中油电子邮箱设置方法
用户电子邮箱设置方法
勘探院电子邮箱的设置方法有三种，选择其中一任何一种既可。
一、Outlook Express设置
1.开启Outlook Express，选择“工具”->“帐户”，选择“添加”->“邮
件”，可进入“Internet连接向导”对话框。如果是第一次启动，会
直接进入这个对话框:
2.输入显示名，此显示名用于发送邮件时标识发件人，通常输入用户
姓名。单击“下一步”：
3.输入用户邮件地址，此地址用于标识发件人的电子邮件地址。单击
“下一步”：
4.在“电子邮件服务器名”对话框中，选择服务器为“POP3”。并且在
“接收邮件服务器”上填写邮件服务器名，在“发送邮件服务器”
上填写与“接受邮件服务器”相同的服务器名。在中国石油电子邮件系统中，中心站点的用户填写“mail.petrochina”，单击“下一步”：
5.在“Internet Mail登录”对话框中，填写邮件前缀名和对应的密码，
单击“下一步：
6.单击“完成”。此时完成了邮件帐户的配置。但由于中国石油电子邮
件系统为了避免转发垃圾邮件而设置了SMTP发信的认证，所以需要进一步配置SMTP发件认证。
7.选择“工具”->“帐户”，打开“Internet帐户”对话框。选择“邮件”
标签，并选择刚创建的邮件帐户（通常显示为邮件服务器名称）。8.单击“属性”：
9.在属性对话框中，选择“服务器”标签，选择“我的服务器要求身
份认证”选项。单击“确认”：
10.验证发送邮件给自己，并能正确从服务器上取到邮件。有些邮件的
附件由于Outlook Express 的安全性无法打开。
11.选择“工具”->“选项”，打开“选项”对话框，选择“安全”标签。
12. 在“病毒防护”中，把“不允许保存或打开可能有病毒的附件”前的勾去掉。
二、Outlook设置
Outlook 2003
1.在“控制面板”中打开“Mail”，单击“电子邮件帐户”，单击“添
加新电子邮件帐户”按钮，单击“下一步”：
2.选择“POP3”，单击“下一步”：
3．填写用户信息包括，用户的姓名，邮件的全名，用户名，密码，接收和发送邮件服务器填写“mail.petrochina”，点击“测试帐户设置”，在全部完成后点“关闭”。
3.点击“其它设置”，选择“发送服务器”，在“我的发送服务器（SMTP）
要求验证”前打勾，并选择“使用与接受邮件服务器相同的设置”，
点确定。
4. 点“下一步”，点“完成”，完成Outlook 2003 的邮箱设定。
三、Web客户端设置
在使用WEB邮件时，对于Internet Explorer的设置非常简单。如果IE使用自动配置脚本则不需要做如下操作。如果IE设置有代理，确认选择了“对于本地地址不使用代理服务器”，如图
在不使用代理的地址列表中添加“10.*”，如图
中国石油企业内部网访问
1.启动IE，在地址栏输入邮件服务器地址：“http://webmail.petrochina”。
2.如果连接正常，IE会弹出认证对话框。要求输入用户名和口令。用
户名输入“邮件前缀名”，口令中输入对应的口令。
3.认证通过后，就进入WEB邮件操作界面：
Internet访问
中石油电子邮件用户除在本企业网内可收、发电子邮件外，还可在互联
网上收、发自己的电子邮件，方法如下：
1.启动IE，在地址栏输入邮件服务器的Internet地址：
“https://https://www.360docs.net/doc/001260746.html,”。
2.如果连接正常，IE会弹出中国石油邮件系统颁发的证书确认对话框。
单击“确认”。也可以选择下载证书以避免以后访问时再度弹出证书确认对话框。
3.IE会弹出认证对话框。要求输入用户名和口令。用户名输入“邮件
前缀名”，口令中输入对应的口令。
4.认证通过后，就进入WEB邮件操作界面。
电子邮箱保密管理自查报告
电子邮箱保密管理工作汇报 根据**市保密局《关于转发<关于严禁使用电子邮箱存储、处理、传输涉密和内部办公信息的紧急通知>的通知》的文件精神，结合我局实际，对电子邮箱保密管理工作进行了专项检查和认真总结，现汇报如下： 一、加强组织领导，明确领导保密职责，高度重视计算机网络保密管理工作 作为政府机构，我局领导对计算机网络尤其是电子邮箱保密管理工作高度重视，成立了以局长任组长、分管领导为副组长，信息中心等相关科室负责人为成员的的计算机网络保密管理工作领导小组。同时，将计算机网络保密管理工作纳入我局年度工作目标管理，建立了工作责任制，将责任明确到人，做到一级抓一级，层层抓落实，全局形成了“主要领导亲自抓、分管领导具体抓、职能科室抓落实”的工作格局和覆盖全局的工作网络，为计算机网络保密管理工作的顺利开展创造了良好环境。 二、电子邮箱保密管理工作开展落实情况 （一）以宣传教育为主导，强化保密意识 为加强计算机网络特别是电子邮箱的保密管理，防止电子邮箱泄密事件发生，确保国家秘密信息安全，在计算机网络管理人员以及操作计算机的领导干部、涉密人员中强化计算机保密安全意识，我局采取多方式、多渠道对计算机保密相关人员进行宣传教育。一是将《信息系统、信息设备和涉密载体使用管理严重违法违规“十七条”》予以转发至各责任科室，要求结合实际，认真自查。二是进行警示教育，对
近期发生的电子邮箱泄密事件，我局要求各责任科室以此为鉴，汲取教训，进一步重视和加强电子邮箱的保密管理，确保计算机网络安全。 （二）以制度建设为保障，严格规范管理 加强制度建设，是做好计算机网络保密管理的保障。为了构筑科学严密的制度防范体系，不断完善各项规章制度，规范计算机网络尤其是电子邮箱的保密管理，我局主要采取了以下几项措施：一是认真贯彻执行上级保密部门文件的有关规定和要求，严禁通过互联网电子邮箱办理业务，存储、处理、传输涉密和内部办公信息，严禁将涉密存储介质和内部办公网络接入互联网及其其他公共信息网络，严禁在未采取防护措施的情况下，在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换，不断增强电子邮箱保密管理能力。二是严格涉密信息流转的规范性，弥补电子邮箱使用管理上存在的空挡。三是及时制定涉密信息发布审查制度，要求对上网信息严格审查、严格控制、严格把关，从制度上杜绝泄密隐患，做到“上网信息不涉密、涉密信息不上网”。 （三）以督促检查为手段，堵塞管理漏洞 为了确保计算机网络尤其是电子邮箱保密管理工作各项规章制度的落实，及时发现电子邮箱保密管理工作中存在的泄密隐患，堵塞管理漏洞，我局十分重视对计算机及其网络保密工作的督促检查，对计算机网络管理制度的落实情况、涉密网络的建设和使用情况以及涉密计算机、涉密网络采取的管理和防范措施的落实情况进行检查。近期，我局对全局电子邮箱使用情况进行了一次全面的检查，通过检查，查找电子邮箱保密管理工作中存在的漏洞，并整改到位。
