按照发文处理程序进行发文
课题二 按照发文处理程序进行发文
天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。
秘书高山要完成发文的任务，必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。
发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。
一、 制文阶段
1.草拟
草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。
需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。
2.审核
审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。
文稿审核时应着重注意以下几方面内容：
（1）审核是否确实需要行文
这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。
(2)有无矛盾抵触。
审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。
(3)要求、措施是否明确具体和切实可行
检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。
(4)处理程序是否完备
审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。
(5)文字表达
检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。
(6)文件体式
检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机
关是否符合规定等。
在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。
总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，审核中必须注意研究、认真对待。
3.签发
签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。签发文件的原则是：
(1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。
(2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题，也可请正职领导人加签。
(3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。
(4)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。
(5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。
(6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示，可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誉清后再作签发。
(7)签发时应在“发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明“代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机关领导人审阅的，要写明“请某某领导同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明“某某代签”。
(8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。
表3-5 XX单位发文稿纸
密级：( 〉紧急程度 :( )
第页
二、制发阶段
1.编号
编号即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。
发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。
发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位(即1不编为001)也不加“第”
字。
公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”如果文件只有个位数，不能写成“1”，应用两位数“01”表示。
联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密、“机密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。
2.复核
复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。
公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。
复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。
3.缮印
缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。缮印文件一般
都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定执行。缮印公文的具体要求如下：
(1)以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改。
(2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定稿一般书写在“发文稿纸”上，缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式。
(3)在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度。登记的内容见表3-6。
表3-6 缮印登记表
4.校对
校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。
校对的具体要求
（1）要采取“地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。
（2）注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、格式的统一。
（3）每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。
（4）应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。
（5）重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。
5.用印
用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。
