体系审核检查表序号：不符合项报告序号：会议纪要序号：整改措施报告序号：XZC-4211-02会议签到表序号：检测人员上岗报批表序号：人员学习记录表序号：序号：序号：制表：审核：批准：个人技术档案表序号：年度人员培训记录表序号：公司办公及试验环境卫生情况检查表序号：仪器设备检定/校准报告序号：编号：GXZC-4217-01检定单位：（章）检定员：审核：检测方法确认表序号：仪器设备（标准物质）期间核查记录表序号：负责人：设备管理员：更新标准实施审批表序号：序号：序号：仪器设备维修记录序号：编号：GXZC-4221-01计算机/自动化检测设备校核记录序号：编号：GXZC-4221-02校核人: 审核人:序号：序号：。
微生物实验室档案管理
4.4、实验室相关文件管理
不能归入上述3 类档案的实验室其他资 料, 如实验室各类证书、上下行文件、会议资 料等.
五、结束语
档案管理工作是一项分散、杂乱、繁琐、 量大的工作,我们在进行档案管理的过程中,应 该根据公司的实际情况,本着方便管理、方便 利用的原则,做到使档案集中、系统、优质、 规范,以此来适应公司发展需求.
微生物实验室档案管理
2017年12月
一、档案管理的概念
• 档案管理也叫档案工作,是档案室直接 对档案实体和档案信息进行管理并提供利 用服务的各项业务工作的总称.
二、档案管理的内容
• 档案管理包括档案收集、档案整理、 档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档 案检索、档案统计、档案编辑和研究、档 案提供利用.
WD105-⑥-1 WD105-⑥-2 WD105-⑥-3 WD105-⑥-4
WD105-⑥-5 WD105-⑥-6 WD105-⑥-7 WD105-⑥-8 WD105-⑧-1 WD105-⑧-3 WD1-05-⑨-1
4.3技术档案管理
由于技术档案内容丰富,根据性质不同,可 划分为质量体系类、检测标准类、检测业务类.
<1>、质量体系类
质量体系文件是实验室内部的法规性文件, 包括质量手册、程序文件、外来文件、作业指 导书、质量记录和相关技术记录文件等内容.
质量手册是阐明检测机构质量方针并描 述其质量管理体系的文件.程序文件是保证实 验室各项工作按一定程序运作的指导性文件.
外来文件是除质量体系文件外,质量监督 管理部门所做的规范性引用文件.作业指导书 是实验室的详细检测工作文件.质量记录和技 术记录主要是指内部审核、管理评审和资质 管理过程中的相关材料; 其中内部审核材料应 包括内审计划、内审检查表、现场审核记录 表、不符合项报告和质量体系内部审核报告. 管理评审材料包括评审计划、评审内容、会 议记录、评审报告、纠正和预防措施记录.资 质管理过程中的材料包括考核样记录及检测 过程中全部质量控制记录.
样品申请之规章流程
样品申请之规章流程一、背景介绍样品申请是指企业或者个人向供应商申请获取产品或者材料样品的过程。
样品申请的目的是为了评估产品或者材料的质量、性能和适合性，以便做出购买或者合作决策。
为了规范样品申请流程，提高效率和准确性，制定了一系列的规章制度。
二、规章流程1. 样品需求确认在申请样品之前，申请人需要明确自己的样品需求。
包括样品种类、数量、规格要求等。
申请人可以通过与相关部门或者项目组进行沟通，明确样品需求。
2. 样品申请书编写申请人需要编写样品申请书，详细描述样品需求和用途。
样品申请书应包括以下内容：（1）申请人基本信息：包括姓名、部门、职务等；（2）样品需求描述：包括样品种类、数量、规格要求等；（3）样品用途说明：说明样品将用于何种目的，如产品评估、研发等；（4）样品回收方式：说明样品使用完毕后的回收方式。
3. 样品申请审批申请人将样品申请书提交给上级领导或者相关部门负责人进行审批。
审批人需要对样品需求进行评估，确保申请合理、符合公司政策和流程。
4. 样品申请审核申请人提交的样品申请书将由相关部门或者项目组进行审核。
审核人员需要核实样品需求的合理性和可行性，确认是否有足够的样品库存，以及样品是否符合公司的技术要求和质量标准。
