公司备用金管理制度及其流程.doc

公司备用金管理制度及其流程4 备用金管理制度

第一条、为了加强公司各办事处备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

第二条、备用金是各办事处工作人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费等以现金方式借用的款项。

第三条、实行备用金制度有利于各办事处工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，专人专账管理，不得

挪用和贪污，一经发现严肃处理。

第四条、备用金的管理要求：

1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各办事处需将备

用金帐户管理人员的情况报部公司备案。

2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，每周五下

班前将本周的收支情况以电子报表形式报公司人事行政部。

3、备用金帐户按月结清，备用金管理员应于每月25日结清备

用金帐户，将备用金帐户的支出凭证分类整理随备用金帐户

的收支情况表以快递方式报公司人事行政部。

4、公司财务部有权对各办事处的备用金帐户进行不定期清

查，备用金的支出要严格遵守公司的财务制度，不得出现白

条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金。

第五条、备用金的申请：

1、备用金的申请必须严格遵守公司的财务制度，由办事处负

责人提出申请，经人事行政部审核，公司总经理审批后，方能

划入指定帐户。

2、备用金申请时间为每月1日。

3、上月备用金帐户没有结清的，不能申请下月的备用金。

第六条、备用金的支出范围：

1、办事处日常办公支出；

2、办事处所辖市场的项目实施与管理支出；

3、办事处所用办公设备/固定资产类支出；

4、办事处所连辖市场开发支出；

5、其他得到批准的支出；

第七条、备用金的使用程序：

1、办事处人员需支取备用金时，需填写“借款单”，借款人按规

定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由备用金专管员审核后，方可使用备用金。

2、借款人员完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报

销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

3 、借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，

查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报

销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出,每月31日备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报总公司人事行政部门备查。

5、借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员

发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借

款。

第八条、备用金的报销程序

1、备用金实行按月结算的管理方式。

2、备用金专管员于每月25日将“备用金”帐户汇总，编制当月

备用金帐户的结算表，整理相关的收据、发票以及各种报销凭证

附结算表后快递总公司人事行政部，由人事行政部统一到财务部

报销。

第九条、本办法由公司人事行政部制定，并负责解释、修改。

备用金申请流程如下

备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经

理审批财务部复核财务总监或总经理审批

A、无超出个别及累计额度财务部发放备用金。

B、超出个别额度但不超出累计额度财务总监或总

经理审批财务部发放备用金。

C、超出累计额度，财务部不发放备用金

1、各部门备用金支出需取得相应发票及到财务部报销，如备用

金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。

2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和

支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票。

3、备用金支出报销流程：备用金保管人填写报销凭证部门

经理审核财务复核财务总监或总经理审批

4、其他部门临时借款范围（审批额度按照第二项标准执行）：

员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。

其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。

公司备用金管理制度(修订)1 xxxxxxx有限公司

备用金管理制度

为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。

四、备用金借款和报销手续程序

1 、工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”，并经部门主管领导审批后，将“报销单”交审计部审核，审计部将审核无误的经财务负责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部，财务人员根据审计后的“报销单”，办理报销手续。

3、财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

4、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销，前账未清，不

得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》；分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序，经审核批准后，到公司财务部财务人员处办理货款支付、结算手续。

2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款必须由部门部门负责人签字，财务副总裁批准。

3、因紧急状况，无法完成签字审批的不超过2000元的小额零星借款，借款人应通过电话等方式联系部门负责人及财务负责人，说明借款原因、金额，事后及时补交借款单；2000元以上临时借款必须经部门负责人签字，财务负责人批准后，出纳人员方可办理付款手续。

4、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由分管副总裁签字批准，财务副总裁（特殊情况下财务总监也可）签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。

七、借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款清不完，不发放当月工资。

八、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

九、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十、本制度自下发之日起实施。