加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。
印章是各种图章的总称，目前我国各级各类机关单位所使用的印章大致分这么三大
类：①机关单位的公章；②财务、税务、合同等专用章；③机关负责人名章。这些印章从文字到规格，从使用到制发,都有其专门的规定。
要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印章要盖正，印色要是朱红色,要浓淡适宜，印迹要清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才可用印。
6.登记
即是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。具体内容见表3-7 “发文登记簿”。
顺序号一一文件在登记簿中顺序登记的流水号。
发文日期一一文件登记发出的日期，登记后的文件要尽快发送。
发文字号一一所发文件的正式发文编号。
文件标题一一标题要登录全称。无标题文件，要简要摘录文件的内容，填人此栏。
附件一一根据需要作为正文的补充说明和参考的材料。
密级一一所发文件的秘密等级，没有密级的文件不填。
份数一一发给收文机关的文件数量。
发往机关一一收文机关的名称。有些普发性的文件可登记发放范围。
归卷日期一一发文的底稿和一份正本应及时归卷保存，并登记归卷的具体日期。
归入卷号一一注明在第几号卷中。
备注一一需要注明的其他情况。
表3-7 发文登记簿
7.分发
分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。
分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、
发送文件等一系列工作。
做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正确，封口牢靠，发送安全，确认收文。具体要求如下。
(1)封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对发出的文件数量作认真清点，确认份数无误，特别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。
(2)文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整，不得滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记。
(3)文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，应用糊糊或胶水封实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。
(4)文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道。文件发送的渠道主要有电信传送和人工传送。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输文件，但对机密文件的传输必须采用加密方式。
(5)大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，以节省书写
时间，避免书写差错。
文件封装发出以后，文秘人员应将发文稿纸、定稿和两本文件正本及时归卷，以留待查考和年终立卷归档。对办复的发文，要履行注办手续。
团总公司准予安排更新，但经费仅20万元。根据实际需要，特请示集团总公司在原有20万元基础上追加购车经费5万元。
以上请示妥否，请批复。
主题词：公司购车请示
天地公司办公室 2007年7月12日印发
作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行《关于要求追加购车经费的请示》的发文工作：
1、草拟
天地公司秘书高山起草《关于要求追加购车经费的请示》。
2、审核
天地公司行政主管王林审核秘书高山起草《关于要求追加购车经费的请示》。
3、签发
天地公司总经理张伟对文稿进行最后的审核并在“发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明意见，同时要亲署姓名和具体日期。
表3-5( 机关名称 )发文稿纸
密级：( 〉紧急程度 :( )
第页
5、编号
天地公司秘书高山编《关于要求追加购车经费的请示》的发文字号。即
天办字〔2007〕12号，并填在“发文稿纸”(见表3-5〉的发文字号栏内。
6、复核
天地公司行政主管王林对文件定稿进行再次审核。
7、缮印
天地公司秘书高山将《关于要求追加购车经费的请示》送到公司文件制发室进行缮印，并填写缮印登记表。
表3-6 缮印登记表
8、校对
天地公司秘书高山对印制出来的《关于要求追加购车经费的请示》文本清样与定稿从内
容到形式进行全面对照。
9、用印
天地公司秘书高山在印好的《关于要求追加购车经费的请示》的正本的落款处，正确加盖天地公司公章，以示文件生效。
10、登记
天地公司秘书高山在《关于要求追加购车经费的请示》发出之前将主要内容和基本要素填写在表3-7 “发文登记簿”上。
表3-7 发文登记簿
（表格中内容见以下项目）
顺序号一一1
发文日期一2007年7月12日
发文字号一天办字〔2007〕12号
文件标题一《关于要求追加购车经费的请示》
附件一无
密级一无
份数一1份
发往机关一天地集团总公司
归卷日期一2007年7月12日。
归入卷号一第6卷
备注一无
11、分发
天地公司秘书高山将《关于要求追加购车经费的请示》按要求装封发出。
一、案例分析题
鹏程公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此，经理办公室的丁秘书被指名负责起草公司年度工作总结。
丁秘书认为，工作总结不仅材料要有说服力，而且语言要生动感人。于是，他按照拟定的提纲开始专心写作。当写到党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时，何秘书的文学激情油然而生，便对老王的形象着力进行了描写。为了使老王的事迹催人泪下，丁秘书又虚构出一段老王不衔私情处理侄儿的情节。同时还想当然地将节约资金二万多元改为三万多元。仅老王这一个典型人物，总计用了2400 多字，占了总结全文的四分之一。
在审稿的那天，各个部门的领导一致认为工作总结要大改。请你分析一下丁秘书究竟错在哪里了？
二、实训题
目的：了解文书处理的过程，掌握文书管理的方法。
任务：熟悉发文处理的工作程序。
具体任务：制发一份《天地公司关于与海防大学合作培训员工的函》。
公文的发文处理程序
