员工档案保管规定
员工档案保管保密制度
员工档案保管保密制度员工档案保管保密制度为保障企业和员工的权益，规范员工档案的保管和保密工作，确保员工档案的安全性、可靠性及保密性，制定本制度。
一、员工档案保管责任1. 人力资源部门负责对员工档案的收集、整理、归档、检索和销毁工作。
2. 各部门负责将员工档案及时提交至人力资源部门，并负责对员工的基本信息的准确性、完整性和及时更新。
3. 人力资源部门应为各部门安排专人负责员工档案的保管和归档工作，并建立档案保管责任清单，明确责任人。
二、员工档案的保管1. 全体员工的档案统一由人力资源部门负责存储和保管，并采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行管理。
2. 电子档案应采取加密处理，设立专门的服务器进行存储，实行权限管理和备份机制。
纸质档案应存放在锁定的柜子或保险柜内，保持整洁、干燥、无尘的环境。
3. 员工档案的存储期限为员工离职后5年，期满后可以进行销毁。
但涉及重要保密信息的档案应另行保存。
4. 人力资源部门应定期对档案进行检查和清理，剔除过期的文件，保持档案的整洁和完整。
三、员工档案的保密1. 所有员工档案信息仅限于合法授权人员查询和使用，未经授权人员不得擅自查阅或泄露。
2. 人力资源部门应设立权限管理制度，确保只有经授权的人员能够访问档案，并定期对权益进行审查和调整。
3. 员工档案信息不得外传或用于非工作目的，禁止以任何形式泄露、复制、传阅或转让档案信息。
4. 当员工离职时，应立即收回他们所持有的与档案相关的任何材料，包括电子文档、纸质文件等。
5. 涉及重要保密信息的档案应单独存放，并定期进行备份和加密，以确保信息的安全性。
四、制度的执行和违规处罚对于故意泄露、篡改或滥用员工档案信息的行为，将依法追究相关责任人的法律责任，并由企业进行纪律处分，包括警告、停职、解雇等。
五、其他1. 本制度的解释权归企业所有，并应及时向员工进行宣传和培训，以确保员工的知情权和保护档案的安全。
2. 本制度自颁布之日起生效，适用于所有现有和未来的员工档案。
公司员工档案存档管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全、完整、准确，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条公司员工档案管理遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实、准确、完整，反映员工实际情况。
（二）完整性：档案资料应包括员工的基本情况、工作经历、培训记录、考核结果等。
（三）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（四）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
第二章档案收集第四条公司各部门应按照档案收集范围，及时收集员工档案资料。
第五条档案收集范围包括：（一）员工基本情况：身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。
（二）工作经历：劳动合同、工作交接单、奖惩记录等。
（三）培训记录：培训证书、培训考核成绩等。
（四）考核结果：年度考核、岗位考核、专项考核等。
（五）其他：与员工相关的其他材料。
第六条档案收集要求：（一）及时性：各部门应在规定时间内收集完毕。
（二）准确性：档案资料应准确无误。
（三）完整性：档案资料应完整无缺。
第三章档案整理第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案资料的性质、内容进行分类整理。
（二）顺序排列：同一类档案资料应按时间顺序排列。
（三）编目标识：为每份档案资料编制编号和标识。
第八条档案整理流程：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类。
（二）排序：同一类档案资料按时间顺序排列。
（三）编目：为每份档案资料编制编号和标识。
（四）装订：将整理好的档案资料装订成册。
第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
（二）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（三）完整性：确保档案资料的完整无缺。
第十条档案保管要求：（一）设置档案室：配备档案柜、档案架等设施。
员工档案管理规定通知
员工档案管理规定通知
员工档案管理规定通知
尊敬的全体员工：
为了规范和加强公司的人力资源管理工作，提高员工档案管理的效率和准确性，特制定了以下员工档案管理规定，现将通知如下：
1. 档案建立和归档：
(1) 新入职员工的档案应在入职当天建立，包括个人基本信息、合同、考勤记
录等。
(2) 档案应按照员工姓名和员工编号进行归档，确保档案的完整性和易查性。
(3) 档案室应定期进行整理和清理，确保档案的安全和保密性。
2. 档案查阅：
(1) 员工有权查阅自己的个人档案，但需提前向人力资源部门提出申请。
(2) 除员工本人外，其他员工查阅档案需经过上级主管和人力资源部门的批准，并确保信息的保密性。
3. 档案存储和保密：
(1) 档案室应具备防火、防潮、防虫等基本设施，确保档案的安全性和完整性。
(2) 档案应妥善保管，未经授权人员不得擅自取阅或复制档案。
(3) 涉及员工个人隐私的档案信息应严格保密，不得泄露或外传。
4. 档案销毁：
(1) 档案室应根据公司规定的保管期限进行档案销毁，确保档案管理的及时性
和有效性。
(2) 档案销毁应由专人负责，并按照规定的程序进行，确保档案的完全销毁。
请各部门和员工严格遵守以上员工档案管理规定，加强对员工档案的管理和保密工作，确保档案信息的准确性和安全性。
如有任何疑问或需要协助，请及时联系人力资源部门。
谢谢大家的支持与配合！
人力资源部
日期：。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
规范员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。
2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。
第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。
2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。
3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。
第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。
2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。
3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。
