30462文书档案管理
秘书文档管理
绪论
一. “秘书文档管理”的内涵
基于“文书学”和“档案管理学”整合,缘由:
1. 有着天然的密切关系
2. 档案学内容太多,需要精简学习
二. “秘书文档管理”的研究对象与主要内容
(一)“秘书文档管理”的研究对象:文书、文书工作、档案、档案工作。
(二)“秘书文档管理”的主要内容:基础知识和工作流程
三. 文档管理工作的重要性
(一)文书、档案工作是国家管理的重要手段
(二)文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分
(三)文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段
四. “秘书文档管理”与相关课程的关系
第一章文书和档案
第一节文书和档案的含义和关系一. 文书和档案的含义
(一)文书的含义
1. 在单位内从事文书、书信的制作,处理和管理的工作人员。
2. 人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况,依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。
文书包含以下含义:
(1)文书的作者是从事社会活动的人(2)文书具有实用性
(3)文书的记录方式为文字
(4)文书的载体形式多种多样
(5)文书具有广泛的社会作用
(6)文书是一个类别名词,一般指一类文字材料
(二)文书、公文和文件之间的关系
广义文件>文书>公文>狭义文件
(三)档案的含义
定义:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
包含几个要素:档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性
二. 文书和档案的关系
1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓,具有相同的来源。
2.文书有条件地转化为档案。
菲利普?布鲁克斯“文件生命周期”概念谢伦伯格“双重价值鉴定”
第二节文书和档案的种类和作用一. 文书和档案的种类
(一)文书的种类1.作用:通用公文、专用公文
2.行文方向:下行文、平行文、上行文
3.按来源和使用范围:外发文件、收来文件、内部文件
4.功能性质:法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文
5.时限:紧急公文、普通公文
6.机密程度:机密公文、普通公文
(二)档案的种类
1.根据形成的历史时期:古代档案、近代档案、现代档案
2.根据档案内容:文书档案、科技档案、专门档案、人物档案
3.载体形式:甲骨等
4.所有者:国家档案、集体档案、个人档案
5.内容体式:公文、日记、电稿等
二.文书和档案的作用
(一)规范作用
(二)指导作用
(三)联络作用
(四)凭证作用
(五)参考作用
是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考
(六)教育作用
第二章文书工作和档案工作
第一节文书工作
一.文书工作的含义
1.仅指公文文书
2.包含文书制作、文书办理、文书管理
3.有法定的程序和严格的要求
二.文书工作的原则
(一)及时原则
(二)准确原则
(三)安全原则
(四)精简原则
三.文书工作组织
(一)文书工作组织机构
分为:中心机构、专门机构、分支机构(二)文书工作组织方式
1.组织方式的类型:集中形式、分散形式(两种工作方法:按工作环节分工、按文件性质分工)
2.组织方式的选择
1)社会组织内部机构设置的层次和数量2)社会组织形成和使用的文件数量
3)社会组织各内部机构空间距离的远近4)工作人员的配备情况
(三)文书工作的组织领导
1)就全国而言,党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。
2)就社会组织而言,上级社会组织的办公厅对下级指导,党政指导其他部门。
3)就一个社会组织而言,其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。4)就文书工作同档案工作的关系而言,各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。
第二节档案工作一.档案工作的含义和性质
广义:档案事业工作
狭义:档案业务工作
管理性、服务性、政治性
二.档案工作的内容
也分广义、狭义(8工作环节)
三.档案工作的基本原则
(一)集中统一地管理国家全部档案
1.国家全部档案由档案机构分别集中管理
2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督
3.实行党政档案和党政档案工作统一管理(二)维护档案的完整与安全
(三)便于社会各方面的利用
四.档案工作机构
(一)社会组织档案部门
一般包含以下几种类型:
机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室
(二)档案馆
(三)档案事业管理机关
(四)档案工作机构之间的关系
无隶属关系,只有协作关系
五.文书工作和档案工作的关系
(一)文书工作与档案工作的联系
1.文书工作和档案工作的对象有交叉。
2.文书工作和档案工作前后相继。
3.文书工作和档案工作互相影响。