公文的发文处理程序 发文处理指文件从拟稿到印制发出的系列工作过程，下面XX为大家介绍公文的发文处理程序。 这一程序有以下8个环节： 草拟，就是起草公文。起草公文有时是本单位领导交办的，有时却要据上级对来文的批办意见，如属上述第一种情况，可称之为“主动发文”，此时，要据本单位领导的意图认真研究机关工作的方方面面，并在遵守有关方针、政策和法规的基础上起草公文；如属上述第二种情况，可称“被动发文”，此时，就要认真研究上级的批办意见，弄清它的目的和要求，并针对具体情况起草公文。还有一种情况是据同级机关或不相隶属机关的公务办理起草公文，因部门内设机构除办公厅外不得对外行文，在此情况下，它对外承办有关公务，要以办公厅的名义行文。 文件承办人如有权答复另一部门的来文，可不必请示上级领导，如超出其职权范围，就必须请示上级领导，在得到领导的明确指示后再起草公文。草拟公文，除要符合国家的法律、法规及其他有关规定外，还要符合许多方面的标准，关于这些，我们在前面的各章节多有论述，请结合《办法》第五章对照学习。 审核。文件的审核指文件的草稿在送审签发之前，对文件的内容、格式及文字、标点符号等的审查。这方面的工作，一般由机关秘书负责人或富有办文经验的专职人员进行。对文件的审核，大致要做以下
的工作：首先要检查文件是否与党和国家的政策、法令及有关规定一致，是否与本单位的原有规定一致；其次要检查是否确需行文，和行文规则的各种规定是否一致等。例如，如果涉及其他单位关系，该文和其他单位的意见是否一致，是否会造成不必要的误解和矛盾，有没有必要多头主送等等。此外，还要检查文件的每项格式是否有错、文字的表达是否精练、准确等。文件审核完后，就可送领导签发。 文件的审核是公文处理中一个十分重要的环节，该工作最大的特点是要细致。目前，这方面的问题较突出，例如某省人大一公文原标题《关于禁止赌博的处罚条例》，就把原意搞反了，又如某省一公文标题《关于禁止招收适龄儿童的规定》，是哪方面的适龄儿童？是种防疫药品或是受教育方面的适龄儿童？只看标题，真的是叫人丈二金刚摸不着头脑，难明其义。像这类例子，都和文件的审核疏忽有关，是亟待纠正的现象。 签发。文件的签发即是领导人对文件的签名、核准发出之意。文件一经签发，就具有行政效力。由于文件的签发是文件生效的具体表现，所以，它是一件极其严肃的事情，必须遵照如下一些要求进行。 签发人首先要明白自己对该文是否有权签发，一般说，重要的公文要由机关正职负责人签发，一般性的文件，据下行文、平行文性质可由正职负责人授权其他负责人签发，在签发人一栏中写明“代签”，如文件涉及特别重大的问题，须经会议通过或机关集体讨论后才能签发； 以机关部门名义发的文件，由机关部门负责人签发，但如果部门
公司发文流程及规范
公司发文规范及流程 一、发文规范 发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关部门或单位的公文。 （一）、公文种类： 1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：决定、公告、通告、通知、通报、批复；平行文：函、平行性通知、会议纪要（下行文、平行文皆可） 2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件 3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件 4、以特性作用为标准： 指挥性公文：决议、决定、批复 规范性公文：条例、规定、办法、细则 报请性公文：报告、请示、意见、议案 知照性公文：公告、通告、通报、通知、函 会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话 筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点 信息性公文：简讯、工作总结、调查报告 （二）、各级文件发文权限：
1.代表公司立场的各类公文由综合发展部行文发布。其中涉及重大决 策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。 2.代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪 要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总经理审批发布。 3.代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要 等由各部门自行行文发布。 4.人事任免等人事类公文由综合发展部行文，总经理审核发布。 5.红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平 行文的抄报、抄送对象；同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。 二、发文流程（流程图见附件1）： 1、公司级公文：综合发展部根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，由综合发展部报总经理审批，签发后发送相关部门和人员。 2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，综合发展部根据拟办意见履行审批手续，经各级审批后，签发后发送相关部门和人员（部门简称表见附件2）。 3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。
关于进一步规范公文处理程序的通知
关于进一步规范公文处 理程序的通知 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门： 为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下： 一、收文办理 收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。 （一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。 （二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。 （三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性
公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。 （四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。 （五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。 二、发文办理 发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。 （一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。 （二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。核稿的时限要求：特急件、急件一到即核；其它文稿一般在1天内核毕。
公文处理程序-收文&发文
