公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则
档案管理规定
第一章总则
第一条目的
为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》《建筑工程文件归档范围(GBT-50328-2014)》的最新规定等有关条例，特制定本规定。
第二条定义
公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
第三条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。
第二章管理部门及其职责
第四条管理部门
档案管理实行统一领导，分级管理的原则。
档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，行政部直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。
第五条管理职责
行政部档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行管理职责。档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政经理及总经理领导（部门及岗位管理职责详见附件二）。
第三章文件材料的收集与归档
第六条公司及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。
第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。
第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。
第四章档案的管理
第九条公司及各项目分公司应设专门的档案库对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库的管理工作。
第十条各部门形成的文件材料，由各部门对应人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向行政部办理移交。工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交。
第十一条公司行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录（附录A）。
第十二条行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
第十三条定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
第十四条收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。
第十五条档案的鉴定和销毁
1、编制档案保管期限表，保管期限可分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。
2、档案鉴定工作由项目经理、行政经理/副总经理、档案管理专员组成的档案鉴定小组负责鉴定，并由行政经理写出鉴定报告，行政经理和项目经理注明鉴定意见，并注明日期。
3、销毁档案应严格把关，销毁前要造具清册，由档案负责人提出销毁报告经行政经理审核后报项目经理/总经理批准。销毁档案时要严格执行保密规定。
第十六条档案的移交
凡在本公司工作活动中形成的具有保存、利用价值的文件材料都应移交归档。第十七条档案的借（查）阅
档案管理员应根据档案的密级和查阅等级，严格执行借（查）阅制度，档案一般只能在档案室内查阅，未经批准不准携带到其他地方。
第十八条档案的保密工作
档案管理员应严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全。
第十九条档案库管理
公司及项目分公司档案库由行政部指派专人管理。库房是机要重地，除档案管理人员外，其他人不得进入库房。
第五章法律责任
第二十条有下列行为的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚，严重者将追究法律责任。
1、损坏、遗失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案。
2、对档案进行涂改、伪造的。
3、将公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的。
4、擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的。
第六章附则
第二十一条由行政部制定，经公司总经理及董事长核准后公布实施，由公司行政部负责解释。
档案管理实施细则
第一章档案分类类目代码编号
第一条目的
为了加强档案分类的标准化，规范化，使文件材料归档更具科学性。第二条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。第三条分类代码的标识
以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。
第四条分类设置
1、行政管理（XZ）的分类
综合、档案、固定资产、后勤、采购等。
2、人力资源管理（RL）的分类
人员招聘、录用、薪资福利、教育培训等。
3、财务管理（CW）的分类
综合、会计凭证、会计报表、会计账簿。
4、招商管理（ZS）的分类
综合、合同文本。
5、前期开发管理（KF）的分类
综合、合同文本。
6.经营管理（JY）的分类
综合、合同文本。
7、工程管理（GC）的分类
综合、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。
8、法律事务（FW）的分类
综合、法律文本、授权书、委托书等。
9、规划设计（GH）的分类
设计任务书、规划设计图纸、规划设计进度等。
10、营销企划（YX）的分类
销售合同、各类企划书、楼书等。
=综合、照片、磁带、磁（光）盘。
12、实物档案（SW）的分类
奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。
第五条档案分类代码编号
ZJ –XZ -I期（单体）-2020 -001
卷号
年份
项目号
档案分类号
公司名称缩写
第二章档案归档范围及保管期限表
第六条文书档案的保管期限主要分：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。
