档案、记录管理控制程序
记录控制程序完整版

记录控制程序HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】目录1 目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)4 控制程序 (2)记录的范围、分类与形式 (2)记录表格的编制和审批 (3)记录表格的发放和更改 (3)记录的使用和管理 (4)记录的特殊控制 (5)记录的保存期限 (6)记录的处置 (8)5 相关文件 (8)6 记录 (8)1 目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制,并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据,特制定本程序。
2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录,包括:文字、图表、声像及电子文件等。
3 职责1)档案室负责所有归档记录的管理和控制;2)各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制;3)工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制,包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录;4) 记录的填写人员,对所记录数据的真实性和正确性负责,同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。
5)质量安全标准部对本程序实施控制管理。
4 控制程序记录的范围、分类与形式4.1.1 记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等,均属记录的控制范围,记录表格是一种文件,按文件进行控制,对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。
2)记录控制是一个过程,其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格,其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格,其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。
4.1.2 记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类:1)管理职责方面的记录(包括文件控制的记录),如管理评审记录,目标实施记录,文件受控清单等。
2)资源管理方面的记录,如人员教育培训、经历、资格、考核记录,设备管理、设备维修记录,安全管理、环境管理记录等。
记录控制程序

记录控制程序1.目的规范记录的管理,客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行,为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。
为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。
2.范围本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录,以及来自供方的记录。
3.职责3.1办公室是记录控制的归口管理部门,负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。
3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。
3.4记录表式草案,由归口部门负责提供。
3.5新编表式草案,经本部门负责人审核报办公室批准后使用。
3.6记录的填写人员,对所记录的每一个数据、文字负责。
4.工作程序4.1记录控制流程图4.2记录的填写、标识、分类和编目。
4.2.1记录应按要求及时填写,字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改,文字表达准确、简练,易于识别,签字手续齐全,如填写有误,可予更正,更正后应由更正人签字盖章。
4.2.2记录分为两大类:4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录,包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录(见附录);4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录,如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。
4.2.3为保证记录具有唯一的标识,每一记录表式均应有唯一的编号,编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。
同时,依据相关部门提供的记录表式,编制表式汇编,分发到各相关部门使用。
4.2.4已归档、立卷的记录表式编号确需更正的,应提出申请,经原审批人审批后,到办公室办理更正手续,办公室给予新的编号,并通知相关部门。
4.3记录收集、归档、贮存和查阅。
CNAS检测实验室程序文件-记录和档案管理程序

CNAS检测实验室程序⽂件-记录和档案管理程序1⽬的规范记录和档案的管理控制,对相关记录进⾏有效管理,确保其完整性和可追溯性,为质量体系活动和检测⼯作符合规定要求提供事实证据。
2 适⽤范围本程序适⽤于管理体系运⾏中所有相关记录的管理。
对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。
3 引⽤⽂件保护电⼦存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序⽂件控制管理程序记录⽬录清单标识管理规定4 职责4.1 技术负责审批技术活动记录表格。
4.2 质量负责审批质量活动记录表格。
4.3 记录表格的使⽤部门做好各种记录表格的设计。
4.4 部门负责⼈负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。
4.5 办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。
4.6 检测⼈员完整填写检测过程原始记录,并对记录的全⾯、清楚、准确、及时性负责。
4.7 异地实验室负责异地实验室记录的控制。
5 措施/⽅法5.1 记录分为技术记录和质量记录两类。
5.1.1 质量记录是质量活动的见证性⽂件,包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有⽂件资料。
5.1.2 技术记录是检测技术活动的见证⽂件,可包括各种表格、合同、⼯作单、⼯作⼿册、核查表、⼯作笔记、控制图、外部(含分包⽅)和内部的检测报告、客户信函、⽂件和反馈等。
5.2 记录的保存期限5.2.1 应通过对各类记录的性质、⽤途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。
5.2.2 现⾏各记录的保存期见《记录⽬录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号⽅法》。
5.2.3⼈员或设备记录应随同⼈员⼯作期间或设备使⽤时限全程保留,在⼈员调离或设备停⽌使⽤后,⼈员或设备技术记录再保存3年。
5.2.4 保存期应在批准使⽤前确定。
批准⼈应适时对记录保存期进⾏评审,并根据评审结果进⾏必要的调整。
5.3 记录的编制5.3.1记录应有唯⼀性标识,并能按⼯作任务分类。
文件记录管理控制程序