4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。
历史上合多分少,统一管理是趋势
(二)文书工作和档案工作的区别
1.工作对象不同
2.工作任务不同
3.服务对象和工作目的不同
4工作机构不同
第三章文书制作
第一节文书制作概述
一.文书制作的含义
含义:文书形成主体为了一定的目的,以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。
二.文书制作的过程
(一)制作阶段
1.交拟
交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。把握意图
2.拟稿
拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图,在发文稿纸上起草文件。
3.核稿
1)一看是否需要行文。
2)二看文稿内容。
3)三看文稿的文字表达。
4)四看公文体式。
4.签发
正签:职权范围内的签发
代签:根据授权或委托,代主要负责人签发。核签:又叫加签,由部门领导签字后再送主管领导签发。
会签:两个以上社会组织联合发文时,各组织的负责人共同签发。
签发意见、签发人姓名、签发日期
5.复核
(二)制发阶段
1.打字排版
1)以签发的定稿为依据,忠实于原稿。2)版面设计要美观大方,严格按照文件格式进行排版。
3)打印排版要建立相应的登记制度。
2.校对
3.印刷
4.用印
1)以组织负责人签发为准,组织负责人未签字的文件,不得用印。
2)与文件制发组织一致。
3)清晰端正,上不压正文,下要骑年月盖章。
三.文书制作要求
1.真实反映法定作者意图。
2.严格遵守公文格式要求。
3.准确把握公文写作特点。
4.严格控制公文制作程序。
第二节文书体式
一.文书体式的含义
文体与格式
二.法定公文格式
《公家行政机关公文格式》
《办法》、《处理意见》
(一)《公文格式》的总体规定
1.公文用纸
纸张定量:60--80g/m
纸张白度:85%--90%
横向耐折度≥15次
不透明度≥85%
PH值为7.5--9.5
国际标准A4纸:210mm×297mm
各裁边允许误差为±3mm
2.公文规格
公文版心:156mm×225mm
公文页边:公文上下左右各页边尺寸:
天头37mm±1mm,地脚35mm±1mm;
订口28mm±1mm,翻口26mm±1mm。3.公文印制
图文颜色:除标识,印章,均为黑色。
排版规格:3号字高度加其7/8倍的距离,正体:3号仿宋,小标题:3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
制版要求:误差不超过1mm
印刷要求:误差不超过2mm,黑色油墨达到色谱BL100%,红色油墨达到色谱Y80%,M80%。
装订要求:页码之间误差不超过4mm,订位距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm,平
钉钉距与书脊间的距离为3mm--5mm,裁切误差不超过±1mm,四角成90°。
(二)《公文格式》的要素规定
眉首、主体、版记
眉首:红色反线以上
主体:红色反线以下至主题词
版记:主题词以下
1.眉首
(1)公文份数序号
用于绝密、机密文件;便于核对、查找、销毁;位数最少为2位。
(2)秘密等级和保密期限
黑色三号字体,首页版心右上角
绝密≥机密≥秘密
未标保密期限,按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。
(3)紧急程度
(4)发文机关标识
上行文应多空出80mm供批阅
发文机关标识:小标宋体字,字体<国务院字体(22mm高×15mm宽)
联合发文按照党、政、军、群的顺序(5)发文字号
在发文机关标识下空2行,用3号仿宋字体,居中排布。只能注明一个机关的发文字号。发文代字:一层是机关、一层是发文机关主办文件的部门代字。
年份序号:用全称,用﹝﹞,序号不编虚位、不加“第”字。
(6)签发人
2.主体部分
(1)公文标题
由发文机关名称、事由、文种构成,在红色反线之下空2行,用2号小标宋题字。(2)主送机关
标题下空1行,顶格用3号仿宋字体,全角冒号。
(3)公文正文
正文用3号仿宋字
(4)附件
附件于正文下空1行,左空2字,3号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。(5)成文日期
零:用计算机符号○(6)公文生效标识
用印章(上套、下套)
(7)附注
用3号仿宋字,以圆括号括入,左空2字标识在成文时间的下一行。
3.版记部分
(1)主题词
不超过5个,先标类别词,再标类属词;3号黑体字;后标全角冒号;词目用3号小宋字体;
(2)抄送机关
主题词下1行;左右各空1字;3号仿宋;全角冒号;逗号隔开;
(3)印发机关和印发日期
抄送下1行,3号仿宋,印发机关左空1字,印发日期右空1字。
4.页码
5.公文中表格
6.公文的特定格式
(1)信函式格式
是平行文或下行文;不标识“文件”二字;字体、距离区别;武文线;
(2)命令格式
是国家机关发文的最高形式;发文机关名称全;37mm+20mm=57mm;发文机关下空2行标识令号;居中,黑色字体,有第字;(3)会议纪要格式
距上边缘25mm;红色小标宋体;不加盖印章。
三.其他文书格式
(一)党的机关公文格式
(二)专用公文文本格式
第三节文书稿本
一.稿本概述
稿本:文稿与文本的合称。
草稿、定稿;正本、副本、存本。
二.文稿
(一)草稿
(二)定稿
三.文本
(一)正本