公文处理的程序
办公室公文处理流程
办公室公文处理流程公文，全称公务文书，是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。
凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。
跟思维导图相似的一种方式。
以下是关于办公室公文处理流程，欢迎大家前来参考!办公室公文处理流程第一阶段：公文的收受与分流(1)签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
(2)外收文登记。
即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
(3)启封。
即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 (或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
(4)内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
(5)分办。
即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
(6)摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
第二阶段：办理收文(1)拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
(2)批办。
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
(3)承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
(4)注办。
即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
第三阶段：组织传阅与催办查办(1)组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
(2)催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
(3)查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
公文收文处理程序
公文收文处理程序公文收文处理程序是指对收到的公文进行分类、归档和内部流转的一种处理方式。
其目的是为了实现公文的快速高效处理，提高工作效率，并确保公文的准确性和规范性。
下面将介绍公文收文处理程序包括的流程和步骤。
一、收文登记收文登记是公文收文处理程序的第一步。
当机关或单位收到来文时，应及时对其进行登记。
登记时应将来文的来源、日期、文号、标题、密级、缓急、主题、内容等信息录入收文登记表，以便于管理和查询。
登记表应按照文号顺序排列，并进行编号，以便于查找和管理。
二、分类处理对于收到的公文，应根据其内容和密级进行分类处理。
根据公文的内容将其分为行政、经济、法律等类别。
根据公文的密级将其分为绝密、机密、秘密和普通等级。
三、批示处理根据公文的内容和所属类型，上级领导应进行相应的批示处理。
例如，对于行政公文，应由相关领导进行签批，并将批示意见注明在公文上。
对于经济公文，应由经济领导进行批示。
对于法律公文，应由法律和政治部门进行批示。
四、文件分发对于经过分类和批示处理的公文，应按照规定的程序进行分发。
一般来说，经过签字的公文应由相关领导或秘书分发给相应的部门或个人，以便于进一步处理。
五、进入归档处理完公文之后，应将其归档保存。
归档应按照一定的规范进行，必须注明文件号、分类号、责任人、归档时间等内容。
归档目录需要分类与编号，便于取阅和查询。
六、公文查找查询在需要查找和查询公文时，应通过公文管理系统进行查询。
这里的公文管理系统指的是一种电子化的管理方式，它可以很方便地查询和管理各种公文。
办结公文处理程序
办结公文处理程序一、前言公文处理是一项重要的工作，对于政府机构、企事业单位以及个人来说都有着重要的意义。
办结公文是公文处理中的一个重要环节，本文将从办结公文的定义、流程、注意事项等方面进行详细介绍。
二、办结公文的定义办结公文是指在收到公文后，经过审核、批示、传阅等环节后，最终确定办理结果并告知发件人的过程。
其目的在于确认发件人所提出的问题得到解决，同时也向发件人传递政策法规和决策结果。
三、办结公文处理流程1. 收到公文：收到来自上级机关或下级单位发来的文件后，应当及时查看文件内容，并按照规定进行处理。
2. 审核：对于涉及机密和重要内容的文件需要进行审核。
审核内容包括文件格式是否正确、文件内容是否符合要求等。
