文字处理及电子表格制作(二)

巧妙设置文档保护
在用Word 输入一份文件时，忽然有要事 ，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费 事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文 件被别人破坏了。怎么办呢？
执行“工具”菜单中的“保护文档”命 令，在弹出的窗口中选择“保护窗体” ，然后设上密码。怎么样，光标跑到了 文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘 就是无法编辑了，不错吧。等回来时， 执行“工具”菜单中的“解除文档保护 ”命令，一切又正常了。
Ctrl+Shift+F11：解除对域的锁定(需要选中) F12：另存文档。Ctrl+F12：打开文档
Word也能查农历
你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗？你可以请Word帮忙，方法如下：
Байду номын сангаас

1.启动Word 。

2.在“文件”菜单中，单击“新建”，打开“新建文档”任务窗格。

3.在“新建文档”任务窗格中，单击“通用模板”，打开“模板”对话框。
F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激 活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小
F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“{}” F10：激活菜单栏 F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。

4.单击“其他文档”选项，然后单击“日历向导”，单击“确定”按钮，打
开“日历向导”对话框。

5.单击“日期和范围”，然后在“起始于”和“终止于”框中设置好要查询
农历的年月。

6.单击“完成”按钮。
现在，你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。Word能够查询的日 期范围是1997年～2007年。
Word还会自动检查电子邮件头中的姓名，并将它与地 址簿中的名字相比较，如果有多个名字与输入的内容 相匹配，则会在输入内容的下面出现下划线。
使用F1～F12键让Word操作更快捷
F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。 F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2
“v”后的英文了，方便把！ 在输大写数字时先按i，然后输入小写，比如你
要输“二”，就输“i2”，空格后就OK！ 在i后面输入+、—、*、/，按回车键或空格键
，即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。
在Word中微调字体
在很小的空间内使用小字体时，8磅字体 可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运 的是，您可以选择它们之间的字号，具 体方法如下：
法微 软 拼 音 输 入
法紫 光 拼 音 输 入
音码输入法的不足
由于汉字同音较多，用音码输入时经常会出现 重码，效率不高； 音码输入法对用户的发音也有比较高的要求，发 音不准往往会导致输入错误； 音码输入法对于不认识的字难以处理。
形码
形码就是将字根或笔划与键盘上的键对应起来，作为 基 本的输入编码，再由这些编码组合成汉字的输入方法。
明白Word中文字下划线的含义
我们在用Word编辑文档时，常常会碰见有的字下面有 红线、绿线及蓝线或紫线，有的是波浪线，有的是下 划线。它们分别代表什么呢？
Word具有自动检查拼写及语法的功能，能够对用户输 入的文字信息进行一定的智能检查。
– 红色波浪线表示拼写可能错误 – 绿色波浪线表示语法可能有错误 – 蓝色下划线表示超级链接 – 紫色下划线表示使用过的超级链接
一劳永逸的方法是：选择［工具］→［选项］中的 ［文件位置］，文件类型选为“文档”，再单击［ 修改］按钮，选择文档保存位置，完成后单击［确 定］按钮即可
取消自动添加超链接
我们在Word中输入一个网址或邮箱地址后， Word总是将它们自动转换成蓝色的超链接，该 怎么取消呢？
其实，你只要选择［工具］→［选项］中的［ 拼写和语法］，将“忽略Internet和文件地址” 选中即可。
或者当出现自动链接时，马上按[Ctrl+Z]，即 可取消。
防止打印表格空白页
如果在Word中制作一个满页的表格， Word总会多一个回车符独占下一页，而 且删除不掉。打印时，要么走一张空纸 ，要么只能选择打印当前页，挺麻烦的 。
解决办法是：将光标定位到独占一页的 这行，选择［格式］→［段落］，将［ 行距］设置为“固定值→1磅”就可以了 。
常用快捷键一览
保存：CTRL+S 复制：CTRL+C 粘贴：CTRL+V 剪切：CTRL+X 1倍行距：CTRL+1 1.5倍行距：CTRL+5（因为键盘上没有1.5这个键拉，所以微软就用5代替
了） 2倍行距：CTRL+2 上标：CTRL+SHIFT+= 下标：CTRL+= 加粗：CTRL+B
快速转换大写金额
在Word中输入12345，然后点击“插入→ 数字”命令，在弹出的“数字”对话框 “数字类型”栏里选择中文数字版式“ 壹、贰、叁????? ? ? ”单击“确定”，则 12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆 拾伍”。
更改用户信息
可能你现在用的机器以前是别人使用的 ，要是想把 Word 中的用户信息更改过来 ，只要依次打开“工具/选项/用户信息” ，改变有关栏目内的信息后，按“确定 ”退出即可。
自动标注汉字拼音
如果有些文章中需要输入汉语拼音，我 们只需要利用Word的“拼音指南”功能 ，就能够自动将汉字拼音标注出来。
比如，我们输入“沆瀣一气”，要想给 “沆瀣”两字上加上拼音，则选择两字 ，然后单击“格式”菜单的“中文版式 ”子菜单中的“拼音指南”，在弹出的 拼音指南对话框中设置好拼音的对齐方 式、字体和字号后按确定，Word就把所 定义的汉字标注上了汉语拼音。
如何查看和清空剪贴板
在文档编辑过程中，用户经常会使用复 制和粘贴功能，有时复制次数过多后， 需要查看或删除剪贴板的内容，如何操 作呢？
执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板” 命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板 中的所有内容，用户可以选择单个删除 或者全部清空。
清除Word文档中多余的空行
倾斜：CTRL+I 下划线：CTRL+I 选择：按住SHIFT然后按上下左右方向键选择 选择一个句子：按住CTRL然后用鼠标左键点，就可以选择一个句子了，
WORD真是聪明啊。
对智能ABC输入法的经验
你要输英文，是否要切换到英文状态才能输呢 ？
NO！ 先输“v”，然后再输英文，空格后出来的就是
文字处理及电子表格制作 （二）
键盘输入法
音码
形码
音形混合码
音码
音码是按照汉语拼音来输入汉字的，只 要懂汉语拼音就可以输入汉字，符合人 的思维习惯
现在的音码输入法一般都支持词语输入， 甚至支持整句输入。

ABC
几种音码输入法
智 能
输
入
用 全
汉 字
拼 输 入
汉
字

几种音码输入法（2）
快速转换英文字母的大小写
在Word 中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单 词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写， 遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删 除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。
其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的 字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果 原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第 一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现 整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变 回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。
四、EXCEL使用技巧
快速输入大量含小数点的数字
输入大量带有小数位的数字时，按照普通的输 入方法工作量会变大，输入效率会降低
用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标 签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点 ”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入 需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后 我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数 字，而小数点将在回车键后自动进行定位
如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累 人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较 便捷的方式呢？
我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在 Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查 找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动 到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮 ，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在文本框 内，然后再同样输入一个“^p”，在“替换为”文本框 中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全 部替换”，多余的空行不见了哦。
举例
快速输入大量相同数据
如果希望在不同的单元格中输入大量相 同的数据信息，那么不必逐个输入
具体方法为：首先同时选中需要填充数 据的单元格。若某些单元格不相邻，可 在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐 个选中；其次输入要填充的某个数据， 按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据
快速删除工作表中空行
删除Excel XP工作表中的空行，一般是将空行都找出 来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方 便，可以有多少中方法进行？
在打开的工作表中单击菜单栏中的“插入”菜单项， 并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ， 在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表 中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所 有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ 列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空 行，您就可以很快地删除了
形码输入法的优点与不足