5. 样品发放经过审批和审核后，样品将由供应商或者公司内部的样品库进行发放。
申请人可以通过邮寄、快递或者直接领取的方式获取样品。
6. 样品使用和评估申请人在收到样品后，可以根据自己的需求进行使用和评估。
使用过程中，需要注意保护样品的完整性和安全性，确保样品不被损坏或者丢失。
7. 样品回收在使用完样品后，申请人需要按照事先约定的回收方式进行样品的归还或者销毁。
回收方式可以是将样品寄回供应商，或者交给公司内部的样品库进行处理。
8. 样品申请记录和归档公司需要建立样品申请记录和归档制度，将每一次样品申请的相关文件和信息进行记录和归档。
这样可以方便后续的查询和审计。
三、流程优化与改进为了提高样品申请流程的效率和准确性，可以考虑以下优化措施：1. 简化申请流程：减少繁琐的审批环节，提高申请人的申请效率。
物料承认管理规定
5.4.1封样
样品承认完成后，样品承认部门进行样品封样，一式两份，应在样品标签上填写好相关内容，连同已签署的样品承认书转交品质部门文控进行发放。
5.4.2样品发放
文控核对《样品承认书》已签署、样品标签内容填写完整、清晰，无误后，按受控文件发放要求发给如下部门，同时需在《样品发放回收登记表》上做好先关记录。
A、IQC：存档，作为来料检验的依据
B、采购部：留存或转供应商作为生产依据。
5.4.3样品编号原则：Y+样品承认书编号
5.5样品更新与废止
5.5.1样品的废止
5.5.1.1已经签样合格的物料，在检验或者是在生产过程中发现质量异常，核对样品又是一致的，由样品签发部门填写《样品承认变更单》提出废止原所签样品的申请，经过研发部经理批准后，分发各部门并且要求采购部重新送样承认。
5.5.2样品的有限期规定：常规标准材料为3年；公司设计的材料以材料重新选型或设计更改后的旧版作废或旧版限用期限为有效期。
5.5.3样品的废止与更新，应按文件控制要求实施回收，做好回收记录。
5.6其他要求
5.6.1由研发同意的风险采购订单/客户指定供应商来料，成批量订购到货后，仍需要由采购部先发出《样品承认联络单》，由研发签样后，IQC才可对批量订购货品进行来料检验。如有必要，研发可将样品及联络单交销售签样后下发使用。
-供应商生产时材质变更或模具修改时；
-B类C类品质认为有签样需求的物料，例如需比对色差或对尺寸有特殊要求的物料
5.2样品承认申请
5.2.1采购根据研发提供的相关技术要求，寻找合适的供应商，要求供应商提供《样品承认书》及样品，获取资料后采购发出《样品承认联络单》，准确注明待承认物料的名称、规格型号、数量、供应商名称、使用机型、希望完成时间及申请原因等，此单由采购部经理批准后连同样品、供应商提供的样品承认书等相关资料一并提交到研发部门，并在《样品承认一览表》上予以登记。研发自行获取的样品，经确认合格后，应填写《样品承认联络单》交采购部。
实验室管理制度(人员、样品、记录、标准品、仪器)汇总
实验室管理制度（人员、样品、记录、标准品、仪器）汇总一、实验室管理制度二、人员及培训制度三、原始记录管理四、样品管理五、实验室标准品的管理六、实验室留样管理七、滴定液的管理八、仪器及器具管理九、微生物实验室管理制度十、检定菌、培养基管理制度十一、贵重物品、剧毒品管理制度十二、复核制度十三、玻璃仪器管理制度十四、化学试剂管理制度十五、安全管理制度十六、清洁卫生管理制度目的为质量检验人员建立良好的工作程序，规范实验室各项工作的管理，确保检验工作安全、有效地开展。
范围全体产品质量检验人员及进入实验室的外来人员均需遵守本管理规程。
责任人实验室全体人员。
实验室管理制度一、实验室管理制度1.为确保食品添加剂检验工作的公正与客观，检验人员必须要有高度的责任感、严谨的科学态度和严肃认真的工作态度；要做到细心、耐心和专心；还要具有熟练，正确的操作技能及良好的科学作风、清洁的卫生习惯。
2.检验操作时，必须严格执行法定标准、企业标准，并严格按标准操作程序进行操作。
其质量不符合规定标准的均不得岀厂、不得销售、不得使用。
