文件编号管理办法
一、目的
加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
二、适用范围
本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下：
1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件；
2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等；
3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等；
4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件；
5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。
三、编号方法
状态及版本号⑤
发文日期④
文件类型③
发文部门②
公司名称代码①
1
公司全称：安徽人和建设科技有限公司
简称：人和建设代码：RHJS
2、发文部门
综合管理部：ZG
项目工程部：XM
待续
3、文件类型
(1)管理类—RUS.
(2)合同协议类—CON.（此条适用流水号编制，参加6.1））
(3)技术类—SOP.
(4)表格类—GF.
(5)其他类—SR.
4、发文日期
日期格式由年月日表示yyyymmdd如20171010
5、文件状态与版本号
5.1文件状态符号的说明：
Add.版本号增编
Corr.版本号更正
Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件）
5.2版本号的使用：
第一版（原件）用Rev.1.0表示
对第一版进行细部调整用“状态符号Add.1.1 / 1.2 ……”表示
对第一版进行结构修改用“状态符号Corr.2.0 / 3.0 ……”表示
例：公司综合管理部在2017年10月1日发布第一版薪酬管理制度,文件编号为：RHJS-ZG-RUS-20171001-Rev1.0
6、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003.......,除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
6.1合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-201710-001
6.2格式说明：公司名称-部门编号-合同编号-合同类型-年月-流水号
6.3合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租赁合同；T-技术开发合同；O-其他合同）
四、编号管理
1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方可发布。
2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准后执行。
XX公司文件编号管理规定
广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日
报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类
公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称：
发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称 凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位使用简称。 公司名称统一用“中润”。 4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。 顺序号不区分文件类别，统一编号。 5、示例 （1）策划部向锦洲公司申请费用： 中润申字第【2017】×××号 （2）行政部发布会议纪要： 中润行纪字第【2017】×××号
文件档案记录管理制度
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
上市公司 制度文件编写管理办法
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1目的 为了使公司的制度、表单编写系统化、标准化，具有延续性和追溯性,特制定本办法。 2适用范围 适用于本公司所有的制度、表单的编写、编号。 3权责 3.1总经理:负责本办法的审批 3.2人事行政部：负责本办法的制定、修订、解释及组织实施； 4主要内容 4.1编号方法 4.1.1编号原则：正式颁布的各种文件应有专用的编号，同类文件保持编号的一致性。 4.1.2编号分类： 4.1.2.1公司代号：公司简称取二至四个字母大写组成（如普旺：PW）； 4.1.2.2编号构成：公司代号-管理体系代号（发布年号）-制度层次代号文件序号； 4.1.2.3管理体系代号：以管理体系简称取两个拼音字母大写组成； 4.1.2.4制度层次代号：以分类表列明代号编写； 4.1.2.5文件序号：为同类文件资料的顺序号编制
5.1.3体系代号、层次代号分类表（由人事行政部确定）： 例举人事行政部： 2014年度发布的《招聘管理制度》 编号为：GS-CW (2014)-0001 文件序号 发布年号 管理体系代号 公司代号 表单编号为：GS-BM (2014)-0001-01 顺序号 与上同 5.1.4文件版本 文件版本状态标识为1.0版，其中1是版号（1、2、…），0是修订次数（0、1、2、…）, 如1.0表示第1版文件经发布，试行版。如1.1表示第1版文件经第一次修订，改正时 不必改版。 5.2书写用纸、格式及字体 5.2.1封面见附件1； 5.2.2修订记录见附件2；当相关作业文件需修改时使用；
文件编号管理办法
一、目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 二、适用范围 本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下： 1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件； 2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等； 3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等； 4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件； 5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。 三、编号方法 状态及版本号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文部门② 公司名称代码① 1 公司全称：安徽人和建设科技有限公司 简称：人和建设代码：RHJS 2、发文部门 综合管理部：ZG 项目工程部：XM 待续 3、文件类型 (1)管理类—RUS. (2)合同协议类—CON.（此条适用流水号编制，参加6.1）） (3)技术类—SOP. (4)表格类—GF. (5)其他类—SR.
