企业档案分类
公司档案的分类及管理制度
公司档案的分类及管理制度档案管理是企业重要的组成部分，它对于企业的正常运营和管理起着非常重要的作用。
一个好的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率，降低风险，保护和利用企业的重要信息。
下面是关于公司档案分类及管理制度的一些建议。
一、档案分类公司档案应根据不同的属性进行合理的分类。
常见的档案分类有以下几个方面：1.档案按文件性质分类：包括行政文档、经济文档、技术文档等。
2.档案按文件形式分类：包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
3.档案按部门分类：公司各个部门的业务档案分别归档到相应的部门内。
4.档案按时间分类：按照文件产生的时间先后进行分类，包括年度档案、季度档案、月度档案等。
5.档案按业务分类：根据不同的业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、人力资源档案等。
二、档案管理制度档案管理制度是指公司在档案管理方面所制定的一系列规章制度，以便更好地管理和保护公司档案。
下面是一些常见的档案管理制度：1.档案室管理制度：明确档案室的职责、管理权限和工作流程，包括档案的进出管理、归档和检索、档案借阅等。
2.档案目录管理制度：规定公司档案目录的建立、更新和管理规范，确保档案目录的实时性和准确性。
3.档案保管制度：明确公司档案的保管期限、存放位置和保密措施，确保档案的安全性和完整性。
4.档案借阅制度：规定档案借阅的申请和审批流程，保证档案的合法使用，并加强对档案的跟踪管理。
5.档案销毁制度：规定档案的销毁标准和程序，确保档案按照规定的期限进行销毁，避免档案信息泄露和存储空间占用过多。
6.档案数字化管理制度：明确公司档案数字化的要求和流程，推动档案数字化的进程，提高档案管理效率和利用价值。
三、档案管理的注意事项在公司档案管理过程中，还需要注意以下几个方面：1.档案定期检查和整理：定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性，清理无用和重复的档案。
2.档案备份和恢复：对重要的电子档案进行定期的备份和恢复测试，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。
档案分类表8大类(23页)
档案分类表8大类（23页）一、行政管理类（第13页）1.1 政策法规文件本类档案主要包括国家法律法规、公司规章制度、政策性文件等，涉及公司运营管理的各个方面。
1.2 会议纪要记录公司各级会议的召开时间、地点、参会人员、讨论内容及其决议事项。
1.3 人事档案包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等人事变动相关资料。
1.4 财务报表涵盖公司年度、季度、月度财务报表，以及重要财务事项的审批文件。
二、业务管理类（第47页）2.1 市场营销资料包含市场调查报告、营销策划方案、广告宣传资料等。
2.2 销售合同与订单记录公司与客户签订的销售合同、订单及相关附件。
2.3 采购合同与订单记录公司与供应商签订的采购合同、订单及相关附件。
2.4 客户服务档案包括客户咨询、投诉、售后服务等记录。
三、技术研发类（第810页）3.1 研发项目文档涵盖项目立项、研发过程、成果验收等环节的资料。
3.2 技术标准与规范收录公司各项技术标准、操作规程等文件。
3.3 专利与知识产权包括公司申请的专利、著作权等知识产权相关资料。
四、生产管理类（第1113页）4.1 生产计划与调度记录生产计划、生产进度、生产调度等相关资料。
4.2 质量管理包括质量管理体系文件、产品质量检验报告等。
4.3 安全生产涵盖安全生产规章制度、事故应急预案、安全生产检查记录等。
五、仓储物流类（第1415页）5.1 仓库管理制度包括仓库管理制度、仓库操作规程等。
5.2 物料进出库记录记录物料进货、领用、退库等环节的信息。
5.3 物流配送单据涵盖物流配送合同、配送单、运费结算等资料。
六、固定资产类（第1617页）6.1 固定资产清单详细记录公司固定资产的名称、规格、数量、购置日期等信息。
6.2 设备维护保养记录包括设备维修、保养、检定等记录。
七、企业文化类（第1820页）7.1 企业文化活动记录公司举办的各类文化活动、员工福利等。
