万科房地产的会议管理系统

万科房地产的会议管理系统

(2010-08-24 21:30:51)

分类：地产精髓

标签：

召集人

参会人员

议程

会议治理系

统

万科房地产

东京

房产

会议是人们为了解决某个共同的问题集合在一起进行讨论、交流的活动。会议依照不同的内容与用途能够分为专门多种类。在此我们着重研究的是房地产企业内部会议。企业内部会议要紧表达经营决策、行政治理、业务讨论、总结培训等工作过程。因此企业内部会议的质量直截了当反映企业治理水平的高低。历经了快速扩张的房地产企业，内部治理由粗放型向精细化治

理迈进，借助会议治理能够深入挖掘企业内部有待提高的治理问题，关心企业提升自身治理水平和运营效率。

企业的会议治理包含两个层次的内容：一是会议过程治理，二是企业会议治理体系。会议过程治理

会议过程的治理是一个PDCA的质量过程治理。

?· P（Plan）打算，明确会议议程、确定会议目标、邀约会议人员；

?· D（Do）执行，打印会议提纲，按会议议程进行执行会议过程，会议终止形成会议纪要；?· C（Check）检查，对比会议纪要、检查会议任务完成情形；

?· A（Action）行动，对会议评估，成功体会加以确信并推广；失败教训加以总结，以免重现。

会议体系治理

把会开好，不仅仅是单一会议的问题，还关系到会议体系设计是否科学。美国质量治理大师戴明指出“企业的100个问题中，只有15%是由于岗位个体缘故造成的，85%的缘故差不多上体系问题和结构问题引起的。一个企业决策要有效率，第一就必须考虑开哪些会，不开哪些会，每个会的目的是什么”。

众所周知，万科的效率和效益在国内都属于行业领先。但他们和东京的同行东京建屋做了比较，结果发觉自己的效率只是人家的二十分之一：自己是300个人做10个楼盘，东京建屋是60个人做20个楼盘。东京的房地产企业什么缘故能够做到？是因为日本人比中国人厉害？东京建屋的效率什么缘故那么高？万科公司对比当时的自己，每个楼盘也许都要开会，但每个楼盘开的会不一样多，而且一忙就不开会了，不开会了，结果更忙了。后来万科到美国标杆企业学习，学到一个重要的体会：“七对眼睛”。即把楼盘策划中专门复杂的一种会议——“综合可行性分析会议”，简化成为“七对眼睛”来各司其职，针对每个项目，标准化的开七个关键决策会，每个会议的产出、与会人、议程专门明确，每个会议召开的时刻先后关系、触发条件专门的明确。正是有了这种高质量的决策会议，才使得万科的项目成功率专门的高。

下面我们以C地产集团为例，介绍一下地产公司的会议体系治理。会议体系治理一样分为“战略类会议”“运营类会议”、“标准化会议”三个层面。

一、战略会议体系

房地产公司“战略会议”一样在每个季度的第一个月集中召开，一样包括“财务状况总结与分析”、“投融资状况总结与分析”、“人力资源状况总结与分析”、“年度目标及打算凝视与调控”、“经营情形分享”、“市场进展、竞争情形、消费趋势及社会热点分析”等一系列会议，这些会议的与会者一样由集团董事会成员，集团总经理、副总经理、总监、高级经理、信息中心经理，区域公司总经理以及由总经理选派的1—2人，其他与研讨议题相关的指定人员参加。战略会议的目的在于使治理团队成员具有良好的外部视角及长期策略性摸索能力，增