一、作为永久保存的文件材料范围有：公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；董事会、股东大会形成的文件材料；公司权限证照、合同、章程类文件（法人营业执照、公司批准证书、组织机构代码证等）；房地产权属文件材料（项目选址意见书、建设用地规划许可证、用地批准书等）；公司的请示与上级政府部门的批复；与有关部门、单位签订的合同、协议书等正本。
二、作为长期保存的文件材料范围有：本公司对外正式发文和与有关单位的往来文件；各种工作计划、报告、总结、会议纪要、年（季）度报表等的文件材料。
三、作为短期保存的文件材料范围有：内部日常往来文件（如内部备忘录、会
议纪要、内部工作联系单、签报等）。
第七条会计档案的保管期限主要分：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。
具体归档范围及保管期限参见附件三《会计档案保管期限表》。
第八条项目工程档案的保管期限主要分：永久、长期、短期（20年以下）三种。
具体归档范围及保管期限参见《建设工程文件归档整理规范》（由国家建设部、国家质检局联合发布）。
第九条声像档案的保管期限均为永久保存
一、归档的载体主要为：照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片等。
二、归档的范围主要有：公司重大纪念、庆祝活动；公司领导重要会议；外事接待活动；项目开工、奠基仪式；项目竣工声像档案等。
第十条实物档案的保管期限均为永久保存
归档范围主要有：在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、证书；在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。
第三章文件材料立卷归档的方法和质量要求
第十一条立卷原则
各部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，反映真实性，便于查找。
第十二条立卷分类
一、按年度分。先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（如：跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
二、按问题分开，将文件材料按其所反映的问题分开。
三、按保管期限分开。
第十三条立卷组合
立卷组合一般应以问题为主，兼顾文件材料的时间、责任者、名称、等特征组合。
第十四条填写卷内目录的要求
一、顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序列号。
二、文号：文件制发单位的发文字号。
三、责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加“等”字。
四、文件名称：文件材料标题，一般应完整填写清楚。
五、日期：文件形成的时间。
六、页号：卷内文件起止页的编号。页号用铅笔暂时编写在右上角，以便最终调整组卷。
（表单详见附件四《卷内目录》）。
第十五条填写卷内备考表的要求
一、立卷人：由组成本卷的责任者签名。
二、检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
三、立卷时间：完成该案卷的编制时间。
（表单详见附件五《备考表》）。
第十六条拟写案卷标题
要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称（文种）。案卷封面要用黑色碳素墨水钢笔或黑色水笔工整填写，不能用圆珠笔。
第十七条案卷的装订
对破损的文件材料在装订同时应进行加边、修补或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。
第十八条归档验收
各部门在将案卷编制完成后，移交公司档案室，经档案主管人员验收合格后，双方履行签字手续，办理移交。工程档案按单位工程完成或工期各节点移交。
第四章档案移交实施细则
第十九条严格执行档案集中统一管理原则，凡在本公司工作活动中形成的具有保存利用价值的文件材料都应移交归档，统一管理。
第二十条各部门应在资料产生结束后将档案移交公司档案室，并办理相关手续。工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交档案室。
第二十一条项目公司各部门在年终时，要按“归卷类目”将平时归卷（预立卷）的文件材料检查后进行组卷、装订，于资料产生结束后一个月内将档案移交行政部档案管理员，经验收后统一移交公司档案室。
第二十二条移交文件案卷时，必须填写《档案移交清单》（详见附件六），一式二份，交接双方各执一份。
第二十三条档案管理员若有变动，要做好档案移交工作，认真办好交接手续。
第五章档案借（查）阅实施细则
第二十四条档案一般只能在档案室内查阅，不准携带到其他地方。
第二十五条如需外借，必须填写《档案借（查）阅申请单》（详见附件七），如需查阅、复印，由部门经理、行政经理签字，如将文件外借，必须由项目经理加签，方可借阅。
第二十六条会计档案原则上不予外借，如有特殊情况，须经财务副总经理审批签字，并按限期归还。
第二十七条借出的档案必须妥善保管，不可任意转借、复印，更不能遗失、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等。
第二十八条在归还档案时，档案负责人必须仔细检查，双方点交清楚后注销借阅登记。
第二十九条严格遵守档案保密制度，不准泄密，如发现外借档案遗失，行政经理应及时向总经理汇报，追究相应责任。
第三十条工程档案底图除晒图、复印外，一律不予外借。
第六章档案保密工作实施细则
第三十条严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案管理人员的职责。
第三十二条档案室在接收、保管、提供利用时，应按有关规定认真核对、签字，做到手续严格，帐目清楚。
第三十三条档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。
第三十四条任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。
第三十五条档案工作人员在工作中形成的有关废纸，不准随意扔掉，必须销毁。
第七章档案库管理制度
第三十六条档案库是机要重地，除管理人员外，其他人不得随意进入档案库。
第三十七条库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“七防”（防火、防盗、防虫、防霉、防灰尘、防潮湿、防高温）工作。
第三十八条库房内严禁吸烟和存放易燃、易腐、易爆物品。
第三十九条库房内除密集架、档案装具和调卷所须的用具外，不得摆放任何与档案库无关物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