3. 批示：根据文件内容和工作职责，对需要批示的文件进行处理。
批示内容包括同意或不同意等。
4. 传阅：根据工作需要和职责范围，在内部进行传阅。
传阅时应注意保密性和准确性。
5. 签字：对于需要签字的文件，应当按照规定进行签字，并在文件上注明签字时间和单位名称等。
6. 填写回执：对于需要回复的文件，应当填写回执，并在规定时间内发送给发件人。
7. 归档：对于已经办结的文件，应当按照规定进行归档，以备后续查阅和使用。
四、办结公文处理注意事项1. 保密性：对于涉及机密和重要内容的文件要严格保密，避免泄露机密信息。
2. 准确性：处理公文时要认真仔细地阅读文件内容，确保准确理解并正确地处理。
3. 及时性：对于需要回复的文件要及时处理，并在规定时间内发送回执。
4. 规范性：处理公文时要遵守相关法律法规和工作程序，确保公文处理工作正常有序进行。
五、结语办结公文是公文处理中不可或缺的环节。
通过本文对办结公文定义、流程和注意事项等方面进行详细介绍，相信读者对于办结公文有了更深入的了解。
在今后的工作中，我们应当认真负责地完成好每一份公文的办理工作。
完整的公文发文、收文程序与方法
完整的公文发文、收文程序与方法完整的公文发文、收文程序与方法发文处理程序与方法一、发文处理的一般过程发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。
拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签发文处理的一般程序为: 署，分装、发出，处置办毕公文。
上述具体的工作活动，依其性质的不同可分为发文办理与发文管理两大类活动。
其中，发文办理活动包括:拟稿、会签、核稿、签发、签署;发文管理活动包括:注发、缮印、校对、用印、分装、发出。
这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
二、发文办理活动的方法要点(一)文稿撰拟(二)会商会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。
会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。
(三)核稿从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。
这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。
审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。
(四)签发签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。
签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。
文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。
签发的种类。
(五)签署签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。
签署权的归属。
三、发文管理活动的方法要点(一)注发注发需要根据领导意图(主要是签发意见)以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。
(二)缮印的方式与程序缮印即缮写、印刷的简称。
缮写就是誉录抄写;印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。
它们均为制作书面公文的主要方式。
(三)校对的内容与方法校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样(反映印版全貌的纸样)或1缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。
第三节 公文处理程序
• (4)分发制度： (4)分发制度 分发制度： • ①分送交接登记制度 • ②分送的时限制度：紧急文件限时分送， 分送的时限制度：紧急文件限时分送， 一般公文在文到之日起三日内交承办部 门或送至有关领导人。 门或送至有关领导人。 • ③退文制度：在分发时对于下级报送的 退文制度： 欠规范的文书予以退回。 欠规范的文书予以退回。
1．按保管期限分类 (一)类别的编制 （步骤类
（二）条目的编制:简明、准确、细致、 符合实际
编制分类方案类目的方法如下表所示
类别
科研处(科研 类)
条目
科研课题成果实物资料 科研课题成果鉴定资料 科研课题成果获奖资料 科研课题成果推广资料 科研论文实物和获奖资料
• 4.签发 • 签发，是机关领导人将呈批 的文稿经过最后审定，予以签署 意见的行为过程。