文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制,确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定,使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录(表格)的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定,使记录得到有效控制,并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理,包括适用的外来文件/记录(表格)。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划,对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批,必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录(表格)控制清单”,确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录(表格)的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护,为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录(表格)的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录(表格)的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录(表格)的编制、审批及处置。
记录管理控制程序

1. 工作目的对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制,保证记录符合检测/鉴定工作要求,为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。
2. 适用范围适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。
3. 工作职责3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。
3.2 监督员负责对记录真实性的监督。
3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制,分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。
3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。
3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。
3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁,质量负责人负责批准质量记录的销毁。
4. 工作程序4.1 记录的分类和控制要求4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。
4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录,主要包括:内部审核和管理评审记录;纠正、预防和改进措施的记录;人员培训和考核记录;投诉处理记录;管理体系文件控制记录;服务和供应品的采购记录;合同评审记录;监督检查记录等。
质量记录格式应包括:记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。
4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录,主要包括:检测/鉴定原始记录;实验室间比对或能力验证记录;检测/鉴定报告及副本等。
技术记录格式还应包括以下内容:检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录(适用时),记录人和审核人等必要的信息。
4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求,提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。
4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。
4.2 记录的形成4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录,填写时使用钢笔或中性签字笔,所有签名应由本人亲笔签署,不允许代签。
文件和记录管理控制程序

1 目的为了规范品质文件,使供方及客户之资料,以及其它外部文件得到有效控制,防止使用失效和作废的各类文件,以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。
2.3 其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等)。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别,并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件:凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件:不影响产品质量的文件或资料,如各类参考资料。
3.3 文件:3.3.1质量方针:由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标:在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册:质量管理的纲领性文件,它概括了本公司质量管理的构成及要素(过程)。
3.3.4程序文件:直接支撑质量手册的主要文件,是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书:它从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程及操作规程,它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录:凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理或董事长:批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表:负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门:负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格,及时签收和保存受控文件、记录,并将已失效的受控文件、记录退回品管部。
4.4 品管部负责公司文件编号、审核,负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。
4.5 管理部:负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制,填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。
记录控制程序

5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改,并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性,选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册,避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理,操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号,并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净,注意防火防损。
记录和记录管理控制程序(三篇)