公文处理程序 公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，十五天内难以办结的，应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。具体有以下几个环节：①签收、登记：首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书部门负责。 收文处理的一般过程 指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 第一阶段：公文的收受与分流 （1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 （2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 （3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。 （4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 （5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 （6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 第二阶段：办理收文 （1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。 （2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 （3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 （4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 第三阶段：组织传阅与催办查办 （1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 （2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 （3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。 收文办理活动的方法要点 拟办 拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（2）意见要简明、具体、得体。（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》
发文报文要求及会签表
发文报文要求及会签表集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
关于报文、发文程序的说明 各部门（单位）： 为进一步做好学校各部门报文和发文工作，根据相关文件规定，现将有关事项通知如下： 一、流程 （一）以学校名义制发公文 拟稿人拟稿→部门领导核稿→办公室审核→部门修改、校对→办公室校对→填写发文稿纸→报主管领导签发→编文号→印发→归档并对可公开的公文履行公开程序。 （二）院内报文流程 拟稿人拟稿→处级单位审批（在日期上加盖本部门公章，处级领导在公章右侧签字）→报院办公室→办公室主任审阅并签字→相关领导批示→院办公室转发→相关部门按批示执行并存档 二、报文及发文格式 （一）页面设置：页边距上3厘米，下2.5厘米，左2.6厘米，右2.6厘米； （二）字号及字体 标题，字体方正小标宋，二号，不加粗，居中；主送单位与正文，字体仿宋，三号，附件与正文之间空一行；成文日
期，使用汉字，将年、月、日标全，“零”应写为“○”，仿宋三号，与正文之间空两行，并在日期上加盖公章。 三、关于校内报文的特别说明： 1、目前，校内报文主要使用请示、报告、说明等，“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 2、各部门（单位）上报公文涉及到其他部门（单位）共同完成的，报文前须与相关部门（单位）协调确定方案后（部门会签表见附件二）再报校办公室。如有相关通知一并附后。 3、按照国家行政机关公文格式最新规定，标题改为方正小标宋二号，请各部门（单位）从网上下载。 附件 校办公室 2012年2月23日
附件1： 标题：关于××××××的请示 （方正小标宋二号，不加粗） 校领导： 正文：仿宋三号 妥否，请批示。 落款仿宋三号：部门名称（部门领导签字附后） ××××年××月××日 （须在落款处加盖部门公章）
按照发文处理程序进行发文
课题二 按照发文处理程序进行发文 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。 秘书高山要完成发文的任务，必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。 一、 制文阶段 1.草拟
草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。 需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。 2.审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。 文稿审核时应着重注意以下几方面内容： （1）审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。 (2)有无矛盾抵触。 审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。 (3)要求、措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。 (4)处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 (5)文字表达 检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。 (6)文件体式 检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机
收发文处理程序和管理规定
公文处理程序 发文程序：收文程序： 登记审核分发 拟办 批办 会签 签发 复核 登记 缮印（收文登记本） （发文登记本） （电子文档） （电子文档） （电子文档） （电子文档） （填写收文签） 平时归档 整理归档 （档案室） 签收 承办催办 签署办理结果 拟稿 审核 用印 分发（电子文档，纸质文件扫描） （文书） （文书） （文书） （主任）（主管领导）（部门） （文书）（电子文档、填写发文签）（部门） （主任） （主管领导） （总经理） （秘书） （文书） （打字室） （文书、收发室）（电子文档） （印章） （部门） （文书）