第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。
第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。
2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。
3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。
第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。
2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。
3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。
第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。
2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。
公司个人档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人力资源管理工作，规范个人档案的管理和使用，保障员工的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的个人档案管理。
第三条个人档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第二章档案收集与整理第四条个人档案的收集包括以下内容：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件复印件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等；3. 员工的工资单、考勤记录、奖惩记录等；4. 员工的体检报告、健康证明等；5. 员工的培训记录、考核记录等；6. 员工的各类证明材料及公司认为需要保存的其他资料。
第五条个人档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序整理，保持档案的连续性；2. 对收集到的资料进行分类、编号，确保档案的整齐有序；3. 档案资料应使用规范的档案盒和文件夹，确保档案的保存和使用安全；4. 档案资料的填写应字迹工整、内容准确，不得随意涂改。
第三章档案保管与使用第六条个人档案的保管由人力资源部门负责，设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；2. 档案应按照规定的温度、湿度存放，确保档案的安全；3. 档案室应配备防火、防盗、防虫害等安全设施；4. 严禁无关人员进入档案室，确保档案的保密性。
第八条个人档案的使用应遵循以下原则：1. 严格按照规定程序查阅档案，不得随意借阅、复制、泄露档案内容；2. 查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；3. 查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上乱涂乱画；4. 查阅档案后，应及时归还，不得私自留存档案资料。
第四章档案销毁第九条个人档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行。
第十条档案销毁前，应进行以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请，经公司领导批准；2. 对拟销毁的档案进行清点、核对，确保档案完整；3. 拟销毁的档案应在公司内部公示，接受员工监督；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
公司档案管理规定范文(4篇)
公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
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2-，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计
企业人事档案的有关情况应进行统计。人事档案统计的内容主要有以下几项：
1.人事档案的数量；
2.人事档案材料收集补充情况；
3.档案整理情况；
4.档案保管情况；
5.利用情况；
6.库房设备情况；
7.人事档案工作人员情况。
二、档案的保密
企业制订档案保密制度的具体要求如下：
1.对于较大的企业，一般要设立专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备；
2.库房应备有必要的防火、防潮器材；
3.库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4.任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
5.无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6.离开时关灯关窗，锁门。
五、档案的检查核对
企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂、虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与核对。
1.突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；
制度名
员工档案保管规定
电子文件编码
GLWA065
页码
2-1
××公司员工档案保管规定
一、档案资料的归档
档案管理人员应该对新形成的档案材料及时归档，归档的大体程序是：
1.对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；
2.按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；
3.在目录上补登材料名称及其相关内容；
4.将新材料存入档案。
三、档案的转递
档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下： 1.取出应转走的档案；
2.在档案底账上注销；
3.填写《转递人事档案材料的通知单》；
4.按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不
签发人
责任人签名
制度名
员工档案保管规定
电子文件编码
GLWA065
2.对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3.发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。
签发人
责任人签名