公司邮箱管理规定
公司邮箱管理规定 公司日常对外对内的、和公司正常业务有关联的电子邮件的往来一律采用公司统一规定的电子邮箱。原电子邮箱地址与此次规定的地址不一致的，一律作废。个人邮箱已对外宣传的，逐步过渡到公司统一邮箱，与公司业务有关的新的邮件往来不再使用原个人邮箱。 公司所有用于业务的公共及个人邮箱的密码管理统一由办公室负责，采用一对一管理，使用人不得横向泄漏密码，密码无意透露后，应立即通知办公室修改密码，办公室管理人员应定期更换密码并及时通知使用人。 1、各部门电子邮箱地址及密码见附件一.各相关部门负责人收到新的邮箱号码后应及时更改密码,防止邮箱被盗用；密码变更后，各邮箱负责人要将新密码发至以下邮箱中，以备领导不定期检查。 2、公司邮箱的使用应遵守以下几条规定: 1.不得利用电子邮箱服务危害国家安全,泄露国家秘密,不得侵犯国家的,社会的, 集体的利益和公民的合法权益,不得从事违法犯罪活动. 2.不得利用电子邮箱服务危害公司的安全,泄露公司的秘密. 3.公司电子邮箱由办公室统一管理,各部门电子邮箱需派专人管理。指定熟悉电子 邮箱使用方法的固定人员,负责电子邮箱的日常收发,查看和维护工作。 4.电子邮箱可向社会公开,作为公司与客户联系的窗口,进行业务咨询。 5.各部门应建立收发签认制度,对于与工作相关的电子邮件应在电子邮件收(发) 文记录上登记,签字。 6.电子邮箱应建立邮箱值班制度,每工作日必须对公司邮箱查看不得少于两次，并 应及时清理过期邮件,保证邮箱正常使用。 7.为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于信箱中的垃圾邮件不 可打开查看，要及时删除，如有疑问请联系邮箱管理员。 8、对邮件中附件大小的限定：web 方式：2M 以内，POP3方式：10M 以内 3、推荐使用OUTLOOK,FOXMAIL类的电子邮箱客户端软件,可以方便快捷的维护电子邮箱,并能起到语音和视频及时提醒新邮件到达的作用。 4、收到或准备发送的与工作相关的电子邮件由邮箱管理员填写电子邮件收(发)文记录卡,报负责领导审阅签字.签认后的记录卡应留存归档。 5、各监理办使用电子邮箱时应注意电子邮箱密码的保护,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读,并应经常更换电子邮箱密码.忘记密码时应及时通知公司办公室,更换新的邮箱。 6、未经公司同意,不得将公司的电子邮件及其附件对外公布。 7、发往公司邮箱或传真的文件须注明接收人的姓名及来文地点,防止错收造成延误.不用的邮箱号码要交回办公室处理。 8、未经公司同意,不得发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。
电子邮箱安全管理规定
1.目的 为规范集团邮箱管理，明确邮箱申请资格（包括申请、审批、撤销）、邮箱命名规则、邮箱功能格式设定、邮件书写格式及日常使用邮件规则等，确保公司邮箱系统稳定和正常运行。 2.适用范围 集团使用的邮箱系统，包括专有的邮箱管理设备及其软件，其对外专用标识为“@***.com” 3.定义 本规定内所涉及的名称对照说明如下：mail—邮件；email—电子邮件；mailbox —电子邮箱；mail system—邮件系统；foxmail—收发邮件软件。 4.职责 4.1信息部：负责邮箱系统正常运行及数据安全，邮箱功能设定：邮件用户操作培训； 邮箱帐户的新增、撤销等作业；监督、检查邮件系统与用户的日常使用； 4.2各部门主管：负责监督所属员工遵守本规定； 4.3邮箱同时附加有个人数据或相关主机帐户等信息与服务，所附加的信息与服务由 信息部视实际情况变更或调整，并予以公布，使用单位与个人须依照执行。 5.规定 5.1邮箱申请资格 5.1.1本公司员工因工作需要，可使用“帐号申请表”提出申请，经所属部门主管、 信息部主管核准后，开立一个电子邮箱； 5.1.2应严格控制部门邮箱帐户的申请，申请部门必须是有对外业务联系需要的；申 请部门应指定专人负责申请与日常管理，并明确邮箱使用范围； 5.1.3邮箱是公司业务对外联络的工具，为避免临时人员使用公司邮箱进行与公司无 关的行为，禁止申请和使用邮箱。 5.2邮箱命名规则 5.2.1个人申请邮箱命名原则为名.姓@***.com,其中：“名”可以使用汉语拼音或英 文名；“姓”为汉语拼音； 5.2.2当出现重名时，需按申请的时间顺序在“名.姓”之后，用两位数标识区分（如：
公司电子邮箱使用管理规定
电子邮箱使用管理规定 一、新华网内部办公邮箱使用管理规定 遵照中央关于加强党政机关电子邮件安全管理的要求，加强对新华网内部办公邮箱的统一管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。 二、使用要求 1. 所有员工一旦成为新华网内部办公邮箱的用户(本规定适用邮箱域名为@https://www.360docs.net/doc/001260746.html,)，必须严格遵守以下规定： （1）使用者必须遵守所在地国家及地区的相关网络法律、法规、行政规章等规定。 （2）使用者不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。（3）使用者不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含政治、宗教、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和资讯。 （4）使用者应对于公司所在地的政府、法令、文化等遵守及尊重，不得在公司邮件中论及性别、种族、地区、宗教、省籍、民族带有争议或歧视性词句，或以公司、私人名义撰文投书任何媒体单位。（5）使用者需详细了解公司管理手册对于文件保密的相关规定，电子邮件视为信息化的文件，虽与书面文件操作平台不同，仍视同书面文件，需要遵守公司的管理。列为保密文件范畴如：员工薪资、核心技术文件、业务机密文件、财务文件、法务文件等，外传都需要经过公司权责主管的核准及授权。
