公司资料室管理制度

公司资料室管理制度

第一条要贯彻执行上级主管部门关于资料管理工作的法律法规和方针政策，负责规划公司的资料管理工作，实行统一管理。

第二条负责制定公司资料管理工作的规章制度，监督、检查和指导执行情况。

第三条负责监督、指导文书以及公司各部门做好文件、材料的收集、整理、立卷、归档工作;按时检查、验收各类档案和有关资料。

第四条负责各种资料入库后的整理、分类、登记、保管、查阅等工作，严守机密，确保安全。

第五条负责资料管理人员的日常业务的培训工作。第六条组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

第七条做好各项资料统计工作，定期上报资料管理工作情况，负责资料的鉴定和销毁工作。

第八条负责资料信息的管理与服务工作，开发资料信息资源，编制检索工具、编研档案史料，发挥档案的文化教育功能。

第九条凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有参考利用价值的文件资料均属资料室归档范围。

第十条凡属归档范围的文件资料，均由公司资料室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

第十一条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，资料室要保存复印件。

第十二条凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

第十三条经营活动中涉及财务方面的资料，由财务部保存原件;属于人力资源方面的资料，由人力资源部保存原件;以上部门应将涉外事务的复印件资料室备案。

第十四条资料室根据保存资料数量，设置存放资料的档案柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第十五条归档资料要进行登记，编制归档目录，装订组卷，卷皮封面应逐项按照规定用中性笔书写，字迹工整清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容，并注明立卷人、审核人、立卷时间、保存期限。

第十六条资料管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十七条各种资料档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

第十八条库存资料必须图物相符、账物相符。

第十九条资料管理人员要熟悉所管理的资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第二十条根据有关规定及公司实际情况，确定资料保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

第二十一条经确定需销毁的资料，由资料管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由资料管理

员永久保存。

第二十二条严格遵守资料安全保密制度，做好资料流失的防护工作。

第二十三条档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第二十四条借阅资料，须经资料室负责人批准。阅览必须在资料室内，不得携带外出。需要借出资料的，须经资料保管部门负责人批准。

第二十五条借阅资料，必须履行登记、签收手续。

第二十六条借出材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由资料管理员催还。需要长期借出的，须经分管经理批准。

第二十七条借出资料时，应在借出的资料位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

第二十八条借阅资料者必须妥善保管资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

第二十九条借出材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

第三十条重要资料、机密资料不得借阅，必须借阅的要经分管经理同意及审批。

第三十一条其他未尽事宜参照公司其他相关规定。

第三十二条本制度由行政部门负责解释、修订。

第三十三条本制度自公布之日起实施。