用友日常业务处理

(一) 日常业务处理流程：

(二) 日常业务操作：

日常工作描述：?

1．主管会计录入凭证（制单）。

2．出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。(目前很少有人用此功能) 3．财务经理审核记帐凭证。

4．记帐人员对审核后的凭证记帐。

初始设置"

会计科目设置ν

单击“基础设置”下的“财务”，点击”会计科目”,系统进入“会计科目”界面：

如果增加科目：单击[增加]，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击[确认]λ, 单击[关闭];

如果删除科目：选中要删除的科目，单击[删除]，点击“确认”；λ

如果修改科目：选中要修改的科目，单击[修改]或双击该科目，点击[修改]修改相应内容，点击[确定];λ

”选入→单击[确认]>指定科目：单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目→点击“λ

备注

科目编码及名称必须唯一；科目编码位数应该与编码原则一致λ

在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记；λ

指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。λ

外币及汇率定义ν

?单击“基础设置”下的”财务”,点击”外币种类”，单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，→单击[确认] 单击“退出”?在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率

备注：

此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。

设置凭证类别ν

单击“基础设置”下的”财务”,“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。

设置结算方式ν

单击”基础设置”下的”收付结算” →选择[结算方式]→单击[增加]，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“√”标记；单击[确认]，单击[退出]。

备注

结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必

须唯一。结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中λ&、“、;、-以及空格禁止使用。

结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）λ

录入部门档案（编码1-2-2-2）ν

录完后单击“退出”。?单击“保存”，录入下一部门档案?单击“增加”，录入部门编码及部门名称，?单击选择“部门档案”?单击“基础设置”菜单下“机构设置”

录入职员档案ν

点击增加,系统自动保存录入的职员档案记录。?单击选择“职员档案”,录入职员编码及姓名及所属部门?单击“基础设置”菜单下“机构设置”

备注

职员编号：必须录入，必须唯一。λ

职员名称：必须录入，可以重复。λ

部门名称：λ输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。

职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。λ

录入客户分类ν

单击“退出”。?单击“增加”，客户分类编码和分类名称，录入完后单击“保存”?单击选择“客户分类”?单击“基础设置”菜单下“往来单位”

备注：

其中客户分类编码，客户分类名称，必须输入。

客户编码要规范,而且要保证便于查询,客户分类编码一旦录入将不能修改

客户分类编码要符合编码原则,就是跟下方的星号个数相符,一个星号代表一位数字或者时一位字母

录入供应商分类ν

单击“退出”。?单击“增加”，供应商分类编码和分类名称，录入完后单击“保存”?单击选择“供应商分类”?单击“基础设置”菜单下“往来单位”

备注：

其中供应商分类编码，供应商分类名称，必须输入。

供应商编码要规范,而且要保证便于查询, 供应商分类编码一旦录入将不能修改

供应商分类编码要符合编码原则,就是跟下方的星号个数相符,一个星号代表一位数字或者时一位字母

供应商编码要规范,而且要保证便于查询,供应商编码一旦录入将不能修改

录入客户档案ν

单击“退出”。?单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”?单击选择“客户档案”?单击“基础设置”菜单下“往来单位”

备注：

其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。

客户编码要规范,而且要保证便于查询,客户编码一旦录入将不能修改

录入供应商档案(编码2-2-2-2)ν

单击“退出”。?单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”?单击选择“供应商档案”?单击“基础设置”菜单下“往来单位”

备注：

其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入

供应商编码要规范,而且要保证便于查询,供应商编码一旦录入将不能修改

录入项目目录(标准版功能)ν

“基础设置”,单击”财务”]下的[项目目录]

建立项目档案的操作流程如图：

备注：

核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。λ

项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。λ

项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。λ

项目目录：列出所选项目大类下的所有项目λ

项目一般不使用,如果需要使用请慎重λ

录入期初余额ν

点击”总帐”,单击“设置”下“期初余额”，系统进入“期初余额”界面：

将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。λ

如果是年中启用，还需要录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。λ

录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致λ

备注：

有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。λ

〖清零〗：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。λ

则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。λ

如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额λ

若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。λ

在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。λ

日常财务工作："

增加凭证

单击[退出]。?录完凭证，单击[保存]?录入凭证分录?单击[增加]?单击[填制凭证]