• 签发的类型：正签、代签、核签 （加签）、会签等。 • 签发的原则：按职责范围签发； 先核后签。
5.缮印 • 缮印，是根据文件定稿制作文件正本的 行为过程。 • 缮印的形式：手工缮写、机械誊写、印 刷。 • 缮印的注意事项
• （4）登记的范围：凡属正式往来的文件、 登记的范围：凡属正式往来的文件、 机关内部使用的文件、 机关内部使用的文件、会议文件等均应登 记。 • 事务性的便条、日常通知可以不登记。 事务性的便条、日常通知可以不登记。 • (5)收文登记的内容（见下表） (5)收文登记的内容（见下表 收文登记的内容
（3）拟办人员的主要要求： ）拟办人员的主要要求： • 要准确理解文件要求。 要准确理解文件要求。 • 要全面熟知职能与分工。 要全面熟知职能与分工。 • 要牢固树立大局意识。 要牢固树立大局意识。
2.批办 • 批办，是机关或部门负责人对文 件由谁办理、如何办理所提出批 示意见的行为过程。
公文的基本处理程序_
公文的基本处理程序_公文是事务处理中常见的文书形式，无论在政府或是企业机构中，都有一大部分主要涉及公文的处理与发放，符合规范的公文处理程序非常必要。
本文将介绍公文的一些基本处理程序，希望对大家了解公文的处理流程有所帮助。
一、公文处理基本程序1.起草：起草内容准确无误，简洁明确，排版美观，可读性高，各种符号使用统一。
2.审定：审核者需对公文内容进行审核，有错漏之处及时指出并修改。
审定的要求是严谨、公正、有条理、无偏见。
3.签字：签字人是公文内容的发布者，该人需确保公文的内容严谨正确，符合部门规范。
在签字之前需要再次检查公文内容，以确认无误后才予以签署。
4.归档：公文处理完成后，需进行归档。
归档前需对文件进行编号和目录分类，确保文件能够被快速检索。
5.备份：文件在归档的同时应进行备份。
防止过多漏洞，保证数据的安全。
二、公文处理的技巧1.审定流程要透彻：在完成公文审定工作时，需要掌握审定的详细流程，逐级审定人员也需认真对待。
审定人应该看清楚每一项审定内容，确保公文的准确性和可读性。
2.关注文件格式：在起草公文时，需要注意文档的排版，格式。
文件应该依据公司规范进行编排，符号、标点的使用也要符合规范。
正确的格式对文件的几个审核及发布进程具有非常重要的意义，可以让文件更加规范化，便于使用。
3.语言应准确生动：公文的内容应该清晰地表达，字眼不能过于单调，使用“长句子”和“繁琐措辞”等应尽量避免，以达到更好的可读性。
同时需要注意一些专业术语缩写的使用，尽量降低白字黑底的程度，体现生动性。
4.注重称呼及表述：在使用公文时，应注意称呼的妥当，称呼需要根据职称和级别进行不同等级的区分。
再者，公文中的备选词汇也需要多加注意，对于一些模棱两可的单词，需要进行适当的增删添改。
总之，在公文的处理流程中，首先要注重文档的正确性，其次是文件的可读性以及繁琐程度的把控。
最后，需要全面注重协议和安全的程序要求。
努力完善公文处理的各个环节，才能让公文在企业或政府机构中发挥重要的作用。
第一部分 公文处理程序
第一部分公文处理程序公文处理分为收文处理和发文处理。
收文处理包括公文的签收、登记、拟办、传阅等。
发文处理包括公文的起草、核发、登记、印刷、分发等程序。
一、收文处理程序（一）、签收1、纸质来文：收到来文，首先要看清是否属本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递单是否相符，检查文件装封是否破损，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时；所有来文，均由文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。
写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送有关部门或个人；文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。
同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。
有回执单的，在回执单上签字盖章后，退回发文单位。
2、电子来文：从政府公文信息网上接收电子公文，工作日保证每天上、下午各接收一次，确保及时接收，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。
下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。
（二）、登记。
将收到的纸质文件和电子文件，按党、政两大类在登记簿中分簿登记。
再分别按部门分类，然后将收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项登记在收文登记簿上。