强集团对战略目标及事实上现路径的连续操纵和应变能力，增强下属各区域公司间横向沟通，促进治理团队成员间的知识共享。

1、财务状况总结与分析

负责人：集团财务中心高级经理

会议议程：

对集团整体及各区域公司的营利、资产负债、现金流量、税收状况及报表风险进行报告、差异分析和前瞻推测。

2、投融资情形总结与分析

负责人：集团投融资治理中心高级经理

会议议程：

1. 对各区域公司项目进度打算和资金打算达成情形进行报告、差异分析和前瞻推测。

2. 对集团整体奖金筹集、运用情形及资金风险进行报告、差异分析和前瞻推测。

3、人力资源状况总结与分析

负责人：集团人力资源总监

会议议程：

1. 对人员聘请、变动及薪资福利情形进行报告、分析和前瞻推测。

2. 对职员能力和企业文化提升情形进行报告和分析。

4、年度目标及打算凝视与调控

负责人：集团总经理

会议议程：

对集团整体及各区域公司的年度经营目标及打算实施进度和成效进行综合分析，修正和调整年度目标及其达成打算，部署下一时期的行动重点。

5、经营情形分享

负责人：区域公司总经理或相关副总、部门经理

会议议程：

每次会议前，各地区公司从以下战略地图所描述的核心能力领域中提出1—2个专题进行深度分析并提交集团总经理审核，最终由集团总经理确定会议研讨专题和要紧发言人。

研讨的专题既能够是解决特定问题的思路、方法和成功体会，也能够是尚未得以专门好解决的突出问题。

·土地储备布局

·客户特点分析

·产品及其组合规划创新与研发治理创新

·居住空间、工程质量、购房体验与居住体验客户敏锐点的挖掘和改进

·建筑规划与成本特点的相关关系分析

·采购议价和合同规划

·品牌营销创新

·项目进度治理

6、市场进展、竞争情形、消费趋势及社会热点分析

负责人：集团总监、高级经理、区域公司总经理或相关副总、部门经理会议议程：

会议前，集团各治理部门及各地区公司均可从以下领域中提出1—2个专题进行深度分析并提交集团总经理审核，最终由集团总经理确定会议研讨专题。

·房地产相关法规政策解读

·区域市场经济进展动态

·要紧竞争对手及境外同业进展动态

·行业融资进展动态

·社会消费变化趋势

·社会热点现象

二、运营会议体系

“运营会议体系”是企业战略决策得以下达、集团运营管控、项目质量与健康的保证。运营会议体系一样包括以下会议。

?1 、项目负责人双周例会

召集人：项目负责人

召开时刻：

每月至少保证两周一次例会，项目负责人可依照项目运营情形增加召开频次，一样在双周周五召开

参会人员：

项目负责人、项目各职能经理，其他参会人员由项目负责人确定

会议目的：

1. 通过上两周工作总结，回忆打算工作完成情形；

2. 通过总结提出工作中重难点问题，集中团队资源确定重难点问题的解决方案（或资源）；

3. 通过打算回忆和重难点问题梳理，安排下两周工作打算（含与各职能部门配合的工作事项）。

会议议程:

?1. 项目营销职能负责人

●销售情形及专门情形分析；

?2. 项目职能负责人（各部门）

●打算工作完成情形(包括但不限于一级打算)，未完缘故分析、应对措施及重难点问题；

?3. 项目负责人

●对提出的重难点问题进行讨论，确定解决方案或资源（明确责任人、参与人和专题研究时刻）

●下两周项目打算(包括但不限于一级打算)及工作重点（含各职能部门配合事项）；

?4. 其他需提请会议决策的议题。

输出: 会议纪要

?2、项目专题研讨会

召集人：项目负责人或指定的项目职能负责人

召开时刻：

适时

参会人员：

项目负责人，其他人员由项目负责人和项目职能负责人确定

会议目的：

1. 通过工作总结（含周例会提出）梳理的项目重难点问题，组织公司内部相关的专业资源进行研究和讨论，确定项目重难点问题的可行性方案，作为项目推进的工作依据

2. 为项目运营治理会议决策项目重难点问题提供依据（如专题会上仍不能确定按哪种方案实施则需提交项目运营治理会议。如涉及项目经济指标变化、项目定位等重大变化的可行性建议方案）；

会议议程:

?1. 项目职能负责人

●对差不多与相关专业人员讨论，拟采纳的方案进行介绍；

?2. 与会人员就提出的方案进行讨论和确定；

输出: 会议纪要；项目专题方案

?3、预案决策会

召集人：项目负责人或指定的项目职能负责人

召开时刻：

完成土地开发预案及分析后

参会人员：

前期投资决策小组成员；其他人员由召集人确定，会议主持人批准；

会议目的：

新项目的研讨及决策

会议议程:

?1. 就进展、营销、研发提供资料进行甄别讨论，以确定其方案合理性、可行性；

?2. 找出关键打算节点、决策点和重要敏锐指标，讨论如何提高项目竞争力和风险操纵水平；?3. 对项目达成共识，对重要打算节点、工作包和工作质量做出承诺；

输出:

时期性成果：进展部投资建议书；打算财务部投资分析模型；研发部项目预案

?4、项目启动会

召集人：项目经理

召开时刻：

取得土地后15日内

参会人员：

项目经理；专家委员和其他人员由召集人确定，会议主持人批准

会议目的：

尽快对项目进行推演和设定决策点、操纵点；

作出项目第一次（也是最重要的）决策；

会议议程:

