印刷企业各部门工作流程程序控制文件

恒业发展（中国）有限公司

质量管理体系程序文件汇总目录

1．0目的

为对质量体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本。

2．0适用范围

本公司质量体系规定的文件包括：内部文件和外来文件。

a、内部文件包括：质量方针、质量目标、质量管理手册、质量程序文件、规章制度、岗位职责、公司编写的技术文件（包含：产品工艺技术要求及标准，工艺卡片含作业指导书、操作规程）、记录等；

b、外来文件包括：法律、法规、政策性文件；国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、技术资料（从顾客处来的或通过其它途径来的）等等。

本程序适用于以上质量体系文件的控制。

3．0职责

3.1 总经理批准发布质量手册。

3.2 各职能部门编写程序文件，由总经理批准发布程序文件。

3.3人力资源部负责本控制程序的制订和产品性文件的以及外来技术文件控制。

3.4各职能部门负责各自职能范围内使用文件的收集和保管。

4．0定义

4.1 受控本

文件的分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。

4.2 非受控本

文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。

5．0流程图（见附录一、附录二）

6．0作业程序

公司所形成的文件应加以实施和保持；需包括或识别规定产品规范和质量管理体系要求的文件。这些文件应规定完整的产品实现过程，适用时还包括服务过程。

6.1质量体系文件编号指南

6.1.1质量管理手册编号

6.1.1.1 文件号 Q/XC-2009(A)

Q/XC：质量手册； A ：版本号； 2009：标识年号。

6.1.1.2 手册中的章节号

X.X：第几章第几节（2位阿拉伯数字）；如：8.4 表示：质量管理手册第8章第4节——数据分析。

6.1.2 程序文件编号 Q/PF-□□(A)

Q/PF：程序文件；□□：序号；(A) ：版本号；如：Q/PF-02(A) 表示《文件控制程序》。6.1.3 三层次文件编号 Q/XC-01-□□（序号）-□□（年份）

Q/XC-01：为管理文件代号；□□（序号）：顺序序号（二位阿拉伯数字），□□（年份）：文件发布年份；。如：Q/XC-01-01-09: 表示管理制度的三层次文件,编号为01，年份为09。6.1.4 版本号/修订次 A/0 第几版本/第几次修订

均采用英文字母/数字，新版未经修订，版本号为：A，修订次为0。

6.2 质量体系文件发布前的审核和批准

所有质量文件发布前都应经相应的人员审核、批准。

6.2.1 质量管理手册的审批

质量管理手册由人力资源部编制和管理者代表审核，总经理批准发布。

6.2.2 质量程序文件的审批

质量程序文件由执行该程序的主要责任部门人员拟制，部门负责人审核，总经理批准。

6.2.3三层次文件的审批

三层次文件由职能部门负责人编制，部门经理审批。

6.3 质量体系文件接收控制

6.3.1人力资源部在收到印制好的文件时，应确认下列各项：

a. 文件上有拟稿、审核和批准人员的签名；

b. 文件号、修订次和页数正确；

c. 文件的字迹清晰；

6.3.2 所有文件应登记于《受控文件清单》,以表明最新状态。

6.4 质量体系文件的发放范围

6.4.1 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。

6.4.2 所有质量体系文件，除非管理者代表或总经理许可，否则不得外借给本公司以外的人员。为让顾客了解本公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控本。

6.4.3 文件发放范围由文件审核人确定在《受控文件清单》和《外来受控文件清单》中，依此范围发放。

6.4.4 无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序5.5条款规定的发放和回收程序。

6.5 质量体系文件的发放和回收

6.5.1人力资源部按规定发放范围及时发放文件，以保证有关场所使用相应文件的有效版本。

6.5.2人力资源部应保证及时从所有发放和使用场所收回作废的技术及非技术性文件受控本。

6.5.3人力资源部应在《文件分发/回收表》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的质量文件应有编号以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。

6.5.4 文件受控本应盖有相应的红色“受控”印章。

6.5.5经总经理确定的机密文件，其他部门借用时，必须经总经理批准，人力资源部负责做好借阅登记；内部借用其他部门文件时，需经得部门主管口头同意后，办理登记手续。

6.5.6 作废/失效的受控文件回收后应盖上“作废”印章并登记在<作废的受控文件清单>中，相同编号和版本号/修订次的作废的受控文件至少保留一份并盖上“参考保留”印章保存；保存期限视不同文件执行不同的保存期限，一般为3年，以便以后验证追溯可以得到此文件。

6.6 质量体系文件的修订

6.6.1 为防止对质量体系文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循5.2 条款中所述的审批程序。

6.6.2 质量体系文件的修改应填写《文件修改申请单》详述理由，向原制定/审批部门提出书面请求。

6.6.3 文件更改的审批应由原审批部门/人员进行；

6.6.4 审批部门/人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订,必要时应

进行验证。若审批人员同意修改，修改应由原文件编制人员进行。

6.6.5 质量管理手册应附有修订记录表，该表应反映各章的修订次、最新修订部分的提要和批准人员。凡经修订的“章”应按新修订次更新该“章”，收回前修订次的“章”。但只允许两次更改,第三次更改时，全章应更新。

6.6.6 质量程序以每一文件号为一独立文件。

如文件借阅，应填写《文件借阅登记表》。

6.7 对质量记录的控制详见《记录控制程序》。

6.8外来文件的管理程序

6.8.1法律、法规，政策性文件、国家或地区规定的有关方面的其他文件由人力资源部负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5条款的要求实施。

6.8.2国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、技术资料等由人力资源部负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5的要求实施。

6.8.3外来文件的编号：按原各自的编号。

6.8.4外来文件在公司内应用前，应在其封面上盖上红色“受控”章，其发放、回收按“受控本”的要求执行。

6.8.5人力资源应将外来文件记录于《外来受控文件清单》，其分发/回收应填写《文件分发/

回收表》。

6.9电脑文件的管理

6.9.1电脑文件由专人设密码保管。

6.9.2 电脑文件未经授权（授权人具体体现在“文件修改申请单”的审核、批准人签字）不得进行更改，更不能未经授权进行删除。

7．0相关文件

7.1《记录控制程序》

8．0质量记录

8.1《受控文件清单》