制度下发和修订管理规定

制度下发和修订管理规定

第一章总则

第一条为进一步加强公司制度的下发和修订管理，依据公司《制度管理办法》制定本制度。第二条本制度涉的定义制度下发是指制度从起草到正式生效的过程，具体包括：起草、会审、会签、签署生效等步骤。制度修订是为了保证制度“动态有效”，依据制度执行中发现的问题或制度环境变化的要求，而对现行制度进行修改完善的过程，具体包括：修订、会审、签署生效等步骤。

第三条本制度着力解决的问题

（一）制度下发、修订过程中会审会签人员勤勉尽责的发表意见，将保持制度的完善性和严谨性。

（二）制度下发效率下降，可能导致公司管理缺乏时效、影响工作效率。

第四条本制度适用于公司总部、各大区及大区下属子公司、单体公司。

第二章制度下发和修订管理第五条制度下发前试行公司各职能部门制度可根据需要在正式提交制

度下发流程前，以部门文件的方式对制度草案进行试行（如：《关于试行的通知》），征求意见。

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制度草案试行期三个月，在试行期第二个月结束后，制度起草部门应根据前两个月收集的制度执行意见，对制度进行修订，并正式提交制度下发流程，以便于正式制度与草案之间的衔接。三个月后，制度草案自动作废，届时以固化的公司制度为准。

第六条制度下发提起

（一）制度起草单位在提请制度审批前，须查阅公司现行制度，确保与现行制度不冲突、不重叠，并在制度文单中说明相关现行制度的情况。制度若中涉及职工权益，则按公司工会相关规定和程序办理。

（二）制度起草单位须按照制度格式、分类要求，提请制度审批流程，填写制度表单。

（三）制度附件是正文的补充，重要的原则和管理要求必须在正文中列示，再以附件的形式进行完善，不允许以附件形式直接规定重要原则和管理要求的情况。

（四）制度经过起草部门以外的专业人员的会审、适用范围内的经营者会签、主管经理和总经理签发，其下发的程序决定了其效力高于其他的内部公文，因此，制度正文中不能直接引用公司文件或部门文件，而应将文件中的关键管理内容直接在制度正文中列示。

第七条制度会审

会审是相关专业人员对制度本身的有效性发表意见的过程，为强制意见征求阶段，其相关要求如下：

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（一）会审人员由制度管理部门依据制度内容进行确定。参与会审的人员必须是相关领域的专业人士，一般包括专业管理人员（与制度强相关的总部职能部门负责人、大区和子公司职能部门负责人、财务总监、质量总监等）和业务专家，一级制度、二级制度的会审人员不得少于5 人，三级以下制度不得少于3 人。

（二）被选定的会审人员应勤勉尽职的履行制度审核的义务，应对制度的合理性发表明确的意见（同意或提出具体意见），不允许出现“已阅”的意见类型。

（三）会审提出的意见必须得到有效处理，并得到意见提出人的认可，若会审人员与制度起草部门无法达成一致的，由公司主管经理进行仲裁。

（四）会审人员应在 4 个工作日内完成审核，起草部门应在3 个工作日内进行回复（一是完全采纳，二是部分采纳，三是不予采纳，回复部分采纳和不予采纳的应详细说明原因），会审人员应在 2 个工作日内进行确认。

第八条制度会签

会签是依据制度的适用范围，由相应的大区、子公司经营者对制度在本单位的适用性发表意见，为非强制意见征求阶段，相关要求如下：

（一）会签人员由制度管理部门依据制度实际的适用范围确定，会签人员包括各职能部门负责人、大区经营者（包括总经理、副总经理、财务总监）、子公司经营者（包括总经理、牵头副总、

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常务副总）。原则上，会签应完全覆盖制度的适用范围。

（二）会签人员可以选择发表意见或不发表意见。

（三）会签提出的意见须得到有效处理，并得到意见提出人的认可，若会签人员与制度起草部门无法达成一致的，由公司主管经理进行仲裁。

（四）会签时间一般为 3 个工作日，到期未反馈意见的，由系统自动处理，视为会签人员完全同意。

（五）对于会审会签阶段发生重大的制度内容调整的，应由前期已发表意见的会审人员和会签人员进行补充审核。

第九条签署生效

公司董事长或总经理对制度进行最终审批，审批通过后，制度正式生效。

公司董事长或总经理对制度提出疑义，要求追加会议讨论的，制度审批节点保留在公司制度管理员节点，由制度起草部门和制度管理部门组织会议讨论，并将会议纪要及修改后的制度一并发给制度管理员。制度管理员在流程中修订后再次提交给公司总经理签署。存在分歧的制度，在制度管理员节点保留超过 3 个月，原制度下发流程作废，由制度起草部门重新提起下发流程。

第十条制度群体下发

不同级别的制度（比如二级制度及其三级制度）可以放在一起提交制度下发流程，以提高制度审核的效率。制度群体下发后，每个制度单独公告、单独归档，保持完全的独立性。

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第十一条制度修订

制度修订与制度下发在流程上基本相同，但不用进行会签，制度修订各环节的要求与制度下发的要求一致。制度修订的相关要求如下：

（一）若制度环境发生重大改变或管理思路进行了重大调整，且应废止原制度，重新下发新制度，而不是在原制度基础上修订。

（二）制度修订时，起草部门应在制度文单中列明此次修订目的及主要内容。

（三）制度中注明试行的制度原则上最多试行一年，试行期结束后 2 周内，由制度责任部门提交制度修订流程，取消“试行”字样。

（四）制度可以进行群体修订，即不同的制度放在一起同时进行修订下发，会审人员只需要对修订的部分而不是整个制度发表意见，以提高制度修订的效率。群体修订的制度下发后，每个制度单独公告、单独归档，保持完全的独立性。

第十二条制度下发/修订电子审批流程

总部、大区、子公司均应在协同办公平台搭建“制度下发/ 修订电子审批流程”，并确保审批流程各节点的设置及要求满足本制度的相关要求。大区和子公司的制度均应通过电子审批流程进行下发，确保制度下发的完整性和可追索性。

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总部制度管理部门对各大区和子公司的制度下发/修订流程

搭建的合规性进行检查，并不定期对各大区及子公司制度下发过

程（尤其是会审、会签）的合规性进行稽核。

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