（6）未经许可擅自窜改、毁损、删除、窃取或盗用公司邮件服务器系统上的资料、资讯、档案及软件，或更改服务器设定，都属于违反公司规定的行为，如情节严重造成公司损失，公司将依法索赔，并转法务部门追究其相关责任。 （7）公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的帐号和相应的密码，由用户自行负责保管，账号变更时须向技术保障部提出申请，离职后公司有权力注销帐户的使用。（8）违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任。 技术保障部 2014-02-01
安全电子邮件解决方案
安全电子邮件解决方案 随着计算机技术和通信技术的飞速发展，信息化的浪潮席卷全球。运用信息化手段，个人、企事业或政府机构可以通过信息资源的深入开发和广泛利用，实现生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化，有效降低成本，提高生产效率，扩大市场，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高整个单位的经济效益和竞争力。在这之中，电子邮件起到越来越重要的作用。 然而，电子邮件作为当前和未来网络使用者的重要沟通方式，不可避免地涉及到众多的敏感数据，如财务报表、法律文件、电子订单或设计方案等等，通过传统电子邮件方式的工作方式，由于互联网的开放性、广泛性和匿名性，会给电子邮件带来很多安全隐患： 用户名和口令的弱点：传统的邮件系统是以用户名和口令的方式进行身份认证的，由于用户名和口令方式本身的不安全因素：口令弱、明文传输容易被窃听等造成整个邮件系统的安全性下降。 信息的机密性：邮件内容包括很多商业或政府机密，必需保证邮件内容的机密性。然而，传统的邮件系统是以明文的方式在网络上进行流通，很容易被不怀好意的人非法窃听，造成损失；而且邮件是以明文的方式存放在邮件服务器中的，邮件管理员可以查看所有的邮件，根本没有任何对邮件机密性的保护。 信息的完整性：由于传统的邮件发送模式，使得邮件中的敏感信息和重要数据在传输过程中有可能被恶意篡改，使得邮件接受者不能收到完整的邮件信息而造成不必要的损失。 信息的不可抵赖性：由于传统的邮件工作模式（用户名＋口令、明文传输等），对邮件没有任何的保护措施，使得邮件发送和接受的双方都不能肯定邮件的真实性和机密完整性，同时双方都可以否认对邮件的发送和接受，很难在出现事故的时候追查某一方的责任。 针对普通邮件存在的安全隐患，北京天威诚信电子商务服务有限公司（iTruschina）推出了基于PKI （Public Key Infrastructure，公钥基础设施）技术的、易于实施的、完善的安全电子邮件解决方案。采用天威诚信的产品和服务，构架客户的CA认证系统（CA：Certification Authority，认证中心）或为客户提供邮件证书服务，为电子邮件用户发放数字证书，邮件用户使用数字证书发送加密和签名邮件，来保证用户邮
公司电子邮件使用管理规定
电子邮件使用管理规定 第一条总则 公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。 第二条邮件服务器管理 信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。 第三条邮件开户须知 申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 第四条电子邮件使用规定 1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。 2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。 3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。 4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。 5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待： (1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。 (2)机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。 (3)绝密级：禁止在网上发送。 第五条监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。 第六条违规处罚 1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。 2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。 3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。 4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。 第七条附则 本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。
电子邮件管理制度
电子邮件管理制度 第一章总则 第一条目的 规范公司内部邮件系统的使用，充分发挥电子邮件系统的作用。为公司办公及业务系统的安全可靠运行提供必要的保障。 第二条适用范围 适用于日常使用公司邮件系统进行邮件接收和发送的部门和人员。 第三条人员职责 1、人力资源部 1.1负责邮件系统安装与设置、系统技术支持、系统运行监视。 1.2负责维护邮件系统、保证服务器及邮件系统的正常运行、并及时处理并解决用户的问题。遇到重大问题时，要负责向技术主管报告。 1.3负责邮件帐号的开通、注销以及邮件系统日常管理等 2、邮箱使用人员 3.1遵守公司的邮件使用规定。 3.2及时向系统部报告邮件使用出现的问题。 第二章系统管理 第四条内容 1、邮件服务器的安装、维护由人力资源部负责 1.1人力资源部指定专人为邮件系统管理员（可兼任），为了保证邮件系统的安全性 和稳定性，邮件系统管理员不得随意更换。邮件系统管理员不能将自已的工作委托他人。
