日常行政工作操作流程

行政工作日常操作流程及提交要求

一、印章管理日常操作注意事项及提交要求

（一）印章刻制交接：钉钉/纸质版加盖公章审批单（居办字【2020】5号附件4）提交印章刻制申请流程—完成刻制后提交印章备案表至分公司办公室—印章交接指定保管人，表格统一使用居办字【2020】5号文件中附件1及附件2。

如涉及印章专员辞职、调换、长期休假，印章证照交接时统一使用居办字【2020】5号文件中附件3（***店印鉴证照交接登记表），由办公室负责人监督，三方签字后交由档案管理人员存档。

1.办公室及印章保管专员签订印章保管责任书按手印

2.纸质版及电子扫描版同时提交分公司；

二、印章使用操作流程注意事项及提交要求

（一）由钉钉提交加盖公章申请，线上流程逐级审批完整后，印章管理员线上审批归档，审批过程中检查并核对，印章管理员核对附件无误后盖章，同时将该审批流程下载编号归档电子版。

（二）留存盖章复印件并与盖章审批流程一并粘贴编号并以月为单位进行线下存档。

1.加盖公章审批单自动流转至档案平台，和线下归档编号不冲突；

2.确认上传的为信息填写完整的附件，检查内容包括但不限于签名、日期、条款等等，不得出现空白，若有空白格请用“/”填充）

3.线下归档登记表统一使用居办字【2020】5号文件中附件5（**店**年**月份加盖公章台账），其中经手人必须要实际申请盖章

人员签字确认。

4.加盖公章台账按照要求整理并以月为单位于次月5日前提交分公司办公室。

二、合同管理平台操作流程注意事项及提交要求

合同双方签字盖章完毕后，由合同经办部门的合同经办人先在合同管理平台新建合同，点击提交后，将纸质合同交由办公室，办公室档案管理专员对已提交的合同进行归档审核、根据平台编号给纸质合同编号，并留存一份合同原件。

各单位在申请支付合同款项时要在款项申领或费用报销流程中准确选择或填写合同编号，出纳付款后根据合同编号在平台上维护付款信息。

（一）归档注意事项：

1.办公室合同管理员在进行归档时要检查录入部门合同经手人录入内容是否准确，不要使用简称、缩写，涉及的信息（即使非必填项）都要填；

2.附件采用PDF格式，内容要清晰完整（合同附件、产品价格清单、报告审批流程、报告附件等都要上传）。同时准确选择合同类型，准确填写其他内容，完善后进行当归并生成合同号。

3.合同一经归档后无法修改，操作作废即会产生占号，各店日常操作严格参照合同&档案管理平台注意事项进行规范操作。

4.分公司办公室检查重点：以月为单位度各店提交的合同数量、内容、类型等进行检查；检查合同台账是否与档案平台部门、编号一

致。

5.合同台账：

三、档案管理平台操作流程及提交要求

（一）需要录入档案平台的档案类型

1.本单位日常经营过程中，生成的，发文、会议纪要、请示报告、函件、项目资料等均需录入档案平台。

2.公司发文/部门发文/会议纪要：由发文单位的办公室，编号处手动输入发文编号；

3.函件/对外函件：各单位办公室创建，自动编号

请示报告/项目资料：集团本部由各部门创建，各店各公司由办公室创建，自动编号。

（二）档案平台录入及检查重点：

1.需要录入平台所有的资料录入时需要上传PDF格式文件、同时保证上传文件与线下存档文件保持一致；

2.分公司办公室不定时对各店提交的档案进行检查，包括档案的发生的时间、上传的时间、数量等内容。

（三）档案线下归档（委管店）

1.线下归档的资料内容参考档案管理办法；

2.归档的资料，无论是请示报告、发文、函件、会议纪要、项目资料

等在归档的时，要同时进行线上线下并行归档的原则，建立专项文件夹，编号命名、并与台账保持一致。

四、招采平台操作流程注意事项及提交要求

（一）招投标及询价简要操作流程：

招投标立项申请—确定招标方式—确定招标文件—平台发布招标公告—资格审查—投标人领取标书—踏勘现场—答疑—开标—评标（具体操作参考集团2020办招投标制度+30万以下项目询价流程）

（二）平台录入注意事项：

1.招采平台合同创建：确定中标后进行项目合同创建，内容包括合同审查流程表、合同主体、报价单(明确产品的名称、价格、单位、品牌、规格型号、材质参数、产地等)、廉政责任书、盖章版的供应商营业执照及法人身份证复印件；合同文件必须为签字盖章版。

2.采购类、服务类合同中的产品分类、服务范围必须严格按照签订的合同内容勾选；工程类、IT类、一次性采购类合同无需选择产品分类、服务范围，30万以下工程项目应选采购类合同类型

3.平台上合同命名规则：门店简称+年度+合同主要内容（例：洛阳王城店2020年度电工电料采购合同、曲靖店2019年饮用水采购合同、曲靖店2020年垃圾清运服务项目）

4.所有合同签订后必须在7个工作日内根据招投标/询价结果在平台创建合同，续签合同须在合同到期前在平台点击续签完成新合同录入工作。

5.操作注意事项及检查要点：招投标公告时效性、合同信息完善性、合同类别正确性、命名规则及合同维护时效性。