4、发文日期 日期格式由年月日表示yyyymmdd如20171010 5、文件状态与版本号 5.1文件状态符号的说明： Add.版本号增编 Corr.版本号更正 Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件） 5.2版本号的使用： 第一版（原件）用Rev.1.0表示 对第一版进行细部调整用“状态符号Add.1.1 / 1.2 ……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号Corr.2.0 / 3.0 ……”表示 例：公司综合管理部在2017年10月1日发布第一版薪酬管理制度,文件编号为：RHJS-ZG-RUS-20171001-Rev1.0 6、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003.......,除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。 6.1合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-201710-001 6.2格式说明：公司名称-部门编号-合同编号-合同类型-年月-流水号 6.3合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租赁合同；T-技术开发合同；O-其他合同） 四、编号管理 1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方可发布。 2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准后执行。
文件、记录和档案管理制度范本
文件、记录和档案管理制度 1 目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）; g.技术资料； h.供应商和承包商档案； i.作业许可证等； h.其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
工程资料管理办法
目录 1、资料管理机构人员及岗位职责 (1) 1.1、资料管理组织机构 (1) 1.2、资料管理人员职责 (1) 1.3、资料管理制度 (3) 2、资料管理实施细则 (5) 2.1、实施细则 (5) 2.2、工程技术审批资料 (6) 2.3、工程进度控制报审资料 (7) 2.4、工程质量控制报审资料 (7) 2.5、施工资料填写注意问题 (7) 2.6、涉及安全的试件取样及送检 (8) 2.7、工程数字图文记录 (8) 2.8、工程验收资料 (9) 2.9、工程资料分类明细表 (11)
工程资料管理办法 技术内业资料是企业根据有关管理规定，在施工过程中形成的应当归档保存的各种图纸、表格、文字等技术文件的总称。工程资料是工程的重要组成部分,工程资料的形成过程是个逻辑性、综合性强的工作，为了使工程资料管理规范化、标准化特制定如下的实施细则。 1、资料管理机构人员及岗位职责 1.1、资料管理组织机构 为有秩序的进行资料管理，真实反映工程实际，项目部设置专门部室进行资料管理，并设专职人员执行操作。资料管理部门为资料室，设资料内业管理人员二名，所属管辖部门为资料室。 资料管理机构小组 名称姓名职务 组长：杨小龙项目总工 副组长：祝崇武质检部长 成员：熊桂荣资料负责人 王萍资料员 刘凤仙试验室负责人 黄卫强测量队负责人 李雷鸣安全资料负责人 黄兰林安全部负责人 刘怀堂工程部负责人 邹建州物资部负责人 王兆忠办公室负责人 1.2、资料管理人员职责 1、项目总工程师岗位职责（资料方面） (1)项目总工程师是工程资料管理的主要责任人，对工程资料的全过程进行管理； (2)定期组织相关人员进行资料管理的学习，提高整体资料管理水平。 (3)指导各个相关部门负责人对资料的管理工作，保证资料与工程进度同步。 (4)定期对工程资料进行检查，召开资料检查分析会议，及时分析及处理检查过程中发现的问题。 2、质检部长岗位职责（资料方面）
文件编号管理规定
文件编号管理规定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。 3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 1.1外来文件执行原编号。 1.2体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。 1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。 1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。 1.5文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范
2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。 2.2体系文件编写规范（见附件一） 2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 2.5文书文件编写规范 2.5.1红头文件编写规范（见附件二） 2.5.2报告/请示编写规范（见附件三） 2.5.3会议纪要编写规范（见附件四） 2.5.4一般性通知编写规范（见附件五） 2.5.5通报编写规范（见附件六） 六、附则 6.1本办法从2017年4月10日开始执行。 6.2本办法的解释权归办公室。
