费用管理办法

费用管理办法

第一章总则

第一条为强化和完善公司费用管理，建立有效的费用约束机制，促进公司持续健康发展，依据国家有关法律法规及政策规定，结合公司具体情况，制定本办法。

第二条本办法所指的费用包括销售费用、管理费用和财务费用包含的所有项目,包括制定费用开支标准、规范审批程序、实施支出过程控制等费用管理内容。

第三条按照“统筹安排、预算管理、逐级审批、进度控制”的原则进行管理,遵循的基本原则如下：

（一）预算控制原则：采取总额和进度控制相结合的方式，根据公司各阶段的工作重点，对部分重点费用支出按工作完成进度进行控制，促使收入与支出相配比；各部门必须严格按照公司批准的费用预算方案执行，严格限制超预算支出。

（二）合法性原则：严格遵守国家和公司的有关规定，依法开支。

（三）效益原则：本着节约、合理、必须的原则安排开支，努力提高资金使用效益，确保公司经营预算目标的完成。

第二章主要费用项目及管理要求

第四条工资性费用

包括员工工资、保险、公积金以及员工享受的各类补贴等费用，由行政人力部归口管理。行政人力部按照公司薪酬制度审核基本工资，确定员工工资发放账户，由财务部统一支付并按实际发生额计入到各部门费用；福利性费用、保险金、公积金等支出按公司政策和标准统一办理并按实际发生额计入到各部门。

第五条业务招待费用

包括招待餐费、出差期间发生的招待餐费以及其他相关招待性支出，费用预算落实到各部门，由各部门根据工作安排及预算额度进行开支，公司领导预算实行总额控制。招待费详细规定如下：

（一）审批权限

1、各中心负责人对部门职员的招待申请进行初审。

2、总经理对各部门的招待申请及招待费用进行审批,总经理及总裁产生的招待费用用集团财务中心进行审批，集团总部的招待费用由董事长或其授权人审批。

（二）内容与要求

1、公司职员因业务需要招待来访客户，原则上须到公司食堂进行招待。如因特殊原因须到其他酒店进行招待的，须事先征得总裁、总经理或其授权人的批准，否则不予报销。

2、所有招待费须注明招待的对象,对方人数，公司陪同的人数与姓名。

3、属公司级组织的活动，由行政中心统一安排招待，各业务部门应提前二天将预计招待人员的名单和人数提交至行政部，逾期未报者所有后果由中心自行承担，公司不予报销招待费。

第六条通讯费用支出

办公话费、宽带费用，由行政人力部统一预算、归口管理。统一计入管理费用。

第七条市内交通费

实行部门预算总额控制。由各部门结合年度工作计划，按实际工作内容，由部门负责人根据年度预算严格把关。凡公司已进行司机接送市内外出办公者和客户，不能报销相关路费，可根据实际发生报销过路费、过桥费、停车费等。如因限号和车辆不足等客观原因，可报销市内车费。公司员工只能报销公共交通工具，如地铁公交，如有特殊情况，单独申请并写明原因。