二、公文管理程序 公文管理 指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。 管理内容 行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。 管理目标 通过对行政公文的科学、严格、程序化管理，保证公司信息渠道的畅通。 职责 主管部门：总经理工作部。 主任：总体负责公司收发文的管理工作。 秘书：负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。 文书：负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作，并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。 打字员：负责公文的印制。 协管部门及人员：相关职能部门。 负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿，内容涉及其他部门时，以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。 管理方法和流程 公文管理的基本要求 公文管理工作，必须做到严格、准确、及时，努力提高公文处理质量。 严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保公文的秘密与安全。 公文管理程序 收文管理程序 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸（陕秦电政字）或收文专用笺（通知）后送总经理工作部主任阅批，经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件，批示时要明确主办部门。经批示的文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。 承办部门收文后，应及时由部门领导阅批，不得拖延积压。对规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的，应在1个工作日内办理完毕；如需延长办理时间或采取其他途径办理时，应及时告知总经理工作部说明情况，总经理工作部及时向主管领导汇报。 送领导批示及承办部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。 公文办理完毕，注明处理结果后及时交还总经理工作部，由文书存档。 对涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报，不能因此积压延误。 公文收文处理流程图见上图。 发文管理程序 拟稿、签发 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作，向相关单位联系、协商重要工作，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件，以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。
关于进一步规范文件格式及发文流程的通知
中铁电气化铁路运营管理有限公司文件 电运办〔2013〕220号 关于进一步规范常用文件格式 及发文流程的通知 公司各部门： 为落实新版管理体系建设有关要求，进一步规范文件管理工作，现将实际工作中常用发文种类的规范格式及流程设置的相关要求通知如下： 一、常用文件种类 公司日常行文常用的文件种类为以下五种： （一）管理体系文件 （二）部门日常正式文件 （三）通知 （四）人事令（干部任免令） （五）涉及各类费用的通知、文件 二、管理体系文件的格式及流转要求 （一）发文格式
各部门编制、发布的管理体系文件，文件格式要认真执行《关于印发〈中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）〉的通知》（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件1）。 凡格式不符合规定的，办公室有责任退回文件起草部门修改，格式符合要求后方可进入公文流转程序。 （二）文件封面中编制、审核、审批的设置 1、单部门业务文件 编制：填写文件起草部门负责人 审核：填写文件起草部门主管领导及相关主要领导（最多填写2位领导） 审批：行政文件由公司总经理审批；党群文件由公司党委书记审批；工会文件由公司工会主席审批（只能有一位审批领导）。 2、联合发文文件 党政联合发文：行政系统发文由公司党委书记审核，总经理审批；党群系统发文由公司总经理审核，党委书记审批。 党政工、党政工团联合发文：行政系统发文由公司党委书记、工会主席审核，公司总经理审批；党群系统、工会、共青团发文由公司总经理、工会主席审核，公司党委书记审批。 政工联合发文：由公司工会主席审核，公司总经理审批。 （三）流程选择 行政、党委、纪委、工会、共青团单业务管理体系文件的流转，要分别选择“行政发文流程”、“党委发文流程”、“党纪发文流程”、“纪委发文流程”、“工会发文流程”和“团委发文流程”。
公文处理程序
公文处理程序 1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文 办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高 度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处 理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求 当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具 体有以下几个环节: ①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、 登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对 需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文 标题、密级、份数、承办单位或分送范围。 ②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕; 一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导
人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门 登记、注批的公文。 ③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的 还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后督办部门办理。 ④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件, 在正式立卷前,由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员 应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以 便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号 排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。 ⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电 报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主, 根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、
完整的公文发文、收文程序与方法