1.2禁止在邮件服务器上安装与邮件系统无关的软件。 1.3对违反操作规定，影响办公应用或给邮件系统造成严重问题的管理员，人力资源 部经理给予警告、减免当月奖金等处罚。 1.4邮件进出邮件服务器需经过邮件过滤和病毒扫描。 1.5邮件系统应允许用户可自行更改密码。 1.6邮件服务器应纳入防火墙的管理，防火墙策略应只打开邮件服务必需的端口。 1.7定期对邮件服务器进行安全扫描，保证邮件服务器及时更新。 1.8保证现行的各项保护措施发挥作用，保证邮件服务器所采用的安全补丁的有效性。 1.9应建立邮件服务器的日志文件记录机制，记录所有成功的和未成功的入侵行为以 及所有可疑行为。 2、应定期对邮件系统进行备份。 3、邮件服务器的帐户管理及日常管理由人事部负责 3.1人力资源部负责邮件帐号的管理，在员工入职时开通邮件帐号；员工离职时应及 时注销离职员工的邮件帐号信息。 4、员工使用电子邮件 4.1邮件用户必须严格遵守国家有关保密法规法令，不得泄露国家及公司机密，不得侵犯公司及其他员工的合法权益，不得从事违法犯罪活动。 4.2邮箱需设置密码；邮箱的密码必须保证6位或以上，并且足够复杂（如字母和数字混用，有大小写区别等）；邮箱的密码使用期限为6个月，过期后用户需要更改密码。 4.3邮箱密码必须严格保密，不得泄露。 4.4普通员工发送和接收邮件的大小限制为 10 M。 4.5定期清理个人的邮箱，防止邮箱爆满，影响正常通邮。员工的邮件应在本地PC 机上保存。 4.6严禁以电子邮件工具破坏、干扰他人正常工作或无目的地乱发邮件；禁止传递游戏、MP3等与办公无关的邮件。 4.7 凡是通过电子邮件在网上发送的文件，发件人应主动使用查病毒软件检查并确认安全后方可发出，从而尽可能避免病毒通过网络扩散。 4.8不得故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序及其他危害电子邮件安全的活动。 4.9严禁利用电子邮件制作、复制和传播如下信息： 1)捏造或歪曲事实、散布谣言；
公司邮箱管理办法
一、目的 为规范公司各部门电子邮箱使用与管理，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本管理规定。 二、邮箱申请使用 2.1 电子邮件系统分为个人邮箱和办公室公共邮箱。 2.2 办公室设置公用邮箱，公用信箱归办公室员工的公共使用。 2.3 本公司需要使用电脑发送邮件的员工，邮箱使用人自己向总裁办申请，有总裁办网管员注册个人邮箱，用户自行修改密码。邮箱使用人以公司员工身份与他人交流信息、联系工作。 2.4 个人邮箱是公司信息网络系统的重要组成部分，其申请、使用纳入公司信息网络系统统一规划和管理，确保其长期、安全、稳定和可靠运行。 2.5 个人邮箱由管理员依据公司的授权进行统一管理。 三、邮箱的使用管理 3.1 关于公司相互交流的文件，不需要审批的文件，均可以用个人邮箱形式传输，便于相互沟通、节约用纸。 3.2 员工每天早成上班前，打开自己个人邮箱，查看是否有自己个人邮箱是否有公司通知。如果不定时查看邮箱，错过公司相关通知，自己承担相应责任。对于自己邮箱中重要文件，责任人应定时对邮件进行处理，及时阅读、回复、转发或备份，否则自己承担相应责任。 3.3 个人邮箱严格限制邮件的进出往来，所有邮件的传递将根据邮箱的通讯录进行，禁止向不在通讯录之内的邮件地址发送邮件。 3.4 为便于邮件的分类和管理，员工可根据不同属性建立多个文件夹，将邮件分别置入不同文件夹归档，如不会做，可以请总裁办网管员帮忙。
3.5 对于无保存价值的、前后版本易导致混淆的、时效性强已过有效期的及其他需删除的邮件，员工最好不要随意删除文件，应向网管申请删除，说明原因并注明收件人、发件人、时间、内容，经批准后由管理员手动删除。 3.6 员工对自己使用的个人邮箱帐号和密码安全负全部责任，并对以其帐号进行的所有活动负责。 3.7 员工应向网管即时举报个人邮箱被盗用情况，及时报告系统安全漏洞或其它任何不正常状况。 3.8 员工应遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关计算机及互联网规定的法律、法规和实施办法。不得利用个人邮箱作连锁邮件、分发垃圾邮件或商业邮件，不得干扰网络服务，不得以任何形式滥用个人邮箱，自觉维护个人邮箱的严肃性。 四、企业邮箱的终止 4.1 员工离职，其个人邮箱自离职登记办理手续之日起注销。 4.2 凡违反本规定者，终止其使用邮箱的权限，并追究其责任。情节较轻的，进行内部处分或教育；触及法律、造成严重后果的，移交司法机关处理。 五、附则 5.1 本规定由公司总裁办负责解释，并根据网络发展情况适时修订。 5.2 本规定自发布之日起实施
官方邮箱管理规定
官方邮箱管理规定 1.0目的 规范部门电子邮箱管理，确保电子函件发出、收取有效无误。 2.0适用范围 适用于物业部电子邮箱property@https://www.360docs.net/doc/001260746.html,的使用及管理。 3.0职责 3.1公司前台文员只负责一般性的、群发类别的租户文件，包括《通知》、《温馨提示》等日常电子函件的发出。 3.2物业部部门文员负责租户邮箱地址的录入。针对单独租户的电子函件的发出及租户来函的收集、上报。邮箱使用情况的记录。 3.3物业助理负责租户电子邮箱地址的核实。 3.4物业主任负责统筹邮件的拟定、派发工作。同时并负责对部门电子邮箱使用情况进行监督、指导，出现问题及时上报。 3.5副经理负责对稿件的初步审核，并定期完善建议。 3.6物业经理负责函件发送的审批及电子邮箱操作情况的全面监督。 4.0管理规定 4.1租户入伙收楼时由物业助理向对方解释关于开通电子邮箱事宜，并登记对方日常联系人的电子邮箱地址转交部门文员录入存档。 4.2租户电子邮箱如有更新，需填写《客户联系资料确认表》后由区域助理负责收集转交部门文员更新录入。 4.3所有邮件由主任草拟后经副经理审核，经理审批后由前台/部门文员发送，发送时附加阅读回条。未经过经理审批的邮件绝不允许对外发送。 4.4邮箱访问密码由部门文员负责管理，不得向任何部门或个人私自泄