报销时应详细注明外出工作内容或上下车的地点。

第八条误餐费

因公外出不能回司就餐的，给予15元/餐的误餐补贴。

第九条办公费及修理费

办公费含日常办公文具及低值易耗品的购置，由行政人力部纳入年度预算，统一管理。办公文具的领用需要进行相关登记，后期作为检查。

修理费由行政人力部归口管理，根据实际发生额计入到各部门。

报销办公费及修理费时必须附加盖发票印章的明细清单。按维修类别进行入账。

第十条会议费

指由公司召集会议而发生的相关支出，主要包括会议期间的房租（含住宿费及会议室租金）、伙食费及其他费用。由各部门根据年度预算，经事前申请批准后执行。

费用报销必须附会议通知（内容包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等）和会议签到表。

第十一条总经理、总裁办及董事会费用

指企业总经理、总裁办及董事会及其成员为执行职能而发生的各项费用，包括总经理、总裁、董事开会期间产生的差旅费、会议费及按照公司制度要求报销相关费用。

费用报销必须附会议通知（内容包括会议时间、地点、人员）。

第十二条差旅费用

具体按照《差旅费管理办法》执行。

第十三条车辆费用

归口部门为行政人力部，具体按照相关规定执行。

第十四条 其他费用

其他费用开支标准由财务部会同相关部门根据国家有关规定参照执行。

第三章费用的报销审批权限及流程

第十五条 审批权限

公司所有费用支出审批权限按审批的级别进行管理。

审批权限及流程如下：

金额

审批权限 流程说明

分公司负责人 流程：

2000以下经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核

2000 -5000元

→总经理审批→餐饮公司出纳付款

（总经理） 2000-5000元（含5000） （含5000） 填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→总经理审批→子集团备案→餐饮公司出纳付款

流程：经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→ 5000-50000 元

总裁 （含50000元）

总经理审批→财务经理审批→总裁审批→餐饮公司出纳付款

50000 元以上 集团财务管理中心 流程：经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→ 总经理审批→财务经理审批→总裁审批→集团财务管理中心→餐饮

公司出纳付款/子集团总出纳付款

预算外费用10000元以上 集团财务管理中心 流程：经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→ 总经理审批→财务经理审批→总裁审批→集团财务管理中心→餐饮公

司出纳付款/子集团总出纳付款

分公司负责人（总经理） 总裁 流程：经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→ 总经理审批→总裁审批→餐饮公司出纳付款

总裁 集团财务管理中心 流程：经办人填写费用报销单→部门领导审批→主办会计复核→

总经理审批→财务经理审批→总裁审批→集团财务管理中心→餐饮

公司出纳付款/子集团总出纳付款

第十六条 报销审批流程

（一）2000-5000元（含5000）的日常费用及行政人事支出

包括办公物品、花木费、会议费、运杂费、招聘费、误餐费、维修费、房租、水电费、物业管理费、物料消耗（培训部采购材料）、电话费、宽带费、租车费、燃油、保险及维修费、过路费及其他、生活费、差旅费、相关税费、项目宣传费、业务招待费、中介机构费、相关宿舍费用、手续费、利息、账户管理费、客户手续费等相关2000元以下的费用。

具体审批流程：经办人→部门负责人→主办会计→总经理→餐饮公司出纳付款。

差旅费借款审批：经办人→部门负责人→主办会计→总经理→餐饮公司出纳付款。具体按照《差旅费管理办法》执行。

（二）5000-50000元（含50000元）的相关开支。

包括固定资产采购、分摊费用、人力成本、业务成本、佣金、客户返款、装修费、办公物品、花木费、会议费、运杂费、招聘费、误餐费、维修费、房租、水电费、物业管理费、物料消耗（培训部采购材料）、电话费、宽带费、租车费、燃油、保险及维修费、过路费及其他、生活费、差旅费、相关税费、项目宣传费、业务招待费、中介机构费、相关宿舍费用、财务费用等5000-50000元的相关开支。

具体审批流程：经办人→部门负责人→主办会计→总经理→子集团财务经理→总裁→餐饮公司出纳付款/子集团总出纳付款。

（三）50000元以上的相关开支。

包括固定资产采购、分摊费用、人力成本、业务成本、佣金、客户返款、装修费、办公物品、花木费、会议费、运杂费、招聘费、误餐费、维修费、房租、水电费、物业管理费、物料消耗（培训部采购材料）、电话费、宽带费、租车费、燃油、保险及维修费、过路费及其他、生活费、差旅费、相关税费、项目宣传费、业务招待费、中介机构费、相关宿舍费用、财务费用等50000元以上的相关开支。

具体审批流程：经办人→部门负责人→主办会计→总经理→子集团财务经理→总裁→集团财务管理中心→餐饮公司出纳付款/子集团总出纳付款。

（四）行政类罚款、整体装修、总经理、总裁办、董事会相关费用、预算外费用、考察项目相关费用等非常规的费用。

特殊费用，如董事会费用、行政类罚款、新项目筹建、实体店设立、解决影响公司经营投诉问题的相关赔偿等需要进行批注写明原因。

具体审批流程：经办人→部门负责人→主办会计→总经理→子集团财务经理→总裁→集团财务管理中心→餐饮公司出纳付款/子集团总出纳付款→报备董事办。

第十七条部门审核职责

经办部门对费用支出的合法性、合理性负责，归口管理部门对费用支出的合理性进行审核，即需确认费用真实发生、费用的支出与公司生产经营活动相关、费用数额的大小符合常规。

财务部门费用审核人员按照预算进度,根据费用开支标准及审批权限的规定，对原始单据的合法性与一致性进行复核，审批手续不齐全的借款单或报销单据不得列支。对符合要求的报销单据应及时交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

