电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
电子文件归档与电子档案管理规范
国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）依据中国国家标准《标准化工作导则—第1 部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草。
电子文件归档与电子档案管理规范
中华人民共和国国家标准
01 制定过程
03 内容范围 05 意义价值
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录
02 标准目次 04 引用文件 06 社会评述
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）是2017年3月1日实施的一项中华人民共和国国家标准， 归口于中国国家档案局。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
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《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）与《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）相 比，主要变化如下：
主要起草单位：国家档案局。 主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。
标准目次
参考资料：
内容范围
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
电子文件归档与管理规范
2003 年 12 月 18 日范围规范性引用文件术语和定义总则电子文件的真实性、完整性和有效性保证电子文件的采集与积累电子文件的归档归档电子文件的整理归档电子文件的移交、接收与保管本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。
本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件：的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则下列术语和定义合用于本标准3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3，1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3．4 元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1) 的管理权限向档案部门移交的过程。
3．6 物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3．7 真实性 authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
《电子文件归档与电子档案管理规范》笔记
需通过业务系统开展电⼦档案管理活动时，业务系统电⼦档案管理功能应参照GB/T 29194-2012、ISO 16175-2:2011等标准及5.2电⼦档案管理系统基本功能给出的要求执⾏《电⼦⽂件归档与电⼦档案管理规范》笔记规范性引⽤⽂件GB/T 11821-2002 照⽚档案整理规范GB/T 29194-2012 电⼦⽂件管理系统通⽤功能要求DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22 归档⽂件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 47-2009 版式电⼦⽂件⻓期保存格式需求术语和定义电⼦⽂件：国家机构、社会组织或个⼈在履⾏其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电⼦设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电⼦⽂件由内容、结构、背景组成。
电⼦档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电⼦⽂件。
元数据：描述电⼦⽂件和电⼦档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统，包括：办公⾃动化系统、财务系统等。
电⼦档案管理系统：对电⼦档案进⾏采集、归档、编⽬、管理和处置的计算机信息系统。
采集：对电⼦⽂件、电⼦档案及其元数据进⾏收集和存储的⽅法与过程。
归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电⼦⽂件及其元数据管理权限向档案部⻔提交的过程。
移交：按照国家规定将电⼦档案的保管权交给国家档案馆的过程。
登记：电⼦档案进⼊电⼦档案管理系统时赋予电⼦档案唯⼀标识符的⾏为。
转换：在维护真实性、完整性和可⽤性前提下，将电⼦档案从⼀种载体转换到另⼀种载体或从⼀种格式转换成另⼀种格式的过程。
迁移：在维护真实性、完整性和可⽤性的前提下，将电⼦档案从⼀个系统转移到另⼀个系统的过程。
业务系统向归档接⼝推送电⼦⽂件及其元数据，⽅式包括：webservice归档接⼝中间数据库归档接⼝归档电⼦⽂件及其元数据的规范存储结构电⼦档案管理系统基本功能要求电⼦⽂件归档格式电⼦⽂件以通⽤格式形成、收集并归档。
GMP电子文件归档及电子档案管理规程
1 主题内容与适用范围本规程规定了公司GMP电子文件归档及电子档案管理规程。
本规程适用于公司GMP电子文件归档及电子档案管理。
2 引用标准《药品生产质量管理规范》 (1998年修订)3 术语电子文件：指经审核批准的与纸质版相对应的保存于电脑中或的GMP电子文件。
电子档案：指所有经审核批准的公司现行GMP文件纸质版的电子文档。
4 职责4.1 品质保证部是公司GMP电子文件管理的主管部门，负责起草《电子文件归档及电子档案管理规程》，并监督实施。
4.2 各专业主管部门负责本部门电子文件的起草，并及时将电子文档交QA归档。
5 管理程序5.1 GMP电子文件归档5.1.1 各专业主管部门完成GMP文件的起草后，按照《文件控制程序》进行文件审核、批准后，在1个工作日内将文件的批准版交QA复印、分发、存档，同时将电子版文件交QA存档。
5.1.2 QA在收到电子版文件的1个工作日内将电子版文件整理到GMP文件第三版中，同时将旧版的电子版文件进行清理。
5.1.3 公司的GMP电子文件与经批准的纸质版文件执行日期相同。
5.2 电子档案管理5.2.1 GMP电子档案与经审核批准的GMP纸质版文件具有同等的合法性，皆用于的公司的GMP管理。
5.2.2 公司的GMP电子文件以只读形式在公司局域网中共享，各相关部门按照GMP文件纸质版和电子版进行GMP管理。
5.2.3 文件管理人员每年对局域网上此合法文件以外的电子版文件进行定期清理，以保证GMP电子文件的唯一性。
5.2.4 文件管理人员每年对公司的纸质版GMP文件与电子版文件进行整理，以保证纸质版文件与电子文件相对应。
5.3 电子档案保存5.3.1 文件管理人员每半年对公司GMP电子版文件进行备份。
5.3.2 每年对公司的GMP电子版文件收集归类后拷贝到光盘中，共拷贝2份，一份备份存档，一份供查阅使用。
6 相关文件《文件控制程序》7 文件发放范围生产部、品质保证部、备份各1份，共印3份。
郑州市电子文件归档与管理规范
第一条为适应郑州市信息化工程建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的安全保管和开辟利用，依据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》并结合郑州市实际，特制定本规范。
第二条本规定合用于郑州市各级国家机关，其他单位可结合实际参照执行。
第三条基本术语解释(一)电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(二)电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
(三)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
(四)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
(五)真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
(六)完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
(七)有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
(八)逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
(九)物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施。
第五条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作普通由承办(业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开辟利用等工作，通常由办公室、档案部门负责。
第六条为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。
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电子文件归档与电子档案管理规范
随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性
电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：
1.便于检索和使用
电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率
电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全
电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性
电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：
1.保证文件合规性
电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险
电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率
电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议
为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：
1.建立标准规范
企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
该制度应涵盖电子档案的全部过程，包括创建、存储、归档、保护、使用等方面。
2.培训管理人员
在实施电子档案管理规范前，企业或机构需要组织相关人员进行培训。
该培训应包括电子档案管理规范的相关知识、操作方法等内容，将管理人员的管理水平提高到一个更高的水
平。
3.完善电子档案管理软件
企业或机构需要选择适合自身情况的电子档案管理软件，并对其进行完善。
具体来说，企业或机构需要将电子档案管理软件的功能完善到其适合的地步，例如：采用分类查询、数据加密、审批流程、权限管理等功能。
总之，完善电子文件归档和电子档案管理规范对于现代企业的管理和发展具有重要意义。
只有通过实施标准化的电子档案管理规范，才能保证企业或机构的信息安全和合规性，并为企业或机构的快速发展提供保障。