第四十条根据需要配备去湿机、换气扇、灭火器、照明等专用设备，并定期进行保养，使各种设备始终处于良好状态。
第四十一条库房及柜箱钥匙必须由行政部专人负责保管，不得丢失。
档案分类管理规定
第一章文书档案管理规定
第一条目的
为了规范公司及各项目分公司文书档案的管理，维护档案的完整性、安全性，结合档案管理办法，特制定本规定，予以实施。
第二条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。
第三条整理规范
一、收集
由各部门档案管理人员负责各自部门文件材料的收集工作。归档范围（详见附件八《档案分类类目一览表》）
二、整理
1、档案管理人员将各自部门日常产生的文件，按其之间有机联系进行整理。
2、文件材料按时间顺序进行整理、排列。
三、立卷
1、立卷原则：各部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，按其有机联系，分类组卷，反映真实性，便于查找。
2、立卷分类：按文件的性质、类别立卷。
3、立卷组合：一般以问题为主，兼顾文件材料的时间、责任者、名称等特征组
合。
4、填写卷内目录的要求。
（1）顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序列号。
（2）文件：文件制发单位的发文字号。
（3）责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加“等”字。
（4）文件名称：文件材料标题。一般应完整填写清楚。
（5）日期：文件形成的时间。
（6）页号：卷内文件起止页的编号。页号用铅笔暂时编写在右上角，以便最
终调整组卷。
5、填写卷内备考表的要求
（1）立卷人：由组成该卷的责任者签名。
（2）检查人：由对该案卷质量进行审核的责任者签名。
（3）立卷时间：完成该案卷的编制时间。
6、拟写案卷标题
要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面（详见附件九）、案卷脊背（详见附件十）要用黑色碳素墨水钢笔或黑色水笔工整填写，不能用圆珠笔。
7、案卷的装订
对破损的文件材料在装订同时应进行加边、修补或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。
第二章会计档案管理规定
第一条目的
为了加强公司会计档案管理的利用率，根据国家有关部门规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司和下属各项目分公司（以下简称“项目”）。
第三条会计档案材料
会计档案主要指公司的财务凭证、台账簿、报表等的会计核算材料。
第四条归档要求
一、财务部在年终对当年形成的会计档案，按照归档要求，负责整理立卷并装订成册，由财务部暂时保管1年，期满后编造档案清册移交行政部档案室。
二、行政部档案室接收保管的会计档案，应保持原卷册的封装。确需拆封整理的，档案室应当会同财务部和经办人共同拆封整理。
三、会计档案应妥善保管，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。不得随意堆放，严防损毁、散失、泄密。
四、会计档案的保管期限分为永久和定期两种。
五、公司内部借阅会计档案，必须填写《档案借（查）阅申请单》，并由部门经理、财务副总经理签字确认后在档案室内查阅，原件不得带出。会计档案不得对外借阅。
第三章工程档案管理规定
第一条目的
为了加强工程项目开发档案的管理，维护工程档案的完整性、安全性、系统性，以增强档案的有效利用，特制定本规定。
第二条定义
工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。
第三条工程档案的管理部门
公司工程档案由工程部负责收集整理，按工程档案归档范围预立卷，待建设单位和档案室根据工期各节点结束后进行检查后统一汇总编制。
第四条工程档案的归档程序
一、工程档案的收集、整理
1、工程档案指项目的立项、可行性研究、许可证、勘测、设计、招投标、合同、协议、监理、施工等管理活动中形成的文字、图表、图纸、计算书、声像等具有保存价值的材料，必须是原件。
2、建设项目档案资料的收集应与项目建设同步进行，项目申请立项时就应由各项目分公司着手开始进行文件材料的收集、整理、审核工作。
3、建设项目实行总承包的，由各分包单位进行收集、整理分包范围内的工程资料，交总承包单位汇总、整理，并进行预立卷，由建设单位和档案室根据工期各节点进行检查后统一汇总编制。
4、施工单位应制定专人负责工程资料管理工作，由项目负责人监督。
5、建设单位内部形成的日常工程文件(如：工程指示函、工程联系函、内部备忘录等)应由工程部助理负责做好日常工程文件的收集、整理、预立卷工作。
二、工程档案归档范围
1、建设项目竣工档案归档范围按照《建设工程文件归档整理规范》执行。
2、工程验收档案按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。
3、报送在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
三、工程项目竣工档案的组卷要求
（一）工程文件材料的排列、规格
1、文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复，同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按先批复后请示，先正文后附件，先文字后附图的方式组卷。
2、工程设计文件材料，地质勘察报告，设计图纸和说明，有关行政主管部门的批件或协议。
3、施工技术文件材料按单体组卷，其中设计变更的依据性文件材料按项目或单体集中组卷。
4、监理文件材料，按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
5、工程文件材料的规格为A4幅面，小于规格的要进行托裱，立卷厚度应小于2公分，立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，折叠后的图纸一律在右下角，空白页不标号，托裱时，页号标在文件上。
（二）卷内文件页号编制
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
2、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
3、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
（三）卷内目录编制