财务部门负责动态监控公司费用支出情况，按月对各部室的费用预算执行情况进行反馈、检查并予以通报，出现的重大差异及时分析，及时纠正。

第十八条 借款管理规定及借款流程。

（一） 借款管理规定，原则上不得因私借款。

（二） 借款类别

1.出差借款：出差人员因带店、选址需外出借款不得超过1000元，出差返回3天内办理报销还款手续；

2.其他临时借款，如业务费、采购日常用品等，借款人员应在3天内办理报销手续，除备用金以外其他借款原则上不允许跨月借支；

3.备用金借款：采购培训物料类备用金不得超过2000元，行政类备用金不得超过500元，生活费备用金不得超过2000元；

4.项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款，并使用网银方式转账；

5.借款的冲销：原则上借款必须在3天内办理冲销手续，借款未还者不得再次借款，途期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

6.除备用金外借支人借款不得超过工资的50%。

（三） 借款流程

1.借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）；

2.审批流程：借款2000元以下由总经理审批，借款2000-20000元的由各集团总裁审批，借款20000以上元集团财务总部审批。流程见附表1；

3.财务付款：凭审批后的借款单到财务部出纳办理借款手续。

附表1：借款审批流程：（仅限于办理公司事宜，私人不得在公司借支）

经办人须填制《借款单》，注明借款事由及金额差旅费借款需附《出差申请单》，购置固定资产借款需附《固定资产/低值易耗品审批单》，会议费及培训费的借款支出，需附有相关通知、合同或文件，比照费用审批权限签批后到财务部办理借款手续。

因特殊情况需要设立备用金的部门，需提供申请，经公司总经理批准后方可执行，在定额内实报实销，差额补足，年终结清。单笔金额在1000元以上的借款，除特殊情况外应使用网银方式转账支付。 借款金额

审批流程 使用单据 2000元以下

借款人→部门负责人→总经理 借款单 2000~20000

元 借款人→部门负责人→总经理→财务经理→总裁 借款单

20000元以上 借款人→部门负责人→总经理→财务经理→总裁→集团财务总部

费用及付款审批表，审批后填写《借支

单》

第十九条费用报销

（一）先借款后报销的程序：业务活动结束后应在3个工作日内，按下列规定到财务部办理结账手续：

1．与《借款单》内容相符且未超过限额的，由经办人在发票背面签名并注明票据总张数，经部门经理签字同意后，凭票据到财务部办理报销手续。属于差旅费的，需填写《差旅费报销单》，履行审批程序。

2．对超限额或与《借款单》用途不符的事项，经办人需重新履行相应的审批程序。

（二）直接报销费用程序：由经办人填写《费用报销单》，按规定权限审批后到财务部办理报销手续。

（三）报销票据要求：提供的原始单据合规合法，填写齐全；报销单据按费用项目分栏填写、注明金额，不得随意涂改，并将原始单据按类别整齐地粘在凭证后面，在最后一张票据背面注明发票总张数，由经办人及部门负责人联签。费用报销开具的发票必须在费用报销支付后7个工作日内取得。

（四）《费用报销单》的填写具体按《费用报销单据填写、贴票及注意事项指引》执行。

第二十条费用审核时间为每周一、三、五下午14:00-16:00，为准确反映各个会计期间的费用状况，要求及时报账，即本月发生的费用应当在不超过一个月内结账报销。如发生借款，在上笔借款未核报时一般不得再行借款。

第二十一条总经理以上高管人员费用及员工费用遵照先申请后开支再报销原则执行。

第四章附则

第二十二条本办法由集团财务管理中心负责解释，自颁布之日起执行。