企业公文写作与处理规范讲义

企业公文写作与处理规范

（讲义）

一、公文的基本常识

（一）公文写作与处理的法律依据

1.有关法律法规和行业标准。如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）。

2.上级单位有关公文处理的规定和要求。如：《中国联合网络通信集团有限公司公文处理办法》（中国联通〔2009〕101号）。这个办法是集团公司参照上述规定，结合公司实际制定的本系统的公文处理规定。

（二）公文的概念

公务文书简称公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。

*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称，在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。目前，对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。在理论著述和日常工作中，“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。一般来说，在政府机关主要用“公文”一词，如“公文格式”、“公文种类”。但有时也叫文件。在党的系统则不叫“公文”，都称为“文件”。但是无论党政机关，属于合成词的，如“文书工作”、“文书处理”，还是“文件标题”、“文件日期”等，都属于约定俗成。

（三）公文的重要性

公文作为单位实施管理的工具和手段，属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能，与公司每位员工的日常工作密切相连。提高公文写作质量，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。

中国联通作为国际知名电信运营企业，公文写作的质量和处理能力，将直接关

系着系统决策管理和服务的效率，也代表着联通的形象和声誉，反映了我们工作人员的工作能力。因此，我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。

（四）公文的分类

公文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的，是客观存在的。科学地分析归纳公文的类别，有助于了解公文的特点、作用，正确地选用文种以及掌握公文的写作规律，有助于加速公文运转与合理组卷。从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类，可有十余种分类方法。这里讲述最基本的概念和方法。

1.从文件的来源分，分为收来文件（本机关收到的由外机关拟制、发送来的文件，又叫收文）、对外文件（本机关拟制的对外发出的文件，又叫发文）、内部文件（本机关拟制的，但只是在本机关内部使用的文件）。

2.从行文关系分，分为上行文（下级被领导机关向隶属的上级机关的发文）、平行文（互相平行的机关或不相隶属的机关之间的发文）、下行文（上级领导机关对所属下级机关的发文）。

3.从文件的机密性质和阅读范围分，分为保密文件（内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管）、内部文件（内部使用的不对外公布的文件）、公布的文件（向人们群众或向国内外公开发布的文件）。

4.从文件的制发机关和作用分，分为法规文件、行政文件、党的文件。

5.从文件的使用范围分，分为通用文件、专用文件。

（五）公文的种类

《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

一般情况下，企事业单位可根据本单位的性质和工作特点，选择使用的公文种类。中国联通常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、

函、会议纪要。

（六）公文的格式

公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。

*公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组，主要用于公文的检索查询。标注公文主题词，绝对不是将题目全部照抄，可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》和《中国联通公文主题词表》进行标注。一般情况下，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。

（七）公文的行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。行文应遵循以下基本规则：

1.行文原则：确有必要、注重效用。

2.行文权限：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；根据授权行文，上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文；同级单位和相应单位可以联合行文。

3.行文要求：请示应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项；公文一般不直接报送领导同志个人；涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

*由于时间有限，像公文的特点（具有法定的作者；具有法定的权威性和约束力；具有很强的政治性和政策性；具有很强的针对性和时效性；具有规范的体例格式和特定的处理程序）、公文的作用（指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、凭证记载）、公文处理的目标（实现规范化、制度化、标准化）、公文处理的基本原则和

要求（实事求是、精简高效、集中统一和及时、准确、安全、规范）、公文处理人员应具备的素质（高度重视、专人负责、较高的理论和政策水平等）就不再具体讲述。

*【事务文书】指机关、团体、企事业单位或个人等行为主体，为处理工作事务、传递相关信息而形成和使用的文书。事务文书主要可分为：第一，管理文书。主要有：计划、总结、调查报告、简报、述职报告、公示、协议书等。第二，规章文书。包括：法规类规章文书、管理类规章文书、公约类规章文书等。第三，会议文书。会议筹备方案、会议通知、会议筹备工作报告、开幕词、闭幕词、会议工作报告、主题演讲词、来宾致词、领导讲话稿、会议记录、会议简报。第四，笔记文书。包括：大事记、工作记录、单位工作日记、接待记录、来访摘记、电话记录、谈话记录等。第五，公关文书。主要有：普通函电、专用书信、礼仪演讲词、简历和简介等。第六，告据文书。主要有：条据类、告启类等。