体系文件、记录管理考核制度(正式)
编订：__________________ 单位：__________________ 时间：__________________ 体系文件、记录管理考核 制度(正式) Standardize The Management Mechanism To Make The Personnel In The Organization Operate According To The Established Standards And Reach The Expected Level. Word格式 / 完整 / 可编辑
文件编号：KG-AO-3875-53 体系文件、记录管理考核制度(正 式) 使用备注：本文档可用在日常工作场景，通过对管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构进行设置固定的规范，从而使得组织内人员按照既定标准、规范的要求进行操作，使日常工作或活动达到预期的水平。下载后就可自由编辑。 为规范我厂体系文件的管理，特制定此考核制度，具体如下： 1、文件发放要编号标识，建立发放记录，并归档保存，文件发放记录要求部门、数量、签收人、日期（有分发号的需注明分发号），每缺一项处罚10元。 2、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，应使用黑色或蓝色中性笔或钢笔填写，同一页上只能使用一种颜色的笔，不得随意涂改，每发现一次不按时记录处罚10元。 3、记录表上的日期“年月日”应用阿拉伯数字写清楚、完整（如20xx年4月1日），不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。 4、记录表上的“星期”应用中文一、二、三、
四、五、六、日填写清楚（如星期一），不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。 5、记录表上的体系文件编号，编号与现行体系文件编号不符的应及时改正（如LT—55应改为YL—80），改正编号时应将旧编号单杠划去，没有编号的要按现行体系文件编号要求编号，检查中每发现一次未按规定编号的或改正编号的处罚5-10元。 6、各种相关记录中的相关栏目都应该填写，记录表不适用时应及时更改，检查中每发现一项空缺处罚车间10元（如记录表中的交班人、接班人、负责人每班都要填写清楚），记录表中不填写的栏目，应将栏目单杠划去，每发现一处或一次不填写而没有划掉的栏目处罚10元。 7、记录表各栏目内所填写的数据必须与所标示的单位一致，如因表格印制等原因导致标示单位与数据记录的不一致时，应修改相应栏内的标示单位或换算成表格内标示单位，每发现一处或一次单位不统一的情况处罚10元。
工程资料管理办法
工程资料管理办法 工程资料管理办法是为适应公司新的组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况而制定的，各项目经理部按此资料管理办法执行。 目录 1 第一章总则 2 第二章管理职责 3 第三章施工前期工程资料管理 4 第四章施工中工程资料管理 5 第五章竣工验收阶段工程资料管理 6 第六章工程资料归档管理 1 第一章总则 1.1第一条 为适应公司的组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。 1.2第二条 工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。 1.3第三条 工程资料是建筑施工的一个重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。 1.4第四条 工程资料涉及的内容比较多，不是一个人就能完成，有些工作需要项目部各成员配合做，资料管理不仅是资料员一人管理，项目经理部相关人员应参于管理，重要资料做到多方收集、集中（项目资料室）保存。
2第二章管理职责 2.1第五条 公司工程部 1、负责制定本单位工程资料管理办法或实施细则，建立健全本单位工程资料管理体系，设立资料管理岗位，配备专（兼）职人员从事工程资料的日常管理工作。 2、负责公司内部工程资料管理的交流，推广先进的建筑工程资料管理经验。 3、负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。 4、负责对竣工工程资料进行审核，按期移交所属单位的工程竣工资料。 5、不定期的组织部门会议，传达公司精神，明确工作责任，积极帮扶配合各项目经理部资料管理，最终圆满交付。 2.2第六条 项目经理部 1、建立健全项目经理部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司工程部制定的工程资料管理办法或实施细则，资料员应持有效的资料管理岗位证书上岗。 2、负责工程资料的收集、整理、归档、保管工作，并采取有效措施，保证工程资料的安全。 3、负责工程竣工资料的组卷、移交工作。 4、项目部人员调动工作时，应将自己管理的所有工程资料（包括施工日志）移交项目经理部资料员，办理交接手续后方可离开，不得将工程资料带走或据为己有。 5、项目部与外单位或本单位签收与发放的各种文件，需用收发文本签字登记，且必须收集、保存好收发文本并完整交于公司工程部。 3第三章施工前期工程资料管理 3.1第七条 公司工程部应组织项目经理部配备资料管理人员，成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目经理部工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。 3.2第八条 工程开工前一周内，项目经理部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业及公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》。