来函收集 租户提交电子邮箱地址 物业助理收集、核实 部门文员录入系统 前台文员 租户来函 部门文员 全体租户 部门文员 归档 经理审批 发函 物业主任拟函 副经理审核 每月26号统计函件收 发记录汇总 租户邮箱地址录入 部门负责人审阅 收到租户来函的一个小时内 单独租户 漏。办公时间内每隔一小时检查一次邮箱，如收到租户来函必须立即提交给经理审阅。每月26号前完成当月电子邮箱收、发函件记录汇总。 4.5发送内容： 4.5.1《通知》、《温馨提示》等群发类日常函件； 4.5.2针对单独租户的电子函件； 4.6.流程图 5.0邮件格式 5.1邮件主题与函件名称一致。
(完整word版)邮件管理制度
邮件管理制度 1.0 目的： 电子邮件是当代办公的主要沟通工具之一，为了提高公司办公效率，加强办公人员对工作邮件的重视度，并及时有效处理工作邮件，特制定本制度。 2.0适用范围： 公司配备个人办公电脑的所有办公人员。 3.0职责权限： 3.1人事行政部负责统计、更新办公人员的电子邮箱地址，并制成电子邮箱通讯录下发给每位办公人员。 3.2所有办公人员妥善保管公司办公人员电子邮箱通讯录，不得随意泄露。 4.0内容： 4.1所有办公人员在工作日内，每天必须至少两次查看自己的电子邮箱，及时处理相关工作事务；主管级以上人员在休假期间每天至少查看电子邮箱一次，对于工作邮件做好处理。 4.2所有邮件往来的工作，相关工作人员必须及时处理并将结果以邮件回复发件人，如遇到无法及时处理的工作邮件，要及时邮件告知发件人。 4.3邮件标题应为邮件概括性内容，若发件人认为此邮件重要或加急，务必在标题栏中注明，如“紧急”“重要”等字样。 4.4邮件开头应加称谓与问候语，如：“先生、小姐、经理”等。内容要求简明扼要，若邮件中有附件需在邮件中做简要说明，邮件结尾加上问候语或礼貌性语言如：“顺祝工作顺利、十分感谢、侯复”等。
4.5邮件落款要统一，个人签名应包含姓名、职位、联系方式、公司名称与地址等。样板如： 姓名：XXX 部门：XXX 职务：XX 公司：******有限公司 地址：****** 电话：XXXXXXXXX 传真：****** 手机：XXXXXXXXXXX QQ：XXXXXXXXX 公司网址：http://www.***.cc 4.6发送与抄送。 邮件发送对象：直接事务沟通对象。 邮件抄送对象：对邮件事务需知晓即可。 如：生产部制定了质量整改方案，需要品管部配合工作。一般可以将该邮件发送给品管部同时抄送总经办成员。 再如:总经办需与人事专员沟通某事项，则邮件原则为发送邮件至人事专员，同时抄送人事主管。 4.7公司人事行政部主管和总经办成员有权对公司办公人员的电子邮箱做检查。 4.8出现以下情形，将对责任人罚款100元。 4.8.1长期不阅读电子邮件； 4.8.2发布负面信息或诽谤辱骂他人者； 4.8.3邮件督办事项逾期未执行，并未能作出合理解释的； 4.8.4经常违反公司电子邮件管理规定的；
电子邮件管理制度
电子邮件管理制度 【最新资料Word版可自由编辑！】
Ref.DCSS-ZD-001 Date: 2011-5-11 To: 全体 From: 办公室 Subject: 关于颁布《电子邮件管理制度》的通知 目的 为加强公司电子邮件管理工作，提高各部门的工作效率，特制定本规定。 内容 管理权限和责任、邮件使用、邮件使用违规处理 范围 公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。 生效日期为2011.05.11 文件的解释权为办公室 附件： 2011.05.11
电子邮件管理制度 一、适用范围 公司员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。 二、管理权限和责任 集成项目部负责公司邮件系统的管理和技术维护； 邮件用户应熟练掌握Outlook的使用。 三、邮件使用 1、公司邮箱帐户限本人使用，禁止将本人帐户转借或借用他人帐户。 2、公司内部联系以公司开户的电子邮件为主。为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有 用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。 3、统一使用Outlook或者Outlook Express处理公司邮件。 4、使用完毕，应安全退出，关闭账户，否则对于任何人利用改密码及账户所进行的任何 行为，应负一切责任。 5、邮箱命名规则：取中文名（或英文名）的全拼。如张小山，英文名john，可使用的邮 箱账号的用户名为zhangxiaoshan。 6、员工办理离职手续或严重违反了公司邮箱管理制度需要立即销户 7、待发、答复及转发的邮件设置公司标准的签名。 8、公司提供的电子邮箱限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账户 公开于外部internet网上。 9、每个用户的邮箱容量标准为80M，每封邮件的大小限制为3M。需要发送大邮件附件的， 建议将文件压缩拆分后分开发送。因收发邮件大于规定大小而不能收发造成的损失，由用户自己承担。 10、用户必须及时修改初始密码，并且在使用中定期（最多3个月）做邮箱密码的修改， 以防被他人利用。修改后的密码应至少8位且是字母、数字、特殊字符的组合。集成 项目部有提醒员工修改密码的责任。因邮箱密码泄露造成的损失，用户自行承担责任。
电子邮件安全
电子邮件安全（一） 【教学目的要求】熟悉各名词、术语的含义，掌握基本概念，特别是PGP、PGP 操作描述。掌握网络安全体系结构、安全攻击方法等基本概念。 【重点】PGP、PGP操作描述 【难点】PGP、PGP操作描述 【教学方法】多媒体教学和传统教学相结合。 【课时安排】2课时 【教学过程】 【导入】E-mail 是Internet上最大的应用之一，安全电子邮件主要解决身份认证和保密性相关的安全问题。 【讲解】 安全电子邮件 涉及到的问题： 安全算法的选择 系统邮件的信息格式 如何实现认证和信任管理 邮件服务器的可靠性 应用实际例子：PGP、S/MIME等 邮件信息格式 早期只支持ASCII文本格式 随着Email的发展需要发送各种类型数据，形成了MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions，多用途网际邮件扩展) 5.1 PGP（Pretty Good Privacy） 1.提供了一种机密性和数字签名的安全服务，广泛用于电子邮件和文件存储的安全应 用 2.选择各种经过实际验证的安全算法作为基础构件 3.将这些算法有机整合起来，形成一个通用的独立于操作系统和硬件平台的应用程序 4.是一个自由软件包（https://www.360docs.net/doc/001260746.html,） PGP的优势 1.免费得到, 支持多种平台（DOS/Windows、Unix、Macintosh等） 2.建立在一些经过实际验证的算法基础上（RSA、DSS、Diffie-Hellman、IDEA、3DES、 SHA-1、MD5），选用算法的生命力和安全性得到公众认可 3.应用范围极其广泛 4.不从属于任何政府机构和标准化组织 5.已经成为互联网标准文档（RFC3156） 6.免费得到, 支持多种平台（DOS/Windows、Unix、Macintosh等） 7.建立在一些经过实际验证的算法基础上（RSA、DSS、Diffie-Hellman、IDEA、3DES、