二、公文的写作

公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

（一）草拟公文的基本要求与方法

1.基本要求：

公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。主要有：第一，合法。这是由公文的法定性决定的。一是公文的内容必须合法。二是公文写作过程必须合法。

第二，求实。就是从实际出发，解决实际问题；忠实地反映情况，做合乎实际的判断，采取切实可行的方法措施，这是对写作目的和出发点的要求。

第三，合体。这是对公文语言表达的要求，一是指公文中的语言必须合乎文件所处的社会语言环境的需要；二是指公文的语言必须合乎特定文体的要求。

第四，简明。就是要求在公文写作过程中，尽可能以最小的篇幅、最少的文字符号，明确清晰地叙事说理。

第五，严谨。包括文件结构严密有序、用语周密确切。

第六，突出。就是公文主题要突出。

第七，规范。必须按照各种规范和标准的要求，保证文件结构完整，格式正确规范。

2.写作程序：

主要包括公文写作的准备、公文的撰拟、公文的修改、公文的审核、公文的定稿五个阶段。

*由于公文写作具有一定的程式性，随着长期的公文写作实践的积淀，特别是语言应用过程的自然选择（有一部分从文言文中提炼筛选而成），逐渐形成了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，有些已形成固定的语式，如领叙词（为了、根据、遵照等）、称谓词（我们，我单位，贵单位、你单位等）、期请词（恳请、特请、希望等）、询问词（妥否、如无不妥、有何意见等）、见解词（同意、可行、参照执行、原则同意、供参考等）、承转词（为此、对此、综上所述）、祈使词（责令、严禁、不得有误等）、时态词（按期、兹、拟于等）、办理词（提请、审核、印发、自行等）、结尾词（妥否、请予批复、特此通知、特此函告、为盼等）。

（二）常用公文的写作

1.决定：

适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。一般情况下，决定中的事项都是比较重要的，通常是根据职权由领导机构的一定的会议经过讨论集体作出的。

决定一般由决定缘由（即决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡，要求文字精当，语言概括明确）、决定内容（决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等，要求用语简练，语气肯定）、执行要求（即执行本决定的要求、意见和期望）三部分组成。

决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。

2.通知：

适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。

通知一般由三部分组成：一是原因与目的，是用比较概括语言说明为什么要发这个通知，要求行文简洁，针对性强，说理透彻，为后面的具体事项奠定基础；二是具体事项，一般都是分段或分条叙述，一条一个中心，具体明确，每条之间上转下承，或以自然或以内在逻辑相接；三是结尾，多用“特此通知”、“本通知自下发之日起执行”、“望认真执行”等语，也有的把这部分挪到具体事项之前用“现通知如下”、“望按以下通知执行”等语。有些特殊情况的通知往往加有“紧急”、“联合”、“重要”、“补充”字样。

通知的种类有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知。

3.通报：

适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况、表彰先进和批评错误。其特点是典型性、引导性、严肃性。一般情况下，通报的正文有三部分内容：主要事实、分析事例的教育意义、表彰与处理办法。

通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报。

情况通报要客观真实地陈述事实，讲清问题，可适当加以分析。表彰通报要写明事情的概况、经验和意义，恰如其分地分析先进事迹和先进人物的可贵精神，作出恰当的评价。批评通报要事实清楚，分析深刻，定性准确，切中时弊，对改正的措施提出原则性的指导意见。

4.报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或交办事项、上报有关材料等。

报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告。

报告的撰写一般由导语、主体、结语三部分组成：导语。指报告的开头部分，

起着引导全文的作用。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：背景式导语，就是交代报告产生的现实背景；根据式导语，就是交代报告产生的根据；叙事式导语，在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告；目的式导语，将发文目的明确阐述出来作为导语。主体。有多种写法，主要有：总结式写法，主要用于工作报告，主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结；“情况———原因———教训———措施”四步写法，多用于情况报告，先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施；指导式写法，多用于建议报告，针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导，形式上采用分条列项的方法逐层表达。结语。结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。四是落款和日期。在正文后写上发文机关和日期。

5.请示：

适用于向上级机关请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制法的文件；四是对上级有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题、请求上级单位指示或予以明确。