文件编写管理办法(1)
成渝钒钛科技有限公司支持性文件CFGS（A）0401.1-15 文件编写办法 A/0 受控状态： 分发编号： 编制人：陈瑜 初审人：王学良 审核人：代宾 批准人：袁勇 实施日期：2015年02月09日
文件编写办法 1 目的 为规范体系文件的统一编制、标识及管理，达到编写体系文件规范化、标准化的目的，特制定本办法。 2 适用范围 适用于成渝钒钛科技有限公司所属各单位以及代管、托管单位所有文件资料的编制和审定。 3 内容及要求 3.1 手册的编写 3.1.1 手册的编写依据 以GB/T19001、GB/T19022、GB/T24001、GB/T28001标准以及国家有关法律、法规为依据，满足管理体系要求，并结合本公司实际，反映各项管理工作特色。 3.1.2 手册的格式 手册由手册封面、手册目录、手册章节、文件更改记录组成。 3.1.2.1 手册封面格式：见附录A。 3.1.2.2 手册目录格式：见附录B。 3.1.2.3 手册章节格式：手册章节（封面及刊头见附录C），每章节的内容应包括： a) 目的； b) 适用范围； c) 职责； d) 概要。 3.1.2.4 文件更改记录格式：见附录D。 3.2 程序文件的编写 3.2.1 程序文件的编写依据 依据成渝钒钛公司设置的管理模式、管理体系标准、国家有关的法律、法规、标准、规范及公司的方针、目标编写。 3.2.2 程序文件的编写要求 3.2.2.1程序文件是具体规定体系要求展开的各项活动的程序和方法，具体规定某项活动的目的和范围，应做什么，由谁来做，何时、何地和如何做，应使用什么材料、设备、方法和文件；以及如何对活动进行控制和记录等方面的内容。 3.2.2.2要注意各个程序文件上下左右的衔接，程序文件必须与管理手册规定的内容一
工程资料整理及归档管理办法
工程资料整理及归档管理办法
工程资料整理及归档管理办法 一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。 三、职责： 1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。 2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。 四、施工资料的编制要求 1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工
程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其它资料齐全。 2、签章要求： （1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。 （2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。 3、施工过程中形成的影像资料 影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。 五、竣工资料（包括竣工图）归档要求 1、归档时间： （1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。 （2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。 2、资料及竣工图装订： （1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建
公司文件编写管理规章制度
1. 目的： 为统一公司内部治理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订 本治理方法，作为文件编写及编码的依据。 2. 范围： 2.1 本治理方法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。 2.2 与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件治理制度”中编写编码要求执行。 3. 职责 3.1 编写：各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。 3.2 编号治理：编写文件人员必须向文件治理员取得文件的特定编号。
4. 定义： 5.程序 5.1 文件格式： 5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页2 1）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。假如文件一次性更改内容较多，能够看情况考虑换版。版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。