公司电子邮件使用管理规定
公司电子邮件使用管理规定 为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。 一、总则 1 公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。 2 公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。 3 员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@https://www.360docs.net/doc/001260746.html,。 4 公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。 5 在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。 二管理权限和职责 财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。 所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。 三邮箱管理流程 1 新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。 2使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。 3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。 4公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。 四邮件使用 1 一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。 2 禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。 3 公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。 4 需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。 5 各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。
电子邮件安全策略
电子邮件使用安全对策 摘要：:本文介绍了信息时代电子邮件往来中遇到的安全问题，通过分析研究，提出了解决这些难题所需的主要技术措施和安全实现的保障办法，以及电子邮件使用过程中注意的事项。这些问题的研究对扩大电子邮件的使用范围，加强安全系数，提高沟通效率，促进电子邮件技术进一步发展有一定帮助。 关键字：邮件安全病毒信箱使用邮件加密 前言：网络的迅速发展给现代人的生产和生活都带来了前所未有的飞跃，电子邮件的出现提高了信息交流效率，方便了人们信件的往来，但由于计算机网络技术的不太完善, 电子邮件使用的安全性和可靠性已成为用户共同关心的问题，解决好电子邮件安全问题,是保证电子邮件正常使用的前提和保障。电子邮件功能是网络的基本运用之一，安全的电子邮件系统有效地解决了信息的保密，信息的完整等问题。掌握一些基本的邮件安全方面的知识，是我们使用网络的基本要求，也有助于我们更好的使用电子邮件，保护自己的隐私，保护自己使用的网络安全。 一、电子邮件使用安全隐患 一般说来，电子邮件使用安全隐患主要存在以下几个方面： 1、电子邮件传送协议 电子邮件传送作为一会网络应用服务，采用的是SMTP(simple mail transfer protocol)协议。即简单邮件传输协议，它传输的文字没有结果任何加密，只有攻击者在其传输过程中把它截获即可重点内容。 2、电子邮件易被截获 从技术角度看，电子邮件极易被截获，没有任何办法可以阻止攻击者截获网络上传输的电子邮件数据包。 由于电子邮件的发送是要经过不同的路由器进行转发，直到到达电子邮件最终接受主机，攻击者可以在电子邮件数据包经过这些路由器的时候截获他们，这些都是我们所不怒反笑的。我们发完邮件后，我们就不知道他会通过哪些路由器的时候，是否被别人截获下来。 解决问题的唯一办法就是让攻击者截获了数据包但无法阅读它。就和发送军事无线电报一样，在发送电子邮件钱对其进行数字加密处理，在接收方,收到电子邮件对其进行数字解密处理，这样，即使攻击者截获了电子邮件，也只是一堆没有任何意义的乱吗。 3、电子邮件服务器和客户端软件漏洞 电子邮件的整个发送过程是有服务器和客户端软件协作完成的，两端系统存在漏洞，遭受黑客攻击，遭受病毒袭击都会给电子邮件带来安全问题。如微软的outlook曾存在安全隐患可以使攻击者编制一定的代码让木马或者病毒自动运行。国人使用较多的Foxmail也存在一定会的安全隐患。 4、电子邮件被黑客和木马以及病毒利用 由于电子邮件的普及，黑客，木马以及病毒都盯上了电子邮件，电子邮件成为黑客入侵系统的一种重要手段，也是当今病毒和木马最主要的扩散途径。 5、用户个人的原因 用户个人安全意识不强，保密观念淡漠，也会造成电子邮件的安全隐患 二、针对电子邮件的攻击方式 针对电子邮件的攻击大致分为两种：一种是直接对电子邮件的攻击，如窃取电子邮件密码，截获发送邮件内容，发送邮件炸弹；另一种是间接对电子邮件的攻击，如通过邮件传输密码病毒。 1.邮件泄密 一般来说，大家使用E-mail有两种选择。使用Foxmil，outlook这样的客户端软件通过