请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请示指示性的请示。

请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况较复杂的还可

提出几种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。结束语。常用“妥否，请示”、“以上妥否，请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等结束语。

6.批复：

适用于答复下级机关的请示事项。批复必须以下级

机关的请示或报告为存在的条件。没有下级机关的请示，也就没有上级机关的批复。

根据性质和用途，可分为直接批复和转发性批复。

批复一般由三个部分组成：引语。批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于??的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于??问题的请示收悉”。主文。这是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。

答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。结尾。是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

*批复写作的注意事项。要写好批复还应注意以下几点：一是有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；二是凡请示事项涉及其他部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；三是及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正。

7.意见：

适用于对重要问题和重要事项提出见解和处理办法。具有建议性、指导性、规范性的特点。

意见的种类有：直接指导性意见、批转执行型意见、建议性意见。

意见的撰写分为四个部分。开头。主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不必面面俱到。文字根据具体情况可长可短，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。主体。要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。包括明确工作任务，提出原则性要求或措施、处理办法或步骤等。结尾。篇幅较长的意见通常以提出号召、希望、督查要求为结尾。局部性意见大多没有专设的结尾，而是自然结束的正文。落款。直发性意见，一般都在文后署名和标注成文日期。转发性意见，通常不在文后落款，而将发文机关名置于标题之下。

8.函:

适用于不相隶属机关之间商洽工作，通报情况、征询意见、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。

一般来讲，函分为发函和复函，其写法也略有不同。发函主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请求批准事项。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因和目的；主体部分写商洽、询问和请求批准事项的内容，要写的具体、清楚；结尾常提出希望和要求，用语要得体。复函主要用于针对来函作出回复。拟写时，正文开头部分要引述来函，然后用“经研究，现函复如下”过渡到下文；主体部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复；结尾可用“此复”、“特此函复”等作结束语，也可不用结束语。

9.会议纪要:

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要的拟写一般分为两部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。会议纪要大致有以下几种写法：

集中概述法：即对会议的基本情况、研究的主要问题、与会人员的认识和议定的有关事项等进行概述和说明。此写法多用于小型的、议题比较集中单一，且意见

比较一致的。

分项叙述法：即将会议的主要内容分成几部分逐项写明。此法多用于召开大中型会议或议题较多的会议和需要基层单位全面领会、深入贯彻会议精神的会议。

发言提要法：即将具有典型性、代表性的发言加以整理、提炼，按照发言顺序或不同内容分别阐述说明。此法多用于需要全面了解与会人员意见的会议。

（三）常见易混淆文种的区别

1.请示与报告

行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。

处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。

时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。

2.通知与通报

通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。

3.批复与复函

批复属于下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。

4.会议记录与会议纪要

一是在效用上，会议纪要是国家法定公文，具有现行执行效用，对与会单位和需贯彻执行会议精神的下属单位具有执行力和约束力；会议记录是机关单位用于记录会议发言的事务文书，属于记载备查的内部文字资料。

二是在内容上，会议纪要形成于会后，通常指定有关人

员在会议记录和其他会议文件基础上整理摘编加工而成，是会议内容系统而简要的

反映；会议记录是记录人在会议发言过程中同步完成的实录性文字材料，基本要做到有言必录，具有原始和翔实的特点。

三是在形式上，会议纪要有规范的格式要求，并且与其他公文略有不同；会议记录在格式方面相对比较随意，通常由单位自定。

四是在表达方式上，会议纪要一般以记叙为主、说明为辅，运用准确、严谨、简明的公文语言，记载和反映会议的主要精神和议定事项；会议记录的表达方式取决于发言内容，是对发言者“所发之言”的再现，应尽可能保持“原汁原味”的语言风格。

五是在发布方式上，一般情况下，会议纪要按照公文程序制发，发给下级的用通知的形式，标题为《关于下发××××会议纪要的通知》，发给上级的用报告形式，标题为《关于报送××××会议纪要的报告》，纪要在形式上作为通知和报告的附件；发给本单位内部各部门时，则直接在版记抄送栏注明有关部门名称即可。会议记录则一般不对外公开，只作为内部资料保存备查。