7.2 企业宣传资料包括企业简介、宣传册、宣传片等。
企业职工档案内容与分类
企业职工档案的内容和分类第一类：履历材料1、职工登记表、简历表、履历表2、简历变化补充材料3、申请更改姓名材料此类材料按形成时间先后顺序登记目录，但材料排列时，将一份近期《职工履历表》放在首位。
第二类：自传材料指职工本人所写的有关叙述经历，家庭情况，社会关系等自传性质的材料。
此类材料按形成时间先后顺序排列。
第三类：鉴定、考察、考核材料1、有组织意见的自我鉴定2、职工、学生、学员、党员、团员鉴定3、毕业、结业、调动、出国鉴定及其它鉴定材料此类材料按形成时间顺序排列。
第四类：学历、学绩、培训和专业技术、岗位技能材料1、学历、学绩、培训材料(1)报考、选拔中专以上学校学生登记表、报考表、审查表、毕业生登记表(2)学习(培训结业)成绩表、记分册、学籍卡。
包括“专业证书”班结业成绩登记表及证书，马克思主义理论学习情况登记表，全质管理基本知识成绩报告单(3)学历证明材料2、专业技术、岗位技能材料(1)专业技术、岗位技能申报、考核、评定材料。
(专业技术职务资格申报表、呈报表原件归此类，其复印件和各年度考核表、个人小结等材料进个人考绩档案)。
(2)聘任、晋升专业技术职务、岗位技能审批表。
(晋升材料原件进此类，复印件进考绩档案)。
3、职工的创造发明、科研成果、著作及有影响的论文在归类时，各种测验卷，考试卷不归档。
第四类材料按并列法顺序排列。
如学历、学绩、培训为1-1；专业技术、岗位技能为2-1；创造发明、科研成果等为3-1。
各小类按形成时间先后顺序排列。
第五类：政审材料1、历史问题、党籍问题审查材料2、入党、入团、参军、出国政审材料3、家庭成员及主要社会关系的证明材料及平反改正的决定、通知4、更改职工年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复及所依据的证明材料5、有组织审查续集的调查表、审查表6、关于个人历史情况的交待材料7、已经查证清楚的有关职工经历问题的检举材料、查证材料此类材料按材料的主次排列，如批复、结论、报告、主要证明材料(证明材料按问题集中排列)、检举材料、本人检查交代或主要申诉材料。
企业档案管理的分类方案
企业档案管理的分类方1.按档案类型分类：◆行政档案：包括公司的组织结构、管理制度、规章制度等行政管理相关的文件。
◆财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、银行对账单等与财务管理相关的文件。
◆人力资源档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、招聘资料等与人力资源管理相关的文件。
◆项目档案：包括项目计划、合同、进度报告、项目评估等与项目管理相关的文件。
◆客户档案：包括客户合同、联系记录、销售报告等与客户关系管理相关的文件。
2.按时间分类：◆当前档案：包括最新的、经常使用的文件，通常放置在办公室或易于访问的地方。
◆永久档案：包括具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同等，通常存档在专门的存储空间中。
3.按部门或功能分类：◆行政部门档案：包括行政管理部门的相关文件。
◆人力资源部档案：包括人力资源管理部门的相关文件。
◆财务部档案：包括财务管理部门的相关文件。
◆销售部档案：包括销售管理部门的相关文件。
◆技术部档案：包括技术开发或研发部门的相关文件。
4.按项目或客户分类：◆按照公司参与的不同项目进行分类，每个项目建立独立的档案，并包含与该项目相关的所有文件。
◆按照客户或合作伙伴进行分类，将与每个客户相关的文件整理在一个档案中，以便追踪和管理。
5.按地理位置分类：如果企业在不同地区或国家有分支机构或办事处，可以根据地理位置将文件进行分类。
请注意，以上分类方案可以根据企业的具体情况进行调整和组合，以满足企业的管理需求。
此外，建议在制定档案管理方案时，考虑到文件的保密性、安全性和可检索性，确保档案的有效管理和使用。
企业档案分类方案
企业档案分类方案
企业档案是指企业在经济活动中所产生的各种文字、图表、图片、录音、录像等信息载体的集合体，是企业管理中非常重要的一
部分。
由于企业档案数量众多，种类繁多，为了实现档案管理的系
统化、科学化，企业应该对档案分类进行科学规划。
本文将从具体
的角度出发，探讨企业档案分类方案。
