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商务写作技巧
一、最新公文办法与金字塔写作思维 二、公文写作模版及技巧 三、公文写作常见错误例析
一、最新公文处理办法与常用写作思维
企业内的沟通形式
4
公文写作必闯的5关：
• 格式关：符合标准 • 文种关：规范、和谐 • 结构关：言之有序 • 材料关：言之有物 • 表达关：语言规范
一、公文的文种
知 • 人事部关于部分党政管理干部家属“农转非”问
题的意见 • 教育部转发财政部“关于出国实习人员费用开支
标准的规定”的通知
•
五、口语化
改前： 根据集团公司中国电信法律[2000]426号文“中
国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定” ，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条 规定。
改后： 六、外文表述的使用
二、新旧办法变化对比：
格式要素
《条例》
原《条例》
原《办法》
份号
有定义。秘密公文 涉密公文应当标注份号。 应当标明份号。标
注于版心左上角。
无定义。“绝密”、 “机密”级公文标 明份数序号。标注 于版心左上角。
格式要素
《条例》
原《条例》 原《办法》
发文机关署名 除纪要外，必须 与《条例》定义 无要求。
表彰通报金字塔结构思维
3、报告写作模版
工作报告
××××公司关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）： 根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况）
。对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下: 一、××××××（工作基本情况）。 二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。 三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。 四、××××××（下一步工作安排和思路）。
你能在1分钟内记住自己都要买什么东西吗？能否有金字塔结构进 行梳理？
• 金字塔原理互动训练：
• 在一份通告中，顺列下面几个同类型结 构的句子：“无证驾驶机动车者予以罚 款500元；酒后驾驶机动车者予以罚款 500元，驾驶无牌证机动车者予以罚款 500元”。
• 这段通告该如何按金字塔思维修改？
聚敛思维——用一句话概括这段文字：
• 今晚夜归，单号车必须赶在24小时 之前到家，北京单双号限行措施将 于今夜时启动，届时，仍然在道路 上行驶的单号车就将接到百元罚单 。明起，北京奥运会各项交通管理 措施全面启动。
• 整理以下各句成为一个金字塔： • 1. B新推出价格较低、口味较好的酱汁 • 2. A改变其酱汁配方单客户不喜欢 • 3. 美国的面食风潮已过 • 4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱 • 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食 • 6. C成功推出一项创新的意大利第一面酱汁 • 7. A在酱汁中加重香料份量 • 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 • 9. D以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额 • 10. A在酱汁中减少肉的份量 • 11. A意大利面在美国的销售下降，主要因为其反潮流而行的产品开发
主题词
取消。
原《条例》
原《办法》
无要求。
按照上级机关的要求 和《公文主题词表》 标注。
无要求。
公文应当标注主题词。上行 文按照上级机关的要求标注 主题词。
三、新变化口诀：
1、公文格式新国标：《党政机关公文格式》 代替《国家行政机关公文格式》
2、主题词儿不再标：删除主题词格式要素 3、密级紧急左上角： 4、印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 5、成文日期用数字： 6、公文页码不可少：增加页码格式要素
2、通报写作模版
××××关于表彰×××的通报
××××（主送单位）： ××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。
××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。 为了××××××（目的），根据××××××（依 据），经××××研究，决定对×××等予以通报表 彰。
希望××××××（号召向先进学习，提出更高的 工作要求和希望）。
（印章） ××××年×月×日
批评通报
××××公司关于××××××问题的通报
××××（主送单位）： ×××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。 经查，××××××（调查结果）。 为了××××××（目的），根据××××××（依据），经
研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。 ××××××（警示教育和杜绝措施）。
• 3、结语：应另起段。
• 习惯用语一般有“当否，请批示”，“ 妥否，请批复”，“以上请示，请予审 批”或“以上请示如无不妥，请批转各 地区、各部门研究执行”等
申请经费请示金字塔结构思维
5、批复写作模版
批复
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）： 你公司《关于××××的请示》（文号）收悉。根据××××××（依据），经研究，同意你们关
联系人：××× 电 话：××××
（印章） ××××年×月×日
请求批准函
关于申请××××××的函
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们申请××××××。现将有关情况和
我们的意见函告如下： 一、××××××（基本情况）。 二、××××××（必要性和可行性及其意义）。 三、××××××（我们的意见）。 现将有关材料报送你们，请予审批。
通知
构层次序数使用不当
• 1 （1）（一） 一哪个在第一层次？如何标点？ •
二、主送机关排列顺序？
三、歧义
四、标点符号错误
• 国务院关于开展“质量、品种、效益年”活动的 通知
• 教育部关于支持实施“希望工程”的通知 • XX工程公司关于“十一”期间加强安全工作的通
（印章） ××××年×月×日
4、请示写作模版
• 请示的写法：
• 1、开头：请示的依据、背景、缘由—— “为什么要写请示” ，它是上级批复的 根据。
• 2、主体：主要说明请求事项——“请示 什么”、“为我们解决什么问题”这部 分内容要单一，只宜请求一件事。请示 事项要写的具体、明确、条项清楚，以 便上级机关给予明确批复。
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院 办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》 的通知（中办发〔2012〕14号）
公文种类主要有（15种）：决议、命令（令 ）、公报、公告、通告、议案、决定、意见、通 知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
目前主要行文依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关 于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通 知》（中办发〔2012〕14号）； 2、中华人民共和国国家标准《党政机关 公文格式》（GB/T 9704-2012），2012 年6月29日发布，2012年7月1日实施。
改前： 与某公司合作开展Calling Card
改后：
（印章） ××××年×月×日
反映情况的报告
××公司关于××××有关情况的(紧急)报告
××××（主送单位）： ××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述“报告”反映情况的产生缘由、
情况和问题）。为了××××××（目的），现将有关情况报告如下: 一、××××××（情况过程和最新事态）。 二、××××××（原因及后果分析）。 三、××××××（已采取的措施及作用）。 四、××××××（下一步拟采取的措施）。 五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。
（印章） ××××年×月×日
批转、转发性通知
XXX转发××××××的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务部门）
《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 ××××××。（具体贯彻意见）
（印章） ××××年×月×日
会议通知金字塔结构思维
（印章） ××××年×月×日
7、纪要写作模版
纪要
××××（制发单位）
××××××纪要
（第×期） ××××年×月×日
××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了 会议。×××同志传达了××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；会议 听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××；审议了《××××××》等×项 ××××××。
会议认为，××××××。 会议强调，××××××。 会议指出，××××××。 会议经过审议，议定以下事项： ××××××（例如：会议根据××××××，审议并原则通过了《××××××》、《××××××》 等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据 ××××要求，就解决××××××等问题提出了意见……
做法及市场环境趋势的影响
二、常用公文写作模版及技巧
文种特点
知照性 请报性 商洽性 指示性 记录性 指导性
适用文种
1、通知写作模版
印发、发布性通知
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）： 为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了
《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执 行中有何问题，请及时反馈××××××。
署发文机关全称 和要求基本一致。
或者规范化简称。
成文 日期
署会议通过或者 发文机关负责人 签发的日期。联 合行文时，署最 后签发机关负责 人签发的日期,阿 拉伯数字标注。
与《条例》定义 与2012年《条例》
和要求基本一致。定义和要求基本
用阿拉伯数字标 一致。用汉字标
注。
注。
格式要 素
《条例》
页码 公文页数顺序号。
四、中央企业报送公文评价办法
五、公文格式要素划分
（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。 包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线