3.实验室应保持安静、整洁、和谐、规范、科学的工作环境。
4.对一些关键的计量标准容具(如天平、量瓶、移液管、滴定管等)及其他分析仪器，必须经校验后，方可使用。
5.检验使用后的器具，应按规定及时清洗。
检验用剩的试剂，不得倒回原瓶，以免污染，而影响检验数据。
6.在使用和操作各种仪器前，必须理解和熟悉各种仪器原理及使用操作程序，并对仪器进行必要的检查，使用完毕后应做好对仪器的清洗，必须保持仪器的完好，并认真做好仪器使用记录。
7.为保证检验数据的可靠，准确，仪器应定期进行校验（一般仪器均规定为每年一次），并做好校验台帐。
仪器维修后，应使系统适用性符合规定或经校验后方可进行测定。
8.易燃，易爆，腐蚀，剧毒，贵重药品等试剂，必须严加管理。
个别毒品试剂，贵重物品必须按专人，专柜，双人双锁管理。
9.凡使用有毒，挥发性试剂时，必须在毒气柜内进行操作。
样品承认管理规定
样品承认时机
5.2.1结构部试生产BOM正式发出后且PM试生产申请表发出时；当采购部签署到PM的试生产申请表时,就立即通知供应商在1-2个工作日提供样品承认书给公司；逾期未提交样品承认书采购部不能下采购单给该供应商购买该款产品;
样品承认流程
5.3.1采购部收到供应商提供的样品承认书后转交给DCC；
5.3.6如需射频部确认RF性能时则由结构工程师交1-2个样品连同样品承认书一起给对应的RF工程师进行确认,如确认合格则在样品和样品承认书上签署时间和姓名,并将样品和样品承认书返还给对应的结构工程师；如不合格则写明不合格原因将样品和样品承认书返还给结构工程师；不管合格或不合格,结构工程师都要将样品和样品承认书返还给DCC；
5.4.2采购部接收到DCC返还的不合格样品承认书后,将其返还给供应商,并要求供应商在1-3个工作日内再次送样品承认书给信维承认,承认流程同；如连续3次送样不合格则淘汰此供应商生产此产品的资格;
六、参考文件
记录管制程序
文件控制程序
七、相关记录
样品承认书
BOM
试生产申请表
供应商样品承认书记录表
测试申请单
5.3.2DCC收到样品承认书后登记在供应商样品承认书记录表内,将样品承认书交研发中心结构部对应工程师签收；如果是五金料带则交工程部负责人；
5.3.3结构部工程师或工程部负责人收到样品承认书后对样品进行确认,并提出尺寸、环保、可靠性测试申请单连同样品一起交品管部测试；品管部收到测试申请单后登记在尺寸类测试记录表、环境类测试记录表、机械类测试记录表和环保类测试记录表内；
3.4.3负责五金料带样品可靠性、尺寸等测试申请的提出；
3.4.4负责五金料带样品结构、尺寸、外观等确认；
文件发放、回收、销毁登记表
受控/外来文件清单文件更改申请单文件评审表记录清单环境因素调查表环境因素清单环境因素评价表重要环境因素清单危险源辨识清单职业健康安全危险源登记表职业健康安全风险评价表重大职业健康安全风险及其控制措施一览表编制：审批：法律法规与其他要求清单管理方案信息交流表培训申请表年度培训计划表人力资源/专业技术人员能力确定台帐培训有效性评价表培训档案B—21 编号：机械设备台帐B—22 编号：重要设备履历表施工设备维修保养记录设备/设施购置申请表审核：批准：设施验收表设备/设施报废申请表招标书/标书/合同评审记录工程要求更改/评审表合同交底记录表交底部门：接收部门：日期：日期：合格供方名录供方业绩评定表供方调查表物资采购计划表编制/日期：审批/日安全检查记录安全检查隐患整改通知单顾客意见处理报告B—59 编号：应急计划演练记录施工工程顾客/相关方满意度调查表B—75 编号：调查人：日期：竣工工程顾客/相关方满意度调查表B—76 编号：调查人/日期重点施加影响相关方一览表年度内审计划内部审核实施计划日期：年月日日期：年月日内审检查记录表B—81 编号：不符合项报告B—82 编号：不符合项分布表B—83 编号：不符合项分布表B—83 续篇编号：内部审核首（末）次会议签到联合管理体系内部审核报告联合管理体系内部审核报告B—84续编号：纠正和预防措施处置单B—87 编号：联合管理体系持续改进记录表B—88 编号：。