一、按照储存媒介分类
1. 纸质档案
纸质档案是指印刷在纸张上的文件、证照等，是企业中最常见
的档案形式。
根据档案的重要程度和必要性，分为普通档案、重要
档案等。
2. 电子档案
电子档案是指数字化处理的文件、照片、录音、录像、数据库
等信息载体。
根据档案的重要性和必要性，出示合法的电子签名或
电子印鉴可作为证据。
3. 影像档案
影像档案是以底片或数字化的方式储存的档案，包括微缩胶片、电子扫描图像等。
这样的档案具有保存期限长、可复制等特点。
二、按照档案类型分类
1. 财务档案。
2023年企业档案分类方案
2023年企业档案分类方案一、引言随着信息技术的飞速发展和电子化存储的普及，企业档案的管理越来越重要。
档案的分类是整理和管理档案的基础，合理的分类方案可以提高档案的利用价值和管理效率。
本文将提出适用于2023年的企业档案分类方案，以帮助企业更好地管理和利用档案。
二、分类原则1. 功能原则：按照档案的功能和用途进行分类，使不同功能的档案有不同的分类标准和管理要求。
2. 形式原则：按照档案的形式和载体进行分类，包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
3. 时间原则：按照档案形成的时间进行分类，包括当前档案、近期档案、长期档案等。
4. 主题原则：按照档案所涉及的主题或业务进行分类，使同一主题或业务的档案能够集中管理。
三、分类方案1. 功能分类1.1 行政档案：包括企业的管理机构设立、组织架构、管理制度、人事管理等相关档案。
1.2 财务档案：包括企业的财务会计、审计、纳税等相关档案。
1.3 生产档案：包括企业的产品研发、生产工艺、质量管理、生产安全等相关档案。
1.4 销售档案：包括企业的市场销售、客户关系、销售合同、售后服务等相关档案。
1.5 采购档案：包括企业的供应商管理、采购合同、采购费用等相关档案。
1.6 合同档案：包括企业的合作伙伴合同、劳动合同、租赁合同等相关档案。
2. 形式分类2.1 纸质档案：包括纸质文件、报表、合同等以纸质形式存储的档案。
2.2 电子档案：包括电子文档、电子邮件、电子合同等以电子形式存储的档案。
2.3 影像档案：包括扫描转化的纸质档案、照片、图像等以影像形式存储的档案。
3. 时间分类3.1 当前档案：包括最新的、常用的档案，需要经常参考和使用的档案。
3.2 近期档案：包括发生在最近一段时间内的档案，需要保留并定期归档的档案。
3.3 长期档案：包括具有历史价值或需要保留至法定期限的档案。
4. 主题分类4.1 人事档案：包括员工的个人信息、招聘记录、培训记录等相关档案。
4.2 项目档案：包括企业的项目计划、实施方案、项目报告等相关档案。
2023年企业档案分类方案
2023年企业档案分类方案一、引言企业档案的分类是对企业重要信息的整理和归纳，以便于后续查询和利用。
随着信息时代的到来，企业数据数量庞大且复杂，因此对企业档案进行有效分类和管理变得尤为重要。
本文将提出一套适用于2023年的企业档案分类方案，旨在提高企业档案的整理和利用效率。
二、档案分类原则1. 信息结构原则：按照企业各个部门和业务进行分类，以便于查找和利用。
2. 时间顺序原则：按照档案产生的时间顺序进行分类，以便于追溯和了解事件发展过程。
3. 功能区分原则：将档案按照其功能进行分类，包括财务、人力资源、市场营销等。
4. 形式特征原则：将档案按照其形式特征进行分类，包括纸质档案、电子档案等。
三、档案分类方案1. 财务档案分类财务档案是企业最重要的档案之一，主要记录企业财务收支情况和会计信息。
根据功能区分原则，财务档案可以分为以下几类：（1）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、会计凭证等。
（2）财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
（3）税务档案：包括税务登记证、纳税申报表等。
（4）往来账档案：包括应收账款、应付账款等。
（5）银行对账单：记录企业与银行之间的资金收支情况。
2. 人力资源档案分类人力资源档案主要记录企业员工的信息和管理情况。
根据功能区分原则，人力资源档案可以分为以下几类：（1）员工档案：包括员工基本信息、合同、薪酬等。
（2）招聘档案：包括招聘广告、招聘简历、面试记录等。
（3）培训档案：记录员工培训情况和培训效果评估。