?1. 在项目获得后对项目进行凝视、推演；

?2. 对项目一二级打算及目标成本预案进行梳理；

?3. 向项目负责人及项目职能负责人交底；

?4. 进一步达成共识，对打算、成本以及相关工作包、工作质量作出承诺，完成资源匹配。

输出: 会议纪要/项目一级打算

?5 、时期成果审查会

召集人：项目负责人

召开时刻：

项目时期成果审查

参会人员：

项目负责人、专业职能经理、项目运营治理负责人

会议目的：

对项目时期性成果进行审查；

会议议程:

?1. 由项目负责人将时期性成果逐项向项目运营治理成员展现；

?2. 与会成员对比上一时期的时期性成果系统分析讨论其间的联系、成果的质量，揭示可能的瑕疵风险以及提出改进意见；

输出:

时期性成果

?6、关键决策会

召集人：项目负责人

召开时刻：

适时

参会人员：

项目负责人、项目运营总监、专业职能经理。

会议目的：

项目周例会和项目专题研讨会（通过各部门职能负责人和谐）仍未达成一致或仍未能决策的实施方案；

会议议程:

?1. 由项目负责人介绍问题背景及解决方案，提请项目运营总监决策；

?2. 与会人员讨论计策；

?3. 达成共识或由地区公司总经理最后裁定。

输出:

会议纪要；项目实施方案的决策结果

?7、项目月度运营总结会

召集人：项目运营治理召集人

召开时刻：

次月前三个工作日召开完毕

参会人员：

项目运营治理常任委员、项目负责人、打算专员、资金治理员、投资分析专员；

专家委员和其他项目团队人员由召集人确定，会议主持人批准

会议目的：

1. 通过对项目经济模型的回忆，分析阻碍项目经济指标变化的缘故，提出或探讨项目改进和优化方向的建议，以实现和提高项目收益

2. 通过公司一级打算节点完成情形的梳理，对阻碍项目运营的重难点问题进行分析和说明，并汇报应对措施；

会议议程:

?1. 项目负责人、打算财务部

●介绍售价、现金流、成本等三个维度的变化引起的财务指标的变化，提出项目改进和优化的方向性建议；

?2. 项目负责人

●回忆项目一二级打算，对阻碍关键节点达成的打算产生的缘故及应对措施进行汇报；

?3. 与会人员对关键节点、经济指标变化等项目关键信息提出问题并进行讨论，明确缘故和改进的方向；

?4. 相应职能负责人就改进措施和时刻做出承诺；

?5. 项目负责人下时期项目运营的重难点和预案；

输出:

1. 各项目汇报PP（见附件1-2）；

2. 项目月度/半年运营会会议纪要；

?8、半年及年度运营总结会

召集人：

召开时刻：

在半年或年度终止后15个工作日内召开，可与当月的月度运营会合并召开。

参会人员：

会议目的：

1. 通过对项目经济模型的回忆，分析阻碍项目经济指标变化的缘故，提出或探讨项目改进和优化的方向的建议，以实现和提高项目收益

2. 通过公司一二级打算节点完成情形的回忆，对阻碍项目运营的重难点问题进行分析和说明，并汇报应对措施；

会议议程:

?1. 项目负责人、打算财务部

●介绍售价、现金流、成本等三个维度的变化引起的财务指标的变化，提出项目改进和优化的方向性建议；

?2. 项目负责人

●回忆半年或年度内项目一二级打算，对阻碍关键节点达成的打算产生的缘故及应对措施进行汇报；

?3. 与会人员对关键节点、经济指标变化等项目关键信息提出问题并进行讨论，明确缘故和改进的方向；

?4. 相应职能负责人就改进措施和时刻做出承诺；

?5. 项目负责人下时期项目运营的重难点和预案；

输出:

会议纪要；项目实施方案的决策结果。

三、标准会议体系

标准会议体系在于定期关于组织进展、企业文化、业务案例进行探讨和沟通。连续的推动企业文化的进展与业务体会成果的分享，是战略的基础保证工具。标准会议体系一样包括以下会议结构：

?1、区域公司办公周例会

召集人：人力资源行政职能负责人

召开时刻：

周一上午，新公司通常2-3小时，成熟公司1-2小时

参会人员：

区域公司总经理、各职能负责人；（经总经理批准可扩大到职能模块负责人或其他临时列席人员）

会议目的：

1、着眼于组织进展、企业文化、企业外部市场、政府、竞争环境的研究和决策；

2、除项目运营之外的企业问题研究决策；

会议议程:

?1、办公周例会的决议执行情形滚动跟踪；

?2、就行业进展、市场、政府、竞争环境等外部环境的新动向以及都市规划的新趋势等内容进行通报；

?3、企业文化以及与职员沟通情形通报与分析（包括：核心价值观、工作适应、标准等）；?4、部门建设与部门间的和谐（包括：对部门内部治理方式及心得、需各部门配合解决的的事务等）；