1、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
2、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。
3、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
4、文件题名：填写文件标题的全称。
5、日期：填写文件的形成日期。
6、页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
7、卷内目录在卷内文件首页之前，卷内备考表在卷内文件的尾页之后。
（四）、竣工图的编制
1、按图施工的，在原施工图加盖“竣工图章”后作为竣工图。
2、施工图局部变更的，在原施工图上进行修改后补充并加盖“竣工图章”后作为竣工图。修改施工图的部分不得超过图纸的1/3。
3、重新绘制竣工图的，加盖“竣工图章”后作为竣工图。
4、在一个建设项目内，同一施工单位施工的同一类型的多个单体工程，可只编制其中一个单体工程的竣工图，其他单体工程不同的变更部位还须编制相应的竣工图。
5、竣工图须与工程实物相符，所有变更内容都必须修改、注记到位（包括修改部分的相关图纸），做到图形清晰，字迹工整，竣工图必须用新的蓝图，修改、注记用黑色碳素墨水、蓝黑墨水。
6、作废图纸不归档，但必须在原施工图目录上进行标注。
7、在设计变更的依据性文件中，应当包含被修改的图号等内容。
8、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计变更的依据性文件，应注记其原始编号或日期。
（五）、竣工图的签证、排列
1、“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在图标栏上方空白处，技术负责人、经理必须在审核后签字。
2、重新绘制竣工图的，在图签栏中必须有原设计单位和设计人员的签证。
3、竣工图不装订，采用散装法，按A4幅面规格折叠，图面朝里，图标外露，页号用铅笔标在右上角。
4、竣工图按单体工程排列，单体工程中按专业组卷。
四、项目工程档案的移交、归档
勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应
根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
第四章声像档案管理规定
第一条目的
为了提高公司和下属各项目分公司的声像档案工作的质量和管理，充分发挥声像档案的作用，有效地为公司和下属各项目分公司提供服务，特制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司及行政档案室。
第三条归档范围
一、公司召开的重要会议及活动形成的录像、照片、光盘。
二、公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。
三、反映公司各部门进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。
四、工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘。
五、反映工程概貌及施工进展的录像、照片。
六、各种重大工程、设备等事故形成的录像、照片。
第四条归档要求
一、具有保存价值的录像、录音、照片、光盘档案由各责任部门及时向项目分公司档案室移交。
二、归档的声像档案必须填写《卷内目录》，注明形成日期、概况说明、责任部门、责任人等。
三、移交时须填写《移交清单》（一式二份）交接双方各执一份。
第五条保管利用
一、对归档的声像档案须定期检查，并用防磁设备保存，磁带要避开30奥斯特以上的磁场。
二、借用声像档案，原件不外借，只提供拷贝、复制件，须经行政经理审批，未经许可，任何人不得复制。
第五章实物档案管理规定
第一条目的
实物档案是企业发展成果的体现，为了加强其管理，特制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及各项目分公司行政部档案室。
第三条归档范围
一、在各种活动中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗。
二、各类荣誉证书。
三、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。
第四条归档时间和要求
一、实物档案由各责任部门及时向项目分公司档案室或公司行政部移交。
二、归档的实物档案必须填写《卷内目录》，注明获奖日期、概括说明、责任部门等。
三、移交时须填写《移交清单》（一式二份）交接双方各执一份。
附件：一
档案管理组织架构图
附件：二
部门工作范围及职责
部门名称：行政部
下属岗位：行政部档案管理专员、各部门兼职档案管理人员
一、工作范围
根据公司对档案管理工作的要求，在项目经理的领导下，制订公司及下属各项目分公司档案管理工作的规划、办法，并对整个档案进行保管、统计，并提供积极利用。指导、检查、监督公司各部门、项目公司档案管理工作，协助档案编制公司完成项目竣工档案的编制和移交、报验工作。
二、工作职责
1、接收、整理、保管、统计公司各部门、项目分公司的文书、财务、工程档案，实行全面集中统一管理。
2、积极开展档案利用工作，严格执行档案借（查）阅制度。
3、指导、检查、监督公司各部门、项分公司进行立卷、归档工作，并组织档案管理人员进行业务学习和交流。
4、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对需要销毁的档案提出销毁目录报公司项目经理或各相关直属领导审批。
5、负责档案库的安全、保密、保洁工作，做好“七防”（防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防盗、防光）工作。
6、掌握工程施工进度，监督、协助档案编制公司完成对工程档案的编制工作，同时做好工程竣工档案的移交、报验工作。
部门工作范围及职责
部门名称：各部门
下属岗位：部门各项资料管理人员
一、工作范围
根据公司档案管理的要求，对各自部门日常产生的文件材料进行收集、整理、立卷、归档，资料产生结束后一个月内向行政部移交档案。
二、工作职责
1、执行公司档案管理各项制度，熟悉本部门的工作业务，掌握立卷工作的基本知识，按立卷质量要求做好立卷工作。
2、根据文件归档范围执行归档制度，负责编制平时归卷使用的“案卷类目”，对处理完毕和批存的文件材料及时收集、整理、立卷、归档，确保档案的完整性。
3、对于破损或字迹模糊的文件材料要及时修补或复印。
4、根据公司档案移交归档要求，资料产生结束后一个月内前向行政部移交上年度档案。
5、如遇本年度工程竣工应根据工程竣工验收要求提前完成资料的移交工作。