数字档案馆建设基本知识
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数字档案馆建设基本知识
一、数字档案馆定义有两种:
1、数字档案馆是一种实体概念、机构概念,是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术,对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化,并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理,在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。
2、数字档案馆是种技术模式,是一个数字化的信息系统,是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境,它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接,向用户提供方便快捷的在线服务。
综合起来,数字档案馆是以机构化的数字档案馆为基础,逐步突破各种界限,发展为由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的数字信息系统。
通俗说来,数字档案馆概念可以用“三化”来表达,既档案信息数字化、档案管理现代化、档案利用网络化。
二、数字档案馆功能
1、通过多层面的信息采集,形成社会综合信息资源库
2、海量数据存储
3、档案信息的有效访问与查询
4、档案信息的发布与传递
5、数字档案信息的安全保护
6、数字档案信息资源的系统管理
三、数字档案馆的建设内容
(一)基础设施建设
1、数字档案馆网络环境建设
(1)支持内部服务的馆内网
将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储 向馆内用户发布信息,并提供检索、演示等服务
支持馆内日常办公:办公自动化系统
向政府网和公共网提供需要的数据
进行网络、数据和用户的管理与维护
(2)支持政府部门的政府专网
采集信息并送到采集与预处理系统
向政府专网用户提供信息服务
进行网络、数据和用户的管理维护
(3)支持大众服网
采集信息并送到采集与预处理系统
向Internet用户提供信息服务
进行网络、数据和用户的管理维护
2、硬件基础设施建设
数字化与输入设备:扫描仪、数码相机、摄像机
网络平台:交换机、路由器、防火墙
计算机:各种服务器
存储设备:磁盘阵列、光盘、磁盘等
输出设备:视频输出设备、打印机
电源:不间断电源UPS
3、系统软件建设包括系统软件和应用软件
(二)信息资源建设
(1)信息资源采集要的主要来源和采集范围
(2)数字档案馆资源分为元数据库和对象数据库
(3)传统档案馆的重要区别之一就是需要对网络上具有档案性质的各类信息资源进行采集、加工、整序。
(三)应用系统建设
■信息采集
负责档案资料数字化和接收在线(离线)电子档案文件信息、采集相关信息,主要包括立档单位信息在线接收系统、文件中心接收系统、各类档案馆接收系统、专业信息接收系统、其他信息采集系统等。
1、信息接收系统
(1)接收立档单位信息
按接收范围在线实时或离线定时接收各个立档单位产生的档案信息,并对接收的信息进行整理、分类。通过该系统的运行,可以保证在网络环境下信息的及时收集和利用。
(2)接收文件中心信息
通过网络在线实时接收或离线定期接收文件中心文件目录及全文信息。
(3)接收下属档案馆信息
将通过网络在线或以脱机方式定期采集区级档案馆有关档案的目录及全文信息。
(4)专业信息接收
采集政府各专业职能部门信息中心的各类行业信息,包括专业数据库、相关数字内容信息及背景元数据。
2、馆藏数字化系统
馆藏数字化是数字档案馆建立过程中数据资源库的重要资源,也是应用系统开发中需要先期实现的功能模块。根据馆藏档案资料的载体的不同形式,馆藏数字化系统包含如下子系统:(1)纸质档案扫描子系统
纸质档案是目前档案资料保存的主要形式,目前深圳市档案馆保存的纸质档案资料约20万卷,还不包括下属档案馆单独保存的档案资料。数量如此巨大的纸质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化形式进入信息资源库,因此对扫描的速度和准确度提出了很高要求。除了对纸质档案的扫描外,该子系统还应包括扫描图像去黑边、图像纠偏等图形图像处理功能。
(2)缩微胶片数字化子系统;
在计算机和大容量存储设备广泛使用前,为了档案文件原件
的安全及长期存储,需对大量纸质文件进行缩微化处理。缩微胶片一直是保存档案资料的一种有效手段。但缩微胶片的使用需要专用设备,给用户的使用带来不便。为了使已缩微的档案文件更方便地在网上提供利用,需要对已缩微胶片进行数字化处理。
(3)视频资料数字化子系统;
视频资料(各种录像带等)是档案内容保存的重要形式,与纸质档案比较,视频资料包含的内容更丰富、直观。视频资料的数字化需要专门的硬件设备配合。
(4)音频资料数字化子系统;
音频资料主要包括各种录音带等资料。由于录音带在保存、使用过程中易发生损坏、品质下降、声音失真等现象,对于资料的长期保管和利用十分不利,因此音频资料数字化,特别是那些具有重大历史意义的音频资料十分重要。
3、信息搜寻系统
数字档案馆的信息资源是多样性的,除了档案系统本身保存的信息资料外,还包含了其他信息。
(1)档案征集
数字档案馆除按接收范围进行信息采集外,还将按照征集要求,通过网络广泛地征集相关档案信息。
(2)与数字图书馆链接
通过网络与数字图书馆链接,采集相关信息。
(3)其他信息
通过互联网采集国内外档案信息。
(四)标准规范建设
(1)管理性标准规范
《计算机信息系统安全保护条例》
《计算机信息网络国际联网管理暂行规定》
《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》《计算机信息系统国际联网保密管理规定》………
(2)业务性标准规范
《电子文件管理规范》
《电子文件著录规则》
《电子文件归档规则》
《电子邮件类公文归档程序与规则》
《数字档案存储格式与载体标准》
《电子文件保管期限表》
………
(3)技术性标准规范
信息交换有的七位编码字符集》
《信息交换用汉字编码字符集》
加密算法、数字水印、数据传输等
………
(五)人才队伍建设