完整的公文发文、收文程序与方法 发文处理程序与方法 一、发文处理的一般过程 发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。 拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签发文处理的一般程序为: 署，分装、发出，处置办毕公文。 上述具体的工作活动，依其性质的不同可分为发文办理与发文管理两大类活动。 其中，发文办理活动包括:拟稿、会签、核稿、签发、签署;发文管理活动包括:注发、缮印、校对、用印、分装、发出。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。 二、发文办理活动的方法要点 (一)文稿撰拟 (二)会商 会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。 会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。 (三)核稿 从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。 审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。 (四)签发
签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。 签发的种类。 (五)签署 签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。 签署权的归属。 三、发文管理活动的方法要点 (一)注发 注发需要根据领导意图(主要是签发意见)以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。 (二)缮印的方式与程序 缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写;印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。 (三)校对的内容与方法 校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样(反映印版全貌的纸样)或 1 缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。 校对工作的主要内容。 校对方法:对校法、折校法、读校法。 (四)公文用印
公文处理之发文办理程序
发文办理程序 公文制发又叫发文办理，是公文处理工作的三大环节之一，它是指以本机关名义制发公文的过程，发文办理程序由拟稿、审核、签发；核发、缮印、校对；用印、登记、分发等环节组成。 拟稿 1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。 公文承办人员在机关工作中一般都是文秘人员，秘书人员在拟稿的时候必须忠实领导人的发文意图，如有偏离，在签发的时候仍然可以修改。 领导叫交拟的三种方式 要点式，领导只是简交代发文要点，不作过多解释。这个时候要有信息意识，对实际情况要有深入的了解，较强的工作能力，不懂就问，尽量避免多次修改。 细目式。领导详细交代发文意图。有的领导对起草的文件已经有了比较熟悉的思路和间接，发文意图交代的较为详细，拟稿人员应该毫无遗漏的把领导的意见记录下来。 转述式。发文意图是通过他人转述的。比如领导先向办公室主任交代发文意图，办公室主任又交代。 公文拟稿必须注意的问题： ①公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。 ②拟写的文稿要达到如下要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精练，直书不曲、字词规范、书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。要将领导人比较原则性的意见转化为具体的意见；分散的意见转化为集中的意见；含糊不清的意见转化为清晰的意见。 ③文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。 ④在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。 ⑤在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。 ⑥拟写文稿，在使用简称时，应先用全称，并加以注明。 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 审核 是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。 文稿审查的作用： 更好地发挥公文的作用 保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图 可以减轻领导人的审阅负担 审核人及其组织形式 公文的审核要做到“六查”： ①查是否需要行文，以什么名义行文。 ②查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。 ③查要求和措施是否明确具体，切实可行。 ④查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。 目前没有切实把好关的主要有几个问题： (1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。
发文工作流程
文件编号： 生效日期： 版 本 号： B 页 数：1 页 之 1 文件标题：经营管理部发文工作流程 一、 发文工作流程 二、发文工作流程说明 1、打印文件： 2、 会签： 1）、制作会签单并附于文稿之前； 2）、由管理部负责人校对、审核同意及管理部负责人在会签栏里签字后，再送至其他各部门负责人会签； 3）、项目部领导签核。 3、 打印最终版发文文件 1）、项目部领导会签结束后，按照会签内容进行修改，再重新打印出最终书面版发文； 2）、按照项目经理或相关负责人要求打印。 4、 项目部负责人签字： 1） 、发文文件里有项目部经理批准或签字一栏，需找项目部经理或项目负责人签字 5、盖项目部专用章： 1）、到综合部进行用章申请； 2）、在项目部负责人签字处盖章。 6、做好发文登记： 1）、在发文登记本上进行登记，需登记发文部门、发文人姓名、发文时间。 7、上报或下发文件 1）、如果是上报的文件一般是上报监理文件，需送至监理办公室，并让监理部收文人在发文登记本上签字； 2）、下发文件一般是下发给协作队伍，需跟协作队伍负责人联系其来取文件，并让其在发文本上签字。 8、存档 1）、把会签版发文稿存档； 2）、电子版存档，同时更新发文台帐。 三、其他说明 1、发文的分类:项目部内部发文、监理部、外协单位； 2、上报分局文件由管理部把最终电子版及会签版发文发给综合部，同时做好相应的发文登记。 打印文件 开始 1. ．. 编制： 校核： 审批： 会签 各部门主任、项目部领导 打印最终版发文 项目部负责人签字 盖项目部发文专用章 综合部 做好发文登记 结 束 上报或下发文件 存档 会签版发文及最终电子版 2.．. 3 ．. 4 ．. 5．. 6. 7．. 8 ．.