三、公文的处理

公文的处理指对公文的办理、整理和管理过程，也就是人们习惯上说的文书处理工作。即在采用科学的组织形式的基础上，合理地安排公文程序和手续。公文处理程序反映了文件在各类机构内部有目的的运转的全部过程，通常包括收文处理、发文处理和办毕公文的处置等具体过程。

公文处理工作的基本原则是准确、及时、保密。第一，准确。就是要求在接收、登记、拟办、穿越、分装、投送、催办、收集整理等每项环节中，都要做到保证质量、符合标准、周详缜密、准确无误。第二，及时。这是对公文处理的时间和时限要求。就是在规定的时间里必办，在限定的时间内必须办完。坚持及时原则，要求高效率、快节奏，反对拖拉和积压；公文处理的每道工序，每个环节，都要做到迅速、敏捷、畅达，不拖延、不压误、不停滞。第三，保密。就是要严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事。该发的文件一份不少发，不该发的文件一份不多发；该阅知的人不少让一人阅知；不该阅知的不多让一人阅知，不让一人多知。文件的保管和运行要做到不丢失，不被盗；文件内容不泄露，不被窃，确保党和国家秘密

的安全。

（一）收文处理：

通常包括以下主要环节：收文的接收（包括接收、审核、退文或分发等环节）、收文的办理（包括拟办、批办、承办或传阅、注办等环节）、收文的管理（包括登记、对内催办、注办等环节）。

*收文办理中容易出现的问题。一是来文未进行审核把关；二是综合部门不拟办；三是催办不及时；四是综合部门不掌握公文运转情况等。

*拟办及注意事项。所谓拟办，是指综合部对公文如何处理提出初步意见，供领导同志决策时参考。拟办是综合部门参与决策、当好参谋助手的重要环节。提出拟办意见要慎重，考虑问题要全面，所提建议要适当。

（二）发文处理：

通常包括以下主要环节：发文的形成（包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对、用印或签署等环节）、发文的发出和传递（包括发文登记、传递、发出或公布等环节）、发文的管理（包括登记、对外催办、查办等环节）。

*核稿是发文处理工作的一个重要环节。指由综合部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。通常由综合部门负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。

第一，审核的作用。对文件来说，审核是控制文件质量的一个必不可少的手段，通过审核，发现拟稿人自己修改文稿时未能发现的问题，杜绝不合质量规范的文件流转到下一办文环节，起到了质量把关的作用。对于文件工作来说，审核能够促进发文办理程序的高效运转。

第二，审核的基本步骤。

第一步：审核发文首页，如发文类别（错选文件类型）、密级（遗漏密级或多余）、紧急程度（疏漏或多余）、会签问题（涉及其他部门未会签）、标题（不精练、文种有误、标点问题、未标明主旨）、主送和抄送单位（简称、统称不规范，行文关系混淆）、发文字号（是否顺延）。

第二步：审核文稿内容，如行文关系（混乱）、逻辑关系（不严密）、主旨表达（一文多旨）、行文依据（越权行文）、引文（与原文不符，未标发文字号）、表达方式（部门全称不规范）、用词用语（错别字）、标点符号、年代数字。

第三步：审核公文格式，如发文字号、密级、主送和抄送、成文日期、附件、主题词、印章、签发人。

第四步：复合重点，如成文日期。

第三：公文审核“五关”。

一是行文关（是否需要行文、行什么文、行文关系）；二是政策关（政策的统一性、连续性、针对性、可操作性）、三是协商关（不把问题上交领导）；四是文字关（公文的语言文字要求庄重、朴实、精练、准确、规范、通顺；公文要突出重点，条例清楚，结构紧凑，逻辑性强；做好清稿和校对）；五是体式关。

（三）办毕公文处置：

指根据办毕公文的不同内容或价值，对其分门别类，剔除无用文件，对具有保存价值的文件进行有序化整理的活动。通常包括以下主要环节：整理归档；清退、暂存；销毁清除。

四、企业公文常见问题剖析

（一）公文标题中的常见错误：

１．文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴。最常见的文种混用就是请示、函、报告三者混淆，一些公文标题，上报的“请示”，写成了“报告”；上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于××××问题的请示报告”。《关于申请对陇西购置营业厅进行装修的报告》，此文件从标题判断文种为“报告”，但在正文中表述的内容却为请示文件，需上级机关批复。