记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录,为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门,负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致,接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时,在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批,多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写,做到内容真实、准确、完整、清晰,填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录,由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式,也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存,填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性,不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录,须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时,只允许划改(在差错处划一道横线),并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时,应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改,4.6.1当表格不能满足要求时,记录产生部门应重新设计表格,并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后,表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期,由保管部门列出清单,填写《记录处理申请单》,由企管科批准后,处理如下:4.7.1需留着参考的,在记录的首页上加盖作废印章,分开保存。
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档案、记录管理控制程序
1目的
对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制,用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据,并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性,改进、纠正和预防措施提供依据,为文件修改提供依据。
2 适用范围
适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。
3 职责
3.1体系主管部门、办公室负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。
监督检查各部门对本程序的执行情况,并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。
3.2各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集,做好本部门记录的管理和保存,并定期归档上交综合办公室。
3.3记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录,保证记录的真实性、准确性和及时性。
4 工作要求
4.1记录的种类
记录的种类主要包括:培训记录、检验报告、试验报告、验收报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律、法规信息、能够证实质量环境和职业健康安全管理体系运行的所有文件化信息,等等。
4.2记录的形式
电子版填写(电子邮件、软盘、光盘等形式)和纸张填写(卡片、表格、图表、报告等形式)。
4.3记录填写
要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。
当需要修改或发生错误时,在被修改的内容上划一道横线,并在上方填写新的内容,必要时相关人员签字或盖章。
4.4 记录的标识
4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。
对外来的与体系有关的记录可直接引用”原有标识”。
4.4.2 记录的编号方法为公司名称+手册章节号+程序、制定编号+记录编号。
4.5 记录的检索
4.5.1由体系主管部门、办公室负责编制公司的《QEO管理体系记录清单》。
记录清单内容包括:序号,记录名称,记录编号,记录版本号与修订状态号,记录的保存期,使用部门,备注。
当记录发生修改或换版时,划掉原登记,并在“备注”栏注明注销日期;修改/换版后的记录,另行登记。
4.5.2各部门、项目部负责接收公司《QEO管理体系记录清单》。
并在公司《QEO 管理体系记录清单》中界定本部门、项目部记录范围。
4.5.3各职能部门定期将有关记录整理交综合办公室归档,并办理QEO记录交接手续。
记录交接的内容包括:记录编号、记录名称、数量、填写部门、保存期限、交接人等。
4.5.4按照记录的编号、编目、部门或记录名称到体系主管部门、办公室进行检索。
4.6记录的归档
4.6.1会计档案管理
1)凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档。
2)会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),由总经理指定专人归档保存,归档前应加以装订。
3)会计报表应分月、季、年报、按时归档,由总经理指定专人保管,并分类填制目录。
4)会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经总经理批
准。
4.6.2公司相关工作记录及其他资料均由体系主管部门、办公室负责归档,资料每年进行一次整理。
资料归档的范围为:
1)公司及各分支机构所取得的各类证照(工商、税务、资质等)原件。
2)公司及分公司的公司章程、董事会决议、验资(审计)报告、各类证照办理(年审)资料原件及原始资料。
3)公司项目开工、竣工资料。
4)公司各项重要会议、庆典以及其他大型活动的重要资料和原始文件、照片、影音资料等。
5)公司重要的业务往来公文。
6)其他与公司业务有重大关系的文件资料。
4.7记录资料的借阅
4.7.1各部门因工作需要调阅(复印)公司的各类证照及重要文件,应到体系主管部门、办公室按以下程序统一办理调阅手续:填写《资料调阅(复印)登记表》,注明事由、资料名称、编号、调阅(复印)人以及所属部门等。
经部门经理批准报总经理审批后,交资料管理员办理资料调阅、复印,调阅(复印)人签名确认。
4.7.2公司章程、股东手册的原件只可调阅或复印,不能外借。
各类证照原则上不外借,确有需要者,由办公室派人随同使用,当日归还。
4.7.3由办公室保管的文件,各部门如需要领(借)用者,应由领用人填写《资料借用登记表》,注明事由、资料名称、编号、借出时间、拟归还时间、借用人和部门等。
经部门经理、主管副总批准(复印合同、证明等重要资料应经主管副总审批,并在复印件上注明用途),报总经理审批(仅限于公司重大的合同等)后,交资料管理员办理资料调出,借用人签名确认。
4.7.4员工必须谨慎保管、使用借出的资料,按时归还,不得涂改、剪贴资料,如有损坏或遗失,必须承担相应责任。
员工离职时,必须将其所借用的
全部资料,及其经手的以部门名义领用的证照、批文等归还综合办公室后,方可办理离职手续。
4.8记录的贮存和保护
各相关部门定期收集,专人负责保管。
纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛙、防火及防丢失,并便于查阅,录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制,注意防磁、防潮、防尘、防压,并有备份。
记录的借阅要填写借阅登记表,必要时经部门负责人或主管领导批准。
4.9记录的处置
4.9.1 记录的销毁按《文件程序性管理制度》有关规定执行。
4.9.2 质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一般为3年。
专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。
5 支持性文件
无
6 工作记录
QEO管理体系记录清单
QEO记录交接登记表
签到表
会议记录表
资料借用登记表。