办公室收发文处理程序
办公室收发文处理程序 一、发文处理程序发文办理指以本公司名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟。由办公室或其他相关科室完成，须经部门主要负责人签批，并按规定份数打印报总经理审核。未经总经理审核的文稿，原则上不予上报或发放。对涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应主动与涉及科室协商、会签，取得一致意见后方可行文。草拟公文应做到: 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 7、草拟公文文稿，首页应使用公司专用发文稿纸。打印稿正文用3 号仿宋体字，每面排22 行、每行排28个字
（二）审核。草拟文稿完成后，在公文送负责人签发前，应先由草拟者自行审查一遍，改正错字，查漏补缺。公文审核一般按以下程序进行: 分管领导——党委书记或镇长。其中公文内容重大、涉及群众切身利益的，需要党委书记和镇长的联合签发。 审核的重点是: 1、是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否符合本细则的规定等。 2、公文内容是否符合草拟公文的规定。 3、需要会签的公文是否已送有关单位会签。 （三）签发。分管领导及单位负责人在签发公文时，签批人应明确签署意见，并签署姓名和时间。 （四）登记。公文签发后，应到打字室编号、排版。对未经分管公文处理的副秘书长审核和市政府负责人签发的公文，打字室一律不得登记编号。 （五）复核。公文正式印制前，由草拟公文的工作人员进行复核。复核的重点是审核、审批、签发手续是否完备;格式是否统一、规范;附件材料是否齐全; 文稿是否清晰、整洁等。 （六）缮印。按规定的公文格式印制后装订，确保文件无重页、漏页和空白页等。 （七）用印。加盖公章前应当对公文进行全面审核，确认符合用印手续并在公文登记簿上登记后，方可用印，不得在文件的空白页上盖章，并确保印章端正清楚完整。 （八）分发。要严格按照发文范围登记后发送，对发文范围不能确定的要及时向公文拟稿者询问; 分发传递密级公文，必须严格执行保密规定，采取保密措施，确保公文安全; 书写信封要清晰、规范。
2020年公文处理流程
2020年公文处理流程 导读：本文是关于2020年公文处理流程，希望能帮助到您！ 20xx年公文处理流程 第一阶段：公文的收受与分流 (1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 (2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 (3)启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 (或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。 (4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 (6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 第二阶段：办理收文 (1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
(2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 (3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 (4)注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 第三阶段：组织传阅与催办查办 (1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 (2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 (3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。 收文办理活动的方法要点 拟办 拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。 批办
(完整版)公文管理流程.docx
公文管理流程 1目的 对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理，以保证公文在处理过程中准确、及时、安全。 2范围 适用于公司及下属各单位处理上级公司、外单位来文及 OA 系统流转的公文处理流程。 3定义 公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要 工具。 4职责 4.1 公司行政中心 负责制定公文管理流程，检查公文管理流程落实效果。 4.2行政部 a)分管领导负责行文的审批； b)行政部经理 /主管负责公司收文的分发处理； c)行政部文员 /专员负责行文编号，收、发文处理； d)拟稿人负责公文相关内容的协调管理。 5内容 5.1 公文划分与种类
5.1.1 公文划分 公文分为正式文件和专用文件。正式文件是指内容比较重要、 格式完整的公文。专用文件是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。 5.1.2 正式文件种类 a)公司文件。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。该 类文件是指内容比较重要、格式完整，版头有发文机关名称 及文件字样，套红印制的公文； b)公司部门文件。凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以 部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。 5.1.3 文件种类 文件种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函。 a)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排； b)通知：适用于发布企业内部规章；任免、奖惩有关人员转发上 级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要 求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项； c)通报：适用于表彰先进，批评错误，要求下属企业办理和有 关单位需要周知或者共同执行的事项； d)报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或 者建议；答复上级机关的询问； e)请示：适用于向上级机关请求指示、批准； f)批复：适用于答复下级企业请示事项； g)函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问
关于进一步规范公文处理程序的通知
关于进一步规范公文处理程序的通知 文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