凭证表头部分的录入

备注:

凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。λ

采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号λ

采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。λ

凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。λ

输入凭证正文部分

备注:

摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行λ

会计科目通过科目编码或科目助记码输入。λ

科目编码必须是末级的科目编码。λ

金额不能为零，红字以λ“-”号表示。

在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。λ

在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。λ

录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；λ损益类的科目的凭证填制时,会计科目的填制方向应该与会计科目的余额方向保持一致,如λ管理费用应该填制在借方,主营业务收入应该填制在贷方.否则将造成损益表取数错误

辅助核算信息υ

如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等λ。

备注：

在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]λ

修改凭证ν

单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。备注：

未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改λ

已审核算的凭证应先取消审核后，才能进行修改。λ

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。λ

冲销凭证ν

单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。

冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。

备注：

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。

删除凭证ν

单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。

单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。?选择整理凭证期间?单击[制单]菜单下[整理凭证]

备注：

如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。λ

如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。λ

只能对未记帐的凭证作凭证整理。λ

已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。λ

若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。λ

会计凭证审核ν

更换操作员：在用友通中单击”文件”[重注册]，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击[确认]；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认]；

点击单击“审核”或[审核]菜单下的［成批审核凭证］；?选择要审核的凭证，点击“确定”?设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”?审核：单击[审核凭证]下的[审核凭证]

取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或[审核]菜单下的［成批取消审核］；

标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击[标错]，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；审核完毕，单击[退出]。

备注：

制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；λ

凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；λ

取消复核只能由审核人自已进行。λ

会计凭证记帐ν

在主界面单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）→单击[下一步]，核对记帐报告无误后，单击[下一步]，单击[记帐]，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。

备注

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。λ

上月不记帐，本月不能记帐。λ

未审核凭证不能记帐。λ

作废凭证不需要审λ核可直接记帐。

(三) 月末业务操作：

月末工作描述："

1) 记帐人员进行转帐定义，执行转帐生成。

2) 财务经理审核转帐生成的凭证。

3) 记帐人员对审核后的凭证记帐。

4) 凭证全部记帐完毕后，记帐人员执行对帐。

5) 对帐平衡、显示正确后，制表人在UFO报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。

6) 打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印帐簿保存。

7) 数据备份后进行结帐。（其他各系统必须先结帐）

月末财务工作："

自动转帐设置ν

自定义转帐：?

1、公式说明：

期初余额：QC（”科目编码”,会计期间,代码）；?

期末余额：QM（”科目编码”,会计期间,代码）；?

发生额：FS（”科目编码”,会计期间,”方向”,代码）；?

取对方科目计算结果：JG（）?；

常数?

2、具体操作：

单击[自动转帐]→单击[自定义转帐设置]参照窗→单击[增加]图标→录入相关内容→定义完凭证后，要点击“保存”，单击[增加]定义下张转帐凭证，定义完后单击[退出]。

备注

编制自动转帐公式时，若涉及到项目核算的要分项目进行结转，编制自动转帐凭证时可编制多张凭证。转帐生成：?

1. 具体操作：单击[自动转帐]→双击选中要执行转帐生成的转帐目录→点击“确认”→点击[上张]或[下张]并点击“保存”或[编辑]菜单下的[成批保存]保存生成的凭证→点击[退出]；

2. 凭证生成后→更换操作员→复核→记帐。

对帐ν

1. 单击系统主菜单【期末】下的【对账】，显示待对账界面。

2. 选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。

3. 确定，单击〖对账〗按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按〖对账〗按钮可停止对账。

4. 若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示"正确"；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示"错误"，按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。

5. 按〖试算〗按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。

结帐ν

1. 单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能，屏幕显示结账向导一──选择结账月份。点击要结账月份。

2. 选择结账月份后单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导二──核对账簿。

3. 按〖对账〗按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按〖停止〗按钮中止对账，对账完成后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导三──月度工作报告。若需打印，则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。

4. 查看工作报告后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导四──完成结账。按〖结账〗按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

取消结帐ν

在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。

备注

上月末结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。λ

如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。λ

已结账月份不能再填制凭证。λ

结账只能由有结账权的人进行。λ

若总账与明细账对账不符，则不能结账。λ

反结账操作只能由账套主管执行。λ

λ

取消记帐ν

1. 单击系统主菜单【期末】下的【对帐】，按下< Ctrl + H >键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能