（4）绩效评估档案：记录员工绩效评估和奖惩情况。
（5）劳动合同档案：包括员工入职合同、劳动合同续签等。
3. 市场营销档案分类市场营销档案主要记录企业市场活动和销售情况。
根据功能区分原则，市场营销档案可以分为以下几类：（1）市场研究档案：包括市场调研报告、竞争分析、消费者调查等。
（2）销售合同档案：记录企业与客户之间的销售合同和协议。
（3）广告宣传档案：包括广告策划、广告投放情况等。
企业档案分类、归档范围、保管期限表
C
M 生管部
S
R
仓储部
CC
D 企划部 QH
I 会计部
K
N 制造部
Z
卑微如蝼蚁、坚强似大象
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E 销售部 XS
J 审计部 SJ
O 研发部
Y
卑微如蝼蚁、坚强似大象
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二、公司档案分类架构图一
综合管理档案
文 书 档 案
党群工作类
行政管理类
经营管理类
生产技术管理类
科 技 档 案
图 书 类
具 有 参 考 价 值 的 自 编 资 料
人事 档案
人事管 理档案
教育训 练档案
干部职 工档案
在职档 离职档 其他档
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三、公司档案类目表
保管期限：永久（ y）
大
类目及代码
档
类
一级类目
二级类目
案
名称
代码
名称
代码
1
党务 工作
文
党群
书 档
a 工作
类
a1
案
工会 2
工作
3
宣传 工作
文件归档范围
1、各类经济责任制方案及考核实施办法材料。 2、签订的经营承包责任书。 3、对控股、参股子公司的管理性文件。
卑微如蝼蚁、坚强似大象
务 部
10 年
10 年 永久 10 年 10 年 10 年
长期 财 永久 务
部 永久
10 年
10 年 永久 10 年 10 年 10 年 10 年
永久 董事 永久 办或 长期 总经 长期 办
短期 公 短期 司 短期 党 长期 支 短期 部
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本细则主要适用于企业档案的分类整理、组织案卷
和排架管理。
一、档案类目设置:
1.企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用
2.一级类目的设置根据不同性质的企业分别设置:
(1) 工业企业和非工业企业档案分类统一设置十个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
个别生产程序特殊的企业,其专业档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。
(2) 非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类。
3.二级及二级以下类目的设置:
(1) 企业档案分类二级类目按照企业管理职能、档案特点和企业规模大小不同分别设置(详见附表一、附表二)
(2) 企业档案分类二级以下类目设置,参照附表一、附表二中的基本范围结合行业特点和企业实际确定、分类层次不宜过多(一般不超过三级)。
(3) 设置方法:
①党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按管理职能设置。
②产品类的二级及二级以下类目,应先按产品的种类或系列分类,种类、系列以下再按型号设置。
③科学技术研究类的二级及二级以下类目,应先按课题性质分类,性质以下再按课题设置。
④基本建设类的二级及二级以下类目,应先按工程性质或用途分类,工程性质以下按建筑项目设置。
⑤设备仪器类的二级及二级以下类目,应先按设备仪器性能或用途分类,性能、用途以下再按型号设置。
⑥会计档案类的二级类目按核算单位设置。
⑦干部职工档案类不设二级类目。
二、类目的排列顺序:
1.依照国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》中大类的排列次序,对我市企业各类档案实行统一排序和编号,使一级类目、二级类目排列次序相对固定,便于科学管理和信息交流。
2.工业企业,非工业企业档案分类一级类目、二级类目按附表一、附表二中规定顺序排列,如不足,则留出相应的空位;如超出而必须增添时,则依次向后排列。