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度 为确保公司能够实现现代化、数字化办公，保证公司电子邮箱的正常使用，特制定公司邮箱管理实施办法如下，希望各部门遵照执行： 一、公司电子邮箱环境 公司内部设有单独服务器专门用于邮件收发，邮件可以24时收发公司内部及外部信件。每人额定邮箱大小为100兆，每封邮件的附件大小为2兆。 二、申请、建立、注销邮箱 1.申请公司邮箱必须具备以下条件： （1）试用期满并且转正的正式员工； （2）配有公司内部电脑员工； 具备以上条件后由本人提出书面申请，经部门主管批准后递交给网络主管部门审批、通报总经理助理批准后实行； 2.建立邮箱 网络主管部门接到批准后的申请两个工作日内给申请人建立邮箱，并同时给申请人配置邮箱客户，端测试收发邮件。 3.注销邮箱 当员工辞职或被公司辞退以及其他原因将不再使用公司邮箱时应由其员工部门主管通知网络主管部门，网络主管部门在接到通知的当天注销其员工用户身份、删除员工邮箱。
三、邮箱日常使用 1.公司邮箱客户端全部使用Microsoft Outlook 2003 软件进行收 发，任何人不得随意更改、使用其他软件收发邮件。 2.不得随意改动Microsoft Outlook 2003 软件中的邮件设定参数， 因私自改动造成邮件不能收发者，网络主管部门查出后将对其本人予以警告，通报其部门主管，当出现同一个人第二次因自行修改邮箱参数导致不能收发邮件者，网络部门将有权直接删除其邮箱帐户并通报总经理助理及其部门主管。 3.严禁打开不明来历邮件及附件资料！因下载来历不明的附件导致 公司网络感染病毒、重要信息泄漏者，停止本人使用邮箱、通报总经理助理及部门主管，按照公司网络管理制度中相关规定处理。 4.不得通过公司邮箱造谣或传播反动、淫秽信息，一经查出将严厉 惩处当事人。 四、邮件日常维护 公司邮箱使用Microsoft Outlook 2003软件进行收发，所有邮件均存在每个使用者的本地计算机上，一旦因各人操作失误原因导致邮件丢失有各人承担全部后果。 *******有限公司
邮箱管理制度
1.目的： 为了提升公司对外形象，规范公司各部门及员工电子邮箱的申请、使用、交接、安全，保障信息的安全性、邮件传输的可靠性，提高信息化应用水平，特制定本办法。 2.范围： 本办法为指导类（C级）文件，适用于集团总部、集团研究院、其他子公司可参照执行。 3.定义： 邮箱是指员工申请、使用的以公司指定域名为后缀、仅用于日常工作交流的个人邮箱或公共邮箱。 4.责任： 运营中心信息技术部负责邮箱的申请、账号开通、关闭、系统维护等后台具体事务； \ 运营中心信息技术部负责监督邮箱使用情况； 部门公共邮箱的直接责任人为使用部门部长； 个人邮箱的直接责任人为员工本人。 5.邮箱使用规范： 公司日常内外交流、和公司正常业务有关联的电子邮件的往来一律采用公司统一规定的电子邮箱。邮箱统一以“@”为后缀。用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1—3位的识别码。 使用公司邮箱应设置统一签名，签名样式详见附件。 公司尊重用户个人隐私，除非在法律许可或要求、公司日常监察或用户违反服务条例的情况下，任何人不得公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容。 在职人员名片及公司其它对外宣传资料上须印有以公司指定域名为后缀的邮件地址。 ~ 邮箱的开通与注销
员工因工作需要申请缀有公司域名的邮箱时，由所在部门大文秘通过OA向信息中心提出申请。 员工离职异动时，由人力资源中心通知运营中心信息技术部后，由运营中心信息技术部关闭停用相关账号。 6.用户使用守则： 用户经申请并获批准取得公司的邮箱账户后，须对自己邮箱的帐号、密码安全负全部责任，自行承担传输内容、附件及产生的责任。 公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络，禁止使用公司邮箱注册绑定各种网站或软件。 用户若发现任何非法使用本人帐号或其它系统安全漏洞情况应立即报告信息中心。 用户应及时清理邮箱附件，重要文件应及时存档登记。 } 用户使用邮箱须遵守以下条款 传送资料须符合我国法律、法规规定； 不得泄露公司机密和他人秘密； 不得使用邮件服务作非法用途； 遵守互联网道德规范 遵守公司相关计算机网络规定； 若用户的行为违反有关规定，公司有权取消该用户的服务账号，由此给公司造成损失的，公司根据事实情况，保留追究其责任的权利。 7.附则： [ 本办法由运营中心信息技术部制订，修改权和解释权属于运营中心技术部； 运营中心技术部将根据业务的发展和集团政策的调整等需要适时进行修改和完善； 本办法自2016年03月01日起颁布，本办法实施后，原有类似规章制度自行终止，与本办法有抵触的一律以本办法为准。
电子邮件系统安全解决方案
电子邮件系统安全解决方案 针对目前电子邮件系统存在的许多安全隐患，方标讯业提供一套领先的电子邮件安全解决方案。该方案包括了电子邮件反病毒，反垃圾，邮件加密传输，数字签名管理，负载均衡抗攻击，邮件中继网关等多种手段和措施，以满足用户对电子邮件安全的苛刻要求。 面向用户 电信级大规模电子邮局运营系统 电信级企业邮局托管运营系统 大中型企业的电子邮件系统 系统结构 下图是方标讯业电子邮件安全解决方案的系统工作原理图。主要工作区域在用户网络的边界防火墙和邮件系统之间，通过Foundir Email Security Suite 建立五层防护体系，防范来自外界的拒绝服务攻击。服务器上选装的Certificate Management，可以实现数字签名和内容加密管理，为用户提供个性化的电子邮件安全服务。通过邮件中继服务器Mail Relay的隔离和过滤处理，擦除邮件中继轨迹，避免内部网络结构外泄所引发的安全隐患。 功能特点 安全的电子邮件传输服务 方案中部署的Foundir SSL Gateway 是一个邮件通信信道加密网关，实现了用户端到服务器端甚至服务器端到服务器端的通信信道POP3、SMTP、Webmail、IMAP4会话过程的高强度加密防护，解决了邮件客户端以近乎明文方式登录系统带来的口令字泄密隐患。 