2. 恢复记帐前状态有两种方式：（1）恢复最近一次记帐前状态；

（2）恢复到月初未记帐前状态。

点击“确认’’?选择恢复方式?具体操作：若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击[凭证]菜单下[恢复记帐前状态]

备注

已结帐月份的数据不能取消记账

帐簿查询及打印：ν

单击菜单[帐表]下各项内容查询λ

查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果；λ

多栏帐查询时要先定义多栏帐格式，再查询；操作如下：单击菜单[帐表]λ单击?单击[科目帐] ?[多栏帐查询]→单击[增加]图标→设置多栏帐格式→点击[确认]→双击定义好的多栏帐查询；

现金和银行存款日记帐必须到[出纳]中查询；λ

涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，必须到应收或应付系统中查询；λ

系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能λ

(四) UFO报表编制：

制作UFO报表的基本流程：ν

启动UFO->建立报表->设计报表的格式-> 定义各类公式-> 报表数据处理->打印报表

基本概念?

UFO的两种基本状态:λ

（1）、格式设计状态：主要是为报表设置固定内容。

（2）、数据处理状态：主要是为报表进行数据处理。

（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。

单元：由行和列构成的最小单位，用《列号》+《行号》来表示，如A3。λ

组合单元：由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。λ

区域：由一个或多个单元组成的矩形，用[起始单元名]：[结束单元名]来描述，如C5：D20λ

关键字：在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”，称其为关键字。系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对帐表进行定位、取数等操作。λ

单元属性：指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种；λ

单元风格：对报表进行修饰，改变字体、加背景等；λ

函数的应用λ

1、帐务函数：系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。账务取数常用函数有：

总帐函数金额式数量式外币式

期初额 QC() sQC() wQC()

期未额 QM() sQM() wQM()

发生额 FS() sFS() wFS()

累计发生额 LFS() sLFS() wLFS()

净额 JE() sJE() wJE()

2、平面计算公式：PTOT(某区域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示为：C10=PTOT(C5:C9)

主要函数有：数据合计->PTOTAL() ；平均值->PAVG() ；计数->PCOUNT()

3、本表他页取数：SELE选择函数的应用，例如：

本月损益表D6单元的值等于本月C6单元的值加上上月D6单元的值。公式如下：

d6= C6 + sele（D6，月@ = 月+ 1 ）

注：

“月@”表示当前月，在本例中代表的是“本月”；λ

“月”表示数据来源月，在本例中代表的是“上月”；λ

“1”表示可变的常数，它等于“月@”减“月”；λ

如果要手工录入公式，所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入λ

设计报表的格式?

设计报表的两种操作步骤：

一、新建→[格式]→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元（为标题）→录入标题→录入表样文字→修饰报表格式（字体、背景等）→保存

二、新建→选择[格式]→[报表模板]→选择[行业]与[报表]→确认→进行修改、修饰→保存

关键字的设置与录入?

在［格式］状态下，定好关键字所在位置，单击[数据]菜单下[关键字]→设置→选择关键字→确认

在［数据］状态下，单击[数据]菜单下[关键字]→录入→录入相关的关键字内容→确认

UFO报表数据生成?

计算表页

利用单元公式对表页进行计算：点击“格式”标签转换到“数据”处理状态，录入关键字内容后，单击[数据]→[整表重算]

表页管理

1、增加表页：报表格式编辑好后，每月只需要录入关键字，执行表页计算即可。在数据处理状态下，[编辑]→[追加]或[插入]→[表页]。

2、删除表页：在数据状态下，[编辑]→[删除]→[表页]，输入表页号即可。注意表页一经删除就不能恢复。 UFO报表日常应用流程：?

1) 登陆UFO报表。

2) 打开需要的报表文件。

3) 通过追加表页功能追加一张新的表页。

4) 录入表页关键字（年、月、日、单位名称等）。

5) 设定取数账套、会计年度。

6) 在数据状态进行表页计算，生成报表数据。

7) 检查报表数据的正确性（平衡关系或与总账科目账进行核对）。

8) 进行打印上报。