非生产型企业公司档案分类一级类目按党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案顺序排列,
二级类目除科技档案类外,根据企业规模大小不同,参照附表一、附表二中二级类目设置的顺序排列,科技档案类二级类目按基建档案,设备档案顺序排列。
三、类目标识符号及编号排架方法:
1.企业档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识。
2.一级类目采用“十进位”制编号标识,即阿拉伯数字从0到9顺序标识;二级类目采用“八分制”编号标识,即1到8,91到98;二级以下的类目采用“双位制”编号标识,即:11~19, 21~29……91~99。
3.党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的编号方法为:一级类目+二级类目号+案卷顺序号(案卷顺序号按大类混年度编流水号,编至999时,重新从“1”另行流水编号,并用案卷目录号加以区别)。
产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案的编号方法为:分类号+案卷顺序号。
会计档案类的编号方法:一级类目号+二级类目号(核算单位)+案卷顺序号。
(案卷顺序号按凭证、账簿、报表、其他顺序编年度流水号)。
干部职工档案类按笔型编号。
4.党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的排架方法:一级类目—年度—二级类目—案卷顺序号。
产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等各类档案的排架方法:一级类目—二级类目—三级类目(或项目序号)一案卷顺序号。
会计档案类的排架方法:一级类目—二级类目—年度—案卷顺序号。
干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。
5.各类目之间,不同级位类号用间隔符号“·”分开。
分类号与案卷顺序号中间用“—”表示。
四、特殊载体档案的分类、编号:
1.声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,因其形成和所反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,可视其内容特征与纸质档案对应分类编号,分库保管。
照片档案的编号方法为:大类号+照片案卷号+照片流水张号。
录音录像档案的分类编号方法为:大类号+专题代号+盒号。
2.底图档案的分类编号,应与其蓝图档案分类编号相对应。
即:底图档案分类号(即蓝图档案分类号)+底图保管单位号。
五、有关档案的归档说明:
1.企业产品档案与科研档案的区分问题。
企业科研档案主要包括:一是由各级科委正式列入计划并下达的科研项目;二是企业与科研单位合作,并经各级科委鉴定的项目;三是企
业自己立项取得结果的项目,这些项目形成的材料归入科研档案中。
科研成果投入批量生产后形成的文件材料归入产品类。
2.企业一项大的技改或引进项目,既涉及基建,又涉及设备和产品的,则将设备的随机文件材料和单体设备在安装调试过程中形成的文件材料归入设备类,产品试制、鉴定过程中形成的文件材料归入产品类,其它文件材料归入该基建项目中。
如果该技改或引进项目的基建又包含若干个子工程,则将整个技改或引进项目的立项审批等前期文件材料和竣工验收文件材料归入基建档案的综合类,其它各项工程文件材料按性质归入基建档案相应的类目中。
3.在产品类中,对系列产品的通用文件或综合性文件(如通用标准、工艺和创优材料等),不宜归入单一型号产品时,可在该系列产品类目中,设置综合类。
4.企业在一项引进设备项目中,同时引进多种门类、多种型号的设备,设备之间没有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件材料归入设备档案的综合类中;如果引进的设备之间有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件归入主要设备或关键设备中,其它设备的案卷只须在备考表中注明即可。
六、企业档案案卷格式及编目要求:
1.企业管理类档案全部采用软卷皮装订,外加卷盒。
盒内案卷不贴标签,在卷盒的脊背上贴标签。