稳定高效的电子邮件反防毒 在网关服务器上部署的Foundir VirusWall 是一套基于边界防病毒模式的电子邮件反防毒产品，内部采用了TCP代理、快速编解码以及多进程、多线程技术，减少了系统资源调度时间，提高了整体性能和效率，尤其在电信级的大用户量的电子邮件系统中, 性能表现优异。 强大的反垃圾邮件功能 在网关服务器与邮件服务器之间部署Foundir Spam Gateway，对邮件来源的发信人地址、姓名、邮件收信人、关键字进行多种条件组合的匹配过滤，智能识别潜在的垃圾邮件，并按照用户的需要给予适当的处理，尤其与硬件结合的功能对电信级的用户系统的性能有可靠的保障。 支持用户定制的邮件内容过滤 通过部署Foundir ContentFilter Gateway，可以实现电子邮件内容过滤，防止敏感内容和不安全的信息、文档、资料等透过电子邮件不恰当地传播。 简便易用的数字证书管理 在邮件服务器上部署的Cetitficate Management System提供电子邮件数字证书管理，支持所有主流的安全认证系统，例如VeriSign，InfoSec等。建立邮件内容加密、防窃听、反抵赖机制，是电子邮件应用于电子商务、电子政务的有力安全保证。 优秀的抗攻击性能 Foundir LoadBalance 邮件负载均衡网关，全面提高邮件系统的抗拒绝攻击能力，能够有效的抵制外来网络层攻击。通过审定超过TCP连接阀值，分别限制的POP3、POPs、SMTP、SMTPs、HTTP、HTTPs、IMAP4、IMAPs等访问，防止半连接方式的拒绝服务攻击。 方案特点
企业邮箱使用管理规定
企业邮箱使用管理规定 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】
企业邮箱使用管理规定 为了便于对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率，同时确保公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件，公司特制订本管理规定： 一、申请与开通 1、建立企业邮箱的目的主要是方便对内对外联系，为合理有效的使用邮箱，申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请，经本部门经理同意后，经总经理审批同意后，由综合部创建并开通企业邮箱账号。（申请表见后附表） 创建开通账号后，告知员工 3、企业邮箱格式：以姓名“李一”的员工为例，该员工的企业邮箱是姓名拼音全 二、登录 1、登录企业邮箱网址： 2、邮箱登录用户名：员工名字拼音全写； 3、重名或重音的命名规则：先批准开通的用户按上述规则命名，后批准开通重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2…序列数字加以区分； 4、邮箱的初始密码为a123456。 首次登陆邮箱后系统强制修改密码。建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码，及时通知综合部邮箱管理员，修改后其通知使用人员本人。使用人在收到密码后必须及时更改密码。 任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人，防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。 三、使用 1、员工在工作交流（包括公司内部或对外联系工作）中需要使用电子邮件的，须使用企业邮箱来收发邮件。 2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式，与直接上级进行工作汇报和沟通，如与其他部门或跨级沟通，要抄送给本部门领导，起到知会的作用。 3、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息，防止错收造成延误。
邮箱管理规定
公司邮箱使用管理规定 一、目的 为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。 二、使用要求 1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定： ⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。 ⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 ⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 ⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。 2、为充分利用邮箱空间，接收和发送邮件使用OUTLOOK，FOXMAIL，闪电邮（管理部将预先为所有邮箱进行设置），登陆WEB界面的账户密码由管理部分配。
3、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意以下几个事项： (1) 外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件,必须有发件人的签名。同时必须抄送本部门主管领导。 (2) 邮件附件应采用压缩包形式。 (3) 邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。 4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 5、公司邮箱仅限本人（或本部门）使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。 三、邮箱管理 1、管理部负责管理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报管理部（部门负责人签字）以便管理部及时分配邮箱帐号。 2、管理部为了合理使用邮件服务器空间，将于每半年对邮件进行清理，请大家及时对邮件进行备份，以免不必要的损失(foxmail或outlook上的邮件没有影响)。 3、管理部责监督各邮箱帐号的规范使用情况，一旦违反上述规定的，将视情节轻重给予20～100元的罚款，屡犯者将加重处罚。 4、公司现有邮箱列表：