登记好后贴上文件阅办单。
（三）、拟办。
来文登记后由办公室主任批阅。
批文时要认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见。
需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出翻印份数和发放范围等；最后要签名、注时。
（四）、分办。
办公室主任批示需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。
（五）、传阅。
办公室主任批示传阅的文件，要按批示意见传阅。
传阅中，应先送主要领导和分管领导阅；各部门间要安排主管部门先看。
领导同志阅文后要签字、注时。
如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好办理工作。
每次文件传阅前，要进行认真登记，阅完后及时进行回收、清点，随时掌握文件的去向，保证文件没有遗失。
公文处理工作制度
公文处理工作制度为进一步提高办文质量和办事效率，规范公文处理工作，依据《政机关公文处理工作条例》，特制订本制度。
一、公务处理范围本规定所指公文处理包括收文办理、发文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，具体由秘书处负责。
二、公文处理程序（-）收文办理。
包括签收、登记、审核、批办、承办、督办等程序。
1、签收登记。
凡送达本办的公文、批件、信函、政电子公文内网下发的公文、通知及参加会议带回的文件和材料，均由秘书处专人签收登记。
登记要逐件逐页清点，并将重要阅件的公文标题、密级、收文字号、收文机关、签收日期等逐项登记，不得错登、漏登。
2、公文阅批。
秘书处长根据文件的内容要求提出拟办意见，呈送主任或分管领导阅批，根据主任或分管领导批示意见交有关处室和人员承办。
3、承办督办。
办领导阅批的文件，各承办部门应当及时办理，不得延误、推诿；明确提出办理时限要求的应当在规定时限内完成；上级外侨部门和市领导的批示及紧急督办文件，要做到急件急办，专人跟踪承办结果，按时按质办结，并将承办结果及时向办领导反馈。
（二）文件传阅。
传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。
阅文后应签注姓名、日期等，有明确阅办意见的应在首页上予以批示，及时退回秘书处，不拖延、不积压、不横传，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。
办领导出差、外出时要及时将文件送回秘书处。
（三）发文办理。
包括拟文、核稿、审签（会签）、校对、盖章、编号、印发、归档等环节。
1、审核、签发。
凡以办名义印发或转发的文件及上报的重要材料,严格执行“先核后签”的办文程序，即：处室经办人员按公文规范要求拟稿并填写文件拟稿纸T处室长核稿T秘书处按照公文规范要求核稿T由秘书处报分管领导审核签字T送呈办主要领导签发T编号文印。
2、原则上不涉密文稿均在OA协同办公系统进行发文，发文应遵照办统一规定程序。
3、文稿校对按照谁起草谁校对的原则，由发文处室自行负责，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应予以退回，要求重新拟稿。
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第二节 公文处理的程序教学目标知识目标：理解公文处理的程序和要求；掌握公文处理的基本原则。
能力目标：能熟练地按公文处理的一般模式进行公文办理；正确区分收文过程中的每个环节的作用和要求；能根据公文处理程序的有关知识分析案例。
德育目标：培养学生严谨务实的工作作风和高效协调的办事能力，为将来在工作中当好领导的参谋和助手打下基础。
教学重点：收文处理的一般过程。
教学难点：收文办理与管理活动的方法要点。
教学方法：问题导入法、案例法。
教具安排：图板与幻灯片。
课时安排：3课时。
教学过程第一课时【导入新课】在上一节我们了解了公文的形成过程，但那只是公文处理的一个阶段，即办文阶段。
公文处理的每道程序是一个工作环节，它们环环相扣，互相衔接，形成公文处理的合理流程。
在实际工作中，秘书人员要参与公文处理的各个环节，并要遵循公文处理程序，使公文及时、准确、有序地运转，充分发挥公文的作用，为推进机关工作、实现机关职能服务。
下面我们要较为全面地了解公文处理的程序。
（板书：第二节 公文处理的程序）【讲授新课】一、公文处理概述公文处理就是指机关为制发、传递、办理和保管公文所做的全部组织和处理工作。
对秘书人员而言，公文从拟稿到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。