２．随意创造文种。即在通用公文文种之外，自己创造出文种，如《白银市分公司关于电信基础设施共建共享情况的汇报》、《关于在张掖市新建管道的申请》、《甘南分公司上报值班表》。

3.标题的组成成分缺失。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。例如：“XX市分公司关于开展2008年财务检查工作的通知”。但在系统内部可省略发文机关，但如果我们要向地方政府上报公文，就还应该标明发文机关。

4．用发文字号代替文件名称。如“关于联通集团甘字〔2010〕１号文的批复”。这样的公文标题，除了极少数熟悉标题中所述文件内容的人外，其他人恐怕是无法从标题了解文件的内容的。

5．成份残缺，语意表达模糊。如《关于业务宣传活动的情况报告》，《ＸＸ市分公司关于３Ｇ业务培训班的通知》，这两个标题都存在语法成份欠缺的问题。（应分别加开展和举办二字）。

6.公文标题中出现“关于对”字样。公文标题不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使用。“××分公司关于对2008年先进单位进行表彰的决定”规范的标题应写成“××分公司关于表彰2008年先进单位的决定”。如《关于对省分下达2009年财务预算相关指标提出建议的报告》。

7.标点符号使用不当。公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点符号。要注意：转发上级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转联通集团的一个文件，就可直接说转发联通集团×××文件的通知。例如，《天水市分公司关于增扩天水、定西、陇南MGW中继板的请示》，应为《天水市分公司关于增扩天水定西陇南MGW中继板的请示》。

8. 提炼不精。公文提炼不精多用于转发型通知。如：集团公司转发国资委转发的财政部文件，《集团公司关于转发国资委<关于转发财政部<关于做好2009年×××工作有关问题的通知>的通知>的通知》，明显冗长。再如转发上级机关的《关于对整治手机淫秽色情专项行动落大检查的通知》，关于转发集团公司《关于对整治手机淫秽色情专项行动落大检查的通知》的通知，就显得拖沓冗长，不精练，正确的为：转发集团公司关于对整治手机淫秽色情专项行动落大检查的通知。

（1）省略法。此种方法是将标题中涉及到的所有书名号去掉，在保证标题必备要素（事由+文种）的情况下，对可省略的内容进行压缩。如《集团公司转发国资委转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。

（2）替代法。此种方法是根据拟转发文件的要求，替代为布置该项工作的通知。如《集团公司关于进一步做好2009年×××工作的通知》。

（3）直转法。此种方法是对拟转发的文件仅要求照章执行，但未提出具体要求的情况下，直接转发需执行的主体文件。如《集团公司转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。

（二）主送机关中的常见错误

1.缺主送机关。有些分公司和部门上报文件时不写主送机关或者主送机关简称错误。由于OA办公，此类问题相对较少。

2.主送机关表述不规范。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。例如：甘肃省人民政府，可以写成“省人民政府”，但不能写成“省政府”或“甘肃省政府”；中国联合网络通信集团有限公司省分公司，可以写成“省分公司”但不能写成“省公司”

3.多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人或内设机构。公文不得主送领导者个人，也不能主送该主送机关的内设机构。

5.越级主送。公文一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（三）正文中的常见错误

1.数字和数值范围规范表述的问题。百分数与分数应用阿拉伯数字表述，如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。数值范围表述，如表述“3%～8%”，不能写成“3～8%”，不能省略3后的百分号，5万～10万人不能写成5～10万人。表示世纪、时代、年、月、日，一律用阿拉伯数字表述，如21世纪，

20世纪90年代，2010年6月5日。表述时间时段，尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。同时含有年、月、日数字的区间连接、过渡，不使用连接符“～”号，而使用中文“至”字。如：2009年5月14日～2010年6月13日，应写成2009年5月14日至2010年6月13日。相同年份不同月的连接、过渡，或同年同月不同日的连接、过渡，都使用连接符“～”号，而不使用中文“至”字。如：2000年1至3月，应写成2000年1～3月。定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字，如：“党的十七大”就不能写成“党的17大”。

2.行文层次序数的写法及排版。一个正式的文件材料，除总标题外一般有以下几个层次：第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次，是小标题，用（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉伯数字表示，即1.2.