2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。 5.1.2 质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。 5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。 5.1.4质量记录表单的格式见附页6。 5.1.5文件封面见附页2。 5.2 文件结构：
1）总则 2）职责 3）操纵要求 4）相关文件 5.2.2 七/八段结构 1）目的 2）适用范围 3）职责 4）定义(适用时) 5）程序 6）相关文件 7）质量记录表单 8）附页（适用时） 5.3 文件编写结构讲明 5.3.1 目的 简述编写本程序的用途与宗旨。
文件编号管理规定
文件编号管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
文件编号管理规定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。
3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 外来文件执行原编号。 体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。 技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。 合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。 文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范 文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。 体系文件编写规范（见附件一） 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 文书文件编写规范 红头文件编写规范（见附件二） 报告/请示编写规范（见附件三） 会议纪要编写规范（见附件四） 一般性通知编写规范（见附件五） 通报编写规范（见附件六） 六、附则 本办法从2017年4月10日开始执行。 本办法的解释权归办公室。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度 1. 目的 确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2. 适用范围 适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3. 术语和定义 无 4. 职责与权限 4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5. 工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明 代号由两位字母组成，其代号规定见下表：
5.1.2文件类别代号说明 如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规 定5.1.1执行。 522体系文件编号编制规则 5.221体系文件编号构成如下: 5.2.2.2 体系文件编号说明 a ） 体：代表质量管理体系文件 b ） 文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是IS09001标准4.2.1条款a ）-e ）类文件，用a-e 书写（a 代 表质量方针、质量目标。 B 代表质量手册. c 代表程序文件. d 代表支持文件. e 代表记录、表单） c ） TYM 天津屹马汽车配件制造有限公司 d ） XX ISO/TS16949 : 2009 标准条款 e ） XX 文件序号，从 01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下： 文件序号 过程条款 文件类别 体系文件缩写 企业代号
文件编号管理规定
Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/2 1.目的：为规范公司文件、表格的编写、修订、审批和管理流程，以确保文件的规范化和系统化，满足管理要求。 2.定义 文件分类：公司文件分可控文件和非可控文件二大体系， 可控文件按四级管理 2.1一级文件：管理手册；简述本品质系统如何满足国际标准要求。代号用QM表示 2.2二级文件：程序文件；规定何人，于何时，在什么地方做什么事。代号用QP表示 2.3三级文件：作业文件,包括工作指示或流程、作业指导书、车间管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则等,用WI表示 2.4四级文件：表单、记录，用以收集数据，传递信息，控制作业流程或证明及作业流程执行所留下的记录.代号用QR表示 非可控文件分外来文件、其他行政管理公司发文及公司协议、技术资料等等。 2.5公司各部分代号如下： 行政部---XZ 财务部---CW 办公室---BG 采购部---CG 生产部---SC 扣带部---KD 包装部---BZ 打磨部---DM 收发中心---SF 开料机---KL 钻床部---ZC 锣床部—LC 啤压部—BY 数控机床—CNC 工模部—GM 电加工—DJ 后勤部—HQ 例如三级文件—图纸管理规定 文件表头可设置为 图纸管理规定WI-JS-01 Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/1 3.管理程序 3.1第一级文件（QM）编写 管理体系手册由管理者代表或管理者代表组织编写，手册的格式不固定，但必须符合如下的要求： a、手册要参考ISO9001《质量管理体系要求》和ISO14001《环境管理体系要求及使用指南》编制； b、手册的编号为QM，由文控员进行统一编号。 c、手册有版本和生效日期的控制，其首次版本为A/0版，生效日期为手册发行日期； d、手册中使用的公司名称必须与注册名称相同； 3.2 第二级文件(QP)编写 程序文件（QP）的编写 程序文件由相关的文控员负责组织编写。必须符合如下要求：