关于进一步规范公文处理程序的通知 各乡镇人民政府，县府各部门： 为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下： 一、收文办理 收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。 （一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。 （二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。 （三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准
确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。 （四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。 （五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。 二、发文办理 发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。 （一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。 （二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、
发文流程规范通知
通知 各部门： 为规范发文处理流程，现将流程做以下规定，请各部门严格按照此流程执行，未按照此流程执行的文件，办公室一律将文件作退回处理。 发文处理流程如下： 1.主办部门经办人发起。 2.主办部门负责人对草拟公文进行审核，主要关注是否需要行文，行文目的是否表述清楚，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及公司其他有关规定，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致等。 3.司办核稿秘书（魏发璋）核稿，核定是否需要行文；核定行文的种类；核定需要审核的部门；核定会签的领导及签发领导。 4.审核的部门负责人对拟发文件进行审核，主要关注拟发文件是否与本部门职权事项有关，审核无误后在发文稿纸上签字确认。 5.公司分管领导、总经理对拟发文件进行会签或签发，主要关注拟发文件内容是否与政策法规相符，是否与公司的相关规定相符等，无误后在发文稿纸上签字确认。 6.司办秘书（谭琼芳）对已清稿文件进行文整，主要关
注领导审核、审批签署的意见是否完备，包括文章结构、内容、文种、字号、主抄送单位、日期。并按公文处理办法规定的文件格式要求文整公文。 7.主办部门经办人对文整后的文件进行校对。主要校对文件标题、文字、数据的准确性，以及版式、编号、签发人、时间、版记、主抄送单位、份数等，文件校对签字后，及时将已校稿文件发送至司办文书文整、附印，以免延误文件的发送。 8.司办文书接收经主办部门经办人核对的文件，并根据核对意见及文件分数文整文件。 9.司办主任在核实文件校对修改部分和版式、编号、签发人、时间、版记、主抄送单位、份数等信息和文件质量后对公文用印。 10.司办文书在发文登记簿上进行登记，根据文件内容要求送发至主送单位、抄送单位（发送方式包括电子发送和纸质发送）并追踪有关单位收文情况。 11.司办文书将发文正本进行归卷保存，并在次年将文件转至档案负责人归档，主办部门经办人对相关文档资料进行归卷保存，以便日后查阅使用。 中铁二局昆明工程公司办公室 2014年11月24日
收发文处理程序和管理规定
收发文处理程序和管理 规定
公文处理程序 发文程序： （档案室） （文书） （文书） （文书） （主任） （主管领导） （部门） （文书） （部门） （主任） （主管领导） （总经理） （秘书） （文书） （打字室） （文书、收发室） （部门） （文书）
二、公文管理程序 公文管理 指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。 1 管理内容 行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。 2 管理目标 通过对行政公文的科学、严格、程序化管理，保证公司信息渠道的畅通。 3 职责 3.1 主管部门：总经理工作部。 3.1.1 主任：总体负责公司收发文的管理工作。 3.1.2 秘书：负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。 3.1.3 文书：负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作，并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。 3.1.4 打字员：负责公文的印制。 3.1.5 协管部门及人员：相关职能部门。 负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿，内容涉及其他部门时，以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。 4 管理方法和流程 4.1 公文管理的基本要求 4.1.1 公文管理工作，必须做到严格、准确、及时，努力提高公文处理质量。 4.1.2 严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保公文的秘密与安全。 4.2 公文管理程序 4.2.1 收文管理程序 4.2.1.1 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。 4.2.1.2 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸（陕秦电政字）或收文专用笺（通知）后送总经理工作部主任阅批，经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件，批示时要明确主办部门。经批示的文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。 4.2.1.3 承办部门收文后，应及时由部门领导阅批，不得拖延积压。对规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的，应在1个工作日内办理完毕；如需延长办理时间或采取其他途径办理时，应及时告知总经理工作部说明情况，总经理工作部及时向主管领导汇报。 4.2.1.4 送领导批示及承办部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。 4.2.1.5 公文办理完毕，注明处理结果后及时交还总经理工作部，由文书存档。 4.2.1.6 对涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报，不能因此积压延误。 4.2.1.7 公文收文处理流程图见上图。 4.2.2 发文管理程序 4.2.2.1 拟稿、签发 4.2.2.1.1 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作，向相关单位联系、协商重要工作，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件，以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。