3.，可以三号仿宋加粗以醒目。注意，1后面的标点符号是“.”而不是“、”，这是我们现在公文中最经常出现的错误；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示，字体与正文相同。（字体仿宋_GB2312 三号；行距固定值30磅。

3.在正文中引用公文。在正文中引用公文时，通常的错误是年号不全、括弧不对。如：将“2008”省略为“08”。正确的表达方式应该是：联通集团甘字〔2010〕1号，而如果表述为“联通集团甘字〔10〕1号”就是错误的。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。经常有人错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。六角括弧“〔〕”可以在WORD 文档的“插入”—“特殊符号”中找到。引用公文，应先引文件标题，后用六角括号引发文字号。如“根据《关于开展2010年××××工作的通知》(联通集团甘字〔2010〕×号)要求……”。

4.规范用字用词的问题。在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，我们要加强甄别和规范。例如，截止：指事情到现在告一段落，反映的是事情的整体情况；截至：指事情还在继续发展，只是到拟文当时，已经发生了的情况，反映的是阶段性成果。如我们经常在写材料的时候要反映收入数字，那么到今天的就应该说“截至2010年6月15日”，而不能用截止，因为还没有到年底，

组织收入工作还在继续，我们要反映的只是到今天为止的阶段性情况。还如制订与制定、做出与作出、急待和亟待等。

（四）主题词标识中的常见错误

在实际工作中，有些人往往简单地把标题切分后就作为主题词，这是错误的。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。例如：

五、公文写作中的几点体会

（一）注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”

广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。积累资料的诀窍：一是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。二是多学电信业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，掌握有关制度标准。三是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话和发言，善于对比分析和思考归纳。

（二）正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”

正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关的意图和准确把握本级领导的意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各单位履行职能、开展工作的基本依据。起草

公文要完整准确地体现领导意图，要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展和创新，做到融会贯通。

（三）熟知处理办法，是提高公文写作质量的“关节点”

公文的撰写、制作和处理，有一整套严密、系统、科学的规范要求。做好这项工作，首先必须熟知公文处理的有关规定和办法。只要能够认真执行《办法》，公文质量差的问题就迎刃而解了。在提高公文质量中，我们文秘人员肩负着重要的任务，关键是要学好、吃透《办法》。通过学习，进一步深化对做好公文处理工作的认识，坚持树立办文无小事的思想，充分认识公文的系统性，增强程序感；认识公文的实用性，增强参谋感；认识公文的严肃性，增强责任感，把好公文质量关，努力把每一件公文都办成精品、办出亮点。

（四）坚持多读多写，是提高公文写作质量的“助跑器”

要提高公文写作的水平和质量，光有丰富的政治理论知识和公文写作业务知识还远远不够，最最重要的是要在把握理论知识的基础上，勇于实践，大胆进行公文的写作训练，坚持多读多练。一方面是多读优秀公文，借鉴经验。“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”这是前人的写作经验之谈。要提高公文写作能力，同样需要有意识地选读一些范文。阅读是写作的先导和基础。多读范文是获得对公文的感性认识，并有所借鉴、有所提高的重要途径。但借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是“依葫芦画瓢”、生搬硬套和抄袭模仿。另一方面是勇于实践，大胆写作。实践出真知，公文写作能力的提高要靠实践。立足于多写多练，反复实践，这是提高公文写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，理论与实际相脱节，所学知识无用武之地，写作水平也就止步不前。只有勤学苦练，坚持不懈，才能把掌握的公文写作知识演化为写作能力，掌握写作技巧，才能运笔自如，有效提高公文写作质量。

“千淘万漉虽辛苦，吹尽黄沙始见金”。文字工作看似枯燥，但只要我们悉心品位，

就一定会从中汲取营养，增长才干，丰富思想，充实人生。只要我们踏踏实实地努力过，认认真真地付出过，我们也就会发现，每一天都有新的收获，每一天的工作都比以前做得更好了！

附件：1.《中国共产党机关公文处理条例》；

2.《国家行政机关公文处理办法》；

3.《国务院公文主题词表》；

4.《中国联合网络通信集团有限公司公文处理办法》。

5.集团公司常用公文模板