?5、公司及各职能部门与外部公共关系得治理（包括政府、媒体、把握话语权的重要人士和组织等）；

?6、人力资源问题（包括：各部门提出的人力资源需求和人力资源调配问题，并讨论解决方法）

?7、非项目运营层面的和举荐给集团非项目运营层面的知识治理内容（知识治理内容包括：制度、流程、指引的创建、更新和案例剖析等；）

?8、例外治理（对公司或部门遇到的突发性，专门事务的处理方式进行讨论，沉淀治理方法，减少例外发生）；

?9、传达集团的战略意图及重大决定；

?10、区域公司自主定义的其他议题；

输出:

1、会议纪要（可包含决议、信息通报、对决议执行情形的滚动跟踪、通报夸奖、通报批判）；

2、对外公关；

3、对集团上报公文；

4、对内文件；

5、区域非项目层面制度、流程、指引、模板的创建和更新；

6、举荐给集团非项目知识治理体系的文件；

?2、公司高层与职员座谈会

召集人：人力资源行政部职能负责人（规模50人以上的区域公司可采纳）

召开时刻：

每季度或不定期

参会人员：

依照沟通内容和目的由主持人与区域人力资源行政部确定

会议目的：

高层与职员面对面沟通，以减少信息衰减，关心职员明白得企业文化，达成战略共识，建立感情；

会议议程:

由召集人、主持人操纵

输出:

将关键信息整理成书面文字资料或视频资料

?3、非项目运营的跨部门专题研讨会

召集人：牵头职能负责人

召开时刻：

不定期

参会人员：

依照牵头职能负责人需求以及其他参会职能负责人商量确定。

会议目的：

各职能就某一业务研究课题，案例与其他部门进行研讨或成果分享；

会议议程:

1、问题提出→缘故分析→症结→计策

2、问题提出→头脑风暴→结论→草案

输出:

自定义

?4、季度综合指标回忆会

召集人：人力资源行政职能负责人或项目运营治理召集人

召开时刻：

1、每个季度终止后15天之内；

2、初期4-6小时，成熟后3小时左右；

参会人员：

区域公司总经理、职能负责人、职能模块负责人、指标回忆负责人、项目负责人；（其他人可依照需要由总经理批准后能够参加）

会议目的：

与项目运营有关但不限于项目运营的区域时期性综合体检

会议议程:

?1. 对平稳记分卡相关指标的归集展现；

?2. 对专门数据的全然缘故进行分析；

?3. 作出改进打算；

?4. 总结体会、积存知识

输出:

由集团制定指导性模板（含总的指标统计分析、改进打算、积存知识）?5、半年总结表彰会

召集人：人力资源行政职能负责人

召开时刻：

1天左右；

参会人员：

区域公司总经理主持

1、区域公司全体职员；

2、可邀部分集团人员；

会议目的：

1、业务信息分享

2、职员的节日（团队建设、鼓舞士气）

会议议程:

?1、区域公司总经理作半年重要指标PPT宣讲；

?2、公布获奖名单；

?3、事迹介绍（区域公司自选形式，生动活跃）；

?4、团队活动

输出:

1、获奖名单及事迹；

2、照片；

3、影视资料；

4、光盘、文字等?6、年总结表彰会

召集人：人力资源行政职能负责人

召开时刻：

1-2天

参会人员：

区域公司总经理

1、区域公司全体职员；

2、可邀部分集团人员；

会议目的：

1、业务信息分享

2、战略部署；

3、职员的节日（团队建设、鼓舞士气）

会议议程:

?1、指标回忆负责人作报告（采纳PPT形式）

?2、区域公司总经理作综合总结，并进行下一步战略部署；

?3、公布获奖名单

?4、事迹介绍（区域公司自选形式，生动活跃）；

?5、团队活动

输出:

1、获奖名单及事迹；

2、照片；

3、影视资料；

4、光盘、文字等

C地产集团通过梳理自身的会议治理体系，规范了企业决策中的触发时刻、内容、方式，营造出流程、决策、报告与会议的和谐体系。同时通过沉淀会议决策，建立用于高层决策的知识积存框架，解决了治理层对公司经营决策的执行问题，幸免在决策过程中“拍脑袋（决策随意）、拍桌子（责任界定不清）、拍大腿（豁然爽朗）”等随意行为。随着企业的决策效率得到明显提高，运营成本也大大地降低，在地产行业的领先优势逐步扩大。由此可见企业合理的会议治理体系是企业战略执行的重要保证。