文件、记录管理制度(03)1.doc
文件、记录管理制度(03)1 文件记录管理制度 1范围 本制度适用于与药品和医疗器械质量管理体系和产品质量有关的所有文件和资料的控制，包括适当范围内的外来文件，如相关的法律、法规和产品标准等； 本制度规定了对记录的管理，确保产品质量符合规定要求,为药品和医疗器械网络销售监管提供客观证据，为证明产品符合要求和网络药品和器械经营监管可追溯性的记录。 2规范性引用文件 《中华人民共和国药品管理法》、《网络药品经营监督管理办法》、《医疗器械网络销售监督管理办法》、《中华人民共和国网络安全法》、《医疗器械监督管理条例》、《中华人民共和国药品管理法实施条例》、《医疗器械经营质量管理规范》。 3 职责 3.1 质量管理文件由质量部负责起草； 3.2 质量管理文件由质量部负责人审核，总经理批准； 3.3 人资行政部负责行政文件的归口管理，文控室负责公司全部文件的归档管理； 3.4 质量部负责质量管理文件、记录的分类归档工作。
4 文件管理 4.1 文件管理包括文件的起草、审核、批准、复制、发放、执行、归档、保存和销毁的一系列过程的管理活动； 4.2 质量管理文件由人资行政部负责打印或复制、分发至有关部门，并组织学习培训，具体培训工作由质量部协助完成；文件的分发应有相应的记录，确保受控。 4.3 各有关部门负责执行相关的质量管理文件，并将执行的情况做相应记录，要求记录完整、真实并按月整理装订交质量部保存； 4.4 质量部负责质量管理文件、记录的分类归档工作，将文件、记录保管至规定的年限；4.5人资行政部负责外来文件的收发、传阅、分发工作，要求有收发传阅记录。人资行政部负责公文性文件的归档工作； 4.6 对超过保存期的文件，由人资行政部进行登记造册并提出销毁申请，报总经理批准后，由人资行政部予以销毁； 5 记录管理 5.1 公司在经营活动中产生的各种质量记录由质量部专人保管、分类、整理，不得随意更改内容，保证记录的真实、完整、可追溯性。 5.2 质量记录的查阅必须经过质量负责人授权。 5.3 记录按制度要求的年限保存，过期后，应由质量部组织
文件编号管理办法
文件编号管理办法 1.目的 为规范公司各类文件的管理，统一各类文件的编号，确保在需要时能及时得到适用文件的有效版本，特制订本办法。 2.适用范围 本办法适用于公司各中心、部室发放的各类文件及外来文件的编号，具体包括以下几类： （1）质量、环境及职业健康安全管理手册； （2）作业程序文件：指对公司各类管理事务的工作流程所作的基本描述和规定； （3）管理制度：指对公司的基本组织规程和各领域的工作所作的基本规定； （4）记录表单：指在公司工作中所使用的表格、单据； （5）图纸：指有关公司土建、水电安装、网络等图纸； （6）外来文件：指各级政府部门、客户、供应商等外部往来单位的来文。 通知、通报、联系函等不适用于本办法。 3.职责 办公室负责公司各类文件编号规则的制定及编号分配。 4.内容和要求 4.1编号构成 4.2.1质量、环境及职业健康安全管理手册 YC—GLSC—XXXX 编写年度代码 管理手册代码 公司代码 4.2.2作业程序文件 YC/CX—XX—XXXX 编写年度代码 章节代码 程序简称 公司代码 4.2.3管理制度
YC/ZD—XXXX—XX—XXXX 制定年度代码 流水编号 前两位为类别代码，后两位为细类编号 制度简称 公司代码
4.2.4记录表单 YC/BD—XX—XX—XXXX 年度代码 流水编号 部门代码 表单简称 公司代码 4.2.5图纸 YC/TZ—XX—XX—XXXX 年度代码 流水编号 类别代码 图纸简称 公司代码 4.2.6外来文件 YC/WL—XXX—XXXX 年度代码
流水编号 外来文件简称 公司代码 4.2.7公司其他发文，按照公司《文件管理办法》的规定进行编号。 4.3本办法由办公室负责制定、解释和修改，各子公司文件由各子公司参照本办法自行编号。 4.4本办法自总经理批准之日起执行。
文件和记录的管理制度
文件和记录的管理制度 文件和记录的管理制度主要是通过对文件的编制、审批、标识、更改、发放方面的管理，确保文件的充分性、适宜性、有效性、真实性和查阅的便捷性。 一、文件的编制由质检部门负责人组织、策划、编制、审批，由质 检室统一负责，厂长批准发布，同时文件编制审批人员经过培训具有一定的质量和安全管理的经历和相关的知识技能，并通过有关网站和刊物跟踪外来文件的变化情况。特别是适用的法律法规和强制性标准等。凡经过批准的相关文件和记录，由质检室统一编号，记录在《受控文件清单》中，包括管理手册、作业指导书和外来文件及各项记录。 二、文件的发放应加盖受控印章，填写《受控文件发放清单》，以 确保文件使用的各个场所都能得到适用的文件版本，防止在适用无效或作废的文件和记录。对于作废或无效的文件及记录加盖标有“作废文件，切勿使用”字样的印章。若由于其他原因需保留的文件和记录的，不得与现有文件存放在一起。 三、文件和各项记录因分类存放在干燥、通风的地方，并装订成册， 采取有效的防护措施，不得乱涂乱画，以确保文件的清晰、识别，未经厂长批准的资料和各项记录，任何人不得以任何形式向他人提供本厂有关文件资料。当文件管理者工作变动时，应将相关的文件和记录交由质检室保存。 四、需要更改的文件按《受控文件的发放清单》控制范围，经负责