公文办理和公文保管组成了公文处理。
公文办理一般由三个阶段构成，即办文阶段、发文阶段、收文阶段，收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。
下面分别介绍这几个部分的内容。
收文阶段收文处理程序一般包括签收、启封、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。
1．签收签收公文是指收件人在对方的送文簿或发文通知单上签字或加盖印章，以证明公文已经收到，这是收文处理的第一道程序。
公文应由秘书部门统一收发，这样便于公文的统一管理。
大的机关有“外收发”和“内收发”之分，对方送来的公文，先由外收发（收发室）人员签收，并进行简要登记，然后转入内收发人员签收。
外收发在任何情况下都不许启封。
签收有哪些注意事项呢？[明确]有关人员在签收公文时，应注意以下四点：① 要看清来件是不是发给本机关的，发现误投，即时退回；再看来件是不是属于自己的签收范围，明确职责；② 如发现原件有启封、散包或破损等现象，应查明原因，根据公文的性质和破损程度，分别采取不同的处理方法；③ 签收成批的公文时，要认真清点、核对，看所收公文同对方送文簿或发文通知单上的数量是否相符。
在确认无误后，方可签收；④ 签收普通公文，要注明收到日期；签收急件要注明签收的具体时间。
启封也是收文阶段必须注意的一个环节，应注意以下四点：① 信封上写明送本机关的公文，可直接启封。
亲启件直接呈领导人，未经特许，不得拆封；② 急件、密件应先拆，保证得到优先处理；③ 拆封后如发现信封内公文误送或发文手续不全，应及时退回；如发现有差错，应立即向对方查询；④ 经核对，确认收到的公文与发文通知单上注明的各项相符后，在发文通知单上签字盖章。
送文登记簿顺序发文日期 封皮号 发往机关文别签收人签收时间 备注 号收文登记表顺来文日期 来文机关 来文字号密级送往部门签收人 备注 序号2．登记收文登记是收文处理工作的基础，其作用：一是为日后公文的查找与统计作准备；二是便于控制公文的运转办理和清退归卷。
收文登记的形式，通常有簿式登记与活页登记两种。
簿式登记按时间顺序流水登记，便于保管、查阅与统计；活页登记使用灵活，分类存放。
目前，大多数机关的收文登记与发文登记一样，都是采用分簿册登记的形式。
（见下表）收文登记簿收文号 收文日期来文机关来文标题来文字号密级份数附件承办单位签收人复文字号归卷日期存档号备注 收文并不是有文必录，应考虑对本机关的工作是否有作用。
一般说来，属于下列情况的来文应予登记：① 出版物中有本机关或本单位人员撰写的讲话稿、通讯稿、论文，或刊载有涉及本机关单位形象的各种文章和图片等。
② 有保存价值的国内外来函、来电及请柬、贺信等。
③ 社会来信中的重要批评、揭发材料等。
3．拟办拟办就是在领导人批办之前，由秘书部门负责人或经授权的、具有较高水平的秘书人员，在仔细研究公文的基础上，对公文提出初步的处理意见，供领导审批时参考。
拟办是公文办理中的一个重要环节。
有效的拟办，既可以节省领导人在审批公文上的时间、精力，又有利于准确、迅速地办理公文。
哪些公文需要拟办呢？[明确]① 上级机关发下来的命令、决议、批示和其他需要传达、贯彻执行的公文。
② 下级上报的请示、报告和某些计划、总结、调查报告等。
③ 平级和不相隶属的机关、单位送来的重要答复、办理的函件等。
④ 群众或社会知名人士写来的需要本机关单位领导阅知或参考的各种材料。
拟办要遵循哪些原则呢？[明确]① 类同性原则。
同类公文具有相同的特点，拟办的方法应大体一致。
如紧急程度较高的公文，拟办时原则上都要指定承办或承办人，提出时限要求。
坚持类同性原则，可使拟办规范化。
② 完整性原则。
秘书人员要认真阅读公文，掌握发文的基本意图，领会主要精神，保证拟办意见与来文的意图相对应。
对于重要公文，应多提几种方案，供领导人选择。
③ 规范性原则。
拟办意见的要素有：确定阅示的领导；承办部门或承办人；处理意见；办理时限；注意事项或建议。
应拟办的公文，须填写“文件处理单”，以方便领导批办，并留注公文办理情况。
④ 简明得体原则。
拟办意见应简明扼要，一般用一两句话写出办理方案及主要理由。
例如：“拟同意请示意见，因为……”，“拟发一个补充通知，重点强调……的问题”。
语言要得体。
例如：请领导阅后指示用“阅示”；请领导阅后作出决定的用“阅定”；请有关部门办理的用“阅办”等。
这些用语表达了拟办人所处的位置及与对方纵向或横向的法定关系。
⑤ 相关性原则。
对于需要会同有关机关承办的公文，应先向有关机关征询意见，以保证拟办意见顺利落实，并指明主办单位；根据来文的情况，确定办理的部门或批办的领导人。
×××（机关）文件处理单来文机关 来文日期文件标题 来文字号批办意见拟办意见处理结果第二课时（继续讲授新课）4．批办批办就是机关领导人参考拟办意见对需要具体办理的公文作出批示。
