会议策划流程

对于会议策划，有这样一段解释：会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的、调性、预算而缜密策划的结果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。

那么，如何能做出别具一格的好会议策划案呢

一、搞清楚“想法”

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

二、搞清楚“思路”

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。

在你筹划的思路理清后，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。

这些要先搞清的必要项目包括

n 预计召开会议的日期，会议预计召开几天；

n 打算在什么类型，什么级别的地方召开会议；

n 会议形式或程序是什么；

n 会议预算范围是多少；

n 谁来发出邀请；将有多少人到会；

n 会议的发言人有哪些；

n 会议需要什么样的视听设备；

n 需要酒会、晚宴吗；

n 打算为与会者安排一些特别活动吗？

三、会议地址的选择

会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

1, 列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件，便于各个场所的比较和选择。这一方面，也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提高效率。

然后根据以下一些条件进行筛选

n 会场类型及风格，如五星级酒店、四星级酒店、商务会所、度假村等等

星级酒店一般既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、娱乐设施等，而且交通一般比较近。

度假型酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。但会议设施和服务，就与星级酒店有不少差异

n 会场地点，位于市中心或是位于市郊

n 会场的价格

2, 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配

比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利等等。

3，亲临现场实地考察

考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；

要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的机率就越低。

四、会议整体规划

确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：

1、整体策划框架草拟

按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好。

2、招开策划动脑会

这个会议上，你需要把专业的会议策划人士找来，比如SINO-MEETING；也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑。

3、落稿-再讨论-修正-再讨论

一般，从第一稿的策划书到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否到了细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的

执行文件。

当然，说起来简单做起来难，策划中的具体问题，还是很多很麻烦的，但无论如何，这一步，都是会议成功的关键中的关键，在这一点上SINO-MEETING深有体会，并积累了很多经验。