人批准可更改相关内容。文件的更改应按以下方式进行： ①、更改的新内容可在文件和记录的修改页中标明，也可将更 改的文件和记录与原文件和记录装订在一起。 ②、对于不能在原件上修改的文件和记录，应重新印制。 ③、在版面允许，字迹整洁的情况下，可在原文件上手工修改。 巴彦淖尔市临河区康育纯净水厂2010年3月
工程项目文件资料编码管理制度
工程项目文件资料编码制度 1. 范围 本制度规定了工程项目文件资料编码编制管理程序。 本制度适用于浙能长兴天然气热电联产工程所有参建单位。 2. 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 标准编写基本规则第 3部分:信息分类编码 GB/T 20001.3-2001 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 28-2002 3. 职责 建设单位、设计、施工、监理等单位应对在工程项目施工过程中形成的文件资料，根据本工程项目文件资料的编码制度的要求进行编码和整理。 4. 管理内容与要求 4.1 编码的范围 为了规范在工程项目施工过程中形成的文件/记录，应对每一份文件/记录都给予唯一的编码，以便检索。需编码的工程建设过程文件资料范围包括土建、水工文件，安装调试文件，设备管理文件，整套启动及试运阶段文件，工程质量监督与监理文件，具体文件/记录内容按各行业施工规范要求执行，其中电力工程文件/记录内容可根据“电力工程达标投产管理办法”工程档案管理考核标准规定执行。需编码的文件资料范围见附录A。 4.2 文件资料编码的构成原则 4.2.1 编码结构 4.2.1.1 管理性施工文件（建设单位、监理单位所产生的文件） 项目名称－工期工程代码—单位名称—文件/记录类型—专业代码—序号 对应： CXRD — 01XX — XXXX 一 XXXX —― XX — XXX 上述编码结构其含义如下： 第一组用4位数字表示，CXRD （浙能长兴天然气热电联产工程） 第二组用4位数字表示，前2位代表项目工期，如1期工程用“01”表示，后2位代表机组号，1号机组用“01”表示，公用部分用“00”表示。 第三组由4位字母表示，具体编码见附录1：单位代码。
文件记录和档案管理制度
文件、记录与档案管理制度 一、目的 为了规范与加强公司安全文件及档案管理,确保相关部门及人员得到及时有效版本的文件,并及时撤出失效或作废的文件,根据国家有关法律法规与上级的有关要求,特制定公司安全文件及档案管理制度。 二、适用范围 适用于本公司安全文件及档案管理。 三、职责 安全环保部负责组织编制并持续改进安全标准化工作文件;负责安全标准化有关的文件的发放、更改、控制与档案管理,及时对外来文件的收集、整理、汇总、评价、归档。 四、文件与档案处理处理要求 1.与安全相关的文件处理处理 1)上级重要来文(含电子公文)按公司公文处理办法执行,办理结果存档备查。 2)安全环保部起草的安全文件,经公司领导签发后下发,办理结果存档备查。 3)外来文件由公司综合管理部负责送公司领导审阅与有关部门传阅,办理结果存档备案。 2.安全会议资料处理 1)传达贯彻上级部门重要会议精神,做好会议内容记录与贯彻落实情况的记录与相关存档备案。 2)每季度召开一次公司安委会议,准备相关会议资料,做好会议记录,形成会议纪要,督查落实会议纪要,保存相关资料。 3)每月召开公司安全生产例会会议,准备相关资料,收集安全信息,讲评上月
安全生产情况,通报安全违章事故,布置本月安全重点工作,做好会议记录,督促落实会议决定,保存相关资料。 4)与安全有关的各种生产记录。 5)公司分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议,做好会议记录,贯彻落实会议记录,保存相关资料。 6)安全环保部负责及时将失效的基本制度、管理办法与实施细则从公司各部门收回,并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件受到损坏或遗失时,有关单位提出申请后,可补发或重新发放。 3.文件的评审与修改 1)公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。当法律、法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时,应对相关的体系文件(责任制、管理制度、操作规程、应急预案)进行修改,并注明生效日期。公司组织内部审核或上级审核时,应对公司安全环保内控制度及安全标准化文件的适宜性与可操作性进行审查并提出修改意见或建议,必要时安全环保部组织进行修改。 2)安全环保部负责收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息与审核、管理评审要求文件修改的信息。各部门若有这方面的修改信息应及时向安全环保部反映。 4.安全生产档案管理 1)安全生产档案的建立 建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度与记录。 ①收集整理企业法定证照,企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照,从业人员登记表及上岗证。 ②收集整理安全生产机构设置文件,逐步建立安全生产责任制,公司与各部门签订安全生产责任书。