参阅性公文批明传达或传阅的范围、方法、时间；一般性公文授权秘书部门负责人直接批办；重要公文须集体研究办理；涉及面广的实行会批。
批办报请性公文，意见可写在原件文头，批办其他公文，意见应写在《文件办理单》中。
批办的作用有两个方面：一是保证机关领导人及时阅读到外机关发来的重要公文，了解有关工作的进展情况；二是保证机关领导人对本机关公文办理工作的具体领导，避免承办部门由于分工不清、责任不明而延误工作。
5．承办承办就是按照批办意见交由有关职能部门承接办理来文。
通常是以制发文件的方式，对来文进行办理，如制发对上级指示精神的贯彻意见、转发通知，对平行机关的复函，对下级机关的批复、通知等。
就此而言，公文的承办过程，又是将收文处理的承办环节转为发文处理的撰拟环节。
在整个公文处理程序中，承办是一个关键性的环节，它既是公文办理的最终环节，又是公文制发的开始环节。
可以说，承办是公文处理的核心部分。
承办有三种形式，分别是办文、办复和注办。
① 办文根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草一份文件的收文办理工作叫办文，又叫传达承办。
② 办复来文是询问、请示的“问文”，承办人员根据情况分别使用“报告”“复函”“批复”等形式作出答复和说明的公文办理叫办复，又叫答复承办。
③ 注办承办人员将公文办理方式和结果在“公文处理单”上或公文首页上方的文件传阅单上作简要说明，以备日后查考的做法叫注办。
注办的内容包括：公文传阅后注明阅毕的日期；办理完回复的公文后注明“已复文”，无须回复的公文，要注明“已阅”“存查”等字样。
秘书人员怎样才能做好承办工作呢？[明确]① 办理复文时要注意按政策规定和领导批办意见迅速处理，不得延误、推诿。
② 如来文涉及其他有关文件和材料时，应调阅有关文件材料，并报送领导审批。
③ 属联合承办的公文，主办部门要主动会同有关部门协商处理；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，或报请上级机关裁定。
④ 对于紧急公文，应当严格按照时限要求办理，保证紧要公文优先处理。
6．催办催办是按照公文办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催促，以防止公文积压和延误。
在公文办理过程中，与催办性质相近的还有查办。
查办是就领导人的批办件和上级部门的查办件对承办部门进行督查落实。
催办和查办虽然不是公文办理中必经的环节，但它们是提高办文效率、保证决策部署贯彻落实的行之有效的辅助手段。
公文办理中需要催办的有哪些承办公文呢？[明确]① 需要限期办复或限期答复的承办公文。
② 领导人批示的由本机关单位自用的或报送上级机关审批的承办公文。
③ 下级的请示或报告中提出的应回复的承办公文。
④ 与其他部门或机关会办的承办公文。
⑤ 准备出差或外出工作人员承办的公文。
催办的方式主要有以下三种：① 电话催办。
用电话催办时，要作较详细的电话记录。
② 书面催办。
采用发函或发“催办单”催办。
③ 登门催办。
到对方机关单位了解办文的进展情况，并加以催促。
催办工作可分为对内催办和对外催办两种类型：对内催办是指对本机关内部承办收文情况进行督促检查，主要依据是收文登记簿；对外催办是指对其他机关办理本机关发文情况而进行的询问催促，主要依据是发文登记簿。
怎样才能加强催办工作呢？[明确]为了加强催办工作，可以采取以下的措施：① 指定专人具体负责。
在秘书部门中要指定一二人专门负责催办工作；用“催办单”登记应承办的公文，按公文的缓急时限和承办部门排列，随时掌握待催办的公文情况。
② 规定催办工作的具体要求。
根据公文的轻重缓急和批办人规定的承办时限，明确提出催办各类公文的要求，“紧急公文跟踪催，重点公文重点催，一般公文定期催。
”③ 制定明确的奖惩办法。
根据承办要求和催办要求，定期检查评比，对该催不催、催而不办以致误时误事的人员，要给予批评乃至处罚。
三、办文阶段办文阶段有两项主要内容，即办文与办事。
办文就是从“交拟”到“用印”的公文形成过程，第一节已经作了叙述，在此不赘。
办事就是依文办事，指阅读文件，贯彻精神，取得效益的过程。
在通常情况下，机关的来文大多是单份，且不准翻印，而需要阅读的领导人又很多，为了保证所有阅读对象都能及时地阅读到文件，这项工作就由秘书部门负责组织。
在公文办理中，秘书部门按照一定的顺序，把公文传送给各有关人员阅读，叫传阅。
秘书部门怎样组织传阅呢？[明确]组织传阅就是以秘书人员为中心，前面的阅读对象阅完文件后，便退还给原送阅的秘书人员，再由该秘书人员往下传，而不脱离该秘书人员自行横传。
这种传阅方法叫“轮辐式传阅”。
这种传阅方法的好处是：可以有效地控制公文，掌握公文的运行轨迹，避免公文丢失、漏传、误传；可以根据情况的变化，随时调整公文传阅的对象。